Software für 5S Audits

Ja. Du erstellst 5S- und Gemba-Walk-Checklisten im Lumiform-Formularbuilder, dein Team füllt sie in der mobilen App aus, und alle Ergebnisse laufen in einem zentralen Dashboard zusammen. Dort siehst du Scores, dokumentierte Mängel, Fotos und offene Korrekturmaßnahmen ohne Wechsel zwischen Dateien, Ordnern oder Tools. Jeder Bereich, jede Schicht und jedes Audit bleibt an einem Ort nachvollziehbar. So ersetzt du direkt die 300 bis 400 Papierdokumente, die dein aktueller Audit-Zyklus heute noch erzeugt.

Ja. Du weist bestimmten Nutzern feste Formulare und Bereiche nach einem klaren Zeitplan zu. Im Dashboard siehst du, wer wann welchen Bereich prüft und welche Audits noch offen sind. Bei 22 Bereichen über 3 Schichten kannst du alle 66 Bereichszuweisungen im System abbilden und in einer Ansicht verfolgen. So muss niemand mehr nachfragen, wer gerade zuständig ist. Überfällige oder unvollständige Audits fallen sofort auf, und der gesamte Prüfplan bleibt für Führungskräfte und Teams jederzeit transparent.

Lumiform setzt keine Begrenzung für die Anzahl der Bereiche, die einem Nutzer zugewiesen werden. Wenn es dein Ablauf erfordert, kann eine Person auch für alle 66 Bereiche zuständig sein. Eine solche Einschränkung gab es in einem anderen Tool, das dein Team geprüft hat, hier jedoch nicht. Du kannst 22 Bereiche über 3 Schichten genau so strukturieren, wie dein Betrieb arbeitet, und Prüfer entsprechend zuweisen. Das System stößt dabei weder bei Bereichen noch bei Standorten oder Zuweisungen an eine feste Grenze.

Ja. Im Lumiform-Dashboard siehst du geplante Prüfungen nach Datum und damit auch, welcher Bereich morgen ansteht. Zusätzlich zeigt der Analysebereich den wöchentlichen Score jedes Bereichs in Prozent. Du kannst nach Bereich, Nutzer oder Zeitraum filtern und dir genau die Sicht zusammenstellen, die du für die Steuerung brauchst. So erhältst du den morgigen Auditplan und die wöchentlichen Prozentwerte je Bereich ohne manuelles Zusammenführen von Papierlisten, Excel-Dateien oder einzelnen E-Mails.

Ja. Jedes abgeschlossene 5S-Audit in Lumiform wird als strukturierter digitaler Datensatz gespeichert. Dazu gehören Scores, Fotos, Antworten und Korrekturmaßnahmen, die du nach Bereich, Datum oder Nutzer durchsuchen kannst. Im Analysebereich fasst das System Ergebnisse über alle Bereiche und Schichten hinweg zusammen, damit du Entwicklungen erkennst, ohne Papierordner zu durchsuchen. Die 300 bis 400 Dokumente aus deinem aktuellen Zyklus liegen damit nicht mehr verteilt, sondern als zentraler, filterbarer Bestand vor, auf den du jederzeit zugreifen kannst.

Ja. In der Übergangsphase kann dein Team ausgefüllte Papierformulare fotografieren und die Bilder direkt in Lumiform hochladen. So bleibt ein hybrider Ablauf möglich, solange noch nicht alle Bereiche digital arbeiten. Gleichzeitig entsteht bereits ein Datensatz im System, damit keine Informationen verloren gehen, während du Teams und Standorte schrittweise umstellst. Sobald ein Bereich vollständig auf digital umgestellt ist, fällt der Papierschritt weg. Ab dann laufen Erfassung, Nachverfolgung und Auswertung vollständig in einem System.

Ja. Lumiform unterstützt über 60 Sprachen. Wenn du Prozesse über mehrere Länder oder Standorte hinweg vereinheitlichen willst, arbeitet jedes Team in seiner eigenen Sprache, ohne dass du für jeden Standort eine getrennte Struktur aufbauen musst. Das hilft besonders dann, wenn zentrale Vorgaben gelten, die Ausführung aber lokal erfolgt. Mehrsprachigkeit ist direkt in der Plattform vorhanden und kein nachträglich freigeschaltetes Extra nur für Enterprise-Konten. So bleibt der Rollout auch in internationalen Umgebungen praktikabel und klar steuerbar.

Wenn du ein Formular in Lumiform löschst, verschwindet es aus der Liste der aktiven Formulare und sollte für Nutzer nicht mehr verfügbar sein. Falls ein Standort scheinbar doch noch darauf zugreifen konnte, spricht das eher für ein Synchronisierungs- oder Zugriffsproblem, das du mit dem Support-Team prüfen solltest. Für die Kontrolle empfiehlt es sich, die Löschung auf Admin-Ebene zu bestätigen und zusätzlich in den mobilen Apps der betroffenen Nutzer zu prüfen, ob das Formular dort nicht mehr erscheint. So vermeidest du, dass alte Versionen weiter genutzt werden.

Du legst jede Tagescheckliste als eigene Vorlage in Lumiform an und planst sie für den passenden Tag und die passenden Nutzer ein. Wenn du zum Beispiel 40 verschiedene Tageschecklisten brauchst, erstellst du sie im Voraus und versiehst jede mit dem entsprechenden Einsatzdatum. Der Formularbuilder ist für solche kurzen Vorlagen schnell genug, sodass eine Einzelfragen-Checkliste in wenigen Minuten steht. Noch schneller geht es, wenn du bestehende Vorlagen duplizierst und nur die Frage anpasst. So bleibt auch bei hohem Volumen der Aufwand überschaubar.

Nutze nach dem Import die Vorschau im Vorlagenbuilder und prüfe jede Frage vor der Veröffentlichung einzeln. In der Vorschau siehst du genau, wie das Formular für die ausfüllende Person aussieht, inklusive Antworttypen wie Ja/Nein, Texteingabe oder Abschnittstitel. So erkennst du sofort, ob eine Frage richtig angelegt wurde oder ob etwa statt einer Auswahl nur ein Freitextfeld erscheint. Gehe importierte Vorlagen Schritt für Schritt durch und korrigiere fehlerhafte Fragetypen direkt im Builder, bevor die Vorlage an Teams ausgerollt wird.