Qualitätsmanagementsysteme sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass ihre Produkte und Dienstleistungen den Kundenbedürfnissen und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. In diesem Leitfaden untersuchen wir, warum Qualitätsmanagementsysteme wichtig sind, gehen auf die Grundsätze des Qualitätsmanagements und auf die Vorteile einer Zertifizierung nach ISO 9001 ein.
Was sind die Anforderungen der ISO 9001? Was bedeutet es, nach ISO 9001 zertifiziert zu sein? Du erfährst, wie lange die ISO 9001-Zertifizierung gültig ist, wie viel die Zertifizierung kostet und ob sie für dein Unternehmen verpflichtend ist. Dieser Leitfaden ist ein Muss für jede Organisation, die ihr Qualitätsmanagement verbessern und sich nach ISO 9001 zertifizieren lassen möchte.
Unterstütze außerdem deinen Zertifizierungsprozess indem du eine ISO 9001 Checkliste nutzt, um dein aktuelles Qulitätsmanagementsystem zu überprüfen.
Inhalt
1. Was bedeutet DIN EN ISO 9001?
2. Warum sind Qualitätsmanagementsysteme wichtig?
3. Die 7 Grundsätze des Qualitätsmanagements
QMP 1: QMP 1: Kundenfokus
QMP 2: QMP 2: Führung
QMP 3: QMP 3: Einbindung von Menschen
QMP 4: QMP 4: Prozessansatz
QMP 5: QMP 5: Verbesserung
QMP 6: QMP 6: Evidenzbasierte Entscheidungsfindung
QMP 7: Beziehungsmanagement
5. Was sind ISO 9001 Anforderungen?
6. Was ist eine Zertifizierung nach ISO 9001?
7. Wie lange ist eine ISO 9001 Zertifizierung gültig?
8. Wie viel kostet eine ISO 9001 Zertifizierung?
Was bedeutet DIN EN ISO 9001?
ISO 9001 gehört zur ISO 9000-Familie, die von der renommierten Internationalen Organisation für Normung (ISO) herausgegeben wird und ist ein Standard für Qualitätsmanagementsysteme (QMS).
Als QMS wird ISO 9001 verwendet, um zu zeigen, dass eine Organisation oder ein Unternehmen in der Lage ist, Produkte oder Dienstleistungen zu liefern, die
- die gesetzlichen Anforderungen der Branche erfüllen.
- Kundenanforderungen erfüllen.
ISO 9001 ist eine der beliebtesten ISO 9000-Normen und auch die einzige, die eine offizielle Zertifizierung erfordert.
Die Beliebtheit von ISO 9001 rührt von ihrer unglaublichen Flexibilität her – unabhängig von der Größe deiner Organisation kann ISO auf jede Art von Unternehmen in jeder Branche oder jedem Sektor angewendet werden.
Aber welche Art von Qualität bescheinigt die ISO 9001? Die Norm ist nämlich nicht auf Produkte anwendbar und sagt daher nichts über die Qualität eines hergestellten Produkts aus. Stattdessen dient die ISO 9001 dazu, die Qualität von Prozessen zu kontrollieren und zu überwachen, was sich anschließend in einer hohen Produktqualität niederschlägt. Denn wenn Prozesse reibungslos funktionieren, gut definiert und strukturiert sind, profitieren davon letztlich auch Produkte, Dienstleistungen und Verbraucher*innen.
Merke: Mit einem QMS verwaltest du nicht das Produkt, sondern die Qualität der Managementstrukturen an sich!
Die Norm wurde 1987 von der ISO veröffentlicht, die angibt, dass bis heute mehr als eine Million Unternehmen auf der ganzen Welt nach ISO 9001 zertifiziert sind. Eine überwältigende Zahl, die die Bedeutung der Norm unterstreicht.
