Descubre qué es el método Kaizen y cómo aplicarlo en tu empresa para mejorar la productividad y la calidad de tus procesos.
Kaizen es un término japonés que por definición significa "buen cambio", "cambio para mejor" o "mejora". La filosofía Kaizen promueve una mentalidad en la que pequeños cambios pueden tener un gran impacto a largo plazo. La mejora consiste en un proceso continuo que no se logra de un día para otro.
Como metodología, las empresas aplican la gestión Kaizen involucrando a todos -desde la alta dirección hasta los empleados- en los cambios cotidianos, sabiendo que muchas pequeñas mejoras conducen a grandes resultados.
Las raíces del kaizen se remontan al período posterior a la Segunda Guerra Mundial, cuando la reforma económica se apoderó posteriormente de Japón. Desde que la Toyota Motor Corporation puso en práctica el sistema de presentación de ideas creativas en mayo de 1951, los cambios e innovaciones han dado lugar a una mayor calidad de los productos y a una mayor productividad de los trabajadores, contribuyendo así de manera significativa al desarrollo de la empresa.
En septiembre de 1955, los ejecutivos japoneses comenzaron oficialmente una visita a los Estados Unidos como parte del Centro de Productividad de Japón. La integración de las prácticas comerciales estadounidenses con un enfoque humanizado finalmente trajo la competitividad global de las empresas japonesas. En el decenio de 1980, el consultor de gestión Masaaki Imai trabajó con Taiichi Ohno para difundir el mensaje del Sistema de Producción de Toyota (TPS), que es el resultado de varios años de mejora continua.
Masaaki Imai, considerado el padre del método kaizen, lo introdujo en todo el mundo como un método de gestión sistemática como la clave del éxito competitivo del Japón (1986). Hoy en día, se aplica en diversas industrias y organizaciones en todo el mundo. Miles de empresas adoptan el método kaizen como parte de sus valores fundamentales y practican la mejora continua todos los días utilizando los conceptos de Six Sigma y Lean.
"Kaizen" es la mejora diaria, cada día es un reto para encontrar una mejor manera de hacer las cosas. Se necesita una tremenda autodisciplina y compromiso". - Masaaki Imai, fundador del Instituto Kaizen
Uno de los principales problemas a la hora de implementar el método es que los directivos esperan siempre resultados inmediatos. Las empresas a menudo no logran implementar flujos de trabajo mejorados y procesos comerciales optimizados si se centran demasiado en los resultados como ventaja comercial. A fin de aumentar los beneficios del Kaizen, se debe entender claramente los siguientes elementos y principios antes de su aplicación.
Una de las razones más comunes del fracaso de la aplicación del kaizen es la falta de apoyo y, lo que es más importante, de medidas de gestión. Imai señala: "El aspecto más importante en la aplicación del método es, en primer lugar, para la alta dirección de la empresa. A continuación, para el resto de gerentes, y después, para el resto de trabajadores. Cuando la dirección muestra su compromiso a largo plazo, los gerentes inevitablemente también se comprometen con el cumplimiento de las iniciativas Kaizen y los empleados desarrollan personalmente una mentalidad acorde.
El empleado que hace el trabajo conoce las mejores formas para mejorarlo. Los directivos deben crear un entorno en el que los empleados se sientan capacitados para hacer su contribución. Esto asegura que las sugerencias para mejorar la compañía vienen de todos los niveles. El hecho de alentar a los empleados a que sigan añadiendo valor a la organización no sólo aumenta la moral, sino que también da a todos la oportunidad de asumir la responsabilidad de los esfuerzos de mejora continua, lo que contribuye al éxito de la aplicación del método Kaizen.
El logro de la eficiencia operativa comienza desde las tareas más básicas. Un "Gemba Walk" - derivado del término Gemba o Gembutsu, que significa "el lugar real" - suele ser realizado por los gerentes para aprender o revisar cómo funciona un proceso en particular y para obtener información de los empleados sobre cómo mejorarlo. Las listas de control del "Gemba Walk" guían a los observadores a hacer preguntas relevantes para determinar la raíz de los problemas y los próximos pasos.
