So verbesserst du die Instandhaltung mit einer Wartungssoftware
Wir wissen, wie stressig es sein kann ein Unternehmen zu leiten. Du musst Kund*innen versorgen, deine Mitarbeiter*innen vor möglichen Gefahren schützen und dafür sorgen, dass jegliche Arbeit nicht durch fehlerhafte Maschinen, Systeme, Anlagen oder Betriebsmittel aufgehalten wird, bzw. dass Ausfälle so schnell wie möglich behoben werden.
Es ist aber nicht immer leicht hierbei den Überblick zu behalten. Kontrollen werden nicht regelmäßig durchgeführt, niemand fühlt sich verantowrtlich und egal, ob es darum geht Flugzeuge zu warten, Brenner zu überprüfen oder deine Hotelanlage zu warten, Papierchecklisten erschweren Analyseprozesse und können leicht verloren gehen.
Mit einer organisierten Wartungsplaner App kannst du automatisch regelmäßige Maschineninspektionen anordnen und die betreffenden Teammitglieder*innen über Benachrichtigungen informieren welche Wartungsarbeiten stattfinden sollen. So vermeidest du Reparaturen, Verzögerungen und Projektausfälle, denn die App erleichtert dir vorbeugende Wartungsarbeiten und macht Organisation zum Kinderspiel.
Wie kann eine mobile Software dir bei der Instandhaltung helfen?
Eine Wartungssoftware kann bei der Instandhaltung auf verschiedene Weise helfen. So kann sie zum Beispiel verwendet werden, um Wartungsaufgaben zu verfolgen und zu planen, Anlagen auf Anzeichen von Ausfällen zu überwachen und Echtzeit-Updates über den Status der Wartungsarbeiten zu liefern.
Eine mobile Software kann auch als Bibliothek fungieren, denn innerhalb der Lumiform Wartungsplaner App kannst du problemlos technische Handbücher und andere Nachschlagewerke hinterlegen, damit deine Teammitglieder keine wichtigen Arbeitsschritte vergessen, oder sich über Gefahrstoffe oder Sicherheitskennzeichen und -symbole informieren können.
Über eine App kannst du außerdem direkt vor Ort mit Wartungsmitarbeiter*innen und Vorgesetzten kommunizieren und Informationen über Wartungsarbeiten aufzeichnen (z. B. die verwendeten Teile oder die für die Arbeiten benötigte Zeit). So kannst du deine Instandhaltung effizienter und effektiver gestalten, das Fehlerrisiko verringern und einen zentralen Ort für alle instandhaltungsbezogenen Informationen bereitstellen.
Regelmäßige Wartungen durchführen zu lassen, klingt zunächst einmal einfach, es zeigt sich aber immer wieder, dass es schwierig sein kann, Routinen konsequent durchzuhalten, wenn die Aufgaben komplexer werden. Es kann z.B. dazu kommen, dass deine Mitarbeiter*innen Details übersehen oder dass einige Inspektionen und Aufgaben sogar ganz ausgelassen werden, wenn sie als lästig empfunden werden. Dies kann fatale Folgen für Mensch, Maschine und Unternehmen haben, besonders wenn es um Sicherheit geht.
Eine Wartungsplaner Software hilft dir dabei deine Mitarbeiter*innen bei Kontrollen zu unterstützen und vereinfacht deine Prozesse. Auf diese Weise kannst du verhindern, organisatorische und behördliche Standards zu verfehlen und deinem Unternehmen helfen, Spitzenleistung zu erbringen.
