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SOP - Standard Operating Procedure

Lerne die Bedeutung von SOP und deren Erstellung kennen.

Was ist eine Standard Operating Procedure (SOP)?


Eine Standardarbeitsanweisung (im englischen SOP, Abkürzung für Standard Operating Procedure) ist eine detaillierte Orientierungshilfe für sichere, standardisierte und ordnungsgemäße Aufgabenprozesse. Bei den SOP’s geht es also in erster Linie um die Sicherstellung von branchenspezifischen Vorgaben. Durch die Standardisierung von Arbeitsschritten wird außerdem ein nachhaltiges Qualitätssystem begünstigt sowie Arbeitsausfälle durch arbeitsbedingte Unfälle o.Ä. verhindert.


Prinzipiell eignen sich Standardarbeitsanweisungen für alle Industrien, jedoch gibt es eine Reihe von Branchen, bei denen diese besonders wichtig sind, wie etwa im Bauwesen, der Produktion, dem Gastgewerbe und in der Pharmaindustrie.



Die folgenden Fragen werden in diesem Artikel beantwortet:


1. Wann ist eine SOP notwendig?


2. Wie schreibe ich eine SOP? 4 wichtige Schritte


3. Warum ist eine SOP sinnvoll? Die Top 3 Vorteile für den Einsatz von SOP’s in deinem Unternehmen


4. Wie implementiere ich eine SOP? 3 Schritte


5. Wie unterstützen digitale Technologien das Implementieren von SOP’s?


6. Fazit


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Wann ist eine SOP notwendig?


Grundsätzlich sollte jeder Arbeitsprozess dokumentarisch festgehalten werden. Verstärkt sollte ein Einsatz jedoch erfolgen bei:


  • neuen Prozessen
  • dem On-boarding neuer MitarbeiterInnen
  • allgemeinen Schulungen
  • risikoreichen Aufgaben
  • Routinearbeiten


Wie schreibe ich eine SOP? 4 wichtige Schritte


Eine SOP ist ein verständlicher Guide für Handlungsschritte während eines Arbeitsprozesses. Mit den folgenden 4 Schritten kannst du direkt mit deiner Anweisung beginnen:


  1. Arbeitsprozess richtig eingrenzen - du solltest dich möglichst auf eine konkrete Aufgabe beschränken, die mit einem Ausgangszustand beginnt und ein einschlägiges Ziel am Ende erfüllt.

  2. Verständlich und konkret - Die Handlungsschritte sollten so einfach und nachvollziehbar sein wie möglich und trotzdem keine Fragen sowie wichtige Details offen lassen.

  3. Sicherheitsfokus setzen - Neben der Standardisierung einer einheitlichen Qualitätspolitik, ist die Sicherheit der MitarbeiterInnen während der Tätigkeit ein entscheidender Fokus. Daher sollten jegliche Gefahren und Risiken benannt werden und wie diese konkret verhindert werden. Bei der Umsetzung nimmt die Fachkraft für Arbeitssicherheit eine wichtige Rolle ein.

  4. Writing by doing - Eine realistische Arbeitsanweisung schreibt sich am besten, wenn die konkreten Schritte auch tatsächlich ausgeführt bzw. getestet werden, statt aus der Erinnerung gerufen zu werden.




Warum ist eine SOP sinnvoll? Die Top 3 Vorteile für den Einsatz von SOP’s in deinem Unternehmen



Planung ist die halbe Miete - diese Aussage trifft die Grundaussage des SOP-Prinzips. Mithilfe von Standardarbeitsanweisungen kannst du durch einen vergleichsweise geringen Aufwand, dein Unternehmen qualitativ hochwertig, sicher und profitabel gestalten.


