Seit Anfang 2025 unterstützt Lumiform EDEKA Nord bei der Digitalisierung ihrer Qualitätsmanagement-Prozesse im Einzelhandel. Was als Pilotprojekt begann, hat sich mittlerweile zu einer Erfolgsgeschichte entwickelt, denn über 40 selbstständige EDEKA-Märkte nutzen bereits unsere digitale Lösung für Inspektionen, Audits und Dokumentationen.
In diesem Artikel teilen drei EDEKA-Partner ihre praktischen Erfahrungen: Andre Heisig aus der QM-Fachberatung, der 116 Märkte betreut; Erich Arndt, Prokurist von sechs EDEKA Hayunga Märkten in Elmshorn und Norderstedt; und Jannik Hörnke, kaufmännischer Leiter des Sven Krause Einzelmarktes auf Fehmarn.
Heisig, Arndt und Hörnke geben Einblick, wie Lumiform im Lebensmitteleinzelhandel ihren Arbeitsalltag verändert hat. Ihre Berichte zeigen, wie die digitale Transformation mit Lumiform im Einzelhandel Arbeitsabläufe effizienter gestaltet, Ressourcen spart und die Dokumentation vereinfacht: sowohl für große Filialnetze als auch für eigenständige Märkte.
Am Ende des Tages verbringen wir dank Lumiform weniger Zeit mit Papierkram und mehr Zeit mit dem, was wirklich wichtig ist: unserem Geschäft und unserer Kundschaft.
Lumiform vs. traditionelle Prozesse im Einzelhandel
| Mit Lumiform | Mit Papier und Stift | |
|---|---|---|
| Behördenkontrollen | Unter 1 Stunde durch direkte Filterung nach Bereich und Zeitraum | 4-5 Stunden Dauer mit aufwändiger Ordnersuche |
| Änderung von Formularen | Einmalige zentrale Änderung, sofort auf allen Geräten verfügbar | Erstellung, Druck und Verteilung an jeden Markt einzeln |
| Dokumentationsprozess | Direkte Erfassung auf MDE-Gerät, automatische Speicherung | Formulare ausdrucken, ausfüllen, abheften, archivieren |
| Materialverbrauch | Keine Verbrauchsmaterialien mehr nötig | 600-1500 Blätter pro Markt und Jahr, plus Druckerpatronen |
| Archivierung | Automatische digitale Archivierung mit einfachem Zugriff | Physische Aufbewahrung in Ordnern über vorgeschriebene Zeiträume |
| Kommunikation | Direkte Weiterleitung von Berichten mit Fotos an zuständige Stellen | Separate E-Mails oder Telefonate bei Auffälligkeiten |
So gelang der Einstieg
Als wir erfuhren, dass Lumiform auf dem MDE-Gerät läuft und keine zusätzliche Hardware benötigt wird, war die Entscheidung praktisch gefallen.
Qualitätsprozesse werden innerhalb des Einzelhandels auch jetzt noch vornehmlich mit Stift und Papier gehandhabt. Von HACCP Prüfungen über Reinigungsdokumentationen oder Wareneingangskontrollen, tägliche Checks verursachen eine gigantische Zettelwirtschaft, die zahllose Ordner und Regalbretter füllt und im Ernstfall für Unübersichtlichkeit im Alltag und bei Prüfungen sorgen kann.
Sowohl auf Seiten des Qualitätsmanagements als auch der Märkte wurde klar, dass EDEKA Nord mit modernen Methoden Abläufe verbessern und Prozesse effizienter gestalten kann: Weniger Papier, Ordner und manuelle Prozesse sollten für mehr Übersichtlichkeit sorgen.
Als QM-Fachberater der EDEKA Nord suchte Andre Heisig also nach einer digitalen Lösung, um den Papieraufwand in den Märkten zu reduzieren. Nach der Evaluierung verschiedener Anbieter für digitale Audits und Inspektionen fiel die Entscheidung auf Lumiform als intuitives und vielseitig einsetzbares und konfigurierbares Tool.
Die Nutzung von Lumiform wird von Heisig für die einzelnen Märkte empfohlen, dennoch bleibt die Nutzung der Software freiwillig. Um einen Einstieg dennoch so einfach wie möglich zu gestalten, digitalisierte Heisig mit dem Lumiform-Team die wichtigsten Standardformulare und sorgte für die Integration auf allen MDE-Geräten, die bereits in allen Märkten im Einsatz sind.
