Was ist eine digitale Vorlage für Lebensmittelbranche und Gastgewerbe?

Checklisten für das Restaurant oder die Lebensmittelsicherheit, z.B. eine HACCP-Audit-Checkliste, erfüllt den Zweck, die vorgegebenen Hygienestandards bezüglich der Lebensmittelsicherheit einzuhalten. Auf der einen Seite dienen Checklisten in der Gastronomie strategischen Entscheidungen, zum Beispiel um den Überblick über die Aufgaben oder Aktivitäten zu behalten, die erledigt werden müssen. Außerdem können Checklisten auch für geschäftliche Aktivitäten im Gastronomiebetrieb erfolgreich verwendet werden.

Auf der anderen Seite dienen HACCP-Checklisten als strukturierte Leitfäden, um die vorgegebenen Standards der Lebensmittelsicherheit einzuhalten. Sie unterstützen dich bei der Anwendung des HACCP-Konzepts unter der Berücksichtigung der vorbeugenden Risikomaßnahmen der Lebensmittelsicherheit. Diese Vorlagen werden in der Regel von Lebensmittelunternehmern und Gastwirten verwendet.

So können Checklisten in der Gastronomie in folgenden Bereichen erfolgreich eingesetzt werden:

• für die Auditierung der Lebensmittelsicherheit,
• für die Aufzeichnung der Kühlschranktemperatur,
• für den Gästefragebogen für den Restaurantbesuch,
• für die Qualitätssicherung im Restaurant
• für die HACCP-Personalschulung im Restaurant

Individuelle Checklisten in der Gastronomie und Lebensmittelbranche dienen als Leitfäden und unterstützt dich bei den regelmäßigen Inspektionen und Hygienechecks. Das Arbeiten mit einer Checkliste hilft dir dabei, vorgegebene Standards einzuhalten, Arbeitsprozesse und Planungen effizienter zu gestalten und dem Vollständigkeitsanspruch bei Überprüfungen gerecht zu werden.

Wie du am besten Checklisten für die Gastronomie erstellst?

Unabhängig davon, ob ein neues Restaurant eröffnet wird oder ob wiederkehrende Prüfungen durchgeführt werden. Checklisten helfen dabei, den Überblick bei neuen Herausforderungen im Gastgewerbe zu behalten. Gleichzeitig unterstützen sie dich dabei, dem Vollständigkeitsanspruch gerecht zu werden sowie ordnungsgemäße Standards einzuhalten.

1. Bestimme den Zweck der Checkliste

Die Standards im Gastgewerbe einzuhalten und alle Lebensmittelsicherheitsstandards korrekt einzuhalten, ist eine umfangreiche Aufgabe. Bevor du anfängst, eine Checkliste zu erstellen, überlege dir genau, welchen Zweck diese erfüllen soll.

• Wird die Vorlage als Reinigungsplan verwendet?
• Willst du den Bestand der Lebensmittel im Kühllager erfassen?
• Soll sie dazu dienen, dich an den Schritt-für-Schritt-Vorgang bei der Schließung deiner Restaurants zu erinnern?
• Möchtest du die Checkliste nutzen, um die Arbeit deiner Servicekräfte diskret zu testen?
• Fungiert die Vorlage als ein Protokoll, um die tägliche Kühlungstemperatur zu dokumentieren?
• Möchtest du Checklisten verwenden, um regelmäßige HACCP-Audits durchzuführen?
• Möchtest du dich mit einer Checkliste auf eine Zertifizierung nach FSSC 22000 vorbereiten?

2. Füge notwendige Informationen in die Liste hinzu

Vor allem im Gastgewerbe ist es wichtig, bei Audits, Inspektionen und Beurteilungen den vollständigen Namen des*der Mitarbeiters*in anzugeben. Es muss unbedingt nachvollziehbar sein, welche*r Mitarbeiter*in sich um den Vorfall kümmert. Stelle bei der Erstellung der Liste sicher, dass du weißt, welche Art von Checkliste erstellt werden muss, damit du verstehst, welche notwendigen Informationen mit einbezogen werden müssen.

