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Compliance Management System Software

Nutze Compliance Management System Software, um im gesamten Unternehmen Compliance zu integrieren und sie zu leben. Bündel alle wichtige Prozesse an einem Ort, erstelle Berichte und Listen ohne großen Aufwand und erreiche eine lückenlose Dokumentation.

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Führende Unternehmen vertrauen in Lumiform

Wesentliche Vorteile

Erleichter deinem Compliance-Officer die Arbeit mit Lumiforms Compliance Management System Software

Erstelle Berichte, Formulare und Listen ohne Aufwand

Erstelle Berichte, Formulare und Listen ohne Aufwand

Die Compliance Management System Software bietet dir mit ihrem innovativen Formularbaukasten die Möglichkeiten Formulare, Protokolle und Checklisten einfach per Drag-and-Drop zu erstellen. Dafür sind keine weiteren Design- oder Programmier-Kenntnisse erforderlich. Außerdem hast du Zugriff auf eine umfangreiche Vorlagenbibliothek. Wenn du eine Compliance-Prüfung oder Audit durchgeführt hast, erhältst du ohne Mehraufwand automatisch einen Bericht. Er enthält alle Ergebnisse, Bilder, negativen Antworten und gemeldeten Probleme. Spare Zeit, indem du den Bericht aus der App sofort an alle verantwortlichen Personen sendest.

Optimiere kontnuierliche deine Prozesse

Optimiere kontnuierliche deine Prozesse

Verschiedene Branchen haben unterschiedlich komplexe Vorschriften. In manchen Industrien ändern sich diese Vorschriften regelmäßig, in anderen seltener. Je komplexer die Compliance-Vorgaben einer Branche sind, desto mehr lohnt sich eine Software. Sie bietet die Möglichkeit viele verschiedene Bereiche, flexibel auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst, abzudecken. Mithilfe eines digitalen Tools können Compliance-Officer und andere Mitarbeiter*innen die Compliance-Abteilung die Compliance-Arbeit regelmäßig prüfen, Risikoanalysen durchführen und die Prozesse, wenn nötig nachbessern. Die Arbeits- und Prüfungsabläufe erfolgen vollkommen dynamisch.

Erhalte eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation

Erhalte eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation

Falls es doch zu einem Verstoß kommt und die Compliance-Bemühungen deines Unternehmens durch Behörden geprüft werden muss, ist es wichtig eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation vorlegen zu können. Ein digitales Compliance Management System bündelt alle Informationen, Richtlinien und Dokumente zentral an einem Ort. Ändern sich Vorgaben oder wird ein Compliance-Audit durchgeführt, finden Mitarbeiter*innen und Management alle Information sofort auf der Plattform. Auf diese Weise bleibt die Compliance-Arbeit transparent und nachvollziehbar. Außerdem schützt eine revisionssichere, digitale Dokumentation vor Regressansprüchen.

Wichtigste Eigenschaften

So verwendest du Lumiform als Compliance Management System Software

Mit Lumiforms Compliance Management System kannst du gemeinsam Checklisten entwickeln und die notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften vereinbaren. Mit der App erstellst du effiziente, automatisierte Arbeitsabläufe.

1. Erstelle Formulare im Handumdrehen
Wähle aus über 12.000 gebrauchsfertigen Vorlagen aus oder erstelle im Handumdrehen deine eigenen leistungsstarken Formulare.
2. Prüfe einfach per App
Führe Prüfungen effizient mit der intuitiven Lumiform App durch. Egal wo du bist - online oder offline.
3. Löse Vorfälle schneller
Melde deine Beobachtungen, weise deinen Kollegen direkt Korrekturmaßnahmen zu und verfolge den gesamten Prozess der Fehlerbehebung.
4. Teile Ergebnisse und gewinne wertvolle Erkenntnisse
Teile deine automatisch erstellten Berichte direkt mit allen Beteiligten und analysiere alle Daten im Detail.
1. Erstelle Formulare im Handumdrehen
Wähle aus über 12.000 gebrauchsfertigen Vorlagen aus oder erstelle im Handumdrehen deine eigenen leistungsstarken Formulare.
2. Prüfe einfach per App
Führe Prüfungen effizient mit der intuitiven Lumiform App durch. Egal wo du bist - online oder offline.
3. Löse Vorfälle schneller
Melde deine Beobachtungen, weise deinen Kollegen direkt Korrekturmaßnahmen zu und verfolge den gesamten Prozess der Fehlerbehebung.
4. Teile Ergebnisse und gewinne wertvolle Erkenntnisse
Teile deine automatisch erstellten Berichte direkt mit allen Beteiligten und analysiere alle Daten im Detail.

