Rückkehr ins Büro nach Corona inkl. Checkliste

Checklisten helfen bei der Rückkehr ins Büro

Während der Corona-Pandemie arbeiten viele Arbeitnehmer*innen mit Bürotätigkeiten im Homeoffice. Zurzeit steht in vielen Unternehmen die Entscheidung an: Wann kommen die Mitarbeiter wieder zurück ins Büro vor Ort? Welche Schutzmaßnahmen müssen umgesetzt werden? Wie bereite ich die Büroräume, Gruppenarbeitsplätze wie Konferenzräume bzw. das Bürogebäude auf die neue Situation vor?

Es gibt viele Fragen die beantwortet werden und Punkte die beachtet werden müssen. Damit zuständige Personen nicht den Überblick verlieren und etwa Schutzmaßnahmen nicht umsetzen (wie z.B. das Temperaturmessen), können Checklisten eingesetzt werden, in den alle notwendigen Maßnahmen und Arbeiten festgehalten werden. Auf diese Weise ist für jeden ersichtlich, welche Punkte schon erledigt wurden, welche in Arbeit sind und welche noch umgesetzt werden müssen.

Dieser Artikel informiert über die folgenden Themen:

1. Maßnahmen vor der Wiedereröffnung eines Büros

2. Maßnahmen nach der Rückkehr ins Büro

3. Die Vorteile von Checklisten für die Rückkehr ins Büro

4. Eine digitale Lösung für Checklisten

Maßnahmen vor der Wiedereröffnung eines Büros

Vor der Wiedereröffnung eines Büros sollten Unternehmen wissen, ob die örtlichen und staatlichen Regelungen zur Wiederaufnahme des Betriebs während der Pandemie eingehalten werden können. Sobald sicher ist, dass das Büro seinen Betrieb wieder aufnehmen kann, sollte Folgendes geprüft werden:

• Das verantwortliche Personal muss einen Sicherheits-, Interventions- und Kontrollplan entwickeln, der hilft, Folgendes zu erreichen:
• Durchführung einer Risikobewertung und Ermittlung von Bereichen und Arbeitsaufgaben, bei denen die Mitarbeiter Covid-19 ausgesetzt sind.
• Ermitteln, welche Mitarbeiter am stärksten durch COVID-19 gefährdet sind.
• Auf Faktoren außerhalb des Arbeitsplatzes achten, die die Mitarbeiter einem Risiko aussetzen, wie z. B. die Art des Transportmittels, mit dem zur Arbeit gefahren wird.
• Kontrollmaßnahmen einsetzen, die Risiken für die Mitarbeiter minimieren oder ausschließen. Bei den Kontrollmaßnahmen kann es sich um administrative Maßnahmen handeln, wie z.B. die Einführung gestaffelter Pausenpläne, die dazu beitragen, das Gedränge in Gemeinschaftsbereichen zu minimieren.
• Mitarbeiter müssen darüber informiert werden, welche Schritte das Unternehmen unternimmt, um Covid-19 am Arbeitsplatz abzuschwächen. Zu den Maßnahmen gehören die Handhygiene, der Aufenthalt zu Hause im Krankheitsfall, das Tragen von Masken oder anderer geeigneter Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) sowie Gesundheitsuntersuchungen.
• Mitarbeiter müssen darüber aufgeklärt werden, wie Covid-19 übertragen werden kann und wie jeder seine Verbreitung innerhalb und außerhalb des Büros verhindern kann.
• Büros, die über einen längeren Zeitraum komplett geschlossen wurden, müssen das Risiko der Legionärskrankheit berücksichtigen. Es sollten Maßnahmen zur Eindämmung dieses Gesundheitsrisikos in Betracht gezogen werden.