Einfach ausgedrückt: Eine digitale Technologie wie Lumiform unterstützt dich dabei, besser den Überblick über die Prozesse in deinem Unternehmen zu behalten. Eine effektive Software für Instandhaltung und Wartung sollte folgendes können:
- Einen einfachen Zugang zu den Daten gewähren, die für die Wartung und den Betrieb deines Unternehmens relevant sind
- Bewertungen, Inspektionen und Evaluierungen schneller, effizienter und zuverlässiger machen
- Flexibel genug sein, um sich nahtlos in deinen Arbeitsablauf zu integrieren und diesen letztendlich zu verbessern
So verwendest du eine Wartungssoftware effizient…
… als Arbeitsauftrag
Vorgesetzte, Manager*innen oder Kund*innen vergeben Arbeitsaufträge an eine Person oder Gruppe mit den entsprechenden Fähigkeiten, um eine Anfrage für Wartung, Reparatur oder andere Arten von Arbeiten zu autorisieren. Sie beinhalten Einzelheiten zu der angeforderten Arbeit, wie Qualität und Quantität, Fälligkeitsdatum, zugeordnete Personen und zusätzliche Notizen.
- Eine gute Wartungsapp hilft dir, anpassbare Vorlagen für Arbeitsaufträge zu erstellen, die deinen Geschäftsanforderungen entsprechen. Plane sie außerdem automatisch als tägliche, wöchentliche oder monatlich wiederkehrende Aufträge ein, sodass du stets den Überblick behältst.
- Du kannst den Status von Arbeitsaufträgen einfach über dein Mobiltelefon oder Tablet prüfen. Du musst keine Papierdokumente mehr mit dir herumtragen.
- Außerdem kannst du über die App bei Bedarf zusätzliche Aufgaben anlegen und den zuständigen Mitarbeitern zuweisen.
- Es ist keine erneute Dateneingabe mehr notwendig. Ausgefüllte Formulare kannst du umgehend zu Berichten in verschiedenen Formaten generieren. Du kannst sie auch als Empfangsbestätigung für Kunden verwenden.
- Alle deine gesammelten Daten werden in der Cloud gespeichert. Keine Sorgen mehr über fehlende oder zerstörte Papierdokumente.
- Deine Kunden können ihre Arbeitsaufträge durch elektronische Unterschriften bestätigen. Es müssen keine Arbeitsauftragsformulare mehr ausgedruckt werden.
… zur Fahrzeugwartung
Die Fahrzeuginstandhaltung ist ein wesentlicher Prozess für Unternehmen, die den Güterverkehr entweder als Dienstleistung oder zur Lieferung ihrer Produkte in Anspruch nehmen. Dies gilt auch für Taxi- und Mietwagenunternehmen, die Fahrzeuge als Haupteinnahmequelle nutzen. Das Instandhalten von Fahrzeugen durch regelmäßige und ordnungsgemäße Wartung steigert die Produktivität, indem du die Zeit, die die Fahrzeuge auf der Straße verbringen, maximierst und das Risiko von Ausfallzeiten aufgrund mechanischer Ausfälle minimierst.
- Führe papierlose Fahrzeuginspektionen auf deinem mobilen Gerät durch und identifiziere Bereiche, die eine Wartung, Reparatur oder einen Austausch benötigen.
- Plane Fahrzeuginspektionen und weise den Mitarbeitern diese zu.
- Protokolliere während der Wartung mithilfe der Software alles digital und lade die Daten in die Cloud hoch. Stapel von Papierprotokollen und die physische Speicherung gehören der Vergangenheit an.
- Nimm Fotos von Mängeln, Unregelmäßigkeiten und anderen bemerkenswerten Sachverhalten auf. Du benötigst so weniger Zeit für die schriftliche Beschreibung von Auffälligkeiten, wenn du sie einfach zeigen kannst.
- Es ist nicht mehr notwendig, E-Mails zu verfassen oder Papierkram auszudrucken, um die Inspektionsprotokolle dem Management vorzulegen. Die Software für Wartung und Instandhaltung kann so konfiguriert werden, dass sie automatisch Berichte weiterleitet und verantwortlichen Personen Zugang zur Verwaltung gewährt.