Wenn auch du dein Unternehmen nach ISO 9001 zertifiziert willst, haben wir den ultimativen Leitfaden für dich zusammengestellt, in dem du alles erfährst, was du wissen musst, um dein aktuelles Qualitätsmanagementsystem auf die nächste Stufe zu heben und von den Vorteilen der Zertifizierung zu profitieren. Lies weiter und erfahre, warum du eine Zertifizierung anstreben solltest, welche Anforderungen du erfüllen musst und wie du die Zertifizierung tatsächlich erreichst.
Warum sind Qualitätsmanagementsysteme wichtig?
Qualitätsmanagementsysteme (QMS) wie die ISO 9001 sind wichtig, da sie dir einen Rahmen bieten, Kundenanforderungen konsequent zu erfüllen und deine Kundenzufriedenheit zu steigern.
Mit einem soliden QMS kannst du alles, was du tust, organisieren, Anforderungen mühelos gerecht werden und deine gesamten Prozesse dokumentieren. Auf diese Weise verbesserst du jeden Aspekt deines Unternehmens und kannst so Fehler vermeiden, Geld und überflüssige Arbeitskräfte sparen und deine Produktivität und dein Image kontinuierlich verbessern.
Nationale Standards verlieren immer mehr an Bedeutung und es wird immer wichtiger, auf einem internationalen Spielfeld zu konkurrieren. Und hier kommt die Internationale Organisation für Normung ins Spiel. Sie koordiniert und entwickelt Standards mit globaler Gültigkeit und schafft so Einigkeit und Vertrauen über Grenzen hinweg.
Die ISO 9001 ist eine weltweit anerkannte Norm, die die Anforderungen an ein QMS festlegt und Organisationen dabei helfen kann, ihre Prozesse zu verbessern, Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Durch die Einführung von ISO 9001 kannst du Risiken besser bewältigen, deine Entscheidungsfindung verbessern und nebenbei auch deinen Wettbewerbsvorteil ausbauen.
Die 7 Grundsätze des Qualitätsmanagements
Die ISO 9001 betont, dass Unternehmen flexibel sein müssen, um sich kontinuierlich zu verbessern und sich den Veränderungen in der Unternehmenswelt anzupassen. Die Grundsätze des Qualitätsmanagements sind das Fundament, auf dem jedes Qualitätsmanagementsystem aufgebaut werden sollte. Obwohl sie alle ihren Platz haben und wichtig und notwendig sind haben sie nicht alle dieselbe Gewichtung. Du kannst deine eigenen Schwerpunkte setzen und wenn dein Unternehmen wächst und sich im Laufe der Zeit verändert, kannst du deinen Fokus ändern und neuen Prinzipien den Vorzug geben.
Die 7 QMPs nach ISO 9001 Anforderungen werden wie folgt augelistet: Kundenfokus, Führung, Einbindung von Menschen, Prozessansatz, Verbesserung, evidenzbasierte Entscheidungsfindung und Beziehungsmanagement.
Merke: Die ISO 9001 lehrt uns, dass wir in all unseren Ansätzen flexibel sein müssen, vor allem aber was unser Qualitätsmanagement angeht. Von der Neubetrachtung deiner Perspektiven, über die Neubewertung deiner Werte bis hin zur ständigen Beobachtung von Daten, um sich kontinuierlich zu verbessern – Veränderungen sind unvermeidlich und sogar erstrebenswert.
1. KUNDENFOKUS
Ein gutes Verständnis der Kundenbedürfnisse und -feedback kann ein wichtiger Bestandteil deines QMS sein. Die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, Loyalität zu vertiefen, den Ruf deines Unternehmens zu verbessern und deinen Kundenkreis zu erweitern, sind Vorteile, die sich aus einem Kundenfokus ergeben.
Sammle Kundenfeedbackdaten, um Lücken und Nichtkonformitäten zu erkennen, damit du dich kontinuierlich verbessern kannst. Indem du deinen Kund*innen Aufmerksamkeit schenkst, stärkst du eure Bindung und sorgst so für Loyalität.
