Gebäudeinspektions-App für jedes Objekt, das du betreust

Lumiform ist auf Inspektionen, Maßnahmen und Dokumentation fokussiert, nicht auf den vollständigen Funktionsumfang eines CAFM. In vielen Setups bleibt euer CAFM oder Asset-System die zentrale Datenbasis, während Lumiform die mobile Ebene für Begehungen, Befunde, Aufgaben und Berichte abdeckt. Welche Integrationsmöglichkeiten sinnvoll sind, hängt von euren Tools und Anforderungen ab und sollte im Scoping konkret geprüft werden.

Du kannst Prüfungen so strukturieren, dass Asset-Typ, ID und Standort immer als Felder erfasst werden. Dadurch kannst du Berichte und Daten nach Kategorien wie Brandschutztüren oder Aufzüge filtern und den Status je Asset-Gruppe auswerten. Für eine vollständig „asset-first“ Navigation wie in einem klassischen CAFM solltest du im Demo prüfen, ob Lumiforms inspektionszentrierte Sichtweise eure Erwartungen abdeckt.

Du kannst mit einer Basis-Checkliste arbeiten und über bedingte Felder oder Abschnitte steuern, welche Teile angezeigt werden. So erscheint zum Beispiel ein Aufzugsblock nur bei Objekten mit Aufzug. Das reduziert Pflegeaufwand, weil du Formulierungen oder Prüfpunkte zentral änderst und neue Inspektionen automatisch die aktuelle Version nutzen.

Lumiform startet vom Inspektions- und Maßnahmenprozess aus, nicht von einem Asset-Baum. Du kannst aber durch klare Asset-IDs, Objektstruktur, Standortfelder und Filter eine sehr nutzbare asset-nahe Sicht aufbauen. Wenn eure Nutzer:innen primär erwarten, ein Asset anzuklicken und alle Daten in einer eigenen Asset-Ansicht zu sehen, sollte das als Muss-Kriterium im Proof of Concept geprüft werden.

Lumiform dokumentiert, wer welche Inspektion wann durchgeführt hat, inklusive Antworten, Fotos und Unterschriften. Befunde können als Maßnahmen nachverfolgt werden, sodass sichtbar ist, wie ein Mangel bearbeitet und geschlossen wurde. Berichte lassen sich exportieren und für Kund:innen oder Behörden bereitstellen. Ob das alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, hängt von euren internen Regeln und der Jurisdiktion ab und sollte von Compliance oder HSE geprüft werden.

In vielen Setups kannst du wiederkehrende Inspektionen planen und Intervalle zentral anpassen, sodass neue Aufgaben dem aktualisierten Rhythmus folgen. Wie weit sich das wie eine „Bulk-Änderung“ über viele Varianten, Standorte und Sonderfälle verhält, hängt von eurer Struktur ab. Wenn ihr viele Asset-Typen gleichzeitig umstellen wollt, lohnt sich ein konkretes Beispiel im Setup-Workshop.

Viele FM-Teams kommen mit Raum- und Assetlisten aus Excel. Ob und wie Bulk-Importe in eurem Setup abgebildet werden können, hängt von eurem Plan und dem gewünschten Datenmodell ab. Der beste Weg ist, ein Beispiel eurer Dateien bereitzustellen, damit Lumiform mit euch klärt, wie Standortstruktur, IDs und Pflichtfelder sauber übernommen werden.

Externe Partner können mit eigenen Accounts und Berechtigungen arbeiten, sodass sie nur ihre relevanten Objekte, Checklisten oder Aufträge sehen. Abgeschlossene Inspektionen werden als Datensatz und Bericht gespeichert. Welche Änderungen nach Abschluss möglich sind, wie die Änderungsprotokolle aussehen und welche Sperren ihr braucht, ist ein Compliance-Thema und sollte vorab geklärt werden, besonders wenn ihr strikte Nachweisanforderungen habt.

Lumiform wird typischerweise als Cloud-Service angeboten. Für DSGVO und Hosting gibt es in der Regel entsprechende Dokumentation, inklusive Informationen zu Auftragsverarbeitung, Zugriffskontrollen und Aufbewahrung. Wenn ihr strikte Anforderungen an Datenresidenz oder öffentliche Vergabe habt, sollte das früh im Prozess geprüft werden.

Lumiform wird von Facility- und Gebäudeservice-Teams genutzt, auch in Umgebungen mit hoher Dokumentationspflicht. Ob direkte Referenzgespräche möglich sind, hängt von Zustimmung, Region und Passung ab. Oft sind anonymisierte Beispiele oder abgestimmte Referenzen möglich, wenn beide Seiten einverstanden sind.