Uno de los mayores obstáculos para poner en práctica las mejoras continuas es mantener las viejas prácticas o la suposición de que los nuevos métodos fracasarán. Los principios de las 5S tienen como objetivo mejorar la eficiencia en el espacio de trabajo buscando constantemente maneras de eliminar las desviaciones. Las empresas no deben pensar que algo que ha funcionado antes seguirá funcionando siempre de la misma manera. Las 6S de los "Principios Lean" añadieron la seguridad a las 5S y subrayaron el establecimiento de controles preventivos para las prácticas de trabajo seguras.
"No se puede progresar si permanecemos satisfechos con las situaciones existentes". - Taiichi Ohno, considerado el padre del TPS ("Toyota Production System") - que inspiró la creación del método "Lean Manufacturing"
Dado que el Kaizen es un proceso paso a paso, el camino hacia su aplicación efectiva empieza haciendo las preguntas correctas. El aprendizaje de los elementos básicos y los principios básicos de kaizen hace que la organización tenga éxito porque sienta las bases de cómo deben esperarse los resultados. Estas son las preguntas clave para ayudar a comenzar (y continuar) con las iniciativas de mejora continua en el lugar de trabajo
Si una cultura que se resiste al cambio constante es mala, entonces es peor invertir recursos en resolver el problema equivocado. Los líderes deberían hacer hincapié en saber que se está haciendo mal mediante un Gemba Walk y un análisis de la causa raíz. Ponerse en mejor posición para identificar las lagunas de calidad comunicándose personalmente con los empleados y observando su trabajo de primera mano. No criticar, no encontrar errores y culpar a la gente, sino aceptar lo que sucede, porque esa es la realidad más exacta de un día típico de trabajo.
Una de las técnicas más simples para la resolución de problemas es el método del "5 Why's" (Cinco por qué). Determinar la causa fundamental de un problema puede ser eficaz para formular soluciones que eviten que se repita. Armados con sugerencias creativas de los empleados y apoyados por información valiosa sobre el lugar donde se realiza el trabajo, los gerentes pueden ahora implementar mejoras rentables pero de alta calidad que sean consistentes con los objetivos de calidad de la organización.
La administración demuestra su compromiso de mejora continua al tomar medidas inmediatas para introducir cambios pequeños y graduales y responder con iniciativas eficaces a largo plazo. Se cambia la forma personal de trabajar y se reconoce su impacto en la calidad del trabajo. Kaizen se aplica para todos, desde la alta dirección hasta los trabajadores que realizan tareas más básicas. Al centralizar la gestión de Kaizen, la vigilancia manual en diferentes lugares y en todos los niveles de la organización ahorra tiempo y dinero.
Los individuos tienden a abandonar la aplicación del Kaizen porque no ven o sienten inmediatamente la diferencia que sus acciones, aparentemente pequeñas, hacen en toda la organización. El informe A3 (o informe 8D) es un documento ideal para proporcionar a los empleados. Supervisa el rendimiento y la eficacia de los cambios introducidos para demostrar que el impacto de las iniciativas Kaizen se comunica eficazmente. Por lo general, la mejora continua que se hace correctamente conduce a resultados positivos y duraderos que añaden un valor significativo a toda la organización. Hay que tener en cuenta las soluciones más eficaces para saber qué acciones debe detener, iniciar y continuar la organización.
El camino de la mejora continua no se caracteriza por una actitud de perfeccionismo, sino por el deseo de crecimiento, tanto personal como organizativo. Es bueno alcanzar el 50% de los objetivos de mejora ahora; celebrar la victoria, pero nunca dejar de mejorar. Soluciones proactivas a los problemas en el lugar de trabajo, porque Kaizen es un proceso interminable. El ciclo Kaizen tiene como objetivo seguir produciendo innovaciones líderes en la industria a través de años de mejora continua.
"No hay nada que no pueda hacerse. Si hay algo que no puedes hacer, es porque no te has esforzado lo suficiente". - Sakichi Toyoda, inventor del primer telar automatizado de alto rendimiento del mundo
Este evento Kaizen es un proyecto de mejora a corto plazo destinado a lograr resultados significativos en cuestiones de calidad de los procesos. Kaizen se centra en mejorar un área específica de la empresa, como un departamento de procesos empresariales con varios empleados.
