HACCP-Software für Audits und sichere Dokumentation

Du kannst bestehende Excel-Dateien oder PDFs direkt in den Form Builder von Lumiform hochladen, um sie in digitale Checklisten umzuwandeln. Das KI-Tool unterstützt dich bei der Umwandlung, damit du nicht alles von Grund auf manuell neu erstellen musst. Deine bestehenden Fragenstrukturen, Temperaturbereiche und Prozessschritte werden in das digitale Format übernommen. Du prüfst und passt das Ergebnis an, dann ist das Formular bereit zum Zuweisen und Verwenden. Du musst nicht auf einer leeren Seite beginnen.

Du erstellst für jede Kühleinheit ein separates Formular oder einen separaten Abschnitt, einschließlich Tiefkühlinseln und Frischetheken. Jede Einheit erhält ihr eigenes tägliches Temperaturprotokoll mit festgelegten zulässigen Bereichen. Wenn ein Messwert außerhalb des festgelegten Grenzwerts liegt, kann Lumiform automatisch eine Korrekturmaßnahme auslösen und die verantwortliche Person benachrichtigen. Du richtest so viele Einheiten ein, wie dein Geschäft benötigt, und jede wird unabhängig mit ihrem eigenen Audit-Trail erfasst.

Das ist der Kern von Lumiform: Jede abgeschlossene Inspektion wird digital gespeichert und ist nach Datum, Standort, Formulartyp oder Abteilung durchsuchbar. Wenn ein Behördenprüfer kommt, filterst du nach der relevanten Kontrolle und rufst den Nachweis in Sekunden auf. Keine Ordner, kein Scrollen durch fortlaufende Einträge, kein Suchen in falsch abgelegten Aktenordnern.

Ja. Lumiform speichert abgeschlossene Audits, festgestellte Ergebnisse und zugehörige Korrekturmaßnahmen mit Nachweisen digital und gibt dir so im Lauf der Zeit eine nachvollziehbare Historie. Manager können frühere Ergebnisse prüfen und verfolgen, ob Folgemaßnahmen abgeschlossen wurden. Sie können die Aufzeichnungen auch nutzen, um wiederkehrende Probleme zu erkennen oder sich auf künftige Audits und Inspektionen vorzubereiten.

Ja. Alle abgeschlossenen Inspektionsaufzeichnungen werden in der Cloud gespeichert und bleiben über das Desktop-Dashboard und die mobile App zugänglich. Die Aufzeichnungen sind für autorisierte Nutzer jederzeit verfügbar, darunter Filialmitarbeitende und Manager. Lumiforms Speicherarchitektur unterstützt die fünfjährige Aufbewahrungspflicht für HACCP-Dokumentation. Du musst keine physischen Ordner führen oder Papierblätter manuell scannen und ablegen, um deine gesetzlichen Nachweispflichten zu erfüllen.

Ja. Während oder nach einer Inspektion erstellst du direkt aus dem Befund eine Korrekturmaßnahme und weist sie der verantwortlichen Person zu. Sie erhält eine Benachrichtigung, sieht die Aufgabe in ihrer Maßnahmenliste und bestätigt den Abschluss, wenn sie erledigt ist. Du verfolgst den Status im Dashboard von offen bis gelöst. Nichts geht unter, weil die Aufgabe mit dem ursprünglichen Befund verknüpft ist, mit einem klaren Nachweis, wer zugewiesen wurde, wann und was getan wurde.

Du legst für jede Inspektion einen Zeitplan fest, und wenn sie nicht bis zur Frist abgeschlossen wird, sendet Lumiform automatisch eine Erinnerungsbenachrichtigung an die verantwortliche Person. Du kannst auch Warnmeldungen so einrichten, dass eine Aufsichtsperson benachrichtigt wird, wenn eine Prüfung überfällig ist. Das ersetzt das manuelle Nachfassen bei Mitarbeitenden, und Prüfungen werden nicht mehr ausgelassen oder nachträglich ausgefüllt. Das System sorgt für Regelmäßigkeit, ohne dass eine Führungskraft jedes Mal persönlich nachfassen muss.

Eine versäumte Inspektion kann auch nach der Frist noch abgeschlossen werden. Der Eintrag wird mit dem ursprünglich geplanten Datum gespeichert, sodass der Audit-Trail genau zeigt, wann die Prüfung fällig war und wann sie tatsächlich abgeschlossen wurde. Vorgesetzte und Administratoren sehen überfällige Punkte im Dashboard klar. So hast du einen ehrlichen, nachvollziehbaren Nachweis statt Lücken in deiner Dokumentation, was wichtig ist, wenn ein Behördenprüfer deine Compliance-Historie prüft.

Lumiform bietet Unterstützung beim Onboarding und Zugriff auf über 12.000 sofort einsetzbare Vorlagen, darunter HACCP-spezifische Formulare. Du musst nicht alles von Grund auf neu erstellen und kannst jede Vorlage ohne IT-Hilfe an deine spezifische Umgebung anpassen. Für Kunden, die mehr strukturierte Anleitung brauchen, unterstützen das Sales- und Customer-Success-Team die erste Einrichtung. Du musst das nicht allein herausfinden.

Die Lumiform Mobile App funktioniert vollständig offline. Mitarbeitende führen Inspektionen auf ihrem Gerät ohne Internetverbindung durch, und die Daten werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Das ist für viele Abläufe eine feste Anforderung, besonders in Bereichen wie Fleischabteilungen oder Lagerräumen, wo WLAN unzuverlässig ist. Es gehen keine Daten verloren, und keine Prüfung muss wegen eines Verbindungsproblems ausgelassen werden. Die Offline-Funktion ist sowohl auf iOS- als auch auf Android-Geräten verfügbar.

Jede abgeschlossene Inspektion erstellt automatisch einen PDF-Bericht. Du kannst ihn jederzeit direkt über das Desktop-Dashboard ausdrucken. Prüfer, die eine Papierdokumentation brauchen, erhalten einen sauberen, übersichtlichen Ausdruck mit allen abgeschlossenen Prüfungen, Zeitstempeln, Unterschriften der Mitarbeitenden und allen ergriffenen Korrekturmaßnahmen. Der digitale Datensatz und die Druckversion enthalten dieselben Informationen, du musst dich also nicht für das eine oder das andere entscheiden.

Die HACCP-Anforderungen hängen von deinem Land und der Art des Lebensmittelbetriebs ab. International legt die Allgemeinen Grundsätze der Lebensmittelhygiene des Codex Alimentarius die sieben HACCP-Grundsätze fest, auf denen viele nationale Anforderungen basieren. In der EU verlangt die Verordnung (EG) Nr. 852/2004, dass relevante Lebensmittelbetriebe Verfahren einführen, umsetzen und aufrechterhalten, die auf HACCP-Grundsätzen beruhen. Andere Rechtsordnungen haben ebenfalls eigene Regelwerke, etwa FDA-HACCP und Anforderungen an präventive Kontrollen in den USA sowie präventive Kontrollen nach Kanadas Safe Food for Canadians Regulations (SFCR). Es kann auch weitere Vorschriften zu Bereichen wie Allergenen, Hygieneschulungen und bestimmten Lebensmittelprodukten geben.

Ja. Du kannst Lumiform nutzen, um Inspektionen, Audits und Prüfungen zu Lebensmittelsicherheits-Standards und betrieblichen Anforderungen wie IFS, BRC, GMP, ISO 22000 und GHP durchzuführen. Jedes Regelwerk hat andere Anforderungen, daher sollten die passenden Prüfungsformulare und Workflows nach den für deinen Betrieb geltenden Standards eingerichtet werden.