Mit ihrer rasanten Expansion auf knapp 130 Studios stand die BestFit Group vor der Herausforderung, ihre Qualitätschecks und Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Fabian Edelmann, Head of Operations und Sales, berichtet, wie Lumiform ihnen geholfen hat, Effizienz im Unternehmen zu steigern, Papierverbrauch zu reduzieren und die Qualitätssicherung zu verbessern. Erfahre, wie Lumiform den Arbeitsalltag bei BestFit revolutioniert hat, wie die Software dem Unternehmen über 10.000 Arbeitsstunden einspart und welche weiteren Pläne das Unternehmen für die Zukunft hat.

Die BestFit Group

Die BestFit Group ist ein bedeutendes Unternehmen in der Fitness- und Gesundheitsbranche, das 2020 durch den Zusammenschluss der beiden etablierten Fitnessketten jumpers fitness und AI fitness gegründet wurde. Mit Hauptsitz in Deutschland bietet die BestFit Group ein breites Spektrum an Fitness- und Wellnessangeboten und hat sich zu einem führenden Akteur in der Branche entwickelt.

Die Herausforderung

Fabian Edelmann ist Head of Operations und Sales bei BestFit und seit 14 Jahren im Unternehmen tätig. Von sieben Studios und Schichtplänen mit Stift und Papier über Excel-Tabellen zu knapp 130 Studios (Stand: Juni 2024) und Lumiform als digitales Tool zur Workflow Optimierung, Qualitätssicherung und Dokumentation, hat Fabian einiges an Veränderungen miterlebt und den Wandel im Unternehmen maßgeblich geprägt.

Mit dem Wachstum kamen aber auch neue Herausforderungen. Bis zur 50 Studio Marke wurden die sogenannten Club Checks (Qualitätschecks) noch mit Excel durchgeführt, aber danach war die schiere Menge an Daten kaum noch händisch zu bewältigen und BestFit beschloss, sich nach einer digitalen Lösung umzusehen.

Die Lösung

“Wir haben neben Lumiform noch zwei weitere Apps geprüft und Lumiform hat besonders wegen der Einfachheit für den Endanwender gewonnen,” erklärt Fabian uns im Gespräch. In den Studios gibt es eine relativ hohe Fluktuation der Mitarbeiter*innen, weshalb es für BestFit besonders wichtig ist, ein Tool bereitzustellen, das sich quasi von selbst erklärt.

So sind Formulare für unterschiedliche Aufgaben beispielsweise entsprechend beschrieben und bebildert. “Neuen Teammitglieder*innen können wir einfach sagen: ‘Alles was du brauchst findest du in Lumiform,’” sagt Fabian. “Man braucht in diesem Sinne also wirklich keine Einarbeitung.”

Ein weiterer ausschlaggebender Punkt, der zur Entscheidung für Lumiform als Tool geführt hat, war außerdem der Support. Besonders das extensive Onboarding und der Chat Support in der Software: “Man bekommt innerhalb weniger Stunden immer eine Antwort, wenn mal etwas nicht funktioniert oder man eine Frage zum Setup hat. Das war uns wichtig.”

Die Implementierung 

Nach einem umfangreichen Onboarding und der Möglichkeit die Lumiform Software mit zwanzig Lizenzen zu testen, hat BestFit auch schnell mit dem Rollout auf der Managementebene begonnen und in einer zweiten Phase alle restlichen Mitarbeiter*innen in den Studios miteinbezogen. 

Nach dem initialen Set-up in Koordination mit den jeweiligen Clubmanager*innen und einer Pilotphase von 8 Wochen wurde Lumiform sofort standortübergreifend für den Clubcheck in den BestFit Studios eingesetzt und wird in diesem Bereich auch bis heute verwendet. 

“Die finale Einführung von Lumiform bei den Studio Mitarbeiter*innen ging extrem schnell,” berichtet Fabian. “Der Endanwender muss eben keine Formulare erstellen, sondern er öffnet seine App auf und es läuft.” 

Ergebnisse

Mit den Club Checks als ersten Use Case hat BestFit also seine Reise mit Lumiform begonnen und kann seitdem allein in diesem Bereich der Qualitätsprüfungen im Jahr ca. 150-200 Arbeitsstunden einsparen, die sonst anfallen würden, um alle Daten manuell auszuwerten.

Doch bei den Qualitätschecks ist es nicht geblieben. BestFit nutzt Lumiform mittlerweile in fast allen Arbeitsprozessen. Hierzu zählen unter anderem die folgenden Bereiche:

• Reinigungsfeedback
• Mitarbeiterfeedback
• Serviceanfragen
• Standortbewertungen
• Übergabeliste zum Studiowechsel
• Start of the day
• Täglich/wöchentlich/monatlich anfallende Aufgaben

Beispiel: Lumiform für strukturiertes Mitarbeiterfeedback

Die Ausweitung auf neue Bereiche verlief dabei ganz organisch:  “Beim Erstellen der Club Checks ist uns aufgefallen, dass Lumiform sich das durch die verschiedenen Bewertungsmöglichkeiten (vom Status bis hin zum Punktesystem) auch gut für unsere Mitarbeiterfeedbacks eignet,” berichtet Fabian.

