Checklist Plan de Continuidad del Negocio en Pandemia

¿Cómo implementar un plan de continuidad del negocio en pandemia?

Una pandemia puede dar lugar a que un gran número de empleados caigan enfermos y se ausenten durante largos periodos, lo que puede perturbar gravemente las operaciones de la empresa. Tarde o temprano, una situación así puede convertirse en una seria prueba de fuerza. Aunque muchas empresas ya han tenido experiencias negativas con las ausencias por enfermedad, en muchas organizaciones no se ha llevado a cabo ningún plan de continuidad del negocio en tiempos de pandemia.

Un plan de pandemia ayuda a las empresas a protegerse contra las consecuencias económicas de una pandemia y a sus empleados contra la infección del agente patógeno. De esta forma, durante la pandemia, la dirección de la empresa puede enfrentar numerosas preguntas y cuestiones organizativas en un plazo corto y de manera oportuna.

La utilización de listas de comprobación ayuda a las empresas a planificar todo cuidadosamente y a mantener una visión general de las medidas que deben tomarse. También, una lista de control ofrece una guía sobre los pasos, actividades y controles a realizar para implementar el plan de continuidad del negocio.

Para facilitar la creación e implementación del plan de continuidad, muchas empresas se apoyan en soluciones digitales como los softwares de auditorías y checklist digitales. Pues, los beneficios que representan son muchos, como la coordinación efectiva, la toma de medidas oportunas y el control de actividades. ¿Deseas saber más?

En este artículo te informamos brevemente lo siguiente:

1. Por qué es tan importante un plan de pandemia.
2. Objetivos de un plan de continuidad del negocio.
3. Qué pasos seguir para crear un plan de continuidad del negocio.
4. Qué debe incluir un lista de control de implementación de plan de continuidad del negocio.
5. Tecnología digital para crear e implementar un plan de continuidad.

¿Cuáles son los objetivos de un plan de continuidad del negocio en tiempos de Covid-19?

Estos son los 5 principales objetivos de un plan de continuidad empresarial durante una pandemia:

1. Desarrollar directrices: Fijar los principios rectores que utilizarán en caso de pandemia como, por ejemplo, decidir qué programas mantendrá la empresa, el presupuesto y los responsables de la implementación del programa.
2. Planificación de las comunicaciones: Se debe incluir un programa de comunicaciones que permita la difusión de mensajes e información, a pesar de la posibilidad de que todos no puedan acceder a sus oficinas. Esto debe incluir la posibilidad de que la alta dirección comunique al personal cualquier decisión que tome para mantener el negocio en funcionamiento. También hay que mantener informados a los inversores y a las partes interesadas.
3. Flexibilidad del personal: Puesta en marcha de sistemas de trabajo flexibles. Es posible que las empresas tengan que cambiar sus políticas sobre horarios de trabajo flexibles, trabajo desde casa y absentismo.
4. Continuidad: Un plan para la pandemia debe tener en cuenta cómo se abordará la escasez de suministros o mano de obra y, por ejemplo, establecer la cantidad de materiales que es necesario almacenar para mantener el negocio en un nivel aceptable.
5. Seguridad en el lugar de trabajo: La planificación de las empresas para una pandemia debe incluir formas de proteger el lugar de trabajo de la transmisión de la enfermedad. Los controles técnicos pueden incluir la colocación de barreras físicas entre el personal y los clientes o la instalación de protecciones contra los estornudos.

¿Qué pasos seguir para crear un plan de continuidad del negocio?

