¿Qué es una checklist de Seis Sigma (6σ) y para qué sirve?
¿Te has preguntado cómo logra Lego crear productos sin piezas faltantes? Las piezas están fabricados de forma tan meticulosa que la empresa afirma que de cada millón de elementos fabricados, solo 18 serán declarados defectuosos y retirados del conjunto. Te preguntarás cómo es posible mantener el proceso con este nivel tan mínimo de desviaciones. Pues, si consideras que cada pieza LEGO completada es una oportunidad, entonces LEGO está ejecutando un proceso de 5.63 sigma -6 Sigma-. Es así que 6σ se convierte en la respuesta que estabas buscando. Vamos a entrar a mayor detalle:
El término 6σ hace referencia a un conjunto de herramientas de control de calidad que las empresas pueden utilizar para eliminar los defectos y mejorar los procesos para ayudar a aumentar sus beneficios. Fue iniciado en Motorola en el año 1988 por el ingeniero Bill Smith, como una estrategia de negocios y mejora de la calidad, pero posteriormente mejorado y popularizado por General Electric.
6σ es un proceso basado en estadísticas y datos que funciona revisando los errores o defectos de los límites. Hace hincapié en las mejoras del tiempo de ciclo y en la reducción de los defectos de fabricación a no más de 3,4 ocurrencias por millón de unidades o eventos. Esto significa que un error se produce generalmente con un evento de desviación de seis estándares de la media, porque sólo 3,4 de un millón de eventos a lo largo de una curva de campana caerían fuera de seis desviaciones estándar.
Detrás de 6σ se encuentra un sistema de gestión para la mejora de procesos. La calidad del trabajo se mide con métodos analíticos y estadísticos. El método tiene como objetivo lograr una mejora de la calidad optimizando los procesos de la empresa continuamente. Para ello, se debe establecer y mantener un sistema de producción y administración altamente eficaz y eficiente en las operaciones, compras, recursos humanos, servicio al cliente, y demás pertinentes.
Para llegar a este punto, las empresas utilizan hojas de control o de chequeo 6σ para diferentes áreas de negocio, mediante las cuales pueden impartir instrucciones o recopilar datos relevantes para evaluar la eficiencia y la excelencia de los procesos, identificar oportunidades de mejora, implementar acciones correctivas y eliminar errores y defectos. El método 6σ se utiliza ampliamente y se aplica en varias industrias.
Generalmente, estas hojas de chequeo están en formato Excel o en papel, lo cual resulta cero prácticos, sobretodo al comparar estos sistemas manuales con las soluciones digitales y los avances tecnológicas que generan varios beneficios hoy en día para las empresas. Por ello, la mejor manera de implementar 6σ en mediante herramientas digitales, como las hojas de control inteligentes o softwares de auditoría. ¿Deseas conocer más?
Este artículo se explicamos brevemente lo siguiente:
- Comprensión de 6σ.
- Los 5 pasos de 6σ.
- Ejemplos del mundo real de 6σ.
- Implantación efectiva de la estrategia 6σ con hojas de control digitales.
- Qué solución digital: Software de Auditoría y listas de control digitales Lumiform.
Entendiendo a 6 Sigma
Breve historia
Un vistazo a la historia indica que la aplicación de los principios de 6 Sigma fue iniciada por la empresa Motorola en la década de 1980. ¿Cómo empezó todo? En 1970, Motorola, al igual que muchas otras empresas estadounidenses, luchaba por mantenerse a la altura de la competencia japonesa. Además, los clientes de Motorola estaban descontentos con los defectos de los productos y el servicio al cliente.
La alta dirección convocó a los ingenieros de Motorola y trató de reducir la cantidad de errores en sus productos incluso antes de que salieran de sus fábricas. Bill Smith, ingeniero y científico de Motorola, desarrolló una metodología que reduciría la cantidad de defectos de los productos. Creó las estadísticas y fórmulas originales que iniciaron la implementación de la metodología Six Sigma.
