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Soziale Dienste

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Wofür werden Vorlagen für Soziale Dienste benötigt?


In ihrer täglichen Arbeit geht es für Mitarbeiter*innen sozialer Dienste darum, Menschen Hilfestellungen in schwierigen Lebenslagen zu bieten und zu geben. Ein komplexes Aufgabenspektrum mit einem breiten Handlungsrahmen, welches zu bewältigen ist. Neben dem direkten Kontakt zu Betroffenen und ihren Angehörigen sind zahlreiche administrative Aufgaben zu bewältigen. An diesem Punkt setzen Vorlagen für soziale Dienste an.


Checklisten und Formulare, die als Vorlagen konzipiert sind, erleichtern Beschäftigten aller sozialen Dienste die Datenerfassung. Dabei spielt es keine Rolle, um welche Art von sozialen Dienst es sich handelt. In der ambulanten Krankenpflege, der ambulanten Altenpflege und der Familienpflege unterstützen Vorlagen die Aufgaben der Mitarbeiter*innen und die Organisation sozialer Dienste gleichermaßen.


Soziale Dienste können Vorlagen in nahezu allen Bereichen erfolgreich einsetzen. Nur einige Beispiele:


  • Aufnahme von Informationen zu betreuten Personen
  • Bewertung von Arbeitsbereichen, Mitarbeiter*innen, Auszubildenden
  • Beobachtungen zu Kindern und Jugendlichen
  • Abrechnungen von Leistungen
  • Sicherheitsprüfungen innerhalb von Einrichtungen sozialer Dienste

Vorlagen können von sozialen Diensten auch für Bereiche eingesetzt werden, die nicht zu deren Kernaufgaben gehören. Dazu gehören unter anderem Fahrzeugkontrollen, Verbandskasten-Prüfungen, Brandschutzübungen und Projektmanagement.



Administrative Aufgaben mit Vorlagen für soziale Dienste besser lösen


Für die meisten Mitarbeiter*innen soziale Dienste macht die Arbeit am Menschen ihren Beruf aus. Aber auch hier fällt viel administrative Arbeit an, die erledigt werden muss. Wenn dieses effizient, schnell und ordnungsgemäß erfolgt, wirkt sich das positiv auf beides Seiten der Arbeit aus. Beispielsweise erfolgt auf einen zügig erledigten Antrag eine schnelle Bewilligung und am Ende ein zufriedene/r Hilesuchende*r.


Vorlagen unterstützen Mitarbeiter*innen sozialer Dienste vor allem in der Strukturierung und effizienteren Erledigung ihrer administrativen Aufgaben. Sie profitieren von den folgenden Vorteilen einer Vorlage:


  • einem sichere Gefühl beim Ausfüllen
  • einer gesenkten Fehlerquote
  • einer ordentlichen Dokumentation aller Informationen
  • einer gleichbleibenden Qualität
  • es wird so gut wie nichts vergessen
  • einer einfacheren Koordination verschiedener Aufgaben
  • die gesparte Zeit kann für andere Aufgaben genutzt werden

Mitarbeiter*innen und Berufsanfänger*innen proftieren zusätzlich von Vorlagen bei ihrer Arbeit für soziale Dienste, da sie eine erstklassige Hilfestellung für den Einstieg bieten. Dagegen nutzen berufserfahrene Mitarbeiter*innen Vorlagen vor allem als Gedankenstütze und um Informationen strukturiert aufnehmen zu können. Vorlagen machen es unnötig, sich immer wieder ein neues Gerüst für seine Datenerfassung zu überlegen.



Wir wird eine Vorlage für soziale Dienste erstellt?


Eine Vorlage ähnelt einem “Gerüst”, das den Inhalt und die Gestaltung einer Checkliste oder eines anderen Formulars vorgibt. Wer eine Vorlage bei sozialen Diensten einsetzt, stellt sicher, die Informationen zu erhalten, die er zur Erledigung seiner Aufgabe benötigt.


Je nach Anwendungsfall können sich Vorlagen in ihrem Aufbau, ihrem Inhalt und ihrer Gestaltung unterscheiden. Am Anfang fällt es den meisten schwer, eine Vorlage zu erstellen. Was auf den ersten Anschein schwer erscheint, wird mit jeder neu erstellten Vorlage fast zum Kinderspiel. Häufig fehlt es einfach an Übung und den richtigen Ansatz.


Die folgenden fünf Hinweise ermöglichen jedem Mitarbeiter*in im Nu eine Vorlage für seine Arbeit im sozialen Dienst anzufertigen:


1. Das Thema eingrenzen
Thema und Inhalt sowie Anwendung und Ziel der Vorlage sollten vorab klar sein. Alle Informationen, die in die Vorlage sollen, können stichpunktartig festgehalten und ihr Aufbau grob skizziert werden.


2. Es einfach halten
Eine Vorlage muss eine Reihe von Daten abfragen, das muss aber nicht davon abhalten, sie einfach zu halten. Die Informationen und Fragen sollten leicht verständlich sein und sich auf die wichtigen Daten beschränken.


3. Abschnitte auswählen
Verwandte Informationen und Fragen können in Abschnitte kategorisiert werden. Dadurch erscheint die Vorlage ordentlicher und strukturierter.


4. Multiple-Choice-Antworten verwenden
Vielen Menschen fällt es leichter Vorlagen, mit vorgegebenen Antworten auszufüllen. Deshalb sollten Multiple-Choice-Antworten gegenüber leeren Antwortfeldern bevorzugt werden.


5. Einen Probelauf durchführen
Wenn die Vorlage fertig erstellt ist, lohnt es sich, einen Probelauf durchzuführen. Auf diese Weise können Fehler ausgebessert und Informationen konkretisiert werden.


Das Erstellen von Vorlagen wird durch digitale Lösungen wie Desktop-Software noch vereinfacht. Durch ihren Einsatz sparen Mitarbeiter*innen und Soziale Dienste zusätzlich Zeit. Außerdem können Aktualisierungen einfacher umgesetzt werden. Alle Mitarbeiter*inner haben zudem sofort Zugriff auf die aktuellste Version. Auch das Ausfüllen von Vorlagen kann über eine digiale Lösung wie einer App geschehen. Das erspart unnötiges Papierchaos, erleichtern den Zugriff auf die benötigte Vorlage und den Austausch im Team.



FAQ: Häufige Fragen zu Vorlagen für soziale Dienste


In welchen Bereichen sollte ich Vorlagen für soziale Dienste einsetzen?


Vorlagen für soziale Dienste eignen sich für zahlreiche Anwendungsfälle. Für die Datenerfassung von Hilfesuchenden genauso wie für Feedbackgespräche mit Mitarbeiter*innen, Bewertung von Auszubildenden, Sicherheitsprüfungen in Unternehmen oder Leistungsabrechnungen, um nur ein paar Beispiele zu nennen.


Wird die Dokumentation für Soziale Dienste durch Vorlagen erleichtert?


Gerade wenn soziale Einrichtungen digitale Lösungen für ihre Vorlagen und ihr Dokumentationsmanagement einsetzen, erleichtern sie sich, die in vielen Fällen notwendige Dokumentation. Alle Unterlagen werden zentral gespeichert und können jederzeit von überall abgerufen werden. In der Regel wird dafür eine Cloud-Lösung bereitgestellt.


Welche konkreten Vorteile bieten Vorlagen für die soziale Arbeit?


Vorlagen ermöglichen sozialen Diensten ihre administrativen Aufgaben schneller, effizienter und zuverlässiger zu erfüllen. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Arbeit mit den Menschen.