2. FÜHRUNG
Eine starke Führungspersönlichkeit und ein starkes Managementteam sind entscheidend für die Gesundheit und den Erfolg jeder Organisation, die lukrativ sein will. Eine klare Vision und ein Ziel im Unternehmen können helfen, eine gesunde Unternehmenskultur zu schaffen und die Koordination, Kommunikation und Effizienz der Prozesse zu verbessern.
Ein starkes Führungsteam schätzt alle Mitarbeiter, indem es ihnen das Gefühl gibt, dass ihre Arbeit geschätzt wird. Kommuniziere den Auftrag und die Vision der Organisation im gesamten Unternehmen und schaffe so eine gesunde Unternehmenskultur, damit du mehr Koordination schaffen kannst.
3. ENGAGEMENT DES TEAMS
Ein starkes Führungsteam weiß, wie wichtig alle Mitarbeiter*innen für den Betrieb sind. Eine Mitarbeiterbetreuung ist deshalb aktiv ins ISO 9001 Qualitätsmanagement einbezogen und wird nicht nur stark gefördert, sondern ist als einer der 7 Qualitätsmanagementgrundsätze ein obligatorischer Bestandteil des QMS.
Ein besseres Engagement deiner Mitarbeiter*innen in diesem der QMPs kann durch offene Kommunikation und Problemdiskussion erreicht werden. Sorge dafür, dass sich jedes Teammitglied als geschätzter Teil des Teams fühlt und Lob für seine Beiträge und Erfolge erhält.
4. PROZESSANSATZ
Einen Prozessansatz nach ISO 9001 Anforderungen zu verfolgen, bedeutet, dass alle Tätigkeiten als Prozess betrachtet werden sollten, um eine effektive und effiziente Umsetzung zu gewährleisten. Die kontinuierliche Verbesserung des QMS durch Analyse und Beobachtung von Daten kann dazu beitragen, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden.
So etablierst du einen ganzheitlichen Geschäftsansatz, der zusammenhängend funktioniert und so eine optimierte Leistung und vorhersehbare Ergebnisse ermöglicht.
Der Einsatz von Methoden und Werkzeugen wie dem PDCA-Zyklus erleichtert den Prozessansatz, indem er die Ziele des Systems definiert.
5. VERBESSERUNG
Eine bloße Verbesserung deiner Prozesse reicht nicht aus, denn mit ISO 9001 strebst du eine kontinuierliche und stetige Verbesserung an. Setze Maßnahmen um, die dir und deinem Team helfen, Risiken zu erkennen, Ungereimtheiten zu entdecken und Möglichkeiten zur Verbesserung zu finden.
Indem du auf diese Weise die Ursache eines Problems ausfindig machst, kannst du sicher sein, dass deine Bemühungen mit einer verbesserten Leistung, effizienteren Präventionsmaßnahmen und letztendlich einer viel höheren Kundenzufriedenheit belohnt werden.
6. FAKTENORIENTIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG
Eine evidenzbasierte Entscheidungsfindung ermöglicht es, Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und Fakten zu treffen, anstatt auf Vermutungen oder Meinungen. Eine effektive Entscheidungsfindung kann das Risiko von Fehlern reduzieren und das Vertrauen in die Entscheidungen stärken.
Es ist daher wichtig, dass du einer guten Entscheidungsfindung hohe Priorität einräumst, auch wenn es ein komplexer Prozess sein kann. Lasse dich von Fakten leiten, werte Nachweise aus und berücksichtige mehrere Seiten, um deine Entscheidungsprozesse und die Fähigkeiten deines Teams zu verbessern, das zu tun, was das Beste für die Organisation ist.
7. BEZIEHUNGSMANAGEMENT
Beziehungsmanagement umfasst die Pflege von Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und anderen Interessengruppen, um Vertrauen zu stärken und langfristige Beziehungen aufzubauen. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit kann dazu beitragen, deine Effizienz zu steigern und deine Geschäftsergebnisse zu verbessern.
