COVID-19 | Checkliste für Pandemieplan

Warum eine Checkliste für den betrieblichen Pandemieplan?

Eine Pandemie kann zu Folge haben, dass massenhaft Mitarbeiter erkranken und für längere Zeit ausfallen, was die Betriebsabläufe im Unternehmen erheblich stört. Eine solche Situation kann über kurz oder lang zu einer ernsthaften Belastungsprobe werden. Obwohl zahlreiche Unternehmen schon negative Erfahrungen mit krankheitsbedingten Ausfällen gemacht haben, ist vielerorts keine betriebliche Pandemieplanung durchgeführt worden.

Ein Pandemieplan unterstützt Unternehmen dabei, sich vor den wirtschaftlichen Folgen einer Pandemie sowie ihre Mitarbeiter vor einer Ansteckung mit dem Erreger zu schützen. Während einer Pandemie sieht sich das Management eines Unternehmens innerhalb kürzester Zeit mit zahlreichen Fragen und organisatorischen Fragen konfrontiert. Eine Checkliste für den betrieblichen Pandemieplan hilft, alles vor dem Eintreten eines solchen Notfalls sorgfältig zu planen und dabei den Überblick über alle Maßnahmen zu behalten.

Dieser Artikel informiert über:

1. Die Ziele einer betrieblichen Pandemieplanung

2. Weshalb die Pandemieplanung so wichtig ist

3. Den Inhalt einer Checkliste für den betrieblichen Pandemieplan

4. Digitale Technologie für die Pandemieplanung

Warum ist die Pandemieplanung so wichtig?

Mit den Erfahrungen aus vorangegangenen Pandemien können Auswirkungen einer zukünftigen Pandemie abgeschätzt und entsprechend geplant werden. Jeder Betrieb muss sich daher auf ein Ereignis vorbereiten, dessen genauen Eintrittszeitpunkt und Ausmaß sie nicht kennt. Dies gilt in der Regel für jede Notfall- und Katastrophenplanung. Die Pandemieplanung ist nur ein Sonderfall.

Eine Pandemie unterscheidet sich aber in einigen Punkten von anderen Schadensfällen. Diese sind meistens lokal oder regional begrenzt und beginnen plötzlich (Erdbeben, Überschwemmungen, Großunfälle usw.). Eine Pandemie dagegen ist ein räumlich und zeitlich nicht begrenztes Ereignis, das sich weiter entwickelt. Vorhersagen über Ausbreitungsrichtung, Geschwindigkeit und Dauer sind nur schwer möglich.

Die wirksamste Waffe gegen einen Virus ist die Schutzimpfung. Gegen das „Pandemie“-Virus steht aber ein wirksamer Impfstoff gleich zur Anfang nicht zur Verfügung. Er muss erst entwickelt und in ausreichender Menge produziert werden.

Zu Beginn einer Pandemie wird deshalb auf klassische Methoden der Hygiene und des Infektionsschutzes zurückgegriffen. Diese sind im Fall eines luftübertragenen Krankheitserregers die Verhinderung der Aufnahme von Viren über die Atemwege (Atemschutz), die Kontaktvermeidung zu möglicherweise infizierten Personen (social distancing) und die Beseitigung von Kontaminationen (Desinfektion). Außerdem können Mittel der klinischen Medizin, unter anderem hemmende Medikamente (Virustatika) eingesetzt werden.

Diese Ungewissheiten über den Erfolg der Maßnahmen bei einer Pandamien, machen die vorherige Planung so wichtig. Damit im Fall eines Auftretens sofort reagiert werden kann.

Die Ziele einer betrieblichen Pandemieplanung

Präventiv zu handeln und die Pandemiefolgen abzuwehren ist nur eingeschränkt möglich. Ist ein pandemiefähiger Virus erst einmal in der Welt, lässt eine Pandemie kaum verhindern. Trotzdem sollte auf die Maßnahmen aus der Checkliste für die betriebliche Pandemieplanung nicht verzichtet werden. Diese sollten so effektiv wie möglich eingesetzt werden, um die bescheidenen, aber wichtigen Ziele der Pandemieplanung zu erreichen:

