Warum Vorlagen im Logistik- und Transportwesen einsetzen?

Das Logistik- und Transportwesen sind ein schnelllebiges Geschäft, indem es darum geht, Güter und Waren effizient, sicher und schnell von A nach B zu bringen. Der Wettbewerbsdruck ist hoch. Umso wichtiger ist es, seine Prozesse und Verfahren optimal zu gestalten. Der Servicegrad ist ein wichtiger Messpunkt, den ein gutes Transportunternehmen ausmacht.

Neben der fachgerechten und den Vorschriften entsprechenden Beförderung von Waren und Gütern ist Zeit ein wichtiges Kriterium. Darunter fällt der Zeitraum zwischen der Anfrage und der Abgabe eines Angebots. Je kürzer dieser Zeitraum ist, desto besser. Dabei müssen aber weiterhin die Gesamtkosten und Transportdauer im Auge behalten werden.

Deshalb ist es unter anderem wichtig seine Unterlagen in Ordnung zu halten, damit keine Informationen verloren gehen, oder lange nach ihnen gesucht werden muss. Gut strukturierte Vorlagen in Transport und Logistik erleichtern den Mitarbeiter*innen alle relevanten Informationen festzuhalten und weiterzugeben. Darüber hinaus lassen sich Lieferketten besser nachverfolgen.

Vorlagen sind im Transport- und Logistikwesen auch aus einem anderen Grund wichtig. In der Branche müssen zahlreiche gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden, die teilweise regelmäßige Inspektionen und eine langfristige Dokumentation verlangen. Deshalb setzen Logistik- und Transportunternehmen auf Vorlagen, mit den alle notwendigen Daten übersichtlich und vollständig abgefragt und die einfach aktualisiert werden können.

Wie erstelle eine Vorlage für Transport & Logistik?

Vorlagen für das Transport- und Logistikwesen werden häufig als Checklisten konzipiert. Das liegt vor allem daran, dass Inspektionen und Audits der häufigste Anwendungsfall für Vorlagen in diesem Industriezweig sind. Beim Checklisten-Format profitieren Logistiker*innen und Transportunternehmer*innen von folgenden Vorteilen:

• sinkende Fehlerquote und sicheres Gefühl beim Ausfüllen
• es wird so gut wie nichts vergessen
• neue Mitarbeiter werden schneller eingearbeitet
• Aufgaben einfacher delegiert
• alle Informationen ordentlich dokumentiert
• gleichbleibende Qualität gewährleistet
• Zeit gespart

Checklisten werden auch in anderen Bereichen der Logistik und des Transportwesens erfolgreich eingesetzt. In der Personalführung werden sie bei Feedbackbögen, Onboardings und Schulungen gerne verwendet. Im Kundenservice werden sie vor allem für Kundenumfragen und Servicebewertungen eingesetzt.

Die Gestaltung der Checklisten und damit auch der Vorlagen in Logistik & Transport richtet sich demnach nach ihrem Einsatzgebiet. Ein wichtiger Faktor bei der Erstellung ist die einfache Gestaltung der Checks. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter*innen und Kund*innen die Checklisten auf Anhieb verstehen und keine Fragen offenbleiben. Verständlich gestaltete Vorlagen erleichtern zudem die anschließende Auswertung der Informationen.

FAQs: Die 3 Häufigen Fragen zu Logistik & Transport Vorlagen

1. In welchen Bereichen der Logistik und des Transportwesens sind Vorlagen einsetzbar?

In allen Bereichen der Logistik und des Transportwesens sind Vorlagen für Inspektionen, Audits und Qualitätsprüfungen eine Hilfe, zum Beispiel bei der Überprüfung der Komponenten eines Anhängers mit einer Checkliste für die UVV Anhängerprüfung. Außerdem können Lieferscheine, Packlisten und Wareneingänge mit einer Checkliste effizienter bearbeitet werden.

2. Welche Vorteile bieten digitale Vorlagen?

Vorlagen für das Transport- & Logistikwesen zu digitalisieren, bietet zahlreiche Vorteile. So haben Mitarbeiter*innen und Kund*innen einen einfacheren Zugang zu allen Informationen. Es entsteht kein Papierchaos, Informationen gehen nicht verloren und liegen digital jederzeit zugriffsbereit vor. Wer eine Desktop-Software und App für seine Checklisten, Formulare und Protokolle einsetzt, kann zudem sein Vorfallmanagement, seine Berichterstattung und Analysen sowie seine Dokumentation zeitsparend digital erledigen.

3. Wird die Dokumentationspflicht durch digitale Vorlagen eingehalten?

In vielen Bereichen der Logistik und des Transportwesens herrscht Dokumentationspflicht. Digitale Inspektionen und Audits mit Checklisten erleichtern diese, indem sie sofort nach ihrer Prüfung in der Cloud gespeichert und damit archiviert werden. Ist der Dokumentationszeitraum abgelaufen, können sie einfach gelöscht werden. Außerdem kann jederzeit und von überall auf die Dokumente zugegriffen werden, wenn sie benötigt werden.