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Guía del Gemba Walk

Implementa el recorrido Gemba en tu organización para promer la mejora continua, involucrar a cada miembro de tu organización, y crear una cultura de cooperación, desarrollo y progreso.

¿Qué es el Gemba Walk o Caminata Gemba?


Te debes estar preguntando el significado de Gemba ¿verdad? Gemba -o Gembutsu- es un término japonés que se refiere a "el sitio de acción" o la "escena del crimen". Por tanto, el Walk o Caminata Gemba es utilizado dentro de las organizaciones para referirse al acto de ir al lugar de acción, al lugar donde se están desarrollando los procesos para observarlos, estudiarlos, y obtener información de primera mano, entrevistando a los trabajadores o empleados que gestionan las tareas y procesos.


¿Cuál es la finalidad de realizar este recorrido? El propósito es comprender cómo promover la mejora continua de procesos. Por ello, al recorrido Gemba se lo denomina Gemba Kaizen, ya que forma parte del método Kaizen, que promueve la mejora continua de procesos a través de pequeños cambios, para generar un gran impacto a largo plazo.


En efecto, un Gemba Walk es un simple tour in situ para observar y entrevistar a los empleados sobre sus tareas con el fin de identificar mejoras en la productividad y promover la mejora continua.


Aprende de este artículo:

  1. ¿Cómo realizar un Gemba Walk de manera efectiva?
  2. ¿Qué debes y qué no debes hacer durante el recorrido Gemba?
  3. ¿Qué herramientas utilizar para implementar el método Gemba en tu organización de forma sistemática, objetiva y organizada?

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¿Cómo realizar un Gemba Walk de manera efectiva?


Un Gemba Walk representa la mejor oportunidad para obtener buenas ideas, retroalimentación, quejas y problemas en el trabajo de parte del personal que realiza y entiende el proceso. Por ello, es fundamental que exista la debida preparación previa tener claridad acerca del objetivo y cómo lograrlo.


A continuación, compartimos contigo algunos consejos y recomendaciones útiles para que puedes realizar un Gemba Walk en tu organización de manera efectiva:


1. Prioriza las áreas sin indicadores clave de rendimiento (KPI)


Determina las áreas que podrían requerir atención con base en hipótesis con las que podrias encontrar maneras de aumentar la calidad o la experiencia del cliente, eliminar pasos dentro de un proceso, o reducir costes. Escoge el equipo de trabajo, el proceso a analizar y la gente a entrevistar para recopilar los datos necesarios.


Por ejemplo, puedes empezar revisando tus procedimientos operativos estándar y analizar mejores prácticas de cumplimiento de normativa o políticas de la organización. Esto, te ayudará a políticas crear una plantilla de procedimientos operativos estándar optimizada para asegurar que cada empleado gestiona sus tareas de la manera más eficiente posible.


2. Utiliza listas de control digitales


Registra todas las observaciones electrónicamente. De esta manera, es mucho más fácil recopilar y compartir los hallazgos, observaciones o ideas con todo el equipo y decidir dónde se requiere acción. Esto puede gestionarse con listas de verificación digitales, que reemplazan los apuntes anotados en bolígrafo y el papel, susceptibles de perderse y muy poco prácticos.


Recuerda que el propósito fundamental de la metodóloga Gemba es observar y registrar información. Por tanto, una lista de verificación digital puede servir de guía para asegurar que todos los puntos se observen, interroguen y registren diligentemente. Por ejemplo, si deseas facilitar las dinámicas del trabajo y mejorar la organización, una hoja de verificación 5S es la indicada para ti.


3. Planea tu Gemba Walk con antelación


Nunca realices un Gemba Walk inmediatamente, sin la debida preparación. Los empleados pueden sentirse incómodos o pensar que han hecho algo malo y que por ello se los está controlando. Esto puede generar pérdida de confianza. Por tanto, planifica tu Gemba Walk e informa a los empleados sobre el asunto. Lo recomendable es realizar este recorrido en cada departamento una vez a la semana por unos 45 minutos. De esta forma, estarás en condiciones de recopilar los datos necesarios, estar cerca del personal y entender mejor cómo implementar mejoras.


Una manera bastante práctica de implementar el método Gemba de manera organizada y constante, es utilizando listas digitales de control Gemba que te permitan añadir todas las gestiones a realizarse durante el recorrido, sin omitir ningún paso relevante.