Für die Feedbackgespräche werden alle Mitarbeiter*innen anhand verschiedener Kompetenzen in einer Matrix von eins bis fünf eingestuft. Diese Einstufungen ergeben ein Gesamtergebnis, das dann für die Feedbackgespräche herangezogen wird.

„Das war eigentlich der nächste Use Case, den wir nach den Club Checks gebaut haben,“ erklärt Fabian weiter. „Funktionen und Rollen können unterschiedlich bewertet werden, und es ist möglich, verschiedene Berechnungen aufzusetzen. So kann ich meine Teammitglieder bewerten, wenn in der nächsten Woche ein Feedbackgespräch ansteht, und habe dann meine PDF, auf der ich meine Bewertung aufbauen kann.“

Beispiel: Informierte Standortbewertungen mit Lumiform

Zusätzlich zur Nutzung von Lumiform für Qualitätschecks und Feedbackprozesse, hat BestFit das Tool auch erfolgreich in seine Expansionsstrategie integriert. Bei der Erschließung neuer Standorte spielt Lumiform eine zentrale Rolle, um fundierte Entscheidungen zu treffen und fortlaufend die Qualität zu sichern.

Standortanalyse und Bewertung

Wenn BestFit potenzielle neue Standorte identifiziert, erfolgt zunächst eine umfassende Standortanalyse, die früher häufig in OneNote dokumentiert wurde, was zu eher unstrukturierten Fließtexten führte. Heute nutzt die Kette Lumiform, um diese Prozesse effizienter und übersichtlicher zu gestalten und einheitliche Berichte zu generieren.

Bei der Vor-Ort-Analyse werden verschiedene Aspekte des Standorts bewertet, wie der Ausbauzustand, das Alter der Geräte und die Wettbewerbssituation. Diese Daten werden systematisch in Lumiform erfasst, was eine klare und nachvollziehbare Bewertung ermöglicht. So kann BestFit schnell erkennen, ob ein Standort positiv oder negativ eingeschätzt wurde und wie sich dieser voraussichtlich entwickeln wird.

Qualitätschecks vor der Eröffnung

Bevor ein neues Studio eröffnet wird, nutzt BestFit Lumiform, um einen abschließenden Qualitätscheck durchzuführen. Hierbei wird überprüft, ob das Studio den hohen Standards von BestFit entspricht oder ob noch Maßnahmen erforderlich sind, um eine Eröffnung zu ermöglichen. Diese systematische Vorgehensweise stellt sicher, dass jedes neue Studio in optimalem Zustand eröffnet wird.

Kontinuierliche Standortbewertung

Nach der Eröffnung eines neuen Standorts bleibt Lumiform ein wichtiges Werkzeug. BestFit führt regelmäßige Bewertungen durch, um zu überprüfen, ob sich der Standort wie erwartet entwickelt. Diese kontinuierliche Überwachung ermöglicht es, frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Die strukturierte Datenerfassung und -auswertung mit Lumiform hat auch bei den Investoren von BestFit großen Anklang gefunden. Die klaren und validen Zahlen bieten eine solide Grundlage für Entscheidungen und reduzieren die Abhängigkeit von Bauchgefühl. Dies trägt wesentlich dazu bei, das Vertrauen der Investoren zu stärken und die Expansionsstrategie von BestFit erfolgreich umzusetzen.

Ausblick

BestFit plant, die Nutzung von Lumiform weiter auszubauen und in noch mehr Bereiche des Unternehmens zu integrieren. Ein großes Ziel ist es, das Facility Management stärker einzubinden, um monatliche Clubbesichtigungen effizienter zu gestalten. Auch der Arbeitsschutz, die Arbeitssicherheit und der Brandschutz sollen zukünftig über Lumiform abgebildet werden. Wartungsprotokolle für Lüftungsanlagen und Fitnessgeräte stehen ebenfalls auf der Liste der geplanten Erweiterungen.

„Wir sehen großes Potenzial in der weiteren Nutzung von Lumiform, insbesondere im Bereich Facility Management und Arbeitssicherheit,“ erklärt Fabian Edelmann. „Unser Ziel ist es, alle relevanten Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.“

Ein weiteres Projekt ist die Verwaltung der knapp sechzig Firmenfahrzeuge, einschließlich UVV-Prüfungen und Unfallberichten, über Lumiform. Zudem strebt BestFit eine Integration von Lumiform in Microsoft To Do an, um das Taskmanagement weiter zu optimieren und die Maßnahmen direkt in das gewohnte System zu überführen.

Wir sehen großes Potenzial in der weiteren Nutzung von Lumiform, insbesondere im Bereich Facility Management und Arbeitssicherheit.

– Fabian Edelmann

Empfehlung 

Fabian empfiehlt anderen Unternehmen, die ähnliche Anwendungsfälle haben oder ähnlich aufgebaut sind, Lumiform auszuprobieren: „Einfach mal versuchen. Am Ende gibt es nichts zu verlieren.“ Er betont die flexiblen Modelle von Lumiform, die sowohl monatliche als auch jährliche Zahlungen ermöglichen. Dadurch können Unternehmen risikofrei einsteigen. “Der Mehrwert, den man durch die Nutzung von Lumiform erhält, ist enorm,“ schließt er ab.

Wir bedanken uns für die hervorragende Zusammenarbeit mit BestFit und freuen uns auf viele weitere gemeinsame Erfolge in der Zukunft.