3. Erstelle eine Liste der Aufgaben, die zu erledigen sind.

Als Erstes solltest du eine fachgerechte und angemessene Beschreibung für die jeweilige Checkliste anfertigen. Erstelle außerdem eine Liste der Prüfpunkte oder der zu erledigenden Aufgaben. Priorisiere ggf. deine Liste. Die Planung des Konzeptes ist für die Erstellung der Checkliste wichtig, da nur so fehlende Informationen und Unvollständigkeiten der Prüfung vermieden werden können.

4. Priorisierung der Aufgaben einer Checkliste für das Restaurant

Wenn du eine Checkliste für ein Restaurant erstellen möchtest, sollten du alle Aufgaben bzw. Prüfpunkte angeben, die durchgeführt werden müssen. Anschließend musst du diese Punkte in die richtige Reihenfolge bringen. Eventuell bauen die Aufgaben aufeinander auf. Überlege dir außerdem, welche Aufgaben eine höhere Bedeutung haben als andere.

5. Gib alle Kommentare oder Anmerkungen an

Bei der Erledigung einiger Aufgaben- oder Prüfpunkte kann das Erstellen von Kommentaren und Bemerkungen für den Prüfpunkt selber oder für das weitere Bearbeiten der Liste von hoher Bedeutung sein. Nehmen wir zum Beispiel an, du musst eine wöchentliche Prüfung im Restaurant vornehmen. Wenn du dazu nicht in der Lage warst, diese zu erledigen, kann in diesem Abschnitt eine Erklärung eingefügt werden. Gib alle notwendigen Einzelheiten an, die für die Erklärung notwendig sind.

6. Teste die Checkliste

Nach der Fertigstellung der Vorlage solltest du unbedingt einen Testlauf durchführen. Nur so kannst du ggf. Lücken und Fehler feststellen, die du anschließend verbesserst, bis du deine gewünschte Checkliste hast. Auf diese Weise erhältst du eine fehlerfreie Vorlage für wiederkehrende Prüfungen und der Organisation von Arbeitsabläufen.

FAQ: 3 Häufige Fragen zu digitalen Vorlagen

Welche Vorteile bieten digitale Checklisten?

Das Nutzen von digitalen Checklisten bietet zahlreiche Vorteile. Sie erleichtern nicht nur deinen Arbeitsalltag, sondern sie sorgen auch für einen effizienteren Workflow. Es entsteht kein Papierchaos, Informationen gehen nicht verloren und liegen digital jederzeit vor. Wer eine Desktop-Software und App für Checklisten einsetzt, kann sein Vorfallmanagement, seine Berichterstattung und Analysen zeitsparend digital erledigen.

In welchen Bereichen sind digitale Vorlagen einsetzbar?

Vorlagen sind für Inspektionen, z.B. eine FDA Inspektion, Audits sowie Qualitäts- und Sicherheitsinspektionen einsetzbar. Außerdem können Lieferscheine, Wareneingänge, Listen und Aufträge mit einer Vorlage effizienter bearbeitet werden. Unsere umfangreichen Vorlagenbibliothek bietet ein breites Spektrum an unterschiedlichen digitalen Checklisten, Formularen und Protokollen.

Wird die Dokumentationspflicht durch eine digitale Checkliste eingehalten?

In vielen Bereichen der Lebensmittelindustrie herrscht eine strenge Dokumentationspflicht der Arbeitsabläufe. Vor allem Lebensmitteltransporte, -lagerung und Kühlungsketten müssen sorgfältig und vollständig dokumentiert werden, um die vorgeschriebenen Regulierungen nachweisbar einzuhalten. Die digitale Dokumentation erleichtert diesen Prozess, indem alle Informationen sofort nach jeder Prüfung in der Cloud gespeichert und damit archiviert werden. Ist der Dokumentationszeitraum abgelaufen, können sie einfach gelöscht werden. Außerdem kann jederzeit und von überall auf die Dokumente zugegriffen werden, wenn sie benötigt werden.