Inspektionssoftware für Transport- und Logistik-Teams

Fahrer:innen und Außenteams können Übergaben, Abfahrtkontrollen und Schadensmeldungen in der mobilen Lumiform-App auf ihrem eigenen Smartphone erledigen. Einträge werden inklusive Fotos und Notizen lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. So können sie von Auftrag zu Auftrag weiterarbeiten, und du erhältst trotzdem eine vollständige, zeitgestempelte Dokumentation, sobald das Gerät online ist.

Wenn Fahrer:innen Trailerübergaben und Schäden in Lumiform dokumentieren, werden Fotos und Befunde mit Trailer-, Datums- und Fahrerangaben gespeichert. Schaden- oder Qualitätsteams können Berichte nach Asset oder Zeitraum filtern und sehen die komplette Historie, inklusive wer welchen Schaden wann erfasst hat. So erkennst du schnell, ob ein Defekt bereits vor der aktuellen Tour vorhanden war, statt hunderte einzelne Formulare oder E-Mails durchsuchen zu müssen.

Abgeschlossene und unterschriebene Formulare werden in Lumiform mit einem klaren Nachweis gespeichert, wer sie wann ausgefüllt und unterschrieben hat. Nach der Übermittlung werden Einträge in der Regel nicht mehr von Frontline-Nutzer:innen geändert. Wo Anpassungen erlaubt sind, werden sie protokolliert, sodass du siehst, was geändert wurde und von wem. Wenn du besonders strikte Sperren für bestimmte Übergaben oder Verträge brauchst, kann dein Lumiform-Ansprechpartner Workflows und Berechtigungen so einstellen, dass operative Nutzer kritische Datensätze nach der Unterschrift nicht stillschweigend anpassen können.

Du kannst Checklisten in Lumiform so konfigurieren, dass bestimmte Fragen ein Foto erfordern, bevor das Formular abgeschickt werden kann. Das ist besonders hilfreich bei Fahrzeugzustand, Ladungssicherung oder Reinigungschecks, bei denen du immer einen visuellen Nachweis möchtest. Fahrer:innen sehen klar, wo ein Foto Pflicht ist, und die App lässt den Check erst abschließen, wenn das Bild angehängt wurde. So reduzierst du „Haken ohne Beleg“ und gibst Schaden- und Qualitätsteams bessere Unterlagen, wenn später Fragen oder Streitfälle auftreten.

Formulare in Lumiform können in mehreren Sprachen angelegt und gepflegt werden, sodass unterschiedliche Fahrergruppen Feldtexte und Fragen in der Sprache sehen, mit der sie am besten arbeiten. Zentrale Logistikbegriffe übersetzt du einmal und hältst dann die Struktur über alle Sprachen hinweg synchron. Welche Sprachen genau verfügbar sind und wie die Übersetzung für bestimmte osteuropäische Sprachen wie Polnisch, Bulgarisch, Ungarisch oder Ukrainisch abläuft, hängt von deinem Setup ab. Dein Lumiform-Ansprechpartner prüft deine Sprachanforderungen und stimmt mit dir ab, was in eurem Account möglich ist.

Wenn in einer Inspektion ein Defekt oder fehlender Artikel erfasst wird, kann Lumiform automatisch eine Maßnahme für Instandhaltung, Qualität oder Einkauf anlegen und Benachrichtigungen an diese Rollen senden. Du legst fest, welche Befunde zu Maßnahmen führen, wer verantwortlich ist und welche E-Mail- oder In-App-Benachrichtigungen ausgelöst werden. Offene und überfällige Maßnahmen siehst du in Listen und Dashboards, sodass du erkennst, welche Depots oder Fahrzeuge noch auf Reparaturen warten, statt dich auf Telefonate oder lose Excel-Listen zu verlassen.

Über rollenbasierten Zugriff in Lumiform schränkst du ein, was externe Partner sehen. Subunternehmer oder Servicepartner kannst du in eigene Gruppen oder Standorte legen, sodass sie nur auf die Checklisten, Maßnahmen und Berichte zugreifen, die zu ihren Jobs oder Sites gehören. Andere Kund:innen, Routen oder Depots außerhalb ihrer Berechtigungen bleiben ausgeblendet. Dein Team steuert, wer Formulare erstellen und ändern darf, wer sie nur ausfüllt und welche Daten jede Gruppe einsehen kann.

Du kannst Abfahrtchecklisten für Fahrzeuge erstellen, die Reifen, Bremsen, Beleuchtung, Dokumente und alle UVV- oder lokalen Compliance-Punkte abdecken. Für Gabelstapler und andere Flurförderzeuge legst du wiederkehrende UVV-Prüfungen mit Pflichtfragen und Fotos an. Jede abgeschlossene Checkliste wird mit Datum, Asset, Standort und Nutzer gespeichert und kann als PDF oder Datenzeile exportiert werden. Ob die Dokumentation rechtlich ausreicht, hängt immer von deinen lokalen Vorgaben ab.

Lumiform kann für jede abgeschlossene Inspektion einen kombinierten Bericht mit allen Antworten und Fotos als ein PDF erzeugen, das du intern oder mit Kund:innen teilen kannst. Parallel dazu lassen sich strukturierte Daten aus vielen Inspektionen in Tabellenform exportieren, um sie in Power BI, Tableau oder andere BI-Tools zu laden. So entfällt das manuelle Zusammenfügen hunderter Einzelfiles. Welche Exportformate, Automatisierungen und Integrationsoptionen genau verfügbar sind, hängt von deinem Plan und deiner Konfiguration ab.