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Checkliste für die Einhaltung der Exportbestimmungen

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Eine Checkliste für die Einhaltung von Exportbestimmungen ist ein Beurteilungsinstrument, mit dem die Einhaltung der Exportverwaltungsvorschriften festgestellt und Korrekturmaßnahmen bei Nichteinhaltung durchgeführt werden können. Anhand dieser Checkliste können Sie die Buchführung, die Rechnungsprüfung, die Berichterstattung und die Eskalationsverfahren des Unternehmens leicht bewerten. Diese Checkliste wurde entwickelt, um es den Compliance-Teams zu erleichtern, eine Risikobewertung ihrer Sicherheits- und Kontrollverfahren durchzuführen.
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Checkliste für die Einhaltung der Exportbestimmungen

Risikoeinschätzung

Gibt es ein schriftliches Verfahren, das beschreibt, wie die Gegenstände unter den ECCNs auf der CCL klassifiziert werden?

Klassifiziert ein technischer Experte innerhalb des Unternehmens die Gegenstände?

Wenn Ihr Unternehmen den Artikel nicht herstellt, wird er vom Hersteller des Artikels klassifiziert?

Gibt es ein schriftliches Verfahren, das beschreibt, wann eine Klassifizierung bei der BIZ eingereicht wird und wer dafür verantwortlich ist?

Gibt es ein schriftliches Verfahren, das den Prozess zur Erlangung von Entscheidungen über die Warenverkehrsgerichtsbarkeit beschreibt?

Wird eine Person benannt, die dafür sorgt, dass die Anleitung zur Bestimmung der Produkt-/Länderlizenz aktuell und aktualisiert ist?

Gibt es ein Verteilungsverfahren, das sicherstellt, dass alle geeigneten Benutzer die Anleitungen und Gebrauchsanweisungen erhalten?

Gibt es eine Liste mit den Namen der Personen, die für die Nutzung des Leitfadens verantwortlich sind?

Werden die mit einem Embargo belegten Ziele angezeigt?

Werden Artikelbeschränkungen angezeigt? (d.h. technische Parameterbeschränkungen, Endbenutzer-Beschränkungen)

Gibt es eine "Halte"-Funktion, um zu verhindern, dass Sendungen bei Bedarf weiter bearbeitet werden?

Gibt es ein Verfahren zur Verteilung und Überprüfung des Erhalts der Lizenzbedingungen?

Gibt es jemanden, der für die Verteilung und das Follow-up mit der Verifizierung der Anerkennungen zuständig ist?

Ist bei der Verteilung der Bedingungen eine Antwortfrist festgelegt?

Sicherheit und Durchleuchtung

Gibt es schriftliche Verfahren, um sicherzustellen, dass Kontrollen und Sicherheitsvorkehrungen innerhalb der internen Prozessabläufe vorhanden sind, und gibt es für alle Kontrollen verantwortliches Personal?

Wählen Sie die folgenden, im internen Prozess enthaltenen Prüfungen aus:

Erklärt das Verfahren den Bestellvorgang und andere Verknüpfungsprozesse vom Bestelleingang bis zum tatsächlichen Versand?

Schließt das Verfahren ein, wer während des gesamten Ablaufs für jeden Bildschirm/jede Prüfung verantwortlich ist?

Beschreibt das Verfahren, wann, wie oft und welches Screening durchgeführt wird?

Sind Halte-/Abbruchfunktionen implementiert?

Wird in dem Verfahren klar angegeben, wer die Befugnis hat, Klassifizierungsentscheidungen zu treffen?

Verfügt das Unternehmen über ein laufendes Verfahren zur Überwachung der Einhaltung der Vorschriften durch die Empfänger, Endbenutzer und andere an den Exportgeschäften beteiligte Parteien?

Buchhaltung

Gibt es schriftliche Verfahren, um die Anforderungen an die Buchführung zu erfüllen?

Beschreiben die schriftlichen Verfahren klar und deutlich detaillierte Schritt-für-Schritt-Prozesse, die von den Mitarbeitern befolgt werden sollen?

Werden alle Aufzeichnungen zu jedem Prozess in den Aufzeichnungen geführt?

Werden die schriftlichen Verfahren mindestens jährlich und bei wesentlichen Änderungen auf ihre Aktualität hin überprüft?

Sind die schriftlichen und operativen Verfahren konsistent?

Gibt es einen bestimmten Mitarbeiter, der für die Verwaltung und Pflege der Aufzeichnungen verantwortlich ist?

Identifizieren Sie alle anderen Mitarbeiter, die für bestimmte Aufgaben der Buchführung verantwortlich sind.

Name und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter

Wissen die benannten Mitarbeiter, wer für die nächste Aktion im Prozess verantwortlich ist?

Verstehen die Mitarbeiter die Bedeutung ihrer Rollen im Zusammenhang mit den allgemeinen Anforderungen an die Buchführung?

Verfügen die Mitarbeiter über die entsprechenden finanziellen, personellen und unterstützenden Ressourcen, um ihre Aufgaben zu erfüllen?

Haben die Mitarbeiter Zugang zu allen geeigneten Systemen, Werkzeugen, Datenbanken und Aufzeichnungen, um ihre Aufgaben zu erfüllen und die Einhaltung der Verfahren zur Aktenführung sicherzustellen?

Wird eine angemessene und spezifische Ausbildung im Bereich der Buchführung angeboten?

Steht die Schulung auf einem jährlichen Schulungsplan für Mitarbeiter?

Wurden geeignete Parteien identifiziert, die die Unterlagen aufbewahren werden?