1. Verlangsamung der Ausbreitung über die Region hinaus. Dadurch ergibt sich möglicherweise eine Vorlaufzeit für noch nicht betroffene Regionen und Länder. In dieser Zeit kann die Entwicklung eines Impfstoffes vorangetrieben werden. Es können Vorbereitungen für das wohlmögliche Auftreten des Erregers getroffen werden.
2. Verlangsamung der Ausbreitung in der betroffenen Region. Auf diese Weise soll die Überlastung des Gesundheitswesens verringert werden, indem die Zahl der Erkrankungen über einen längeren Zeitraum gestreckt wird.
3. Verlangsamung der Erkrankungs- und Sterberaten in der Bevölkerung.
4. Sicherstellung der Versorgung der Bevölkerung mit lebenswichtigen Produkten und Dienstleistungen. Die Infrastruktur, Ordnung und Sicherheit aufrecht erhalten. Dabei sollten die vorhandenen Mittel so effizient wie möglich eingesetzt werden.
5. Beschränkung des Schadens für die Wirtschaft durch geordnete Maßnahmen zur Aufrechterhaltung.
6. Zuverlässige, aktuelle und umfassende Informationen von Entscheidungsträgern und der Bevölkerung zur Pandemie und deren Folgen.

Geplant reagieren: Die betriebliche Pandemieplanung mit Checkliste

Ein Unternehmen kann nicht einfach stillgelegt werden, wenn viele Mitarbeiter fehlen. In der Regel gibt es Bereiche und Prozesse, die ohne Unterbrechung weitergehen müssen oder nur für kurze Zeit unterbrochen werden können. Diese Bereiche oder Unterbrechungszeitspannen festzulegen, die Mitarbeiter zu benennen, welche die Kernprozesse fortführen, ihre Stellvertreter zu bezeichnen, die im Krankheitsfall einspringen, dies alles ist Bestandteil eines betrieblichen Pandemieplans.

Viele Betriebe beschäftigen nicht nur eigenes Personal. Einige leistungen werden von Arbeitnehmern anderer Arebitgeber erbracht. Außerdem kann im Pandemiefall geliehenes Personal eingesetzt werden. Dieses Personal muss ebenfalls im Pandemieplan bedacht werden. Darüberhinaus können Leistungen für den Betrieb auch durch andere Unternehmen erbracht werden (Outsourcing) bzw. das eigene Unternehmen muss Leistungen für andere erbringen.

Um einen betrieblichen Pandemieplan zu erstellen, und entsprechende Checklisten zu nutzen, hilft es die folgenden 3 Schritte zu verfolgen:

1. Schritt: Mögliche Auswirkungen auf das Unternehmen überprüfen

1. Welche Geschäftsprozesse sind unentbehrlich? Welche Auswirkungen hätte der Ausfall auf das Unternehmen?
2. Bestehen besondere Vorgaben auf Basis gesetzlicher Verpflichtungen, Rechtsverordnungen usw. zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit essentieller Geschäftsprozesse?
3. Bestehen vertragliche Verpflichtungen, mit denen Kunden das Erbringen von Leistungen zugesagt wurde?
4. Welche Konsequenzen hätte der Ausfall der eigenen Geschäftstätigkeiten auf das Umfeld? Wäre das Unternehmen nach der Pandemie noch existenzfähig?

2. Schritt: Interne Betriebsabläufe untersuchen

1. Welche innerbetrieblichen Abläufe müssen ständig überwacht bzw. können nicht unterbro-chen werden?
2. Welche Zulieferer und Versorger (u. a. Strom, Wasser, Gas) sind für den Betrieb unentbehrlich?
3. Welche von Externen erbrachte Dienstleistungen (z. B. Wartung, Entstörung) sind für den Betrieb unentbehrlich?
4. Wo muss Vorsorge getroffen werden (z. B. Kraftstoffversorgung, medizinische Versorgung)? Wo bestehen Abhängigkeiten von Bevorrechtigungen, Sondergenehmigungen von Behörden (z. B. Zugang zu gesperrten Gebieten)?

