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Checkliste für Personalakte

Für die Personalverwaltung lohnt es sich eine digitale Checkliste für die Personalakte zu nutzen.

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Was ist eine Checkliste für die Personalakte?


Eine Checkliste für die Personalakte wird vom HR-Team und der HR-Abteilung eines Unternehmens zur Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben verwendet. Sie dienen dazu, alle Prozesse im Zusammenhang mit der Tätigkeit aufzuzeichnen, die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten und einfach und effektiv auf alle Mitarbeiterdokumente zuzugreifen.


Unter der Personalakte versteht man alle Dokumente und Unterlagen, die mit dem Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen Arbeitgeber*in und einem einzelnen Arbeitnehmer*in in Zusammenhang stehen, egal in welcher Form und an welcher Stelle diese Unterlagen im Unternehmen abgelegt sind. Zur Dokumentation einiger dieser Unterlagen ist die Arbeitgeber*in gesetzlich verpflichtet. Es müssen außerdem die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer*in gewahrt und schützend mit mit den personenbezogenen Daten umgegangen werden.




Der Artikel informiert über die folgenden Themen:


1. 8 Dokumente, die nach der Checkliste für die Personalakte erforderlich sind


2. Eine digitale Lösung für die Checkliste einer Personalakte


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8 Dokumente, die nach der Checkliste in die Personalakte gehören


Im Folgenden findest du die notwendigen Dokumente, die nach Checkliste in einer Personalakte im Unternehmen gehören:


  1. Stellenbeschreibungen - Die Funktionen jeder Stelle müssen klar beschrieben werden, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter*in selbst.
  2. Arbeitsvertrag - Alle Arbeitsverträge für alle Angestellten müssen eingereicht werden. Mit der Unterschrift beider Parteien sowie den Rechten und Pflichten der Arbeitnehmer*in und der Arbeitgeber*in.
  3. Dokumente zum Einstellungsprozess - Detailliert alle Schritte des Einstellungsprozesses, wie Interviews, Auswahlkriterien, persönliche oder Video-Call-Meetings, Einführungsprozess und Onboarding.
    • Stellenangebotsschreiben
    • Stellenbeschreibung
    • Arbeitsvertrag
    • Bewertungsformular für Kandidat*innen
    • Überprüfung der Referenzen
  4. Mitarbeiterhandbuch - Es ist sehr wichtig, da es die Verfahren und Richtlinien des Unternehmens sowie die Aufgaben und das erwartete Verhalten der neuen Mitarbeiter*in zusammenfasst. Es wird in der Regel am ersten Tag der Arbeitsaufnahme ausgehändigt.
  5. Gehaltsaufschlüsselung - Eines der notwendigen Dokumente für die Personalverwaltung und besteht darin, ein Dokument mit allen Informationen über Abzüge im Gehalt der Mitarbeiter*in, wie z.B. für die Krankenversicherung oder die Arbeitslosenversicherung, zur Verfügung zu stellen.
  6. Onboarding-Prozess für Mitarbeiter*innen - Das Einführungsverfahren erfordert eine Menge wichtiger HR-Dokumente für den effizienten Einführungsprozess, hier sind einige der Dokumente im Zusammenhang mit der Einführung von Mitarbeiter*innen aufgelistet:

    • Onboarding-Checkliste
    • Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen
    • E-Mail zur Ankündigung der neuen Mitarbeiter*in
    • Willkommens-E-Mail
    • Checkliste für Neueinstellungen
    • E-Mail des Stellenangebots
    • Checkliste der Firmenpolitik für Neueinstellungen
  7. Mitarbeiterverwaltung und Aktenführung - Es ist sehr wichtig, dass das HR-Team die Checkliste zur Personalakte in einer organisierten und zugänglichen Weise ablegt. Mit einem digitalen Tool wie Lumiform werden alle Prozesse automatisch in der Cloud registriert, so dass sie jederzeit und einfach zugänglich sind.
  8. Ausstiegsprozess - Es handelt sich um ein spezifisches Verfahren, das sicherstellt, dass die Mitarbeiter*in korrekt und ohne Überspringen eines der wesentlichen Schritte aussteigt.
  9. Nachfolgend findest du hilfreiche Bestandteile der Checkliste für die Personalakte, wenn es um den Ausstiegsprozess geht:

    • Austrittsformalitäten
    • Rücktrittsschreiben
    • Treffen vor dem Austritt


    Eine digitale Lösung für die Checkliste zu einer Personalakte


    Digitalisiere deinen Papierkram und deine Aktenführung und speicher automatisch alle Berichte online, damit du jederzeit und überall darauf zugreifen können. Erhalte sofortige Benachrichtigungen bei Verstößen über Chat oder Push-Nachrichten von deinen Kolleg*innen, damit deine Mitarbeiter*innen solche in Zukunft vermeiden können. Optimiere die Sicherheit am Arbeitsplatz mit Lumiform und füge deinem Unternehmen eine weitere Sicherheitsebene hinzu:


    • Echtzeitdaten über interne Prozesse generieren. Dadurch werden Qualität und Sicherheit messbar und du kannst die Daten zur kontinuierlichen Prozessoptimierung nutzen.
    • Verschaffe dir einen Überblick über alles, was mit der Perosnalakte im Zusammenhang steht.
    • Berichte werden automatisch erstellt - dies spart die komplette Nachbearbeitung .
    • Optimiere die Effizienz in deinem internen Prozesse: Durch eine effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Dritten und mit dem Management sowie eine schnellere Meldung von Vorfällen, löst du Vorfälle bis zu 4x schneller als bisher.
    • Mit Hilfe der super intuitiven mobilen App kannst du und deine Teamkolleg*innen jede Prüfung der Personalakte einfach und zeitsparend durchführen.
    • Kontinuierliche Verbesserung von Qualität und Sicherheit: Mit dem flexiblen Checklistenbaukasten kannst du interne Prozesse laufend optimieren. Da Lumiform den Prüfer durch die Checkliste führt, ist kein Schulungsaufwand erforderlich.



Dein Ansprechpartner für alle Fragen zu Checkliste für Personalakte

Du hast Fragen oder möchtest eine persönliche Demo vereinbaren? Wir helfen dir gerne weiter!

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