Um ein Unternehmen erfolgreich zu führen, ist es wichtig, alle Beteiligten zufrieden zu stellen und die Interessen aller interessierten Parteien zu berücksichtigen. Das gilt für die Beschäftigten, aber auch für deine Kund*innen und Lieferant*innen. Wenn du dich auf diese Beziehungen konzentrierst und dich darum bemühst, sie gesund zu halten, kannst du deine Leistung steigern, indem du deine Lieferkette aktiv optimierst.
Betrachte Lieferant*innen, Kund*innen, Investor*innen oder deine Mitarbeiter*innen als Partner, die dir genauso viel bieten können wie du ihnen. Tausche Informationen aus, bewerte deine Beziehungen, arbeite an Kooperationen und ermutige und erkenne an, wo es angebracht ist.
Vorteile von ISO 9001
Als weltweit anerkannter Standard für Qualitätsmanagementsysteme gibt dir die ISO 9001 die Möglichkeit, international zu wachsen und dir Vertrauen und einen guten Ruf zu verschaffen. Somit gibt es viele Vorteile, die für eine Implementierung von ISO 9001 sprechen, denn durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsstandards kannst du mehr Reichweite erzielen und deine betriebliche Effizienz insgesamt steigern.
Da die ISO feste Richtlinien und Anforderungen für ISO 9001:2015 veröffentlicht hat, wird die Verbesserung deiner Qualitätsmanagement-Strukturen einfach, da du einen Rahmen hast, an den du dich halten kannst. Auf diese Weise gibt es kein Hinterfragen und du kannst dich voll und ganz auf Verbesserungen konzentrieren.
Ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 bringt zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen mit sich. Durch die Anpassung deiner Abläufe an die Anforderungen der Norm steigt die Effizienz deiner Prozesse und du erhöhst deine Chancen, neue Partnerschaften zu gewinnen und deine Beziehungen zu bestehenden Partnern zu verbessern. Eine Zertifizierung signalisiert potenziellen Partnern, dass man sich auf dein Unternehmen verlassen kann und dass dein Qualitätsmanagementsystem in tadellosem Zustand ist.
Internationale Anerkennung ist eine weitere wichtige Folge einer Zertifizierung nach ISO 9001 und ermöglicht dir, ISO Normenprodukte und -dienstleistungen anzubieten. Deine Kunden profitieren auch von diesem international anerkannten Nachweis, was ihnen Vertrauen in deine Geschäftsabläufe gibt.
Eine Zertifizierung bietet deiner Kundschaft außerdem eine höhere Dienstleistungsqualität durch den Fokus auf die Kunden-Geschäftsbeziehungen. Artikel müssen seltener zurückgeschickt werden, da Probleme schneller gelöst werden, bevor sie zu echten Problemen werden.
Insgesamt bietet die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 viele Vorteile für dein Unternehmen und deine Kunden. Eine Zertifizierung kann dir dabei helfen, die Effizienz deiner Prozesse zu steigern, neue Partnerschaften zu gewinnen und die Beziehungen zu bestehenden Partnern zu verbessern. Sie signalisiert potenziellen Partnern und Kunden, dass dein Unternehmen effizient, gut geführt und vertrauenswürdig ist und dass du international anerkannte Qualitätsdienstleistungen anbieten kannst.
Was sind ISO 9001 Anforderungen?
Die ISO 9001 listet über 350 einzelne Anforderungen in zehn Klauseln auf, die häufig auch als Basis für andere Normen genutzt werden, wie z.B. die IATF 16949.
Während viele der Bestimmungen verpflichtend sind, gibt es auch nicht-verpflichtende Anforderungen, die deinen Prozessen und deiner Dokumentation zugutekommen können. Stelle anhand eines internen Audits fest, welche der freiwilligen Normen für dich relevant sind und versuche diese zu implementieren.
