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Pandemieplan Vorlage

Beim Auftreten eines pandemischen Virus (z.B. Grippe, SARS-Cov-2) werden die Firmen eine Schlüsselrolle beim Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter und auch bei der Schadensbegrenzung für Wirtschaft und Gesellschaft spielen. Eine Pandemieplanung ist entscheidend. Um diesbezüglichen Anstrengungen zu unterstützen, haben das Department of Health and Human Services (HHS) und die Centers for Disease Control and Prevention (CDC) die folgende Checkliste für Unternehmen entwickelt. Sie zeigt wichtige spezifische Handlungsfelder auf.Diese Vorlage beruht auf der Empfehlung des Vebands Deutscher Betriebs- und Werksärzte e.V. (VDBW).

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Pandemieplan Vorlage

(Seitentitel fehlt)

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1. Planung zum Einfluss einer Pandemie auf das Unternehmen.

Bestimme einen Pandemie-Koordinator und/oder ein Team mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten, die Vorkehrungen und Reaktionsmöglichkeiten für den Pandemiefall planen. In diesen Planungsprozess sollten auch die Arbeitnehmervertreter mit einbezogen sein.

Definiere die unbedingt notwendigen Mitarbeiter und andere entscheidende Vorgaben (z.B. Rohmaterialien, Zulieferer, Subunternehmen und ihre Produkte, Logistik), die notwendig sind, um von den Örtlichkeiten und der Funktion her die Handlungsfähigkeit des Unternehmens während einer Pandemie aufrecht zu erhalten.

Trainiere und bereite zusätzliche Arbeitskräfte vor (Subunternehmer, z.B. freie Mitarbeiter, Mitarbeiter mit eigentlich anderen Aufgaben und Tätigkeitsbeschreibungen, Rentner).

Plane und entwickle Szenarien, die möglicherweise zu einem Anwachsen oder Absinken der Nachfrage nach deinen Produkten und/oder Dienstleistungen während einer Pandemie führen können (z.B. Effekte einer Einschränkung von Massenansammlungen, Notwendigkeit der Bereitstellung von Hygienemaßnahmen).

Bestimme den möglichen Einfluss einer Pandemie auf die finanzielle Lage im Firmengeschehen, indem du verschiedenste mögliche Szenarien darstellest, die verschiedene Produktlinien und/oder Produktionsstandorte beeinflussen können.

Bestimme den möglichen Einfluss einer Pandemie auf nationale und internationale Dienstreisen (z.B. Quarantäne-Bestimmungen, Grenzschließungen).

Suche nach aktuellen, vertrauenswürdigen Pandemie-Informationen von staatlichen und lokalen Gesundheitsbehörden, vom Notfallmanagement und von anderen Quellen und stelle tragfähige Verbindungen zu diesen her.

Erstelle einen Notfallkommunikationsplan und überprüfe diesen regelmäßig. Dieser Plan beinhaltet Schlüsselkontakte (mit Absicherungen, Vertretern usw.), Kommunikationsketten (inkl. zu Zulieferern und Kunden) und Wege zum Nachverfolgen und Kommunizieren des Status der Firma und der Mitarbeiter.

Führe eine Übung durch, um diese Planung zu testen und wiederhole diese regelmäßig.

2. Planung für die Auswirkungen einer Pandemie auf die Mitarbeiter und Kunden.

Prognostiziere und ermögliche Mitarbeiterfehlzeiten während einer Pandemie, die auf Gründen wie persönlicher Erkrankung, Erkrankungen von Familienmitgliedern, kommunalen Maßnahmen zur Eingrenzung der Pandemie und Quarantäne-Vorgaben, Schul- und/oder Firmenschließungen und Einschränkungen des öffentlichen Transportwesens beruhen.

Führe Richtlinien ein, die die Häufigkeit und Art des unmittelbaren persönlichen Kontaktes zwischen Mitarbeitern untereinander und zwischen Mitarbeitern und Kunden modifizieren (z.B. Händeschütteln, Sitzungen, Bürogestaltung, gemeinsam benutzte Arbeitsplätze, siehe auch Hygieneempfehlungen).

Werbe für und verfolge die jährlichen Grippeschutzimpfungen für die Mitarbeiter.

Beurteile den Zugang und die Erreichbarkeit des Gesundheitssystems während einer Pandemie für deine Mitarbeiter und verbesser, wenn nötig, die Angebote.

Beurteile den Zugang und die Erreichbarkeit von psychologischen und sozialen Diensten, inkl. den betrieblichen, kommunalen und kirchlichen Diensten, während einer Pandemie für deine Mitarbeiter, und verbesser, wenn nötig, die Angebote.

Stelle fest, welche Mitarbeiter und Schlüsselkunden spezielle Bedürfnisse haben, und arbeite die Bedürfnisse solcher Personen in deinem Bereitschaftsplan mit ein.

3. Festlegung von Durchführungsrichtlinien im Falle einer Pandemie.

Lege Richtlinien fest zum Ersatz von Mitarbeitern und durch die Pandemie verursachten krankheitsbedingten Ausfällen (z.B. nicht strafende, großzügige Beurlaubungen; ebenfalls Richtlinien für Personen, die nach einer Krankheit (Grippe) nicht länger infektiös sind und zur Arbeit zurückkehren können).

