Was ist eine DSGVO-Checkliste?
Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 wurde der Datenschutz auf europäischer Ebene vereinheitlicht. Sie ist eine der umfassendsten Reformen der Datenregulierung der letzten Jahren. Die Verordnung wirkt sich darauf aus, wie Unternehmen weltweit ihre Strategien für den externen Datenschutz sowie den internen Datenzugriff und die Datennutzung gestalten.
Ziel der DSGVO ist es, den Bürger*innen der EU und Großbritanniens mehr Transparenz und Kontrolle über ihre persönlichen Daten zu geben. Darüber hinaus wurden auf diesem Weg, die Datenschutzbestimmungen der einzelnen EU-Mitgliedstaaten unter der vorherigen EU-Richtlinie zusammengefügt und modernisiert.
Die DSGVO verfolgt im Hinblick auf den Datenschutz einen risikobasierten Ansatz, dass heißt jedes Unternehmen muss ein eigenes Verfahren zur Erhebung und Speicherung von Daten erstellen, prüfen, auswerten und überwachen. Das liegt vor allem auch daran, da in Augen der staatlichen Behörden die Bedingungen zur Datenerhebung, Datenschutz und Datensicherheit in jedem Unternehmen einzigartig sind. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass jedes Unternehmen ein auf sich zugeschnittenes Konzept erstellen muss.
Eine DSGVO-Checkliste erleichtert Unternehmen einen ersten DSGVO-Check des Ist-Zustandes vorzunehmen, einen DSGVO-Plan zu erstellen und Korrekturmaßnahmen in die Wege zu leiten. Außerdem kann eine DSGVO-Checkliste für eine regelmäßige Prüfung der Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen und der Schulung der Mitarbeiter*innen in den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens eingesetzt werden.
Die Einhaltung der DSGVO mit einer Checkliste zu verfolgen, hat für Unternehmen den Vorteil, das dieses Verfahren zu einer besseren Datensicherheit, einem höheren Verbrauchervertrauen, geringeren Wartungskosten und eine bessere Anpassung an den technologischen Fortschritt beiträgt.
Das alles gehört zu einem DSGVO-Check
Während ein Unternehmen weiter wächst und sich verändert, wird es notwendig sein, Technologien, Prozesse und Mitarbeiter*innen hinzuzufügen oder zu entfernen, damit die Anforderungen an die Datenverwaltung erfüllt werden. Die Einhaltung der DSGVO ist ein fortwährender Prozess, der durch die Veränderungen in Unternehmens- und Marktstrukturen niemals vollständig abgeschlossen werden kann.
Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten von Bürger*innen aus der EU und Großbritannien umgehen, müssen diesen hohen Anforderungen gerecht werden. Ansonsten drohen Geldstrafen, die bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes betragen können. Bei einem DSGVO-Check geht es aber nicht nur darum, Geldbußen zu entgehen. Durch die Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen können sich Unternehmen profilieren, indem sie zeigen, dass sie den Verbraucherschutz ernstnehmen
Regelmäßige DSGVO-Checks helfen Unternehmen zu prüfen, ob sie die DSGVO-Anforderungen weiterhin erfüllen. In der Routine des Arbeitsalltags können ansonsten Sicherheitslücken unerkannt bleiben – mit weitreichenden Folgen. Die folgenden Punkte gehören zu jedem DSGVO-Check und bilden damit diese Basis für eine entsprechende DSGVO-Checkliste.
1. Datenschutzbeauftragte
Jedes Unternehmen, dass personenbezogene Daten erhebt und mehr als 10 bis 15 Mitarbeiter*innen hat, muss eine Datenschutzbeauftragte benennen. Diese hilft bei der Datenpflege und -überwachung sowie bei der Verarbeitung besonderer Datentypen in großem Umfang.
2. Datenschutzkonzept und -prüfung
Prozesse, die mit den Datenschutz in Zusammenhang stehen, müssen datenschutzgerecht gestaltet sein und einem einheitlichen Standard folgen. Darüber hinaus müssen solche Prozesse, die mit der gesamten Lieferkette zusammenhängen, bewertet und auditiert werden, um interne und externe Datenschutzverletzungen zu verhindern.
3. Datenmanagement (Data Governance)
Das Datenmanagement umfasst alle Technologien, Prozesse und Menschen, die notwendig sind, um konsistent und ordnungsgemäß mit den Daten im Unternehmen umzugehen. Alles im Zusammenhang mit der Datenerfassung stehenden Prozesse müssen von Beginn an bis zur Löschung dokumentiert werden. Die aktuelle Dokumentation ermöglicht eine durchgehende Kontrolle über die Art der Daten und den Umgang mit ihnen.
4. Zustimmung zur Datenerhebung, -speicherung und -löschung
Unternehmen müssen die Zustimmung der Kund*innen einholen, bevor sie Daten sammeln und speichern. Die personenbezogene Daten müssen ein Verfallsdatum haben und Nutzer*innen die Möglichkeit haben, die Löschung ihrer Daten zu verlangen.