Chat und Protokolle für Korrektumaßnahmen

Arbeite gemeinsam an Maßnahmen, während alle Aktivitäten automatisch protokolliert werden.

Arbeitsplaner

Plane und weise Prüfungen zu, damit keine Inspektion vergessen wird.

Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen, E-Mails oder SMS erinnern dein Team an bevorstehende Prüfungen.

Text- und Fotokommentare

Füge während einer Prüfung Textkommentare und Fotos hinzu.

Wenn-Dann-Logiken

Verwende Logiken, um dein Team auf standardisierte Weise durch jede Prüfung zu führen.

Anpassen von Berichten

Passe deine Berichte an, damit sie genau deinen Bedürfnissen entsprechen.

Automatische Maßnahmen

Löse auf der Grundlage der Antwort eines Prüfers automatisch Maßnahmen aus und weise sie zu.

Externe Berechtigungen

Beziehe externe Partner ohne zusätzliche Kosten in die Problemlösung ein.

APIs

Verbinde Lumiform über API mit deinen vorhandenen Systemen.

Mehr als 20.000 Organisationen nutzen Lumiform als ihre #1 Compliance Management System Software
Bewertet 5/5 Sterne Capterra ist die führende Bewertungsplattform für Unternehmenssoftware
“Wir sind von der umfangreichen Vorlagenbibliothek mit zahlreichen vorgefertigten Checklisten immer noch begeistert. Mit ihrer Hilfe konnten wir sofort mit der Optimierung unserer Prüfungsabläufe beginnen.”
Daniela P, Operations Manager
“Wir sind von der umfangreichen Vorlagenbibliothek mit zahlreichen vorgefertigten Checklisten immer noch begeistert. Mit ihrer Hilfe konnten wir sofort mit der Optimierung unserer Prüfungsabläufe beginnen.”
Daniela P,
Operations Manager
“Lumiform ist super intuitiv und einfach zu bedienen. Aber das Beste ist, dass das System sehr flexibel ist. Auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern ist sehr gut und das Team unterstützt dich, wann immer es nötig ist.”
William D, Auditor
“Lumiform ist super intuitiv und einfach zu bedienen. Aber das Beste ist, dass das System sehr flexibel ist. Auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern ist sehr gut und das Team unterstützt dich, wann immer es nötig ist.”
William D,
Auditor
“Unglaublich intuitive App, mit der wir unseren Dokumentationsaufwand verringert und operative Exzellenz durch standardisierte Prüfungen erreicht haben.”
Christoper S, Qualitätsmanager
“Unglaublich intuitive App, mit der wir unseren Dokumentationsaufwand verringert und operative Exzellenz durch standardisierte Prüfungen erreicht haben.”
Christoper S,
Qualitätsmanager
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Was ist ein Compliance Management System?


Nicht nur große DAX-Konzerne, auch kleinere und mitllere Unternehmen müssen sich an eine Vielzahl von Gesetzen, Vorschriften und Regeln halten. Oberstes Ziel eines jeden KMUs sollte es sein, gerade diese einzuhalten. Regelkonformes Verhalten ist eine wichtige Säule für reibungslose Geschäfte.


Compliance bedeutet, dass sich dein Unternehmen an alle Gesetze, Vorschriften und selbstgesetzte Regeln hält, um Rechtsverstöße, Haftungsansprüche und Imageschäden zu vermeiden. Deshalb wirkt sie sich auf alle Unternehmensbereiche aus.


