Ein vollwertiges QMS anhand dessen du dein Unternehmen leitestt, ist nützlich, um die Qualität deiner Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Mit ISO 9001 kannst du dein Qualitätsmanagementsystem offiziell zertifizieren lassen und die Vorteile der Umsetzung einer der erfolgreichsten ISO-Normen der Welt nutzen.
ISO 9001 gehört zur ISO 9000-Familie, die von der renommierten Internationalen Organisation für Normung (ISO) herausgegeben wird und ist ein Standard für Qualitätsmanagementsysteme (QMS).
Als QMS wird ISO 9001 verwendet, um zu zeigen, dass eine Organisation oder ein Unternehmen in der Lage ist, Produkte oder Dienstleistungen zu liefern, die
Merke: ISO 9001 ist eine der beliebtesten ISO 9000-Normen und auch die einzige, die eine offizielle Zertifizierung erfordert.
Die Beliebtheit von ISO 9001 rührt von ihrer unglaublichen Flexibilität her – unabhängig von der Größe deiner Organisation kann ISO auf jede Art von Unternehmen in jeder Branche oder jedem Sektor angewendet werden.
Aber welche Art von Qualität bescheinigt die ISO 9001? Die Norm ist nämlich nicht auf Produkte anwendbar und sagt daher nichts über die Qualität eines hergestellten Produkts aus. Stattdessen dient die ISO 9001 dazu, die Qualität von Prozessen zu kontrollieren und zu überwachen, was sich anschließend in einer hohen Produktqualität niederschlägt. Denn wenn Prozesse reibungslos funktionieren, gut definiert und strukturiert sind, profitieren davon letztlich auch Produkte, Dienstleistungen und Verbraucher*innen.
Merke: Mit einem QMS verwaltest du nicht das Produkt, sondern die Qualität der Managementstrukturen an sich.
Die Norm wurde 1987 von der ISO veröffentlicht, die angibt, dass bis heute mehr als eine Million Unternehmen auf der ganzen Welt nach ISO 9001 zertifiziert sind. Eine überwältigende Zahl, die die Bedeutung der Norm unterstreicht.
Eine ISO-Zertifizierung bedeutet ganz einfach, dass dein Unternehmen alle notwendigen Anforderungen erfüllt hat, die in der ISO 9001-Norm der Internationalen Organisation für Normung (ISO) festgelegt sind, und somit ein funktionierendes und effektives QMS vorweisen kann.
Wenn auch du dein Unternehmen nach ISO 9001 zertifiziert willst, haben wir den ultimativen Leitfaden für dich zusammengestellt, in dem du alles erfährst, was du wissen musst, um dein aktuelles Qualitätsmanagementsystem auf die nächste Stufe zu heben und von den Vorteilen der Zertifizierung zu profitieren. Lies weiter und erfahre, warum du eine Zertifizierung anstreben solltest, welche Anforderungen du erfüllen musst und wie du die Zertifizierung tatsächlich erreichst.
1. Warum Qualitätsmanagementsysteme wichtig sind
1.1 Gründe für die Einführung eines QMS-Systems in deiner Organisation
1.2 Die 7 Grundsätze des Qualitätsmanagements
1.2.1 QMP 1: Kundenorientierung
1.2.2 QMP 2: Führung
1.2.3 QMP 3: Engagement von Personen
1.2.4 QMP 4: Prozessorientierter Ansatz
1.2.5 QMP 5: Verbesserung
1.2.6 QMP 6: Faktenbasierte Entscheidungsfindung
1.2.7 QMP 7: Beziehungsmanagement
1.3 Warum du dich nach ISO 9001 zertifizieren lassen solltest
2. Die Anforderungen der ISO 9001
3. Was es bedeutet, nach ISO 9001 zertifiziert zu sein
3.1 Wie lange eine ISO 9001 Zertifizierung gültig ist
3.2 Wie viel es kostet, sich nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen
3.3 Ob eine ISO 9001 Zertifizierung obligatorisch ist
Bevor wir auf all die Vorteile eingehen, die eine ISO 9001 Zertifizierung bietet, fragst du dich vielleicht, warum ein QMS überhaupt wichtig ist. Natürlich ist es im Allgemeinen immer besser, strukturiert zu sein und Systeme zu haben, die dir helfen, organisiert zu bleiben und dich und dein Team verantwortlich zu halten. In der Vergangenheit mag das auch ohne ein striktes System funktioniert haben, aber heutzutage, in unserer sich schnell verändernden Welt, die globalisierter denn je ist, willst du auf jeder Ebene deines Unternehmens das höchste Qualitätsniveau bieten – vom Produkt hin bis zum Management.
