Sausalitos operiert seit 1994 in der Systemgastronomie und ist aktuell mit 48 Restaurants in fast ganz Deutschland vertreten. Inspiriert von der kalifornisch-mexikanische Küche bietet Sausalitos sowohl Speisen als auch Getränke an und ist ein fröhlicher Mix aus Restaurant und Bar nach einem modernen und lebendigen Konzept.

Seit 2019 nutzt Sausalitos die Lumiform Software für seine täglichen Reinigungsaufgaben und das HACCP Konzept. Ralf Weiss erzählt uns hier, wie er mit Lumiform arbeitet, welche Vorteile eine digitale Anwendung bringt und was er von der Digitalisierung hält.

WIE VERWENDEN SIE LUMIFORMS SOFTWARE IN IHREM UNTERNEHMEN?

Wir wollten Lumiform ursprünglich für unser HACCP Konzept nutzen, aber nachdem wir gemerkt haben, wie vielfältig und flexibel die Software ist, sind wir dazu übergegangen, Lumiform auch zum Auditieren und zur Maßnahmenverfolgung zu nutzen.

WIE SAH IHR AUDIT- UND INSPEKTIONSVERFAHREN DENN VOR LUMIFORM AUS?

Unser HACCP Konzept haben wir vorher mit Stift und Papier umgesetzt, wofür ich HACCP Bücher für jeden Betrieb ausgedruckt habe. Das hat es uns allerdings schwer gemacht, Analysen durchzuführen. Wenn man nämlich etwas auswerten wollte, dann musste man die entsprechenden Dokumente zunächst digitalisieren.

Lumiform erspart uns dank der automatischen Analysefunktion diese Arbeit und erlaubt uns außerdem, sofort auf bestimmte Situationen zu reagieren, noch während ein Formular oder eine Checkliste ausgefüllt wird. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel bei der Lebensmittelüberwachung einen bestimmten Temperaturwert einträgt, der zu hoch oder zu niedrig ist, dann gibt die Software ihm automatisch eine vordefinierte Folgeaufgabe, um das Problem direkt zu lösen.

Vorher haben wir in solchen Situationen nämlich Aufgaben und Maßnahmen via WhatsApp Chat versendet, aber mit Lumiforms App haben wir alles gesammelt an einem Ort. So kann nichts übersehen werden.

WELCHE PROBLEME HAT LUMIFORM IN IHREN ARBEITSABLÄUFEN LÖSEN KÖNNEN?

Lumiform hat uns vor allem dabei geholfen, eine Struktur in unsere Prüfungsabläufe zu bringen. Bevor wir unser Verfahren digitalisiert haben, haben wir häufig den Überblick verloren und konnten viele Situationen nicht nachvollziehen.

Wir haben zum Beispiel auch ab und zu unsere HACCP-Bücher verloren, aber jetzt habe ich dank der Lumiform Applikation Zugriff auf alle Dokumentationen und kann durch die Analysefunktion alles von zuhause aus nachvollziehen. Für uns ist die Digitalisierung deshalb definitiv ein Schritt in die Zukunft.

DIGITALISIERUNG IST JA IN ALLER MUNDE. WAS SAGEN SIE ZUR DEBATTE PAPIER VS. DIGITAL?

Für Sausalitos hat Digitalisierung auch einen finanziellen Anreiz. Wir haben unsere HACCP-Bücher vorher ausdrucken müssen und diese herzustellen wäre für uns mittlerweile sogar kostenintensiver als die Software, obwohl wir damals schon von Farbdruck auf Schwarz-Weiß umgestiegen sind.

Hinzu kommt, dass wir Lumiform nicht nur als HACCP Konzept nutzen, sondern auch zur Auditierung verwenden, wo dann auch zusätzliche Kosten entstanden wären, wenn wir eine separate Anwendung hätten kaufen müssen.

Das praktische an Lumiform ist, dass ich den Bericht immer noch exportieren und ausdrucken kann, wenn ich doch mal ein Stück Papier in den Händen halten möchte.

BIETET DIE APP IHNEN NEBEN KOSTENEINSPARUNGEN AUCH WEITERE VORTEILE, DIE NUR MIT EINEM DIGITALEN TOOL ERREICHT WERDEN KÖNNEN?

Die Lumiform App erlaubt es uns, unsere HACCP Dokumentationen automatisch auszuwerten, damit wir kontrollieren können, wie gut unser Hygienekonzept an den einzelnen Standorten umgesetzt wird. So weiß ich immer, welcher Betrieb in welchen Bereichen gut abschneidet und wo eventuelle Schwächen liegen.