Das Compliance Management System (CMS) umfasst sämtliche Prozesse, Strukturen und Maßnahmen, die dein Unternehmen aufstellt, um Gesetzestreue und Regelkonfirmität zu erreichen.


Für Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche besteht in Deutschland eine Pflicht zur Einrichtung eines Compliance Management Systems. Börsennotierten Unternehmen wird im Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) bisher nur rechtlich unverbindlich empfohlen, ein entsprechendes System einzurichten.


Unser Tipp:

Führe diese Checkliste einfach und digital per mobiler App durch und spare 50% deiner Prüfzeit. Jetzt kostenlos testen

Weshalb benötigt man ein Compliance Management System?


Jedes Unternehmen, das beim Thema Compliance auf der sicheren Seite stehen möchte, sollte über die Einrichtung eines CMS nachdenken. Im April 2021 wurde ein neuer Satz globaler Standards für Compliance Management Systeme, die ISO 37301, von der International Organization for Standardization (ISO) veröffentlicht.


Die ISO 37301 gibt den Rahmen vor, wie ein CMS aufgebaut sein muss, um internationale Rechtsnormen und Vorschriften zu erfüllen. Dabei werden auch soziale und ethische Werte berücksichtigt.


Die Norm ISO 37301 löste die ISO 19600, die nur Empfehlungen für ein Content Management System abgab. Die neue Norm ist eine Zertifizierungsnorm, das heißt jede*r akkreditierte*r Auditor*in kann ein CMS nach der ISO 37301 zertifizieren.


Der Einsatz eines zertifizierten Content Management System bietet deinem Unternehmen folgende Vorteile:

  1. Sichert den Geschäftserfolg
    Ein wirksames CMS ermöglicht die Überwachung und die Steuerung der Compliance-Risiken und ermöglicht dem Unternehmen eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftstätigkeit.
  2. Minimiert Haftungsrisiken
    Ein CMS schützt Unternehmen und Mitarbeiter*innen vor der Gefahr der persönlichen Haftung im zivil- und strafrechtlichen Bereich. Tritt ein Verstoß auf, der mit dem Unternehmen in Zusammenhang gebracht werden kann, lässt sich schnell der Vorwurf erheben, es liege ein Organisationsverschulden vor, da bei einer ordentlichen Geschäftsführung kein Fehler aufgetreten wäre. Ein Content Management System kann solche drastische Rechtsfolgen abwenden.
  3. Schafft Vertrauen bei Geschäftspartnern und Kunden
    Unternehmen, die rechtmäßig handeln, gelten als glauwürdig, dass wiederum schafft Vertrauen. Andere Unternehmen und Kunden wollen Beziehungen zu Unternehmen haben, die sich an Gesetze und Vorschriften halten und nicht negativ auffallen.
  4. Wirkt sich positiv auf die Auftragsvergabe aus
    Immer häufiger wird bei der Vergabe von Aufträgen oder die Aufnahem in das Listing zugelassener Lieferanten auf ein funktionierendes Compliance Management System geachtet. Oft werden von Kunden, Vertragspartner und Lieferanten Compliance-Erklärungen verlangt. Wer diese nocht vorweisen kann, hat schlechte Karten im Wettbewerb.
  5. Reduziert Fremdkapitalkosten
    Viele Versicherer reduzieren die Prämien von Versicherungen, mit denen die Haftungsrisiken bei vom Unternehmen verschuldeten Schäden abgesichert werden, wenn ein Compliance Management System vorliegt.
  6. Optimiert Ressourcen im Unternehmen
    Mit einem CMS lassen sich die Compliance-Aktivitäten im Unternehmen gebündelt werden. Dadurch werden Ressourcen effizienter eingesetzt, was zu verbesserten internen Organisationsstrukturen und Qualitätsstandards führen kann.
  7. Sensibilisiert die Belegschaft
    Ein funktionierendes Compliance Management System sensibiliert auch die Mitabeiter*innen sich an Gesetzte, Vorschriften und interne Regeln zu halten.
  8. Schafft Reputationsgewinn
    Ein rechtssiches Unternehmen kann sich in der Öffentlichkeit auch als solches darstellen. Durch ein funktionierendes Compliance Management System kann sich eine "Trade Mark" zu einer "Trust Mark" entwickeln.
  9. Sensibilisiert die Belegschaft
    Ein funktionierendes Compliance Management System sensibiliert auch die Mitabeiter*innen sich an Gesetzte, Vorschriften und interne Regeln zu halten.
  10. Erleichtert den Überblick
    Ein CMS soltte dynamisch sein, um sich den Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Dadurch wird das Management rechtzeitig und direkt über relevanten Änderungen informiert und behalten alle Schwierigkeiten im Auge. So lassen sich Risiken minimieren und Investitionen schützen.

