Qualitätsmanagementsystem (QMS) erklärt

In der heutigen wettbewerbsintensiven Welt kann es eine echte Herausforderung sein, eine gleichbleibende Qualität sicherzustellen. Oft ist man im Wettlauf gegen die Zeit, um enge Fristen einzuhalten – doch wie bleibt man effizient, ohne die Qualität der Produkte zu beeinträchtigen?

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) verschafft dir einen Wettbewerbsvorteil. Es standardisiert Abläufe, verringert Fehler und sorgt für Compliance mit Branchenstandards, sodass du hohe Kundenzufriedenheit erreichst.

Ein Beispiel: Ein Hersteller von Autoteilen kämpft mit häufigen Defekten. Durch die Einführung eines QMS können sie die Ursachen ermitteln und die Fehlerquote deutlich senken.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir die wichtigsten Aspekte eines QMS und geben dir praktische Schritte an die Hand, damit du es in deinem Unternehmen umsetzen kannst.

Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?

Unabhängig von deiner Branche –  von der Gesundheitsfürsorge und der Lebensmittelherstellung bis hin zur Softwareentwicklung oder dem Bauwesen – ist das Qualitätsmanagement ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projekts. Hersteller und andere Unternehmen müssen garantieren können, dass ihre Produkte nach internen und externen Qualitätsstandards hergestellt werden und für die Verbraucher sicher sind.

An dieser Stelle kommt ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) ins Spiel. Ein QMS ist ein strukturierter Rahmen, der deine Qualitätssicherungsprozesse standardisiert und so die Aufrechterhaltung einer gleichbleibenden Qualität in allen Geschäftsbereichen erleichtert.

Ein gründliches QMS umfasst einen detaillierten Qualitätsmanagementplan, der:

• ‌Erklärt, wie Mitarbeiter die Konformität von Produkten bewerten können. Es liefert klare Anweisungen und Kriterien für die Überprüfung, ob Produkte oder Dienstleistungen den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen.
• ‌Verhindert, dass Fehler bei der Herstellung auf die Endprodukte übergehen. Da Probleme frühzeitig erkannt werden, trägt ein QMS dazu bei, Fehler zu minimieren, so dass nur qualitativ hochwertige Produkte den Verbraucher erreichen.
• ‌Ermöglicht, Projekttermine festzulegen und einzuhalten. Ein QMS rationalisiert Arbeitsabläufe und Prozesse und ermöglicht es dir, Fristen einzuhalten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

Schlüsselelemente eines Qualitätsmanagementsystems

Der Aufbau eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems (QMS) ist wie der Bau eines soliden Fundaments für dein Unternehmen. Diese Schlüsselelemente sorgen dafür, dass deine Produkte oder Dienstleistungen immer ins Schwarze treffen und dein Betrieb reibungslos läuft:

Qualitätsrichtlinien, Ziele und Planung

Ein effektives QMS basiert auf einer klaren Qualitätsrichtlinie, die alle Arbeitsprozesse leitet. Diese Leitlinie reflektiert die strategischen Unternehmensziele und die Erwartungen der Kunden. Formuliere konkrete Qualitätsziele und plane, wie du diese erreichen kannst – von der Prozessoptimierung bis zur Ressourcenverteilung.

Sobald du die Qualitätsrichtlinien bestimmt hast, setzt du auch messbare Qualitätsziele fest, die spezifisch und realisierbar sind. Um diese Ziele zu erreichen, ist eine effektive Planung erforderlich, bei der auch die notwendigen Prozesse, Ressourcen und Zuständigkeitsbereiche festgelegt werden.

Prozessmanagement und -dokumentation

Dies ist das Herz deines QMS. Hier geht es um die Verwaltung und Dokumentation der wichtigsten Prozesse, die sich direkt auf die Qualität deiner Produkte oder Dienstleistungen auswirken. Du wirst jeden Prozess klar definieren und ständig überwachen.

Ebenso wichtig ist die Kontrolle der Dokumente. Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation kann die gesamte Anlage leicht unübersichtlich werden. Die Dokumentation stellt sicher, dass jeder weiß, wo die neuesten Verfahren, Richtlinien und Normen zu finden sind, und verringert so das Risiko von Fehlern und Missverständnissen.

Ressourcen- und Organisationsmanagement

Stelle sicher, dass du über die erforderlichen Ressourcen verfügst – sei es qualifiziertes Personal, eine moderne Infrastruktur oder die richtigen Werkzeuge und Geräte. Wenn diese Ressourcen vorhanden sind und gut gewartet werden, schaffst du die Voraussetzungen, um deine Qualitätsziele zu erreichen.