Como medida a corto plazo con beneficios visibles en el plazo de semanas, un flash kaizen permite a los equipos de gestión de proyectos lograr fácilmente un alto nivel de compromiso de las personas involucradas y mantener el interés de la alta dirección. Un flash kaizen de cinco días puede poner en marcha a las empresas para construir intencionadamente una cultura kaizen, pero no debe reemplazar la implementación del ciclo kaizen.
"Se requiere un compromiso a largo plazo con el nuevo aprendizaje y una nueva filosofía de toda gestión que busque la transformación. Los tímidos y débiles y las personas que esperan resultados rápidos siempre se decepcionarán. - W. Edwards Deming, autor de "Out of the Crisis" (1986)
Se requiere un compromiso a largo plazo para maximizar los beneficios de Kaizen haciendo cambios incrementales y constantes en las operaciones diarias. La mejora de la calidad, la productividad y la seguridad a través de una gestión ajustada Kaizen en el lugar de trabajo conduce a una mayor moral de los empleados, a la satisfacción de los clientes y a los ingresos de la empresa. El uso de tecnología inteligente ayuda a las empresas a gestionar fácilmente los esfuerzos diarios para la mejora continua y a resolver los problemas de forma consistente con soluciones rentables.
1. Toyota Motor Manufacturing (Reino Unido)
Las innovaciones creativas rentables como "Dougal", que reducen el movimiento desperdiciado al mover las piezas con los trabajadores, y que aceleran las tareas tediosas mediante el uso de herramientas sencillas (como un recogedor de pegatinas) ahorran un total de 35,1 segundos por coche, lo que supone un ahorro de casi 10 años de trabajo cuando se aplican a nivel mundial en 2018. Sin duda, Kaizen ha hecho de Toyota la primera empresa del mundo en producir más de 10 millones de coches en un año.
2. TOTO, Ltd.
El fabricante japonés de aparatos sanitarios también se benefició del método Kaizen de mejora de la calidad, ya que su marca Washlet vendió más de 50 millones de unidades en todo el mundo. En Sunaqua TOTO, Ltd., Kaizen ayuda a crear un ambiente de trabajo cómodo para las personas con discapacidades. Kaizen los ha llevado a rediseñar los cubos de basura para facilitar el transporte y reorganizar los materiales para un mejor manejo. Toshiyuki Masatsugu pensó en estabilizar los destornilladores colgantes con cuerdas flexibles, lo que le ahorró 3,33 horas de trabajo adicionales al mes. Para una empresa con 100 empleados con salario mínimo, la práctica Kaizen ahorró hasta ¥13,385,476.125 ($124,337.94) cada año. Según Masatsugu, "Cuando se inventa una nueva técnica como esta, realmente se siente que se ha logrado algo. Es divertido para todos nosotros pensar y trabajar juntos para mejorar nuestro trabajo".
3. estudios sobre la intervención organizativa
El personal de reparto de correos de Danish Post sólo tiene una influencia limitada en la forma en que se realizan las tareas y se toman decisiones sobre el entorno de trabajo. Los resultados muestran que, a lo largo de varios años, la introducción de los Kaizen les ha ayudado a aumentar la conciencia y la capacidad para hacer frente a los problemas, lo que ha dado lugar a una mayor satisfacción laboral y a una mayor salud mental.
La dirección de Kaizen en un hospital regional sueco predijo una mejor integración de los objetivos de la organización y los empleados después de 12 meses. Los resultados sugieren que los enfoques participativos y estructurados de resolución de problemas que son visuales y familiares para las personas pueden facilitar las intervenciones organizativas.
Al adoptar el kaizen como principio para mejorar la calidad del trabajo, la organización se orienta hacia la excelencia operativa. Dado que las pequeñas mejoras graduales a lo largo del tiempo producen grandes resultados, el viaje Kaizen debe iniciarse o continuar hoy. La mejor inspiración viene de las palabras del fundador de Toyota: "Antes de decir que no puedes hacer algo, inténtalo.
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