Las empresas deben planificar su respuesta con antelación a una emergencia, estableciendo políticas claras para el seguimiento de la situación, el presupuesto disponible para contingencias y los compromisos que la empresa asumirá con los empleados. Para crear un plan de continuidad de operaciones durante una pandemia es recomendable utilizar las listas de control que tomen en cuenta los siguientes 4 pasos principales de planificación:

Paso 1: Comprobar los posibles efectos de la pandemia en la empresa

1. ¿Qué procesos de negocio son indispensables? ¿Qué efectos tendría el fracaso en la empresa?
2. ¿Existen requisitos especiales basados en obligaciones legales, regulaciones legales, etc. para mantener la funcionalidad de los procesos de negocio esenciales?
3. ¿Hay alguna obligación contractual por la que se prometa a los clientes la prestación de servicios?
4. ¿Qué consecuencias tendría la pérdida de sus actividades comerciales sobre el medio ambiente? ¿Seguiría siendo viable la empresa después de la pandemia?



Paso 2: Examinar los procedimientos operativos internos

1. ¿Qué procesos internos deben ser constantemente monitoreados o no pueden ser interrumpidos?
2. ¿Cuáles son los proveedores y servicios (por ejemplo, electricidad, agua, gas) que son indispensables para la operación?
3. ¿Cuáles son los servicios prestados por terceros (por ejemplo, mantenimiento, eliminación de fallos) que son indispensables para el funcionamiento?
4. ¿Dónde deben tomarse las precauciones (por ejemplo, suministro de combustible, atención médica)? ¿Dónde hay dependencias de tratamiento preferencial, permisos especiales de las autoridades (por ejemplo, acceso a áreas restringidas)?



Paso 3: Definir e implementar los objetivos de la empresa

• Identifica a las personas responsables de la planificación y preparación para la pandemia y garantiza que todos los participantes o áreas operacionales necesarias estén involucrados. Juntos, determinen los objetivos a cumplir. Por ejemplo, el mínimo de productos que se deben producir.



Paso 4: El aspecto temporal

• La planificación de contingencia significa la planificación de eventos para los que sólo existen suposiciones sobre su ocurrencia y alcance. Por ejemplo, la duración total de una onda viral se estima en 8-10 semanas, el pico de la enfermedad se espera que dure 3-4 semanas. La duración total de la pandemia es más difícil de estimar, ya que puede ocurrir en varias oleadas.

¿Qué debe incluir un lista de control de implementación de plan de continuidad del negocio?

Analiza estos 10 puntos para determinar las actividades y criterios que tu lista de control debe contener para que el plan de continuidad sea efectivamente implementado y la empresa pueda operar durante la pandemia:

1. Objetivos de la política y administración: Fija los objetivo y su cumplimiento mediante una administración efectiva. Determina quién es el encargado de administrar la política, y qué otras funciones deben considerarse. Fija las funciones y responsabilidades: ¿Qué funciones cumplirán los directivos? ¿Qué funciones cumplirán los empleados? ¿Cómo afectarán las acciones de los clientes a los procedimientos de continuidad del negocio en una pandemia?
2. Comunicación: Determina cuestiones como: ¿Cómo se comunicará la información sobre la respuesta a la pandemia con los empleados, los clientes y los medios de comunicación? ¿Cuándo se divulgará la información y con qué frecuencia? Además, determina qué modos de comunicación se utilizarán (por ejemplo, correo electrónico, teléfono, correo, medios sociales o medios de comunicación).
3. Evaluación y análisis de riesgos: ¿Cómo se mantendrá la empresa informada sobre los acontecimientos actuales durante la pandemia? ¿Cómo trabajará el administrador de la política con otras personas para evaluar las condiciones y los niveles de riesgo locales? ¿Qué información se debe recopilar durante una pandemia que pueda afectar las decisiones de la empresa?
4. Prevención y control de enfermedades: ¿Cómo evitará la empresa que los directivos, empleados y clientes se infecten? Describe las prácticas de higiene que se adoptarán (es decir, el lavado de manos, la higienización de las instalaciones y la garantía de la seguridad de los productos distribuidos por la empresa). También, desarrolla una política que indique cuándo los empleados enfermos deben quedarse en casa o qué hacer si otra persona de su hogar está infectada. Finalmente, determine en qué momento la empresa debe decidir el cese de las operaciones si las condiciones se vuelven cada vez más peligrosas o las entidades gubernamentales así lo ordenan.
5. Medios alternativos para llevar a cabo las operaciones de la empresa: Si la empresa debe cerrar, ¿existen medios alternativos para llevar a cabo las operaciones (por ejemplo, a distancia o virtualmente)? ¿Cómo se evaluarán las opciones?
6. Modos alternativos de contratación de personal y opciones de trabajo flexible: ¿Podrán los empleados trabajar a distancia si resulta demasiado arriesgado salir de casa? ¿Qué puestos de trabajo pueden trabajar a distancia y durante cuánto tiempo? ¿Qué equipo se necesita para el trabajo a distancia? ¿Cómo evaluará la dirección otras opciones de trabajo flexible necesarias?
7. Políticas de recursos humanos: ¿Cómo promoverá la empresa la salud y el bienestar de los empleados? ¿Se animará a los empleados enfermos a quedarse en casa sin penalización? Desarrolla procedimientos relativos a las nóminas y otros aspectos financieros en caso de interrupción de las operaciones de la empresa.
8. Política de regreso al trabajo: Desarrolle una política que describa las pautas y los procedimientos para que los empleados regresen al trabajo después de una pandemia de manera segura. Determina lo siguiente: ¿La política indica que el regreso al trabajo está supeditado a las regulaciones federales, estatales y locales?
9. Procedimientos para la limpieza profunda y la desinfección del lugar de trabajo antes y después de que los empleados regresen al trabajo: Procedimientos para vigilar la salud de los empleados antes y después de la vuelta al trabajo. ¿Se animará a los empleados que se sientan enfermos o muestren síntomas a que se queden en casa y sigan las recomendaciones de salud pública?
10. Formación y mantenimiento de registros: ¿Cómo se comunicará el plan de continuidad de la actividad con los administradores, la dirección y los empleados? ¿Qué formación se necesita para garantizar que el plan se ejecute de forma eficiente en una pandemia? ¿Cómo y dónde se puede acceder al plan? ¿Con qué frecuencia se evaluará y actualizará el plan? Describe cualquier procedimiento adicional para el mantenimiento de registros y la documentación.

App móvil y software de escritorio para la continuidad del negocio.

Llevar a cabo el plan de pandemia en tu empresa con lápiz y papel puede llevar mucho tiempo y ser confuso. No es fácil comprobar si se han aplicado las medidas adecuadas y si la información correcta ha llegado a las personas adecuadas. También aumenta el riesgo de que se pierdan datos o no se apliquen las medidas.

Una mejor solución es utilizar la aplicación móvil y software de escritorio de Lumiform, que te permite realizar verificar la implementación del plan de continuidad desde una tableta o un teléfono inteligente, en línea o sin conexión. Con el software de escritorio, puedes crear listas de control del plan de continuidad y supervisar la aplicación de las medidas de prevención necesarias. Esto reduce significativamente el riesgo de pérdidas de calidad, errores de documentación y daños a la reputación.

La aplicación digital de la app ofrece muchas más ventajas para la planificación de la pandemia:

• El kit de creación de formularios ayuda a crear una lista de control del plan de pandemia individual para diferentes áreas en cuestión de minutos.
• Mantener una visión general de todo lo que ocurre en las diferentes áreas de la empresa.
• Aumentar la eficiencia y mejorar los procesos internos gracias a una comunicación más eficiente dentro del equipo, que permite que los incidentes se resuelvan hasta 4 veces más rápido que antes.
• Tras utilizar la lista de comprobación digital, se genera automáticamente un informe, ahorrando el tiempo de procesamiento posterior de datos. Los informes de análisis ayudan a identificar más rápidamente las áreas problemáticas de la planificación para poder mejorar continuamente los procesos.
• El manejo tan sencillo no ofrece margen de error a los inspectores, auditores o responsables de revisión de cumplimiento de actividades. La aplicación Lumiform ofrece menos complejidad a la hora de documentar o rellenar las listas de comprobación del plan de pandemia que las complicadas listas en papel o en Excel.