Ebenso wichtig ist die klare Definition von Rollen und Aufgabenbereichen. Wenn jeder seine spezifische Rolle versteht und weiß, wie sie zu den allgemeinen Qualitätszielen beiträgt, fördert dies Verantwortlichkeit und Teamarbeit.

Messung, Analyse und Verbesserung

Zu einem QMS gehört die regelmäßige Überprüfung von Prozessen und Produkten anhand von Qualitätszielen. Du wirst systematisch Leistungsindikatoren überprüfen und die Daten analysieren. So kannst du Muster erkennen, die Ursachen von Problemen ermitteln und Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren.

Das bedeutet natürlich auch, dass du Maßnahmen ergreifen musst. Mit Korrekturmaßnahmen werden unmittelbare Probleme angegangen, während vorbeugende Maßnahmen proaktiv sind und potenzielle Probleme beseitigen, bevor sie auftreten.

Kundenorientierung in deinem Qualitätsmanagementsystem

Qualitätsmanagement bedeutet im Wesentlichen, den Kunden in den Mittelpunkt aller Aktivitäten zu stellen. Du entwickelst zunächst ein umfassendes Verständnis der Kundenbedürfnisse und -erwartungen, indem du deinen Kunden aktiv zuhörst und ihr Feedback einholst.

Nutze dieses Feedback dann, um dein Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. Überprüfe auch weiterhin regelmäßig die Rückmeldungen deiner Kunden und nehme dann die notwendigen Änderungen an deinen Prozessen, Produkten oder Dienstleistungen vor, um ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden.

Insgesamt sind dies die Hauptkomponenten des Qualitätsmanagementprozesses:

Ansätze für das Qualitätsmanagement

Da das Qualitätsmanagement ein langjähriges Anliegen der Unternehmen ist, haben sich im Laufe der Zeit verschiedene Ansätze für das Qualitätsmanagement entwickelt. Jeder Ansatz bietet einzigartige Grundsätze und Techniken.

• Total Quality Management (TQM) – konzentriert sich auf den langfristigen Erfolg durch Kundenzufriedenheit. Alle Mitglieder einer Organisation beteiligen sich an der Verbesserung von Prozessen, Produkten, Dienstleistungen und der Kultur, in der sie arbeiten.
• Six Sigma – ein datengesteuerter Ansatz, der darauf abzielt, Fehler und Schwankungen in Prozessen zu reduzieren. Es nutzt Statistiken, um Fehlerursachen zu identifizieren und zu beseitigen, mit dem Ziel, nahezu perfekt zu sein.
• Lean Manufacturing – betont die Wertmaximierung durch die Beseitigung von Verschwendung und die Optimierung von Prozessen. Es zielt darauf ab, mit weniger Ressourcen mehr Wert für die Kunden zu schaffen.
• ISO 9001 – eine internationale Norm, die die Anforderungen an ein QMS festlegt. Unternehmen nutzen die Norm, um nachzuweisen, dass ihre Produkte und Dienstleistungen die Anforderungen von Kunden und Behörden erfüllen.
• Kaizen – bedeutet wörtlich übersetzt “kontinuierliche Verbesserung” auf Japanisch. Jeder im Unternehmen – von der obersten Führungsebene bis zu den Mitarbeitern im Frontline – nimmt kleine, schrittweise Änderungen vor, um die Prozesse zu verbessern.

Alle diese Verfahren haben sich für verschiedene Organisationen bewährt, je nach deren spezifischen Bedürfnissen und Zielen. So ist beispielsweise ISO 9001 in verschiedenen Branchen weit verbreitet, während Automobilunternehmen eher Lean Manufacturing oder Six Sigma anwenden.

Was sollte dein Qualitätsmanagementplan enthalten?

Abgesehen von der Wahl deines Vorgehens musst du einen Qualitätsmanagementplan erstellen, um ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen. Darin werden alle Maßnahmen beschrieben, die du anwenden wirst, um die Qualitätsstandards deiner Organisation (oder einer externen Behörde) zu erfüllen. Zu diesem Zweck umfasst ein Qualitätsmanagementplan vier wichtige Schritte:

• Festlegung von Qualitätsstandards
• Entwurf eines Qualitätssicherungsprozesses
• Schaffung von Maßnahmen zur Qualitätskontrolle
• Verbesserung der Qualitätsmanagementpläne durch Qualitätsverbesserung

Bestimmung von Qualitätsstandards

Produktqualitätsnormen beschreiben die Eigenschaften von Endprodukten, das heißt, das gewünschte Ergebnis eines Herstellungsprozesses. Um die Kriterien zu verstehen, die du erfüllen musst, frage dich:

• Was sind die Qualitätserwartungen des Kunden?
• Welche gesetzlichen Normen müssen erfüllt werden?
• Was sind deine internen Qualitätsstandards?
• Gibt es bereits Richtlinien zur Produktqualität, die befolgt werden müssen?