Dank der Software konnten wir zum Beispiel verfolgen, dass einer unserer Betriebe bei seinen Putzaufgaben unzulänglich abgeschnitten hat. Bei der Analyse des Problems hat sich dann herausgestellt, dass das Problem immer nur aufgetreten ist, wenn der Küchenchef außer Haus war. Das Personal hat zwar geputzt, aber die Listen nicht geführt.

Mit der Software konnte ich das spielend leicht nachvollziehen, dadurch dass ich Filter benutzt habe, um ein Suchmuster herauszukristallisieren.

LUMIFORMS SOFTWARE BIETET ZAHLREICHE SOLCHER PRAKTISCHEN FEATURES, WIE ZUM BEISPIEL FILTER ODER DIE ANALYSEFUNKTION AN. HABEN SIE EINE LIEBLINGSFUNKTION IN DER APP?

Eine der wichtigsten Funktionen für mich ist, dass ich die Namen von Personen verfolgen kann, die die Formulare ausfüllen und so ganz genau feststellen kann, wie lange jemand für seine Arbeit braucht. Diese Daten sind für mich und das Unternehmen unschätzbar und erlauben mir, Arbeitsprozesse zu optimieren, denn Zeit ist und bleibt das wertvollste Gut, das wir haben.

Im Rahmen meiner Arbeit bei Sausalitos nutze ich aber eigentlich alle Funktionen, deshalb möchte ich eine einzelne gar nicht hervorheben. Gerade das Zusammenspiel aller Funktionen ist auch genau das, was Lumiform meiner Meinung nach so auszeichnet.

WIE EINFACH IST ES FÜR SIE, VORLAGEN MIT LUMIFORM ZU ENTWERFEN?

Nachdem man sich ein bisschen eingearbeitet hat und erkannt hat, was die Software eigentlich kann, ist die Software sehr einfach zu bedienen. Nach einer kurzen Einarbeitungsphase habe ich schnell gelernt, die Abläufe zu begreifen und die richtigen Fragen zu stellen.

Dank der Anleitung von Lumiform, oder wenn man zum Beispiel die vorgefertigten Vorlagen nutzt, kann man später in der App ganz einfach selbst seine Formulare bauen. Ich nutze zum Beispiel gerne die Punktesysteme, mit denen ich verschiedenen Bereichen Gewichtungen zuweise. Lumiform ist so simpel gehalten, dass selbst jemand, der die Software noch nie benutzt hat, sie sofort versteht.

ZIEHEN IHRE MITARBEITER*INNEN AUCH VORTEILE AUS DEM SYSTEM?

Für meine Mitarbeiter*innen bedeutet Lumiform vor allem eins: “Ich bekomme immer genau die Informationen, die ich brauche.” Ich verwende nämlich Info-Buttons, wenn ich meine eigenen Formulare erstelle. Das bedeutet, dass in der Checkliste eine Notiz anwählbar ist, wo zum Beispiel genau steht, welches Lebensmittel bei welcher Temperatur noch verwendet werden darf oder wann es entsorgt werden muss.

Wir haben mittlerweile in der App auch Datensicherheitsblätter oder Betriebsanweisungen für bestimmte Sachen hinterlegt. Beim Putzen werden Mitarbeiter*innen dann zum Beispiel in der in der App aufgefordert, eine Schutzbrille anzuziehen oder ihre PSA zu tragen.

Normalerweise müssen Mitarbeiter solche Listen und Sicherheitsanforderungen erst suchen, aber in der App müssen sie nur den entsprechenden Info-Button drücken und bekommen genau die Information, die sie gerade brauchen. Viele andere Anbieter auf dem Markt für HACCP bieten uns solche Funktionen gar nicht.

WIE HAT SICH IHR ARBEITSALLTAG DURCH LUMIFORM VERÄNDERT?

Dank Lumiform muss ich mittlerweile nur noch auf einen Knopf drücken und habe alle Analysen und Auswertungen, die ich brauche. So kann ich meine Controlling Funktionen besser ausüben und die Betriebe besser betreuen.

Durch Lumiform habe ich also eine wesentliche Arbeitserleichterung für mich persönlich erreicht und gleichzeitig eine signifikante Performanceverbesserung im gesamten Unternehmen beobachtet.