Wurde die Dauer der Aufbewahrung von Aufzeichnungen festgelegt?

Administrative Aufzeichnungen

Aufzeichnungen zur Warenklassifizierung

Briefe zur Warengerichtsbarkeit

Gutachten-Schreiben

Kopie des Export Management and Compliance Program (EMCP)

BIS 748P, Mehrzweck-Antragsformular

BIS 748P-A, Punkt Anhang

BIS 748P-B, Anhang für Endanwender

BIS 711 Erklärung des endgültigen Empfängers und Käufers

Elektronische Version BIS 748P, Vereinfachtes Netzwerkanwendungsverfahren (SNAP) ACCN-Nummer

Begleitende Anhänge, Reiter oder Bedingungen

Internationale Import-Zertifikate

Endbenutzer-Zertifikate

Lizenzausnahme TSR Schriftliche Zusicherung

AES Genehmigung für die elektronische Ablage

Hochleistungs-Computeraufzeichnungen

Übertragung und Bestätigung der Lizenzbedingung

Protokoll zur Verwaltung der Kontrolle über die Verwendung der Export-/Wiederausfuhrlizenz

Protokoll wird geführt, um die Rückgabe von Waren, die zuvor im Rahmen der Lizenzausnahme (TMP) exportiert wurden, sicherzustellen

Protokoll wird geführt, um sicherzustellen, dass die LVS-Limits für Lizenzausnahmen nicht überschritten werden

Humanitäre Spenden GFT Aufzeichnungen

Transaktionsaufzeichnungen

Handelsrechnungen

AES-Autorisierung der elektronischen Einreichung

Einschließlich:a) Beschreibung der Gegenständeb) ECCN(s)c) Lizenz-Nummerd) Lizenzausnahmesymbole oder -ausnahmene) Nummer(n) des Zeitplans B

Luftfrachtbriefe und/oder Konnossements Wert der Sendungen

Prüfung

Sind schriftliche Verfahren zur Überprüfung der laufenden Einhaltung festgelegt?

Gibt es eine qualifizierte Person (oder eine Auditierungsgruppe), die für die Durchführung interner Audits bestimmt ist?

Besteht ein potenzieller Interessenkonflikt zwischen dem Prüfer und der geprüften Abteilung?

Gibt es einen Zeitplan für Audits?

Werden interne Überprüfungen jährlich, halbjährlich, vierteljährlich usw. durchgeführt?

Gibt es eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Auditprozesses?

Wird ein Standard-Auditmodul oder ein Selbstbewertungsinstrument verwendet?

Gibt es einen schriftlichen Bericht über jede interne Prüfung?

Gibt es schriftliche Ergebnisse der Überprüfung?

Wird der zuständige Manager benachrichtigt, wenn Handlungsbedarf besteht?

Werden stichprobenartige Überprüfungen/informelle Selbstbewertungen durchgeführt?

Sind sie dokumentiert?

Gibt es Anzeichen für einen Interessenkonflikt zwischen dem Gutachter und der zu überprüfenden Abteilung?

Werden Aufzeichnungen früherer Audits geführt, um wiederholte Mängel zu überwachen?

Gibt es eine "Best Practice", die mit anderen Abteilungen des Unternehmens geteilt werden sollte, um die Effektivität und Effizienz der Exportkontrollen zu verbessern und die Konsistenz der Verfahren zu fördern?

Sind sich andere Abteilungen ihrer exportkontrollbezogenen Zuständigkeiten bewusst, z.B. Rechtsabteilung, Personalwesen, Informationsmanagement usw.?

Berichterstattung, Eskalation und Korrekturmaßnahmen

Gibt es interne Verfahren zur Benachrichtigung des Managements innerhalb des Unternehmens, wenn festgestellt wird, dass eine Partei gegen die Vorschriften verstößt?

Werden in der Unternehmenspolitik/den Richtlinien die Rechenschaftspflicht und die Konsequenzen für nicht konforme Aktivitäten behandelt?

Sind die entsprechenden Anreize, Belohnungen, Anforderungen und Sanktionen vorhanden, und wird eine angemessene Unternehmenskultur der Einhaltung von Vorschriften gefördert, um die Meldung möglicher Verstöße zu erleichtern?

Gibt es interne Verfahren zur Benachrichtigung der zuständigen US-Regierungsbeamten (z. B. Export Administration's Office of Exporter Services (OEXS), Export Enforcement usw.), wenn eine Nichteinhaltung festgestellt wird?

Wurde eine zentrale Anlaufstelle für die gesamte Kommunikation mit der U.S.G. definiert?

Ist die Verwaltungskette für freiwillige Selbstauskünfte (VSDs) klar definiert & gibt es klare Richtlinien für VSDs?

Erhalten alle Mitarbeiter eine Schulung zur Sensibilisierung für die Exportkontrolle (auch für potentielle "deemed exports" und "hand carry"-Szenarien?

Gibt es einen 24-Stunden-Mechanismus für die Benachrichtigung des Compliance-Managements über mögliche Exportverletzungen oder Probleme?

Verfügt das Unternehmen über einen Mechanismus zur anonymen Meldung von Mitarbeitern?

Enthalten die Compliance-Richtlinien definierte Kriterien, wann eine formelle interne Untersuchung erforderlich ist?

Enthalten die Compliance-Richtlinien Richtlinien und Verfahren für die Nachberichterstattung an das Management und den berichtenden Mitarbeiter?

Gibt es ein Verfahren zur Auswertung der gewonnenen Erkenntnisse?

Abmeldung

Zusätzliche Beobachtungen

Name und Unterschrift des Compliance-Managers

Abteilung

Name und Unterschrift