Como resultado, el rendimiento de Motorola mejoró instantáneamente. Sin embargo, el análisis reveló que los japoneses seguían estando muy por delante de ellos. Vieron que las empresas japonesas lo hacían 2000 veces mejor que ellos. Esto se debía a que los japoneses llevaban más tiempo utilizando tecnologías similares (véase el método Kaizen). Los ejecutivos se volvieron aún más ambiciosos: El objetivo de Motorola para 1992 era tener 3,4 defectos por millón de oportunidades.
Como resultado, Motorola documentó más de 16.000 millones de dólares de ahorro tras la adopción de Six Sigma. Además, la gran satisfacción de los clientes, la motivación de los empleados y el aumento de los beneficios, entre otras muchas razones, hacen pensar que 6σ es el mejor soporte empresarial y que nunca dejará de existir. Por ello, Motorola decidió hacer pública la metodología para todas las empresas que quisieran adoptarla en sus procesos. Desde entonces, decenas de miles de empresas de todo el mundo han considerado Six Sigma como una forma de hacer negocios.
Breve Explicación del método
6 Sigma es una metodología de mejora de procesos, centrada en la reducción de la variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallas en la entrega de un producto o servicio al cliente. Se centra en las mejoras estadísticas y aboga por las mediciones cualitativas del éxito por encima de los marcadores cualitativos. Como tal, los profesionales de 6σ utilizan la estadística, el análisis financiero y la gestión de proyectos para lograr la mejora de la funcionalidad del negocio.
6 Sigma es un punto de referencia estadístico que muestra lo bien que funciona un proceso empresarial. Se considera que un proceso es eficiente si produce menos de 3,4 defectos por cada millón de oportunidades. Pues, 6 Sigma es el 99.999966% de eficiencia. Un defecto es todo lo que se produce fuera de la satisfacción del consumidor.
Certificación Seis Sigma
6 Sigma ha evolucionado hasta convertirse en una filosofía de gestión empresarial más general, centrada en la satisfacción de los requisitos de los clientes, la mejora de la retención de los mismos y la mejora y sostenibilidad de los productos y servicios empresariales. Muchos proveedores, incluido el propio Motorola, ofrecen formación en Six Sigma con certificaciones especiales que llevan los nombres de cinturón amarillo, cinturón verde y cinturón negro .
Los 5 pasos de 6σ
El método 6 Sigma se caracteriza por consistir en 5 etapas bien definidas y que forman parte de un ciclo continuo:
- Definir el problema o defecto
- Medir y recopilar datos
- Analizar datos recopilados
- Mejorar los procesos
- Controlar los procesos
A su vez, estas etapas forman parte del enfoque denominado DMAIC, por las siglas en inglés Define, Measure, Analyze, Improve and Control (en español Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar), que contribuyen con un marco mental para la mejora de los procesos empresariales.
Según esta ideología, una empresa puede resolver cualquier problema aparentemente irresoluble siguiendo estos cinco pasos de DMAIC y que siguiendo, la metodología 6 Sigma, consiste en:
1. Definir
Aquí se identifican los posibles proyectos que deben ser evaluados por la dirección, y el equipo formado para el efecto, para evitar la inadecuada utilización de recursos. Se debe determinar con claridad el objetivo del proyecto, la forma de medir su éxito, el alcance, los beneficios y las personas que intervienen en éste, como el responsables del proyecto.
2. Medir
La fase de medición consiste en la caracterización del proceso identificando los requisitos de los clientes, las características clave del producto y los parámetros que afectan al funcionamiento del proceso. Se define el flujo del trabajo, las métricas, los puntos de decisión y demás detalles de funcionamiento. Además se analiza y valida el sistema de medición y se realiza un análisis de brechas, para determinar la situación actual o punto de arranque vs. el objetivo al que se quiere llegar.