Du kannst die Qualitätserwartungen leichter verstehen, wenn du deine Kunden direkt fragst und dich an anerkannten Normen wie ISO 9001 orientierst. Außerdem solltest du dich über die geltenden Branchenvorschriften informieren.

Erstellung eines Qualitätssicherungsprozesses

Die Qualitätssicherung ist der nächste Schritt nach der Festlegung deiner Standards. Sie besteht darin, die Instrumente und Verfahren, die du zur Umsetzung dieser Standards verwenden wirst, formell festzulegen. Gründliche Qualitätssicherung bedeutet, es wird sichergestellt, dass:

• es eine Dokumentation für alle gesetzlichen Anforderungen gibt.
• du die Kundenanforderungen spezifizierst und kommunizierst.
• den Mitarbeitern Checklisten zur Verfügung stehen, in denen regelkonforme Prozesse beschrieben sind.
• die Mitarbeiter über die für die Durchführung dieser Prozesse notwendige Ausbildung verfügen.
• die Produktspezifikationen für die Mitarbeiter eindeutig sind, entweder durch Beispiele von Qualitätsprodukten, Diagrammen oder durch aufgeschlüsselte Listen von Anforderungen.
• die Mitarbeiter Zugang zu Werkzeugen und Ausrüstungen haben, und diese gut gewartet werden.
• die Mitarbeiter wissen, wer in den einzelnen Produktionsphasen verantwortlich ist.
• die zur Messung von Qualitätskennzahlen verwendeten Geräte zuvor getestet wurden.

Schaffung von Qualitätskontrollmaßnahmen im QMS

Während die Qualitätssicherung darauf konzentriert ist, sicherzustellen, dass die Prozesse klar definiert und leicht zu befolgen sind, befasst sich die Qualitätskontrolle mit den fertigen Produkten, um sicherzustellen, dass keine Mängel vorhanden sind, bevor die Waren ausgeliefert werden. Beides sind wichtige Elemente eines Qualitätsmanagementplans, da die Qualitätskontrolle im Wesentlichen Auskunft darüber gibt, ob deine Qualitätssicherungsmaßnahmen wirksam waren.

Zu den Qualitätskontrollmaßnahmen, die deine Gesamtstrategie für das Qualitätsmanagement stärken, gehören:

• Optische Überprüfung der Produkte auf Risse, Dellen oder Kratzer
• Sicherstellung, dass keine Wasserschäden an den Produkten vorhanden sind
• Überprüfung der Produkte auf Schmutz und Ablagerungen
• Feststellung, dass die fertigen Produkte die richtige Größe haben
• Sicherstellung, dass die Produktfarben korrekt und die Details (z.B. Symbole auf Knöpfen) deutlich sind
• Gewährleistung, dass die Produkte das richtige Gewicht haben
• Durchführung von mindestens einem Produkttest, um sicherzustellen, dass das Produkt wie vorgesehen funktioniert
• Sicherstellung, dass die Produktverpackung sauber, unbeschädigt und klar ist und das Produkt gut hineinpasst

Verbesserung der Qualitätsmanagementpläne durch Qualitätsverbesserung

Bei der Qualitätsverbesserung vergleicht man die erwarteten Ergebnisse der Qualitätssicherungsprozesse mit den tatsächlichen Beobachtungen, die man bei der Qualitätskontrolle gemacht hat, um herauszufinden, wo es unerwartete Ergebnisse oder Fehler in der Produktion gab.

Auf dieser Grundlage kannst du dann deinen Qualitätsmanagementplan verbessern, sodass dein Qualitätsmanagementsystem jedes Mal vorschriftsmäßige Produkte hervorbringt. So kannst du beispielsweise feststellen, dass eine Reihe von Produkten beschädigt wurde, weil bestimmte Geräte unsachgemäß verwendet wurden. In deinem überarbeiteten Qualitätsmanagementplan gibst du dann an, wie diese Geräte richtig zu verwenden sind.