„Wir haben die wichtigsten Formblätter bereits in Lumiform integriert, und die restlichen kommen zeitnah,“ berichtet Heisig. Zu den bereits digitalisierten Formularen gehören folgende Kernelemente des EDEKA-QM-Handbuchs:
- Reinigungsdokumentationen
- Wareneingangskontrollen
- Temperaturlisten
Diese Kombination aus vorbereiteten Inhalten und nahtloser technischer Integration beschleunigte den Einstieg für einzelne Filialen erheblich und mittlerweile nutzen 40 EDEKA Nord Standorte Lumiform und die bereitgestellten Vorlagen für ihre Qualitätssicherung.
Inhaber Sven Krause, dessen Ziel es war, so viele papierbasierte Prozesse wie möglich zu digitalisieren, war sofort überzeugt: „Als wir erfuhren, dass Lumiform auf dem MDE-Gerät läuft und keine zusätzliche Hardware benötigt wird, war die Entscheidung praktisch gefallen,“ erinnert sich Hörnke. Der Markt konnte sofort mit den Standardprozessen starten, ohne eigene Formulare erstellen zu müssen und ohne in zusätzliche Hardware zu investieren.
Implementierung von Lumiform im Einzelhandel
EDEKA Sven Krause fand besonders schnell in das neue System: „Im Alltag haben wir es quasi schon nach zehn Minuten genutzt,“ berichtet Hörnke. Die ersten Wochen dienten vor allem dem Kennenlernen. Nach dieser kurzen Einarbeitungsphase folgte der komplette Umstieg und “Papierlisten wurden direkt verbannt,“ wie sich Hörnke erinnert.
Für Arndt als Prokurist von sechs Märkten gestaltete sich die Einführung naturgemäß komplexer. Nach etwa zwei Wochen hatte er das System zu seiner Zufriedenheit aufgesetzt und konnte dann mit der Implementierung in der ersten Filiale starten: „Der allererste Markt hat nach vier Tagen angefangen zu arbeiten,“ berichtet er.
Auch wenn Arndt sich in die Software einarbeiten musste, um die Organisationsstruktur der Hayunga Märkte angemessen abzubilden, merkte er sofort, wie benutzerfreundlich die Software ist, ganz besonders für die Endnutzer im Markt: „Wenn man sich den Formular Baukasten als Manager das erste Mal anschaut, muss man sich erstmal mit allen Funktionen vertraut machen,“ erklärt Arndt, „aber das fertige Formular auf dem Gerät ist für die Mitarbeiter*innen unglaublich intuitiv aufgebaut: Es führt sie Schritt für Schritt durch den Prozess, sie müssen nur den Anweisungen folgen.“
Die Einarbeitungszeit fiel daher durchweg kurz aus, denn statt langer theoretischer Einführungen setzen die Märkte auf praktisches Learning-by-Doing. “Nach weniger als einer Woche haben alle das System vollständig begriffen,“ betont Hörnke. „Man muss keinen großen Schulungsaufwand betreiben, denn Lumiform ist wirklich selbsterklärend.“
Sogar skeptische Mitarbeiter*innen haben sich rasch in das System eingefunden und begreifen es mittlerweile als Arbeitserleichterung und nicht als zusätzliche Belastung.
Als Administrator hat Arndt außerdem stets den Überblick und kann einsehen, wenn es überfällige Maßnahmen gibt: „Ich kann, egal wo ich bin, gleich auf jeden Markt zugreifen und unterstützen, wenn es Fragen oder Probleme gibt.“
Nach weniger als einer Woche haben alle das System vollständig begriffen. Man muss keinen großen Schulungsaufwand betreiben, denn Lumiform ist wirklich selbsterklärend.
Lumiform im Marktalltag
Lumiform hat sich in den teilnehmenden Märkten schnell in den Arbeitsalltag integriert – und bewährt. Da die wichtigsten Formulare jetzt stets griffbereit auf dem MDE-Gerät sind, müssen keine Formulare gedruckt, gesucht oder abgeheftet werden; Lumiform ist immer sofort zur Hand und hat eine erhebliche Zeitersparnis im Tagesgeschäft zur Folge.
Besonders geschätzt wird die intelligente Logik, die Heisig in viele Formulare integriert hat. Bei der Wareneingangskontrolle beispielsweise gibt das System automatisch Warnhinweise, wenn Temperaturgrenzwerte überschritten werden: „Wenn eine zu hohe Temperatur eingegeben wird, weist das System die Mitarbeiter*innen auf das Problem hin und erstellt automatische Maßnahmen.“ Diese Unterstützung ist besonders wertvoll für Auszubildende oder neue Mitarbeiter*innen, die noch nicht alle Temperaturgrenzwerte auswendig kennen.