4. Plantea preguntas relevantes a las personas adecuadas


Hacer preguntas relevantes durante un Gemba Walk conduce a un intercambio de información fructífero con los empleados, lo cual ayuda a construir una relación positiva entre supervisores, gerentes y el resto del personal. Hacer las preguntas correctas y escuchar detenidamente ayuda a determinar con mayor facilidad las áreas que requieres atención y mejora.


Tras la aplicación del método Gemba, será mucho más fácil implementar planes de acciones correctivas con base en las prioridades y mejoras que se buscan alcanzar.


5. Toma muchas notas y fotos


Escribe tus resultados e incluye fotos. Con ejemplos fáciles de comprender, se refuerza el aprendizaje, el intercambio de ideas y opiniones y el seguimiento.


6. Sé un aprendiz y muestra respeto


Los gerentes, ejecutivos o supervisores deben mostrar la actitud correcta cuando realizan un recorrido. Recuerda que se trata de un método de mejora continua, no de un proceso de crítica hacia el trabajador. Evita hacer sugerencias o compartir opiniones personales. Pon mucha atención y aprende de los trabajadores.


Ponte en los zapatos de cada trabajador e idea formas de simplificar o hacer más eficiente sus gestiones. Quizás requieren herramientas digitales para simplificar sus gestiones, como las de asegurar la correcta ejecución de los estándares operacionales de calidad de la organización. Muchas veces, el uso de la tecnología contribuye enormemente con la mejora continua de procesos.


7. Reúne al equipo para discutir los objetivos de aprendizaje


Tras la culminación del recorrido Gemba, comparte lo que has aprendido con tu equipo y escucha lo que tienen que decir. Así se puede concretar los planes o estrategias de mejora y decidir qué procesos deben conservarse y cuáles deben revisarse.


En caso de edificarse problemas, analiza la causa raíz del problema y define las medidas correctivas correspondientes. Para ello, la realización de un informe 8D puede ser de bastante utilidad.


La filosofía Kaizen, a la que pertenece el método Gemba, persigue el objetivo de no sólo recoger datos, sino de promover eficazmente el trabajo en equipo, involucrando a cada miembro de la organización sin importar tu posición. La introducción de este método te ayudará a comprender lo que realmente está sucediendo en el lugar de trabajo. Lo mejor de todo es que al mismo tiempo desarrollarás una buena relación de trabajo con los empleados, porque se les escuchará cuando tengan algo que decir y se aprenderá de ellos. El valor del método Kaizen radica en que todos persiguen la misma misión y objetivo.



¿Qué debes y qué no debes hacer durante el recorrido Gemba?


Recuerda que este recorrido se hace para determinar lo que realmente sucede en la organización y generar mejoras. La comparación que sigue a continuación, te ayudará a descifrar qué debes y qué no debes hacer durante el recorrido:


Lo que DEBES hacer

  • Realizar observaciones de los empleados en el lugar de trabajo real
  • Observar los procesos que se llevan a cabo
  • Obtener conocimientos a través de los empleados, escucharlos y aprender de ellos
  • Preguntar qué enfoques y métodos funcionan bien y cuáles podrían mejorar

Lo que NO debes hacer

  • Recopilar información de una sola conferencia o sala de reuniones, sin ir al lugar de acción
  • No averiguar cómo trabajan los empleados y no relacionarte con ellos
  • Buscar errores de personal mientras se los observa y emitir opiniones al respecto.
  • No registrar ideas, opiniones o conflictos

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¿Qué herramientas utilizar para implementar el método Gemba en tu organización de forma sistemática, objetiva y organizada?


Usar una lista de control durante una caminata de Gemba no es una opción sino un deber. Las listas de control del Gemba-Walk se utilizan durante el recorrido para registrar las observaciones y pensamientos en el lugar de trabajo. Con la poderosa aplicación de inspección de Lumiform, puedes convertir todos tus formularios de papel en listas de control digitales. Benefíciate de las funcionalidades del software de Lumiform.


Plantillas destacadas

Lista de verificación de la caminata de Gemba

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Lista de comprobación de la entrevista de Gemba Walk

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Utilice esta lista para informar sobre los métodos de trabajo de su personal. Ver plantillas

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Utilice esta lista de verificación para documentar las entrevistas, los desafíos y las oportunidades. Ver plantillas

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