Die 10 ISO 9001-Klauseln definieren die Norm und ihre Begriffe und Definitionen (Klausel 1-3), bevor sie auf die eigentlichen Anforderungen der Norm eingehen (Klausel 4-10). Es gibt auch eine 0 Klausel, in der die Vorteile eines QMS im Detail erläutert werden und der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) und der Prozessansatz vorgestellt werden. Die 0-Klausel ist nützlich und sollte nicht übersehen werden.
Klausel 4: Kontext der Organisation – Klausel 4 ist die erste Klausel der verbindlichen Anforderungen, in der du aufgefordert wirst, deine Ziele mit dem Qualitätsmanagementsystem in Einklang zu bringen. Wirf einen Blick auf dein Unternehmen, ermittle alle bestehenden Probleme, Risiken und Chancen (ob intern oder extern), ermittle die Erwartungen aller Beteiligten und den Geltungsbereich deines QMS.
Klausel 5: Führung – Die ISO 9001 stellt viele Anforderungen und Verantwortlichkeiten an die Führung, die erfüllt werden müssen. Das Top Management bzw. die oberste Leitung muss daher eine kundenorientierte Kultur fördern, eine Qualitätspolitik etablieren und Zuständigkeiten genau festlegen und Befugnisse zuteilen
Klausel 6: Planung – Klausel 6 konzentriert sich auf die Organisation und verlangt eine genaue Planung des QMS, indem Fragen des Risikomanagements angesprochen und Chancen berücksichtigt werden. Frage dich: Wie willst du die gesetzten Qualitätsziele erreichen?
Klausel 7: Unterstützung und Ressourcenmanagement – In diesem Abschnitt wird das Management dazu aufgefordert alle Ressourcen bereitzustellen, die für das QMS benötigt werden. Dazu zählen z.B. ein informiertes, gut ausgebildetes und kompetentes Personal, eine angemessene Infrastruktur oder ein adäquates Arbeitsumfeld.
Klausel 8: Betriebsplanung – In diesem Abschnitt der ISO 9001 Anforderungen wird das Management dazu angehalten die Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung zu bestimmen und zu überprüfen, externe Anbieter zu überprüfen und die Produktherstellung oder Dienstleistungserbringung zu bestimmen.
Klausel 9: Leistungsbewertung – Dieser Abschnitt beschreibt alle Anforderungen, die erfüllt werden müssen, um die Kundenzufriedenheit durch Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung deines QMS zu bewerten.
Klausel 10: Verbesserung – Der letzte Abschnitt befasst sich mit der kontinuierlichen Verbesserung und fordert dazu auf, Bereiche auszuwählen und Möglichkeiten zur Verbesserung zu prüfen, ähnlich wie bei einem Gemba-Walk. In diesem Schritt ergreifst du Maßnahmen gegen eventuell auftretende Abweichungen, überlegst dir Korrekturmaßnahmen und stellst so sicher, dass du jederzeit aktiv nach einer kontinuierlichen Verbesserung strebst.
Was ist eine Zertifizierung nach ISO 9001?
Eine ISO-Zertifizierung bedeutet ganz einfach, dass dein Unternehmen alle notwendigen Anforderungen erfüllt hat, die in der ISO 9001-Norm der Internationalen Organisation für Normung (ISO) festgelegt sind, und somit ein funktionierendes und effektives QMS vorweisen kann.
Ein ISO 9001-Zertifizierungsverfahren folgt den allgemeinen ISO-Audit-Richtlinien und besteht aus den folgenden Schritten:
- Angebot & Vertrag
- Auditvorbereitung: Der/die Prüfer*in bewertet alle von der Organisation eingereichten Unterlagen.
- Stufe 1 Audit: umfasst u.a. eine Beurteilung des Kunden und seines Verständnisses der Anforderungen, eine gründliche Untersuchung des/der Standorte(s) und eine Sammlung der notwendigen Informationen.