Welche Elemente gehören in ein Compliance Management System?


Bisher gibt der DCGK nur allgemeine Vorgaben zur Gestaltung eines Compliance Management Systems. Unternehmen und Institutionen soltten sich aber schon allein im Hinblick auf eine Zertifizierung ihres CMS nach der ISO 37301 an allgemeine Standards und Vorgaben halten.


Einige Richtlinien für ein erfolgreiche Compliance bietet hier Institutionen aus dem Ausland, wie die Empfehlungen des US Department of Justice (DOJ) und die Erläuterungen im U.S. Foreign Corrupt Practices Act oder die Prinzipien desbritischen Bribery Act.


Demnach sollten die folgenden Elemente in keinem Compliance Management System fehlen:


  1. Compliance-Risikoanalyse
    Die Risikoanalyse ist der erste Schritt bevor ein CMS für ein Unternehmen ausgearbeitet und implimentiert wird. Es ist der Ausgangspunkt für jedes Compliance-Programm. Mit ihrer Hilfe werden Risiken erfasst und analysiert, um anhand dieser Ergebnisse ein Compliance-Programm zu erstellen, was genau aufs Unternehmen zugeschnitten ist. Eine solche Compliance-Risikoanalyse kann in regelmäßigen Abständen wiederholt werden, um neue Risiken aufzudecken und das CMS entsprechend anzupassen.
  2. Compliance-Programm
    Das Compliance-Programm befasst sich mit allen Werkzeugen und Prozessen, die das Unternehmen nutzt, um sicherzustellen, dass es sich an Regeln und Gesetze hält. Dabei werden sowohl externe Vorgaben wie auch interne Standards und Weisungen berücksichtigt. Auch für den internen und externen Umgang mit Verstößen sind im Compliance-Programm Prozesse definiert. Für die Ausarbeitung eines Compliance-Programms müssen aber erst bestimmte Grundlagen geschaffen werden:
    • Gelebte Compliance-Kultur und Kommunikation im Unternehmen: Integrität sollen nicht nur leere Worte sein, die in einem Programm stehen, sondern fester Bestandteil der Firmenkultur. Von der Führungskraft bis zur Fachspezialist*in sollten alle Mitarbeiter*innen verstehen, weshalb das Compliance-Programm fürs Unternhmen wichtig ist.
    • Compliance-Richtlinien für das Verhalten am Arbeitsplatz: Interne Richtlinien geben den Mitarbeiter*innen einen Leitfaden für das verhalten am Arbeitsplatz an die Hand. Dadurch wird auch für die Arbeitnehmer*innen transparent, welche Selbstverpflichtungen sich das Unternehmen auferlegt hat. Je nach Branche können die Richtlinien variieren, zu den wichtigsten gehören der Verhaltenskodex, die Datenschutzrichtlinien, Vorgaben für die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, die Regelung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaub, Richtlinien zur Gleichberechtigung und zur Nutzung von Social Media.
    • Compliance-Ziele: In den Compliance-Zielen sollte sich klar der Zweck des Compliance-Programms wiederspiegeln. Das trägt zu einer offenen und transparenten internen Kommunikation und Compliance-Kultur bei. Gleichzeitig hilft es den Strafbehörden bei einem Verstoß zu prüfen, ob das Compliance-Prgramm ausreichend ist und seinen Zweck erfüllt.
    • Compliance-Organisation: Die Hauptverantwortung für Compliance liegt bei der Geschäftsführung. Jedes Unternehmen sollte aber eine Compliance-Abteilung mit einem verantwortlichen Compliance-Officer installieren. Dieser sollten die notwendigen Mittel zur Verfügung gestellt werden, um sich um die Compliance im Unternehmen zu kümmern und diese zu überwachen.
    • Compliance-Geschäftspartner: Für Unternehmen könne auch durch Geschäftspartner Compliance- und Haftungsrisiken entstehen. Deshalb muss auch eine Risikoanalyse für Geschäftsbeziehungen durchgeführt wurden und auf Basis der Ergebnisse Richtlinien für die Zusammenarbeit definiert werden.
    • Compliance-Monitoring und Verbesserung: Damit der Erfolg des Compliance-Programms gewährleistet ist, muss es regelmäßig überprüft und nachgebessert werden. Neue nationale und internationale Richtlinien oder interne Vorgaben erfordern zusätzliche Prüfprozesse. Deshalb sollte das System regelmäßig auf Schwachstellen oder übersehene Risiken überprüft werden.