Mit einem soliden QMS kannst du alles, was du tust, organisieren, allen Anforderungen mühelos gerecht werden und deine gesamten Prozesse dokumentieren. Auf diese Weise verbesserst du jeden Aspekt deines Unternehmens und kannst so Fehler vermeiden, Geld und überflüssige Arbeitskräfte sparen und deine Produktivität und dein Image kontinuierlich verbessern.
Nationale Standards verlieren immer mehr an Bedeutung und es wird immer wichtiger, auf einem internationalen Spielfeld zu funktionieren und zu konkurrieren. Und hier kommt die Internationale Organisation für Normung ins Spiel. Sie koordiniert und entwickelt Standards mit globaler Gültigkeit und schafft so Einigkeit und Vertrauen über Grenzen hinweg.
Die Grundsätze des Qualitätsmanagements oder QMPs sind das Fundament, auf dem jedes Qualitätsmanagementsystem aufgebaut werden sollte. Obwohl sie alle ihren Platz haben und wichtig und notwendig sind haben sie nicht alle dieselbe Gewichtung. Manche Organisationen konzentrieren sich zum Beispiel mehr auf Führung und Verbesserung, während ein anderes Unternehmen den Schwerpunkt auf Kundenorientierung und Beziehungsmanagement legt. Du kannst deine eigenen Schwerpunkte setzen, je nach deinen Bedürfnissen, und wenn dein Unternehmen wächst und sich im Laufe der Zeit verändert, kannst du deinen Fokus ändern und neuen Prinzipien den Vorzug geben.
Merke: Die ISO 9001 lehrt uns, dass wir in all unseren Ansätzen flexibel sein müssen, vor allem aber was unser Qualitätsmanagement angeht. Von der Neubetrachtung deiner Perspektiven, über die Neubewertung deiner Werte bis hin zur ständigen Beobachtung von Daten, um sich kontinuierlich zu verbessern – Veränderungen sind unvermeidlich und sogar erstrebenswert.
Bevor wir auf die 7 Prinzipien eingehen und dir anschauliche Erklärungen für eine erfolgreiche Umsetzung geben, findest du hier eine Übersicht zum schnellen Nachschlagen:
QMP 1: Kundenfokus
QMP 2: Führung
QMP 3: Einbindung von Menschen
QMP 4: Prozessansatz
QMP 5: Verbesserung
QMP 6: Evidenzbasierte Entscheidungsfindung
QMP 7: Beziehungsmanagement
Zu jedem guten QMS gehört es, ein gutes Verständnis für die Kund*innen und ihre spezifischen Bedürfnisse zu entwickeln, um sie zufrieden zu stellen. Sammle Kundenfeedbackdaten, um Lücken und Nichtkonformitäten zu erkennen, damit du dich kontinuierlich verbessern kannst. Indem du deinen Kund*innen Aufmerksamkeit schenkst, stärkst du eure Bindung und sorgst so für Loyalität.
Indem du deine Kund*innen in den Mittelpunkt stellst, kannst du
Eine starke Führungspersönlichkeit und ein starkes Managementteam sind entscheidend für die Gesundheit und den Erfolg jeder Organisation, die lukrativ sein will. Durch starke Organisationsleiter*innen, denen es gelingt, ihre Visionen zu vermitteln und sie greifbar zu machen, kann dein Unternehmen florieren. Eine solche Führung schafft Sinn und steigert die Motivation und damit auch die Produktivität.