Wertvoll sind außerdem spezielle Formulare, die die Kommunikation zwischen den autonomen Märkten und dem QM-Team vereinfachen. „Wir haben ein Formblatt erstellt, das so eingestellt ist, dass es bei Abschluss direkt per E-Mail an unsere Abteilung geht,“ erklärt Heisig. „Zum Beispiel bei Produktfehlermeldungen im Obst und Gemüse. Der Markt nimmt ein Foto auf, füllt das Formular aus, und alle relevanten Informationen erreichen uns ohne separate E-Mails schreiben zu müssen.“
Eine solche automatisierte Kommunikation spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Nachverfolgbarkeit, während die Märkte weiterhin völlig autonome Accounts haben. Die Kontrolle bleibt beim Kaufmann, während die Zusammenarbeit deutlich effizienter wird.
Über die QM-Standardprozesse hinaus zeigen die individuellen Erweiterungen der einzelnen Märkte die Vielseitigkeit des Systems und seiner Anwendungsmöglichkeiten. Die einzelnen Märkte können nämlich neben den vorinstallierten QM Standardvorlagen auch problemlos ihre eigenen Formulare bauen. Der EDEKA-Markt Sven Krause hat beispielsweise eigene Formulare für Herstellungslisten von Salaten und der Salatbar entwickelt. „Wir haben eine Liste gemacht, wo unsere Mitarbeiter*innen eintragen, was sie hergestellt haben, zu welchem Datum, und wie lange es haltbar ist,“ berichtet Hörnke.
Arndt hat für seine Märkte spezielle Desinfektionslisten erstellt und Heisig berichtet erfreut von weiteren kreativen Anwendungen, die er in verschiedenen Märkten beobachtet hat: „Ein Markt nutzt Lumiform für die Kontrolle der Außenbereiche, um das Fegen des Parkplatzes und die Kontrolle der Mülltonnen zu dokumentieren.“
Die praktische Nutzung der App im Tagesablauf profitiert von der Mobilität des Systems. Die Erfassung erfolgt direkt am Ort des Geschehens, sei es am Wareneingang, in der Kühlung oder an der Salattheke. Die Signatur- und Fotofunktion wird in fast allen Formularen genutzt: „In jeder Aufgabe fragen wir nach einer Signatur, damit man mit einer Unterschrift Verantwortlichkeiten sicherstellen kann,“ erläutert Hörnke. Besonders praktisch bei Reklamationen: Defekte Produkte können fotografiert und direkt mit dem Formular weitergeleitet werden.
Sämtliche Marktdaten bleiben dabei sicher: Lumiform speichert alle Informationen ausschließlich in deutschen Rechenzentren und erfüllt die strengen europäischen Datenschutzanforderungen.
Behörden- und Qualitätskontrollen mit Lumiform meistern
Die Mobilität des Systems ist jedoch nicht nur für den Marktalltag relevant, sondern erleichtert auch den Ablauf behördlicher Kontrollen. Bei Prüfungen durch Lebensmittelüberwachung, Bio-Zertifizierung oder QM-Kontrollen zeigt sich ein besonders deutlicher Unterschied zwischen der klassischen Papierablage und der digitalen Dokumentation.
„Vor Lumiform waren Behördenkontrollen immer mit viel Stress verbunden,“ erinnert sich Hörnke. „Man stand mit dem Prüfer im Büro und musste einen Ordner nach dem anderen durchsuchen.“
Mit der digitalen Lösung hat sich der Ablauf grundlegend geändert: „Die Bio-Zertifizierung war die entspannteste Prüfung, die ich jemals hatte,” erklärt Hörnke erfreut: „Ich konnte einfach nach einem Zeitraum oder einer Kategorie filtern, und die gesamte geforderte Dokumentation war sofort zur Hand.“
Der professionelle Eindruck bei externen Prüfern ist ein weiterer positiver Nebeneffekt. „Die Prüfer sind echt beeindruckt von Lumiform und den gewonnenen Daten,“ berichtet Heisig. Die übersichtliche Darstellung der Dokumentation und die Möglichkeit, bei Bedarf sofort auf Fotos und digitale Signaturen zuzugreifen, vermitteln ein Bild von Sorgfalt und moderner Betriebsführung.
Selbst kurzfristig angesetzte Kontrollen werden zum Kinderspiel: „Alles ist direkt abrufbar; keine Panik mehr, dass irgendwelche Unterlagen fehlen könnten.“
Man muss keine Zettel mehr suchen und Ordner holen. Die Checkliste ist immer in der Tasche auf dem MDE-Gerät.
So spart EDEKA Nord Ressourcen mit Lumiform
Zeit- und Materialeinsparungen wurden von allen Interviewpartnern hervorgehoben, aber welche konkreten Einsparungen bringt die Digitalisierung mit Lumiform tatsächlich?
„Bei sechs Märkten mit je 52 Wochen reden wir von etwa 600-1500 Blättern pro Markt und Jahr,“ rechnet Arndt vor. „Da kommt einiges zusammen.“ Hinzu kommen die Einsparungen bei Druckerpatronen, Kopierkosten und Archivierungsmaterial.