Die genauen Fragen, die du bei der Qualitätsverbesserung stellst, hängen von den Qualitätsmanagementproblemen ab, die in deinem Unternehmen auftreten. Wichtig ist, dass du dich daran erinnerst, dass der Schwerpunkt auf der Prozessverbesserung und nicht auf der Leistung einzelner Mitarbeiter liegt.

Optimale Nutzung des Qualitätsmanagementplans 

Bei der Anwendung deines Qualitätsmanagementplans in der Fertigung gibt es einige Dinge, die du tun kannst, um die damit verbundene Arbeit zu erleichtern und die Chance auf positive Ergebnisse zu erhöhen. Dein Qualitätsmanagementsystem sollte dabei eine zentrale Rolle spielen.

Delegiere im Qualitätsmanagementsystem

An der Erstellung eines guten Qualitätsmanagementplans ist jeder beteiligt, und das gilt auch für seine Umsetzung. Stelle sicher, dass die Aufgaben und Rollen klar aufgeteilt und den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen werden. Nutze die Fähigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeiter, um die Aufgaben zu finden, für die sie am besten geeignet sind.

Liste alle deine Materialien auf

Vergewissere dich, dass du alles weißt und hast, was du brauchst, bevor du mit der Produktion beginnst. Verwende eine Vorlage für eine Materialliste, um aufzuführen, welche Materialien und Geräte du brauchst und wann du sie verwenden wirst. Je mehr Informationen du deinen Mitarbeitern zur Verfügung stellst, desto weniger Abweichungen werden auftreten.

Definiere Freigabekriterien

Stelle sicher, dass du weißt, wie ein korrektes Endprodukt aussieht und teile die Kriterien mit deinem Team. Verwende die Qualitätsstandards, die du zuvor in deinem Qualitätsmanagementsystem ermittelt hast, um diese Kriterien festzulegen. Diese sollten so spezifisch wie möglich sein.

Teste regelmäßig

Um sich der Qualität deiner Produkte so sicher wie möglich zu sein, empfiehlt sich eine regelmäßige Prüfung. Wenn du zum Beispiel jede Komponente prüfst, bevor du zur nächsten übergehst, kannst du Probleme früher erkennen und genau verstehen, wo Probleme auftreten. Regelmäßiges Testen ermöglicht es dir, die Funktionalität aus jedem Blickwinkel zu untersuchen.

Erstellung von Qualitätsmanagementplänen mit Software zur Workflow-Automatisierung

Ein Qualitätsmanagementplan auf Papier ist aus mehreren Gründen unpraktisch: Er kann leicht verloren gehen, es ist schwierig, effizient Kopien anzufertigen, und es ist unpraktisch, während der Arbeit Papierbögen mit sich herumzutragen. Löse all diese Probleme, indem du eine Workflow-Automatisierungssoftware wie Lumiform verwendest, um dein Qualitätsmanagementsystem zu erstellen.

Lumiform bietet dir eine Kombination aus Desktop– und mobilen Anwendungen, die es dir leicht machen, jedes Mal, wenn du einen Fertigungsprozess startest, individuelle Vorlagen zu erstellen. Verwende diese Vorlagen für das Qualitätsmanagement, um sicherzustellen, dass jeder Aspekt deines Qualitätsmanagementsystems definiert ist.

Du kannst diese Qualitätschecklisten problemlos mit anderen in deinem Unternehmen teilen und sie mit einem einzigen Tastendruck duplizieren. Vergewissere dich, dass dein Qualitätsmanagementplan eingehalten wird, indem du die verantwortlichen Mitarbeiter mit der Durchführung beauftragst.

Verwende Lumiform, um Qualitätsmanagementsysteme für Projekte zu entwickeln:

• Delegiere Aufgaben, lege Fristen fest und verfolge die Leistung über ein zentrales Dashboard
• Teile Ergebnisse und Fortschrittsberichte jederzeit mit allen Beteiligten
• Standardisiere die Art und Weise, wie Aufgaben erledigt werden, da jeder ein einziges Qualitätsmanagement-Dokument befolgt
• Mache dir keine Gedanken über die Lagerung oder Beschädigung deiner Dateien, da jede Vorlage, die du mit Lumiform erstellst, in der Cloud gespeichert wird
• Erhalte automatisch erstellte Berichte, die die Ergebnisse der erstellten Vorlagen zusammenfassen und analysieren und dir helfen, sich in Zukunft zu verbessern