Kommuniziere den Auftrag und die Vision der Organisation im gesamten Unternehmen und schaffe so eine gesunde Unternehmenskultur, damit du
Ein starkes Führungsteam weiß, wie wichtig alle Mitarbeiter*innen für den Betrieb sind, und schafft es auch diese Wertschätzung spürbar zu machen. Die Mitarbeiterbetreuung ist deshalb aktiv in die ISO 9001 einbezogen und wird nicht nur stark gefördert, sondern ist als einer der 7 Qualitätsmanagementgrundsätze ein obligatorischer Bestandteil des QMS.
Zu den Vorteilen eines hohen Fokus auf die Mitarbeiter*innen gehören:
Ein besseres Engagement deiner Mitarbeiter*innen in diesem der QMPs kann durch offene Kommunikation und Problemdiskussion erreicht werden. Sorge dafür, dass sich jedes Teammitglied als geschätzter Teil des Teams fühlt und Lob für seine Beiträge und Erfolge erhält.
Definiere Aktivitäten als Prozesse und mache sie zugänglicher und leichter verständlich. Indem du eine Projektkultur einführst, etablierst du einen ganzheitlichen Geschäftsansatz, der zusammenhängend funktioniert und so eine optimierte Leistung und vorhersehbare Ergebnisse ermöglicht.
Der Einsatz von Methoden und Werkzeugen wie dem PDCA-Zyklus erleichtert den Prozessansatz, indem er die Ziele des Systems definiert.
Eine bloße Verbesserung deiner Prozesse reicht nicht aus, denn mit ISO 9001 strebst du eine kontinuierliche und stetige Verbesserung an. Setze Maßnahmen um, die dir und deinem Team helfen, Risiken zu erkennen, Ungereimtheiten zu entdecken und Möglichkeiten zur Verbesserung zu finden. Indem du auf diese Weise die Ursache eines Problems ausfindig machst, kannst du sicher sein, dass deine Bemühungen mit einer verbesserten Leistung, effizienteren Präventionsmaßnahmen und letztendlich einer viel höheren Kundenzufriedenheit belohnt werden.
Es ist wichtig, einer guten Entscheidungsfindung hohe Priorität einzuräumen und sie zu schätzen; auch wenn es ein komplexer Prozess sein kann, sind Entscheidungen, die auf Datenanalysen und klaren Informationen beruhen generell besser als solche, die spontan und unüberlegt getroffen werden. Lasse dich von Fakten leiten, werte Nachweise aus und berücksichtige mehrere Seiten, um deine Entscheidungsprozesse und die Fähigkeiten deines Teams zu verbessern, das zu tun, was das Beste für die Organisation ist.
Um ein Unternehmen erfolgreich zu führen, ist es wichtig, alle Beteiligten zufrieden zu stellen und die Interessen aller interessierten Parteien zu berücksichtigen. Das gilt für die Beschäftigten, aber auch für deine Kund*innen und Lieferant*innen. Wenn du dich auf diese Beziehungen konzentrierst und dich darum bemühst, sie gesund zu halten, kannst du deine Leistung steigern, indem du deine Lieferkette aktiv optimierst.
Betrachte Lieferant*innen, Kund*innen, Investor*innen oder deine Mitarbeiter*innen als Partner, die dir genauso viel bieten können wie du ihnen. Tausche Informationen aus, bewerte deine Beziehungen, arbeite an Kooperationen und ermutige und erkenne an, wo es angebracht ist.
Als weltweit anerkannter Standard für Qualitätsmanagementsysteme gibt dir die ISO 9001 die Möglichkeit, international zu wachsen und dir Vertrauen und einen guten Ruf zu verschaffen. Du kannst mehr Reichweite erzielen und deine betriebliche Effizienz insgesamt steigern. Wie bereits erwähnt, ist die ISO 9001 eine der beliebtesten, gefragtesten und renommiertesten Normen weltweit und wird in der Regel von jeder Organisation genutzt, um ihr QMS zu validieren.
Da die ISO diese Richtlinien und Anforderungen für ISO 9001:2015 veröffentlicht hat, wird die Verbesserung deiner Qualitätsmanagement-Strukturen einfach, da du einen festen und genehmigten Rahmen hast, an den du dich halten kannst. Auf diese Weise gibt es kein Hinterfragen und du kannst dich voll und ganz auf Verbesserungen konzentrieren.
Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 in deinem Unternehmen und die Befolgung der 7 QMPs bringen viele Vorteile für dein Unternehmen mit sich, darunter:
Aber nicht nur dein Unternehmen profitiert davon, dass du dem systemorientierten Ansatz für dein QM nutzt, sondern auch deine Kunden profitieren von einer erfolgreichen Umsetzung der Norm. Eine ISO 9001-Zertifizierung bietet deinen Kunden
Als internationale Norm sind die Anforderungen der ISO 9001 sehr präzise – und das müssen sie auch sein, um zu beweisen, dass man deinem Unternehmen vertrauen kann. Die ISO 9001 listet über 350 einzelne Anforderungen in zehn Klauseln auf, die häufig auch als Basis für andere Normen genutzt werden, wie z.B. die IATF 16949.
Während viele der Bestimmungen verpflichtend sind, gibt es auch nicht-verpflichtende Anforderungen, die deinen Prozessen und deiner Dokumentation zugute kommen können, aber nicht notwendig sind, um eine ISO 9001-Zertifizierung zu erhalten. Stelle anhand eines internen Audits fest welche der freiwilligen Normen für dich relevant sind und versuche diese zu implementieren.
Die 10 ISO 9001-Klauseln definieren die Norm und ihre Begriffe und Definitionen (Klausel 1-3), bevor sie auf die eigentlichen Anforderungen der Norm eingehen (Klausel 4-10). Es gibt auch eine 0 Klausel, in der die Vorteile eines QMS im Detail erläutert werden und der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) und der Prozessansatz vorgestellt werden. Die 0-Klausel ist nützlich und sollte nicht übersehen werden.
Ein ISO 9001-Zertifizierungsverfahren folgt den allgemeinen ISO-Audit-Richtlinien und besteht aus den folgenden Schritten:
Eine ISO-Zertifizierung ist in der Regel für 3 Jahre gültig. Während dieses Zeitraums ist es jedoch wichtig, dass du immer wieder nachweist, dass du alle ISO-Anforderungen einhältst und mit den ISO-Vorgaben konform gehst.
Die Aufrechterhaltung der Einhaltung der Richtlinien ist ein besonders entscheidender Faktor für jede ISO-Zertifizierung, der erstens eine kontinuierliche Verbesserung garantiert und dich zweitens für die Rezertifizierung vorbereitet. Während eines 3-Jahres-Zeitraums muss jemand von einer registrierten Zertifizierungsstelle Überwachungsaudits durchführen, um sicherzustellen, dass das QMS ISO-Norm konform aufrechterhalten wird.
Es gibt keinen festen Preis für eine ISO-Zertifizierung, denn die Kosten hängen von der Zertifizierungsstelle ab, die das Zertifizierungsaudit durchführt. Außerdem spielt die Größe deines Unternehmens eine große Rolle dabei, wie viel Geld du für die Zertifizierung ausgeben musst, ebenso wie die Komplexität deines QMS.
In der Regel solltest du dir ein kostenloses Angebot von einer akkreditierten Stelle einholen und von dort aus weiter vorgehen, wobei du Folgendes berücksichtigen solltest:
Nein, eine ISO 9001-Zertifizierung ist nicht verpflichtend, es sei denn, sie wird von Geschäftspartner*innen verlangt, mit denen du einen Vertrag abschließen willst.
Es lohnt sich jedoch, eine Zertifizierung in Erwägung zu ziehen, denn die Norm ist in vielen Branchen wichtig, und wenn du sie nicht hast, kann das ein schlechtes Licht auf dein Unternehmen werfen und dich in Zukunft potenzielle Aufträge und Kunden kosten.
Außerdem hilft die bloße Einhaltung der in der ISO-Norm aufgeführten Anforderungen dabei, dein Unternehmen zu strukturieren, deine Produktivität zu steigern und die gesetzlichen Anforderungen auf der Grundlage eines strengen und anerkannten Standards einzuhalten. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass dein Unternehmen immer auf dem richtigen Weg ist.