Setze Richtlinien fest für flexible Arbeitsplätze und flexible Arbeitszeiten (z.B. Tele-Arbeitsplätze, gestaffelte Schichten).

Setze Richtlinien fest, um die Übertragung des Virus am Arbeitsplatz zu verhindern (z.B. Förderung von Verhaltensmaßnahmen/Hustenetikette, direkten Ausschluss von Personen mit Grippesymptomatik von der Arbeit).

Erstelle Richtlinien für Mitarbeiter, die Kontakt mit Viruspatienten haben oder hatten, die eine fragwürdige Krankheit haben oder am Arbeitsplatz erkranken (z.B. Massnahmen zur Infektionskontrolle, sofortige Entlassung nach Hause).

Setze Richtlinien fest, um Reisen in Gebiete mit Virusbefall einzuschränken (sowohl nationale als auch internationale Gebiete sind zu bedenken), um Mitarbeiter, die in Gebieten oder nahe an Gebieten mit Virusbefall arbeiten, zurückzuholen, sobald dort die Grippe ausbricht. Erstellen Sie weiterhin Richtlinien für Mitarbeiter, die aus Epidemiegebieten zurückkommen (Bezugnahme auf die CDC-Reiseempfehlungen).

Bestimme Entscheidungsträger, Auslösemechanismen und Vorgehensweise, um den Reaktionsplan der Firma in Kraft zu setzen und zu beenden, die Aktivitäten der Firma zu verändern (z.B. Stilllegen der Aktivitäten in betroffenen Gebieten) und betriebliche Kenntnisse auf Schlüsselmitarbeiter zu übertragen.

4. Resourcen zur Verfügung stellen, um Mitarbeiter und Kunden während einer Pandemie zu schützen.

Stelle genügend und erreichbares Material zur Infektionskontrolle in allen Unternehmensbereichen zur Verfügung (z.B. Produkte zur Handhygiene, Taschentücher und Mülleimer).

Bringe die Infrastruktur für die Kommunikations- und Informationstechnologie auf den Stand, der gebraucht wird, um die Telearbeit der Mitarbeiter und den Zugang zu entfernt gelegenen Kunden zu unterstützen.

Sicher die Möglichkeit der medizinischen Konsultation und Beratung für den Notfall.

5. Mit den Mitarbeitern kommunizieren und sie unterrichten.

Entwickel und verteile Programme und Materialien zu den grundsätzlichen Fragen einer Pandemie (z.B. Zeichen und Symptome einer Grippe, Art der Übertragung), zu persönlichem Schutz und dem Schutz der Familie sowie Reaktionsmöglichkeiten (z.B. Handhygiene, Husten/Nies-Etikette, Krisenplan).

Antizipiere Furcht und Ängste der Mitarbeiter, Gerüchte und Missinformationen und plane entsprechend die Art der Kommunikation.

Sicher, dass die Kommunikation kulturell und sprachlich angemessen ist.

Verteile die Informationen über den Pandemie-Bereitschafts- und Reaktionsplan unter den Mitarbeitern.

Stelle Informationen zur Heimpflege von kranken Mitarbeitern und Familienmitgliedern zur Verfügung.

Entwickel eine Plattform (z.B. hotlines, entsprechende Inter- (Intra-) netseiten), um den Status der Pandemie und entsprechende Aktivitäten an Mitarbeiter, Lieferanten, Versorger und Kunden innerhalb und außerhalb der Firma in einer widerspruchsfreien und zeitgerechten Art zu kommunizieren, inkl. wiederholten Informationen zum Notfallkontaktsystem.

Bestimme kommunale Quellen für zeitgerechte und akkurate Pandemie-Informationen (national und international) sowie Quellen, um Gegenmittel (z.B. Impfstoffe und Virusstatika) zu erhalten.

6. Koordination mit Organisationen außerhalb des Unternehmens und Unterstützung der kommunalen Struktur.

Arbeite mit Versicherungsunternehmern, öffentlichen Gesundheitsplanern und größeren lokalen Gesundheitsinstitutionen zusammen, um deine Pandemiepläne mit diesen zu besprechen und deren Möglichkeiten und Pläne zu verstehen.

Arbeite mit staatlichen, Landes- und örtlichen Stellen, die für die öffentliche Gesundheit zuständig sind, und/oder mit Notfallinstitutionen zusammen, um an deren Planungsprozessen teilzunehmen, ihre Pandemiepläne mit ihnen zu besprechen und deren Möglichkeiten und Pläne zu verstehen.

Kommuniziere mit örtlichen und/oder Landesstellen des öffentlichen Gesundheitswesens und/oder Notfallinstitutionen darüber, inwieweit deine Firma in der Lage ist, die Allgemeinheit finanziell und/oder mit Diensten zu unterstützen.

Teile die besten ausgearbeiteten Pläne mit anderen lokalen Unternehmen, Handelskammern und Vereinigungen, um die Anstrengungen der Allgemeinheit, auf den Virus zu reagieren, zu verbessern.

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