Wie hilft eine Compliance Management System Software?


Eine digiatle Plattform hilft den Mitarbeiter*innen der Compliance-Abteilung Berichte und Listen ohne großen Aufwand zu erstellen. Mit ihrer Hilfe und der Software können sie die Compliance-Arbeit regelmäßig prüfen, Risikoanalysen durchführen und das Programm aktualisieren und verbessern.


Eine Compliance Management System Software sorgt zudem für eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation aller Informationen, Richtlinien und Dokumente. Dadurch bleibt die Compliance-Arbeit eines Unternehmens transparent und nachvollziehbar. Dies schützt vor Regressansprüchen und hilft bei Überprüfungen durch Behörden.


Der Einsatz einer Compliance Management System Software erleichtert zudem folgende weitere Aufgaben:


  1. Das Erfüllen von Compliance-Aufgaben
    Mit einem automatisierten Workflow für die Erledigung von Compliance-Aufgaben werden die Maßnahmen schneller den zuständigen Mitarbeiter*innen zugewiesen - auch während einer laufenden Prüfung. Der Maßnahme kann eine Prioritätsstufe und ein Fälligkeitsdatum zugewiesen werden. Der*Die betroffene Mitarbeiter*in wird in Echtzeit per E-Mail informiert. So kann er*sie sofort auf die Situation reagieren. Die Compliance-Beauftragten werden sofort benachrichtigt, wenn die Maßnahme abgeschlossen ist.
  2. Das Melden von Compliance-Probleme
    Mit der Software für Compliance-Audits kann jeder sein Smartphone oder Tablet nutzen, um Kontrollen vor Ort durchzuführen und Probleme zu melden. Mit dieser Funktion können die Compliance-Beauftragten andere Mitarbeiter*innen dazu ermutigen, sich stärker am Compliance-Programm des Unternehmens zu beteiligen und Compliance-Probleme zu melden, solange diese noch nachvollziehbar sind.
  3. Das Entwickeln von Entscheidungsprozessen
    Umfassendere Berichte bedeuten, dass eine große Menge an Daten anfällt. Eine digitale Compliance Managemen Software hilft große Datenmengen zu organisieren und über das Analyse-Dashboard auszuwerten. Es macht es einfach, Lücken in im Compliance-Programm zu erkennen und Pläne zu erstellen, um diese Lücken zu schließen. Unternehmen können diese verbesserte Datenqualität nutzen, um strategischere Entscheidungen zu treffen, die das Compliance-Programm langfristig verbessern.



Erfahre wie Unternehmen wie deins Lumiform einsetzen