„Der Kostenfaktor an Papier ist enorm,“ bestätigt Hörnke. „Allein die ganzen Ordner, das Ausdrucken, Kopieren und Abheften – das summiert sich.” Auch der gewonnene Platz durch weniger Aktenordner macht sich in den oft begrenzten Büroräumen bemerkbar.
Noch deutlicher fallen die Zeiteinsparungen ins Gewicht. Bei Behördenkontrollen berichten die Märkte von 50-60% weniger Zeitaufwand. Auch die tägliche Dokumentationserstellung und -verwaltung wird erheblich beschleunigt. „Zeit ist Geld, das weiß jeder Kaufmann,” betont Arndt. “Man muss keine Zettel mehr suchen und Ordner holen, denn die Checkliste ist immer in der Tasche auf dem MDE-Gerät.“
Ein weiterer entscheidender Vorteil zeigt sich bei Formularänderungen. „Wenn ich früher ein Formular ändern musste, habe ich das auf dem Computer gemacht, musste es für jeden Markt drucken, abheften und hinfahren,“ erinnert sich Arndt. „Jetzt ändere ich es einmal im System, und es ist sofort auf allen Geräten aktualisiert.“
Zusammenfassend lassen sich die größten Gewinne durch die Einführung von Lumiform für die EDEKA-Partner in fünf Kernpunkten zusammenfassen:
- Zeitersparnis: Bei allen Prozessen von der Vorbereitung über die tägliche Dokumentation bis zur Behördenkontrolle
- Papiereinsparung: Deutliche Reduzierung des Materialverbrauchs und des Archivierungsbedarfs
- Flexibilität: Schnelle Anpassung von Formularen und sofortige Verfügbarkeit auf allen Geräten
- Professionalität bei Prüfungen: Strukturierte Dokumentation sorgt für reibungslose Kontrollen
- Mobilität: Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente, keine Zettelsuche mehr
Solche Einsparungen summieren sich im Laufe eines Jahres zu erheblichen Beträgen und schaffen Freiräume, die das Personal für wertschöpfendere Tätigkeiten nutzen kann: „Am Ende des Tages verbringen wir dank Lumiform weniger Zeit mit Papierkram und mehr Zeit mit dem, was wirklich wichtig ist: unserem Geschäft und unserer Kundschaft,“ fasst Hörnke zusammen.
3 Praktische Tipps für den Einstieg
Als begeisterte Lumiform Nutzer sehen Heisig, Arndt und Hörnke einen großen Mehrwert im Umstieg auf ein digitales System wie Lumiform. Hier sind einige wertvolle Tipps für einen erfolgreichen Einstieg in die digitale Qualitätssicherung:
- Mit Standardformularen starten: „Neue Nutzer*innen sollten mit den vorhandenen EDEKA-Formularen starten,“ empfiehlt Arndt. „Die sind erprobt, funktionieren sofort und sind gesetzeskonform aufgesetzt.“ Danach können die Märkte sich selbst am Formularbaukasten versuchen und erste eigene Checklisten erstellen.
- Praktisch demonstrieren statt theoretisch erklären: Lumiforms intuitive Benutzeroberfläche wird vielfach hervorgehoben und macht lange Schulungen überflüssig. Learning-by-doing ist der beste Ansatz.
- Verantwortlichkeiten klar festlegen: Besonders für Mehrfilialbetriebe empfiehlt Arndt eine klare Struktur: „Legt von Anfang an fest, wer Änderungen vornehmen darf und wer nur ausfüllt.“
Ausblick
Alle drei EDEKA-Partner ziehen während der Interviews eine positive Bilanz zu ihrer Erfahrung mit Lumiform. Die deutlichen Zeit- und Materialeinsparungen, die vereinfachten Behördenkontrollen und die verbesserte Nachvollziehbarkeit haben die anfänglichen Erwartungen übertroffen.
Während Heisig weiter daran arbeitet, alle QM-Formulare zu digitalisieren, entwickeln die Märkte immer neue Anwendungsbereiche für das System. “Der nächste Schritt für uns ist die Einbindung des Aufgabenmanagements,” erklärt Arndt.
Mit jedem neuen Formular und jeder Prozessverbesserung entfernen sich die teilnehmenden EDEKA Märkte weiter von papiergestützten Abläufen und zeigen, wie pragmatische Digitalisierung im Einzelhandel funktionieren kann.
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Wir bedanken uns herzlich bei Andre Heisig, Erich Arndt und Jannik Hörnke und EDEKA Nord für ihre Zeit und die wertvollen Einblicke in ihre Erfahrungen mit Lumiform.