- Stufe 2 Audit oder Zertifizierungsaudit: In dieser Phase vergleichen die Auditoren die praktische Anwendung der Anforderungen an das QMS, indem sie Mitarbeiter*innen befragen, Unterlagen prüfen und relevante Bereiche besuchen.
- Zertifizierungserteilung: Sobald das Audit überprüft und freigegeben wurde und alle Nichtkonformitäten behoben wurden, wird das Zertifikat ausgestellt.
- Überwachungsaudit: Das Überwachungsaudit wird spätestens 12 Monate nach dem Erstaudit durchgeführt und umfasst die Überprüfung der Maßnahmen und Anforderungen sowie die Korrektur von Nichtkonformitäten.
- Rezertifizierungsaudit: Bevor die Zertifizierung abläuft, muss ein Rezertifizierungsaudit durchgeführt werden, bei dem alle Themen noch einmal überprüft werden, um die Einhaltung der Anforderungen sicherzustellen.
Wie lange ist eine ISO 9001 Zertifizierung gültig?
Eine ISO-Zertifizierung ist in der Regel für 3 Jahre gültig. Während dieses Zeitraums ist es jedoch wichtig, dass du immer wieder nachweist, dass du alle ISO-Anforderungen einhältst und mit den ISO-Vorgaben konform gehst.
Die Aufrechterhaltung der Einhaltung der Richtlinien ist ein besonders entscheidender Faktor für jede ISO-Zertifizierung, der erstens eine kontinuierliche Verbesserung garantiert und dich zweitens für die Rezertifizierung vorbereitet. Während eines 3-Jahres-Zeitraums muss jemand von einer registrierten Zertifizierungsstelle Überwachungsaudits durchführen, um sicherzustellen, dass das QMS ISO-Norm konform aufrechterhalten wird.
Wie viel kostet eine ISO 9001 Zertifizierung?
Es gibt keinen festen Preis für eine ISO-Zertifizierung, denn die Kosten hängen von der Zertifizierungsstelle ab, die das Zertifizierungsaudit durchführt. Außerdem spielt die Größe deines Unternehmens eine große Rolle dabei, wie viel Geld du für die Zertifizierung ausgeben musst, ebenso wie die Komplexität deines QMS.
In der Regel solltest du dir ein kostenloses Angebot von einer akkreditierten Stelle einholen und von dort aus weiter vorgehen, wobei du Folgendes berücksichtigen solltest:
- Ob du eine Software kaufen willst, um dein QMS aufzubauen, das die Anforderungen der ISO 9001 erfüllt. Eine solche Software kann deine internen Qualitätsmanagement-Teams unterstützen, aber du musst auch die Kosten einkalkulieren.
- Ob du den größten Teil der Arbeit mit einem internen Team erledigen willst oder ob du externe Unterstützung benötigst, die ebenfalls bezahlt werden muss.
- Ob du einen Zuschuss zur Unterstützung deiner ISO-Zertifizierung beantragen möchtest.
Ist ISO 9001 Pflicht?
Nein, eine ISO 9001-Zertifizierung ist nicht verpflichtend, es sei denn, sie wird von Geschäftspartner*innen verlangt, mit denen du einen Vertrag abschließen willst.
Es lohnt sich jedoch, eine Zertifizierung in Erwägung zu ziehen, denn die Norm ist in vielen Branchen wichtig, und wenn du sie nicht hast, kann das ein schlechtes Licht auf dein Unternehmen werfen und dich in Zukunft potenzielle Aufträge und Kunden kosten.
Außerdem hilft die bloße Einhaltung der in der ISO-Norm aufgeführten Anforderungen dabei, dein Unternehmen zu strukturieren, deine Produktivität zu steigern und die gesetzlichen Anforderungen auf der Grundlage eines strengen und anerkannten Standards einzuhalten. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass dein Unternehmen immer auf dem richtigen Weg ist.