Maßnahmen nach der Rückkehr ins Büro

Die den Mitarbeitern mitgeteilten Schritte zum Schutz vor Covid-19 am Arbeitsplatz, müssen deutlich sichtbar im Bürogebäude und im Büroalltag umgesetzt werden. Außerdem fördern die folgenden Maßnahmen die Einhaltung der Richtlinien im Büro:

• An den Gebäudeeingängen Schilder anbringen, um die Personen, die die Büros betreten, an die wichtigsten Risiken und Kontrollen von Covid-19 zu erinnern.
• In den Sanitärräumen Schilder anbringen, die an die ordnungsgemäße Handhygiene erinnern.
• Sichtbare Klebebandmarkierungen auf dem Boden oder andere visuelle Hinweise anbringen, die die Mitarbeiter an die Distanzregel von 1,5 Metern erinnert, wenn physische Barrieren nicht möglich sind.
• Schulungen zur Atmungsetikette anbieten und Mitarbeiter daran erinnern, bei dieser Pandemie rücksichtsvoll mit ihren Kollegen umzugehen (Konfliktmanagement).
• Eine Regelung implementieren für den Fall, dass ein Mitarbeiter krank wird und zu Hause bleiben muss. In diesem Fall können die Homeoffice-Regelungen wieder in Kraft treten, um die Produktivität des Unternehmens aufrechtzuerhalten.
• Mitarbeiter über die notwendige Reinigung vom Arbeitsplatz informieren. Reinigungspersonal sollte PSA tragen und desinfizierend Reiniger einsetzen, insbesondere bei der Reinigung und Desinfektion häufig berührter Oberflächen.
• Eine interne Kontrolle durch, um die Einhaltung der Bürorichtlinien zu fördern.

Vorteile von Checklisten bei der Wiedereröffnung

Zurück ins Büro nach Corona ist mit vielen Maßnahmen verbunden. Die Unternehmen streben die Wiederaufnahme des normalen Bürobetriebs an, während sie gleichzeitig mit den durch die Pandemie verursachten Gesundheitsrisiken umgehen müssen. Die Überwachung der Umsetzung der Maßnahmen ist wichtig, um den Arbeitsplatz, aber auch das Umfeld der Mitarbeiter, vor Covid-19 zu schützen, auch bei der Wiedereröffnung eines Kinos nach der Pandemie.

Checklisten für die Rückkehr ins Büro in Corona-Zeiten helfen Unternehmensmanagement und Gebäudemanagern die speziellen Anforderungen zu erfüllen. Dadurch werden sichere und produktive Büros, trotz Corona-Krise geschaffen. Durch die Checklisten behalten alle Beteiligten immer den Überblick über die getanen und noch offenen Aufgaben, dass reduziert die Fehleranfälligkeit erheblich. Wenn Probleme auftreten, können verantwortliche Mitarbeiter schneller reagieren, weil ihnen die Informationen sofort vorliegen. Außerdem können Informationen zum Status von Arbeiten mit Checklisten leichter ausgetauscht werden.

Unsere Checklisten-Vorlagen berücksichtigen die neusten bewährten Verfahren, liefern aber nur grundlegende Informationen und müssen an die Gegebenheiten vor Ort angepasst werden. Jedes Unternehmen muss zudem prüfen, die Verwendung solcher Checklisten in ihren Büros zulässig und praktikabel ist.

Mobile App für Büro-Checklisten einsetzen

In vielen Unternehmen werden Büroinspektionen und andere Kontrollen immer noch mit Checklisten aus Papier vorgenommen. Ein Verfahren, welches einige Tücken mit sich bringt. Ein großes Problem ist vor allem der Informationsverlust und der zeitverzögerte Austausch von Informationen. Eine mobile App mit Desktop-Software schafft hier Abhilfe.

Die mobile App von Lumiform ermöglicht jede Art von Qualitäts- und Sicherheitsinspektion, einfach per Tablet oder Smartphone durchzuführen - online oder offline. Mit der Desktop-Software werden Checklisten für die Rückkehr ins Büro erstellt und später die gesammelten Daten analysiert. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Infektionen, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.

Die Vorteile der mobilen App für die Rückkehr ins Büro während und nach Corona im Überblick:

• Der flexible ermöglicht, jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in eine digitale Checkliste umzuwandeln.
• Echtzeit-Daten über interne Prozesse generieren. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und anhand von Daten Prozesse stetig optimieren.
• Den Überblick behalten, über alles was vor Ort geschieht.
• Reports werden automatisch erstellt - das spart die komplette Nachbereitung.
• Die Effizienz interner Prozesse steigern: Durch bessere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen werden auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller gemeldet als zuvor.