3. Schritt: Unternehmensziele festlegen und umsetzen

1. Eine(n) Verantwortliche(n) für die Planung und die Vorbereitungsmaßnahmen für eine Pandemie bestimmen. Alle notwendigen Beteiligten bzw. Betriebsbereiche sollten miteinbezogen werden.
2. In größeren Betrieben sollte ein Führungskonzept für eine Influenzapandemie festgelegt werden. Deckt ein etwa vorhandenes Krisenmanagement auch das Szenario einer Pandemie ab?
3. Regeln zur Information und Kommunikation festlegen, z. B. zur Information von Mitarbeitern, Kunden und Öffentlichkeit.
4. Allgemeine Verhaltensregeln erstellen, z. B. Regeln für das Verhalten bei Erkrankungen von Mitarbeitern und Personen in deren häuslichem Umfeld sowie Regeln zur persönlichen Hygiene.
5. Beschäftigten mit diesen Regeln in geeigneter Form vertraut machen, z. B. durch Unterweisungen, per E-Mail, Intranet oder Aushänge.
6. Prüfen, ob weitere Vorsorgemaßnahmen für Mitarbeiter ergriffen werden sollen, z.B. die Bevorratung mit Medikamenten und persönlicher Schutzausrüstung
7. Saisonale Grippeschutzimpfung unterstützen und Impfbereitschaft der Beschäftigten fördern.
8. Organisatorische Maßnahmen auf ihre Umsetzbarkeit prüfen (Schlüsselpersonal festlegen und deren Versorgung festlegen)
9. Die aktuellen Informationen der örtlichen Behörden verfolgen
10. Kontakt zu Kammern, Verbänden oder Gewerbevereinen aufnehmen und ich über deren Informations- und Leistungsangebot erkundigen.
11. Eigene Hilfe in der Gemeinde und Umgebung sowie Gewerbe- und Berufsverband anbieten.

Der zeitliche Aspekt sollte bei der Pandemieplanung auch bedacht werden. Notfallplanung heißt für Ereignis planen, über das nur Annahmen bezüglich Eintritt und Umfang bestehen. Die Annahmen dazu sind im nationalen Pandemieplan für Deutschland und den Pandemieplanungen der Länder festgehalten:

• Annahmen über die zu erwartenden Erkrankungsraten finden sich im Nationalen Pandemieplan. Hier wird von Erkrankungsraten von 15, 30 und 50 % der Bevölkerung ausgegangen.
• Die Gesamtdauer einer Viruswelle ist mit 8-10 Wochen zu veranschlagen, der Höhepunkt der Erkrankung ist für eine Dauer von 3-4 Wochen zu erwarten. Durch Interventionen (Schließung von Schulen, Verhinderung von Begegnungen, Verteilung von antiviralen Arzneimitteln) wird der Höhepunkt später erreicht und die Dauer verlängert. Die Viruswelle wird jedoch dadurch abgeschwächt.
• Die Gesamtdauer der Pandemie lässt sich noch schwerer abschätzen, da sie in mehreren Wellen auftreten kann. Allerdings steht zu einem fortgeschrittenen Zeitpunkt möglicherweise ein wirksamer Impfstoff zur Verfügung.

Digitale Technologie für den Pandemieplan nutzen

Die betriebliche Pandemieplanung mit Stift und Papier durchzuführen, kann zeitaufwendig und unübersichtlich sein. Es ist schlecht einzusehen, ob die richtigen Maßnahmen umgesetzt wurden und die entscheidenen Informationen, die richtigen Personen erreicht haben. Außerdem besteht ein erhöhtes Risiko, dass Daten verloren gehen oder Maßnahmen nicht umgesetzt werden.

Eine bessere Lösung ist in diesem Fall der Einsatz einer digitalen Lösung. Mit der mobile App von Lumiform führst du jede betriebliche Pandemieplanung einfach per Tablet oder Smartphone durch - online oder offline. Mit der Desktop-Software erstellst du Prüflisten und überwachst die Umsetzung der erforderlichen Präventionsmaßnahmen. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.

Mit Lumiform lassen sich die gesetzliche Anforderungen an die Dokumentation der Pandemieplanung leichter einhalten, indem mit der mobilen App alles dokumentiert und vom System durch alle Dokumentationsprozesse geführt wird. Eine saubere, transparente Dokumentation hilft dabei, Fehler bei der Pandemieplanung zu machen und hohe Bußgelder zu umgehen.

Die digitale App-Anwendung bietet noch viele weitere Vorteile für die betriebliche Pandemieplanung:

• Der flexible Formularbaukasten hilft individuelle Vorlagen zu unterschiedlichen Bereichen innerhalb weniger Minuten zu erstellen.
• Den Überblick behalten, über alles, was in unterschiedlichen Unternehmensbereichen geschieht
• Die effizienz interner Prozesse steigern: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen löst du auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor.
• Kontinuierliche Steigerung der Qualität und Sicherheit: Durch den flexiblen Checklisten-Baukasten können interne Prüfungen und Prozesse stetig optimiert werden. Da Lumiform den Prüfer durch die Prüfung führt, muss keine Schulung stattfinden.
• Alle Prüfungsberichte werden automatisch erstellt - das spart die komplette Nachbereitung.
• Umfangreiche Analysen helfen Problembereichefür die Pandemieplanung im Unternehmen schneller aufzudecken und somit Prüfungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
• Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler für Prüfer vor Ort. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.