3. Analizar
En esta etapa se identifican y confirman las causas de los problemas o defecto, además se entiende cómo generan el problema. También se evalúa los datos de resultados actuales e históricos, se desarrollan y comprueban hipótesis sobre posibles relaciones causa-efecto utilizando las herramientas estadísticas pertinentes. Las herramientas de utilidad en esta fase son muy variadas, por ejemplo los cinco por qué, A3 DMAIC, lluvia de ideas, diagrama de Ishikawa, Pareto de segundo nivel, estratificación, cartas de control, mapeo de procesos, despliegue de la función de calidad para relacionar variables de entrada con variables de salida, diseño de experimentos, prueba de hipótesis, diagrama de dispersión, entre otras.
4. Mejorar
El objetivo de esta fase es proponer y aplicar soluciones que aborden las causas fundamentales y garanticen la eliminación o reducción del problema. El equipo intenta determinar la relación causa-efecto para predecir, mejorar y optimizar el rendimiento del proceso. Por último, se determina el rango de funcionamiento de los parámetros del proceso o de las variables de entrada. Una vez desarrolladas las diferentes soluciones alternativas, es importante evaluarlas en función de una matriz que refleje los diferentes criterios o prioridades por los que debe elegirse la solución.
5. Control Seis Sigma
Una vez conseguidas las mejoras deseadas, esta fase consiste en desarrollar un sistema para mantener las mejoras conseguidas y cerrar el proyecto. A menudo esta fase es la más dolorosa o difícil, ya que implica hacer cambios permanentes, institucionalizar y generalizar los cambios realizados para evaluar las acciones de mejora. Se requiere una buena gestión al cambio. Se diseñan y documentan los controles necesarios para garantizar que lo que se ha conseguido se mantiene en el tiempo. Cuando se alcanzan los objetivos y se completa la misión, el equipo informa a la dirección y se disuelve.
Ejemplos 6σ
6 Sigma es utilizado tanto por empresas como gobiernos locales. A continuación se presentan dos ejemplos de cómo 6 Sigma ha mejorado la eficiencia operativa, ha ahorrado dinero y ha aumentado la satisfacción de los clientes.
- Microsoft implantó las metodologías de Six Sigma para erradicar cualquier defecto en sus sistemas y centros de datos, y para reducir sistemáticamente los fallos de la infraestructura informática.
En primer lugar, la empresa estableció normas para todo su hardware y software con el fin de crear una medición de referencia para detectar los defectos. Se utilizó el análisis de la causa raíz, que incluía la recopilación de datos de incidentes pasados de alta prioridad, fallos del servidor y recomendaciones de los miembros del grupo de productos y de los clientes. A partir de estos datos, Microsoft estableció unos estándares de referencia a partir de los cuales medir en el futuro.
Se recogieron grandes cantidades de datos diarios y semanales. Así se pudieron identificar defectos y establecer las acciones correctivas para cada defecto. Los incidentes se priorizaron en función de la gravedad de los defectos que afectaban al negocio y de los servicios subyacentes de la empresa.
Como resultado, la reparación de los defectos mejoró en un 40% durante el primer año. El tiempo medio o promedio entre fallos del servidor mejoró de 18 a 125 días. Además, Microsoft mejoró la disponibilidad de sus servidores, impulsó la productividad y aumentó la satisfacción de sus clientes.
- General Electric empezó a utilizar los principios de este método en 1996, con el objetivo de tener productos sin errores para el año 2000. La formación en Six Sigma se facilitó a través de incentivos como las bonificaciones a los empleados. Posteriormente, GE ha mejorado drásticamente la experiencia de los clientes con la empresa y ha aumentado la eficacia del sistema de fabricación, lo que ha supuesto una disminución tanto de los gastos como de los errores de diseño.
- El condado de Ventura (California) atribuyó al uso de Lean Six Sigma un ahorro de 33 millones de dólares. El gobierno local comenzó a utilizar el programa a nivel de condado en 2008 y ha formado a más de 5.000 empleados en el empleo de la metodología. El condado afirma que el ahorro procede de partidas presupuestarias duras, que ya no necesitan financiación, así como del ahorro en horas de trabajo de los empleados.