Im folgenden findest du 3 essentielle Vorteile für das Implementieren von SOP’s:


1. Qualitätssicherung


Ein Unternehmenskonzept überzeugt vor allem dann, wenn es strukturell ausgefeilt ist und sich durch gleichbleibende und nachhaltige Qualität auszeichnet. Eine wichtige Rolle hierbei übernimmt der oder die Qualitätsmanager*in. Um KundInnenerwartungen zu genügen sollten Arbeitsprozesse stets gleich erfolgen, um ein zufriedenstellendes Produkt zu gewährleisten und den Ruf des Unternehmens zu sichern.


2. Sicherheit der MitarbeiterInnen


Die SOP leistet einen erheblichen Beitrag für die Sicherheitspolitik im Unternehmen. MitarbeiterInnen sollten über Gefahren und Risiken aufgeklärt werden und geschult darin sein, mit diesen ordnungsgemäß umzugehen. Mit einem ausführlichen Leitfaden, welcher alle etwaigen Fragen aufschlüsselt informierst und schulst du deine MitarbeiterInnen und sensibilisierst sie für die korrekte Ausführung von Arbeitsprozessen.


3. Profitabilität


Die Standardisierung von Arbeitsprozessen führt zu weniger arbeitsbedingten Ausfällen und zu einer kontinuierlichen Qualität. Das schafft Zufriedenheit auch seitens der Kundschaft, was eine Sicherung der höchstmöglichen Profitabilität ermöglicht.



Wie implementiere ich eine SOP? 4 Tipps



Vermittle den Grund für den Einsatz


Eine SOP dient dem Wohl der MitarbeiterInnen ebenso wie dem des Unternehmens. Es ist entscheidend, die Implementierung nicht bloß als verpflichtende Vorschrift umzusetzen, sondern MitarbeiterInnen zu vergegenwärtigen, dass diese als Hilfe und Unterstützung des Personals anzusehen ist.


Mache die SOP für alle zugänglich


Die SOP sollte nicht nur für das gesamte Personal überall und jederzeit zugänglich sein, sondern darüberhinaus auch tatsächlich gelesen und eingesetzt werden. In einigen Fällen ist die Kenntnisnahme der Arbeitsanweisung sogar gesetzlich verpflichtend und muss von MitarbeiterInnen dokumentiert werden.


Lass keine Fragen offen


Bei Schulungen, welche die SOP’s einführen sollen, sollten auch Rückfragen ermöglicht werden. Das Personal sollte wissen, an wen es sich im Fall von Rückfragen jederzeit wenden kann.


Kontrolliere


Trotz der Eigenverantwortung von MitarbeiterInnen ist es unabdingbar, die korrekte Ausführung von Tätigkeiten regelmäßig zu kontrollieren und Zuwiderhandlungen zu mahnen bzw. auf wiederholte Zuwiderhandlungen entsprechend mit einer Kündigung zu reagieren.



Fazit


  • Die Standard Operating Procedure (SOP) eignet sich für alle Industrien und kommt zum Einsatz bei neu eingeführten Prozessen, On-boardings, Schulungen, Gefährlichen Tätigkeiten und Routinearbeiten.

  • Um eine SOP optimal zu schreiben solltest du den Arbeitsprozess klar eingrenzen, verständliche Arbeitsschritte ausformulieren, den Fokus auf die Sicherheit des Personals legen und diese ausführlich testen.

  • Die Standardarbeitsanweisung verhilft Unternehmen zu einer nachhaltigen Qualitätssicherung, der Sicherung des Arbeitsschutz’ sowie zu einer kontinuierlichen Profitabilität.


Wie unterstützen digitale Technologien das Implementieren von SOP’s?


Mit der digitalen App und Software von Lumiform kannst du eine SOP ganz einfach erstellen und deine MitarbeiterInnen während der Tätigkeit als digitalen Fragebogen nutzen lassen. Nach jedem Zugriff wirst du benachrichtigt und erhältst einen regelmäßigen und automatischen Bericht über alle Entwicklungen, welchen du jederzeit zur Auswertung an Zuständige per E-mail verschicken kannst. Nutze zudem unsere kostenlosen SOP Checklisten und passe diese an die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens an.


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