… zur Gebäudeinstandhaltung
Um sicherzustellen, dass ein Gebäude (im Allgemeinen ein Wohngebäude, aber auch ein Industriegebäude) seine Funktionalität und strukturelle Unversehrtheit behält, werden im Rahmen der Wartungsroutinen regelmäßige Inspektionen durchgeführt. Die strukturellen Grundlagen und ästhetischen Gesichtspunkte eines Gebäudes müssen etwa jedes Jahr gründlich überprüft werden, um nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Lebensqualität der Mieter zu gewährleisten. Prüfe doch z.B. deine Dieselgeneratoren mit einer Checkliste!
- Mache Fotos von Strukturschäden, Ausfällen und Verschleiß, um sie als Beweis für Zustandsuntersuchungen und Gebäudeinstandhaltungsberichte zu verwenden.
- Passe die zur Verfügung gestellten Vorlagen an deine Bedürfnisse und Präferenzen an.
- Vergebe Prioritäten und ordne Maßnahmen in Bezug auf Wartungs-, Reparatur- oder Austauscharbeiten dem entsprechenden Personal (Hausmeister, Elektriker, Anlagenmechaniker usw.).
- Plane routinemäßige und Ad-hoc-Inspektionen von Gebäuden über die App, um das zuständige Personal zu benachrichtigen. Du musst keine E-Mails versenden.
- Erstelle sofort Berichte, die du mit Kunden und Kollegen teilen kannst.
- Alle gesammelten Informationen der Inspektions- und Wartungsprotokolle finden Platz im cloud-basierten Speicher und ermöglichen von überall und jederzeit den Zugriff.
… zur Instandhaltung im Facility Management
Eine Zustandsbewertung ist üblicherweise der erste Schritt bei der Instandhaltung von Einrichtungen. Sie unterscheidet sich von einer regulären Inspektionen der Gebäudewartung, da ihr Hauptzweck darin besteht, Bereiche und Aspekte der Einrichtung zu bestimmen, die größere Reparatur- oder Wartungsarbeiten erfordern. Eine Inspektion der Gebäudewartung verschafft dagegen eher einen allgemeinen Überblick über den Status der Einrichtung.
- Mache Fotos von Einrichtungen als Beweis für ihren Status und kommentiere diese je nach Bedarf.
- Passe deine Vorlagen einfach an die Herausforderungen der aktuellen Anlagen an und aktualisiere sie dementsprechend.
- Nehme Notizen auf und schreibe Einzelheiten dazu auf, was repariert, gewartet oder ersetzt werden muss.
- Gebe Prioritätsstufen für Aufgaben an und weisen diesem den entsprechenden Mitarbeitern zu.
- Speicher diene Bericht im unbegrenzten Cloud-basierten Speicher. Gewähre dem zuständigen Personal und/oder Kunden automatischen Zugang.
… zur Serverwartung
Dein Computer-Server beherbergt ein riesiges Netzwerk von Kunden, das macht eine routinemäßige Wartung unverzichtbar. Nur dadurch kann sichergestellt werden, dass die Arbeitslast zu bewältigen ist, eine optimale Leistung erzielt wird und unerwünschte Ausfallzeiten verhindert werden können. IT-Fachleute führen in der Regel täglich, wöchentlich oder monatlich je nach Notwendigkeit Serverinspektionen durch.
- Passe Checklisten in der Software für Instandhaltung und Wartung entsprechend der Serverkonfiguration an und stelle sicher, dass keine kleineren oder kritischen Prüfungen versäumt werden.
- Stelle die Einhaltung von Routinekontrollen sicher, indem du Elemente der Checkliste auf „obligatorisch“ setzt, wobei Inspektionen nur dann als abgeschlossen werden können, wenn alle Elemente bestätigt wurden.
- Machen dir Notizen zur Inspektion und füge nach Belieben Fotos, Kommentare und Vorschläge hinzu.
- Gewähren deinem Vorgesetzten oder dem nächsten diensthabenden Mitarbeiter über die App automatischen Zugang zu den Berichten, um sie auf dem Laufenden zu halten.
- Verwende alle digital gesammelten Daten als Dokumentation für bestimmte Zertifizierungen.