Implantación efectiva de la estrategia 6σ con hojas de control digitales
La principal tarea de una plantilla de 6σ es ayudar a optimizar los procesos. Entre otras cosas, esto incluye aumentar el rendimiento de los procesos, reducir los costes de fabricación, reducir la integración vertical o evitar errores. Dado que el método está diseñado para una mejora continua y sostenible de los procesos , no es sorprendente que se utilicen listas de verificación. De esta manera, los procesos optimizados pueden observarse fácilmente durante un período de tiempo más largo para garantizar el éxito futuro.
Las plantillas de 6 sigma facilitan el registro de cifras clave para la evaluación y la planificación. Los objetivos de rendimiento se supervisan regularmente y los datos de los productos se miden para poder optimizar los procesos. Los productos casi sin defectos mejoran la posición de la empresa en el mercado y su reputación con los clientes.
Una plantilla de 6 Sigma ayuda a las empresas a implementar mejoras en los procesos que lograrán lo siguiente:
1. Evitar el desperdicio: La lista de verificación de 6σ se basa en la necesidad y la demanda de lograr la eficiencia y mejorar el proceso de producción. Por ejemplo: Todos los empleados empiezan a trabajar a las 7:00 a.m. El equipo B sólo puede empezar su tarea cuando el equipo A termina su proceso. Los tiempos muertos del equipo B son un ejemplo de desperdicio.
2. Reducir los errores y defectos: El propósito principal de una lista de control es reducir los errores y defectos. Para alcanzar el cien por ciento de calidad, la planta y el equipo deben ser mantenidos regularmente. Esto asegura que estén operativos para evitar problemas recurrentes. Esto también incluye la identificación de errores humanos y de procesos para identificar el potencial de mejora. Por ejemplo: Antes de cada entrega, se debe realizar una inspección final de los productos para detectar errores o daños en una etapa temprana.
3. Agilizar los procesos : Las plantillas de 6 Sigma facilitan el manejo y obtención de documentación relevante. Todo puede ser registrado de una sola vez, como los perfiles de los empleados, los procesos de producción, los problemas identificados, las soluciones eficaces y la aplicación de medidas correctivas. Una lista de verificación puede ayudar a evitar costes no deseados y la repetición innecesaria de actividades. Por ejemplo: En una empresa, la distribución de las tareas debe depender del papel de un empleado. Debe basarse en las habilidades, la formación y los conocimientos adquiridos.
Etapas de implementación 6σ
Por lo general, la implementación de la estrategia 6 Sigma, según las particularidades de la organización, recae en un comité directivo asesorado por personas que tienen experiencia o certificación en la materia para transformar el negocio, mejorar la estrategia o solucionar problemas. Las etapas generales a seguir en la implementación del plan 6 Sigma, son las 4 siguientes, dentro de las cuales puedes usarse hojas de control:
- Etapa 1. Diagnóstico organizacional: Se designa un equipo líder para desarrollar un primer diagnóstico organizacional, en el que se detecten las diferencias entre la situación actual y los principios de 6σ. Este diagnóstico puede utilizar varias herramientas como el recorrido Gemba, mediante el cual puedes entrevistar a empleados y líderes de la organización y obtener información relevante. «La idea es investigar si hay liderazgos comprometidos con la mejora de los procesos, el tipo de cosas que se miden actualmente y si esas mediciones se convierten en aprendizaje y acción; asimismo, se busca indagar si hay formas sistemáticas de detección de las necesidades del cliente y una buena retroalimentación con ellos, y si se sabe el tipo de calidad que se les está entregando; por último, es preciso analizar si se cuenta con una metodología consistente para abordar en equipo los problemas críticos. También es importante identificar a las personas que más simpatizan y apoyan la iniciativa, así como las áreas donde puede haber más resistencia».