5. Compliance, Auditierung & Aufzeichnung
Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die DSGVO-Bestimmungen nach aktuellen Stand einhalten. Dafür müssen die Datenschutzpraktiken regelmäßig überprüft werden. Außerdem gelten strenge Vorgaben zur Aufzeichnung aller gespeicherten Daten, der Verarbeitung dieser Daten, der Übertragung von Daten in andere Länder und dem Nachweis von Aktivitäten in Bezug auf personenbezogene Daten mithilfe von Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM-System).
6. Verpflichtungen bei Datenschutzverletzungen
Unternehmen sind nach DSGVO dazu verpflichtet bei einem Datenschutzverstoß, die Aufsichtsbehörden innerhalb von 72 Stunden zu benachrichtigen. Personen, deren Daten betroffen sind, müssen über die Datenschutzverletzung “ohne unangemessene Verzögerung” informiert werden.
Die Vorteile einer DSGVO-Checkliste
Eine DSGVO-Checkliste dient Unternehmen als Leitfaden, um die Bestimmungen der DSGVO rechtskonform im Unternehmen umzusetzen. Jede Checkliste beruht auf den sieben Schutz- und Rechenschaftsprinzipien, die im Artikel 5 der DSGVO beschrieben sind.
Eine DSGOV-Compliance-Checkliste wird in der Regel genutzt, um bestehende Datenschutz- bestimmungen im Unternehmen zu überprüfen und als Grundlage für die Umsetzung der DSGVO-Bestimmungen. Vielfach hat sich bewährt, DSGVO-Checklisten auch für die Schulung und Information von Mitarbeiter*innen und von Vertragspartnern einzusetzen. Dies gehört ebenfalls zur Aufgabe eines jeden Unternehmens: Sicherzustellen, dass die DSGVO verstanden und eingehalten wird.
Regelmäßig einen DSGVO-Check mit entsprechender Checkliste durchzuführen, bringt Unternehmen folgende Vorteile:
- Rufschädigung und Reputationsverlust wird entgegen gewirkt
- Hohe Bußgeldandrohungen, Schadensersatzpflicht und persönlicher Haftung der Verantwortlichen werden vermieden
- Unterlassungsansprüchen durch die Aufsichtsbehörde werden verhindert
- Rechtsverlust wird vermieden, beispielsweise bei Versicherungen
Wenn im Unternehmen die Kapazitäten für einen umfassenden DSGVO-Check fehlen, kann auch die Hilfe externer Dienstleister in Anspruch genommen werden. Diese decken die Schwachstellen und Risiken im Unternehmen zum Thema Datenschutz anhand eines DSGVO-Audits auf. Zusammen mit der Geschäftsführung und/oder der Datenschutzbeauftragten wird überprüft, welche Lücken organisatorisch, prozesstechnisch oder technisch vorliegen. Im abschließenden Auditbericht wird das Unternehmen darüber informiert, ob es den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung aktuell ausreichend nachkommt und an welchen Stellen Risiken und Handlungsbedarf besteht.
DSGVO-Checkliste mit digitalen Tool einfacher erfüllen
Die Datenschutzgrundverordnung zwingt Unternehmen dazu, die persönliche Daten von Kund*innen und Mitarbeiter*innen besser zu schützen. Geschieht dies nicht, kann es zu hohen Geldstrafen kommen. Außerdem können Datenschutzverletzungen zu kriminellen Handlungen zu Lasten von Unternehmen und Personen führen. Immense Auswirkungen auf das Geschäft können darüber hinaus Rufschädigung und Reputationsverlust haben.
Durch proaktive Routineprüfungen zu den DSGVO-Bestimmungen verringern Unternehmen das Risiko von Datenschutzverletzungen. Ein regelmäßiger DSGVO-Check deckt im Idealfall Datenrisiken auf, die umgehend beseitigt werden. Mit digitalen Anwendungen, wie der App und Desktop-Software von Lumiform, lassen sich DSGVO-Audits automatisieren, das spart Zeit und Ressourcen fürs Unternehmen und sichert die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung. Mit Lumiform gehören umständliche Papierlisten und aufwendige analoge Dokumentation der Vergangenheit an.
Die Vorteile digitaler DSGVO-Checks und Audits im Überblick:
- Der flexible Formularbaukasten ermöglicht es, jederzeit neue individuelle DSGVO-Checklisten zu erstellen und immer wieder anzupassen.
- Dank der App, können DSGVO-Checks einfach vor Ort vorgenommen und jederzeit von überall auf Checklisten und Audits zugegriffen werden.
- DSGVO-Audit-Berichte werden automatisch generiert und können umgehend geteilt werden.
- Durch eine vereinfachte Analyse der gesammelten Daten in der Desktop-Software werden Risikobereiche schneller erkannt und behoben.
- Alle Daten und Berichte werden sicher in der Cloud gespeichert und sind jederzeit abrufbar.