- Etapa 2. Planeación directiva: Se sigue un seminario-taller de planeación estratégica, durante el cual el equipo de alta dirección de la organización desarrolla una visión de cómo 6σ puede ayudar a cumplir los objetivos de la empresa. Después, se crea un equipo de dirección que implementará la iniciativa. Se deciden e inician los esfuerzos en las áreas clave y, a partir de eso, se valoran las lecciones aprendidas y los beneficios obtenidos, haciendo los ajustes y mejoras necesarias para aplicar la estrategia al resto de la compañía.
- Etapa 3. Talleres de mejora 6σ: Para el proceso de implementación, se realizan talleres que familiarizan a la gente con los métodos y estrategias 6 Sigma. Los directivos dejan que el entrenamiento y el avance de los proyectos se vayan dando y, de acuerdo con el plan de implementación. Así, con estas acciones previas se pone en marcha la iniciativa 6σ y se empieza a formar la estructura en la que se apoya.
- Etapa 4. Evaluación y profundización del cambio: «Una vez que finalice la primera generación de proyectos es importante hacer una evaluación de los resultados, obstáculos y hechos relevantes que permitan reforzar la estrategia… Con base en esto, se afina el plan de implementación y se depuran estrategias y programas. Todo ello dará origen a la segunda generación de proyectos, en la cual se designan los líderes correspondientes y se da inicio a la segunda generación de capacitación. Posteriormente, el plan de implementación continúa al profundizar medidas, acrecentar la estructura de líderes de 6σ, mejorar el entrenamiento de la gente de apoyo, ampliar la comunicación y evaluar que los proyectos se conviertan en mejoras reales en costos, ahorros y satisfacción del cliente. En adelante, como cualquier plan, la iniciativa 6σ se deberá evaluar en forma periódica (quizás anualmente), para ver si en realidad se está logrando lo deseado y si la iniciativa alcanza las características que la distinguen, pues con base en eso es posible ampliar su profundidad y amplitud».
Cómo crear checklist con la app móvil de Lumiform
La preparación para la certificación Six Sigma es elaborada. Implica una gran cantidad de documentación y análisis, así como un amplio archivo. Es un proceso que presenta muchos desafíos para los usuarios de Six Sigma. Recoger los datos en listas de comprobación de Six Sigma en papel y analizarlos después en el ordenador es un proceso que requiere mucho tiempo.
Con la aplicación móvil de Lumiform, puedes realizar fácilmente cualquier tipo de inspección de calidad a través de una tableta o un smartphone, en línea o sin conexión. Con el software de escritorio, se crean listas de comprobación de Six Sigma y se evalúan los datos recogidos in situ. Esto reduce significativamente el riesgo de pérdida de calidad, errores de documentación y daños a la reputación. Aprovecha las ventajas de Lumiform para la metodología Six Sigma.
Digitaliza las listas de control y los procedimientos internos con Lumiform:
- Genera datos en tiempo real sobre tus procesos. Esto hace que la calidad y la seguridad se puedan medir por primera vez y que se puedan utilizar los datos para mejorar continuamente los procesos.
- Obtén una visión general de todo lo que está sucediendo en las distintas localizaciones.
- Los informes se crean automáticamente. Esto te ahorra el procesamiento manual posterior de datos.
- Aumenta la eficiencia de tus procesos internos: resuelve los incidentes hasta 4 veces más rápido que antes a través de una comunicación más eficiente dentro del equipo y gracias a los reportes de incidentes.
- Ahorra tiempo con un análisis más fácil de todos los datos y una identificación más rápida de las áreas que necesitan tu atención.
- La herramienta para crear formularios de Lumiform te ayuda digitalizar tus listas en papel en un par de clics.
- Muy fácil de usar, sin margen de error para los empleados. La app te permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados en papel o en Excel
- Los controles se completan aproximadamente un 30%-50% más rápido.
Prueba Lumiform gratis
