IT-Wartung: Mit Checkliste Ausfallzeiten vermeiden

Wie wird die IT-Wartung mithilfe einer Checkliste optimiert?

Es ist in den meisten Branchen üblich Wartungen in regelmäßigen Abständen durchzuführen um Produkt-, Gerät- oder Dienstleistungsqualität gewährleisten zu können und reibungslose Abläufe zu garantieren. Dafür wird meistens ein sogenanntes Wartungsbuch nach Vorlage oder Muster genutzt, mit dem eine einheitliche Überprüfung möglich ist.

IT-Teams profitieren von einer Checkliste für die IT-Wartung, da durch sie Probleme frühzeitig erkannt werden. Gerade Sicherheitsbedrohungen können Unternehmen, die stark auf IT-Prozesse angewiesen sind, Schaden zufügen. Eine IT-Checkliste hilft dir beim Prozess der Computerwartung, um jederzeit einen optimalen Betrieb zu gewährleisten. Durch die proaktive Überprüfung der Hardware stellst du einen reibungslosen Tagesablauf sicher.

Warum ist die Computerwartung wichtig?

Jeder Computer sollte in regelmäßigen Abständen gewartet werden. Die physische Wartung von Computern ist für deren sicheren und störungsfreien Betrieb unverzichtbar. Alte und temporäre Dateien und Programme, die nicht mehr gebraucht werden, machen PCs langsam. Zudem schafft veraltete Software Sicherheitslücken, die von potenziellen Angreifer*innen wie Hackern und Schadprogrammen ausgenutzt werden.

Ähnlich wie bei der Serverwartung wird Rahmen der Computerwartung werden aktuelle Patches und spezielle Updates aufgespielt. Nur aktuelle Software-Komponenten gewährleisten den sicheren Betrieb und unterstützen die maximale Verfügbarkeit. Präventive Wartungen werden in Unternehmen intern von IT-Spezialisten durchgeführt oder extern bei entsprechenden Service-Dienstleistern in Auftrag gegeben.

Die folgenden 3 Punkte unterstreichen noch einmal, weshalb die regelmäßige IT-Wartung für Unternehmen wichtig ist:

1. Industrievorschriften werden eingehalten

Bestimmte Standards, wie z.B. ISO 27001, sollen die Sicherheit digitaler Informationen in Unternehmen gewährleisten. Durch regelmäßige Überprüfungen und Risikobewertungen werden Schäden am IT-System eines Unternehmens frühzeitig erkannt. So kann frühzeitig eingegriffen werden und schwerwiegende Probleme verhindert werden. Auf diese Weise werden jederzeit die regulatorischen Anforderungen erfüllt.

2. Ausfallzeiten vermeiden

Durch die proaktive Überprüfung der IT-Prozesse werden Hardware- oder Software-Probleme frühzeitig erkannt, um Ausfallzeiten und dadurch entstehende Kosten zu vermeiden.

3. Für optimale Produktivität sorgen und Reputation stärken

Regelmäßige IT-Wartungen sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Unerkannte Probleme können die Geschäfte eines Unternehmens um Wochen zurückwerfen, insbesondere wenn die Mitarbeiter*innen auf IT-Systeme angewiesen sind.

Es stärkt die Reputation eines Unternehmens, wenn Standards jederzeit eingehalten und Arbeitsabläufe im Unternehmen proaktiv statt reaktiv gestaltet werden. Indem sichergestellt wird, dass Probleme sofort nach ihrem Auftreten behandelt werden, wird eine reibungslose, koordinierte Produktivität ermöglicht.

Warum ist eine Checkliste für die IT-Wartung sinnvoll?

Eine hohe Auslastung und Anspruch an die IT-Ausstattung ziehen Hard- und Software in Mitleidenschaft. Deshalb sollte eine IT-Wartungscheckliste physische Elemente abdecken als auch die Software. Außerdem sollte berücksichtigt werden, dass eine Wartung Arbeit, Tests und Zeit beansprucht. Der Aufwand lohnt sich aber fürs Unternehmen, da die IT funktionsfähig bleibt.

1. Eine Wartungsroutine entwickeln
   Eine IT-Wartungscheckliste unterstützt Administrator*innen dabei die routinemäßige Wartung von Hard- und Software zu planen. Die Wartungsfenster sollten sich dabei nach den Routinen von Anbietern und Drittanbietern richten.
2. Ausfallzeiten vorbereiten
   Checklisten helfen auch dabei die notwendigen Vorkehrungen zu treffen. Dazu gehört beispielsweise die Überprüfung der Systemprotokolle auf Fehler oder Ereignisse, die die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Es sollte im Voraus festgelegt werden, wenn das System offline geschaltet wird und wieder in Betrieb genommen wird.
3. Protokolldaten und Ereignisse überprüfen
   Server zeichnen eine Vielzahl von Vorfällen in Ereignisprotokollen auf. Deshalb gehört die sorgfältige Überprüfung der System-, Malware- und anderer Ereignisprotokolle in jede IT-Wartungscheckliste. Während der Überprüfung der Protokolle sollten Administrator*innen die Reporting-Einstellungen und Kondaktmethoden überprüft werden, um festzustellen, ob die richtigen Warnungen und Empfänger*innen für diese eingerichtet sind. Natürlich gilt immer: kritische Systemereignisse sollten die Aufmerksamkeit von Administrator*innen und Techniker*innn sofort auf sich ziehen. Aber unzählige kleinere Probleme können auf ein chronisches Problem im Hintergrund hinweisen.
4. Systemänderungen notieren
   Während einer IT-Wartung kann sich eine Menge in einem Server. Unter anderem können Änderungen an der Hardware-, Software- oder Systemkonfiguration vorgenommen werden. Deshalb ist es wichtig jeden neuen Systemstatus zu überprüfen und zu dokumentieren. Auch die Sicherheitseinstellung des Systems müssen überprüft werden. Dazu gehören unter anderem Firewall-Einstellungen sowie die Version und Einstellung von Antimaleware-Programmen. Diese Maßnahme stellt sicher, dass durch die Änderungen der Systemsoftware keine Angriffsflächen geöffnet wurden, die in der vorherigen Konfiguration geschlossen waren.

Ein digitales Tool für die PC-Wartung

Mit der mobile App von Lumiform führst du jede IT-Wartung einfach per Tablet oder Smartphone durch – online oder offline. Mit der Desktop-Software erstellst du Prüflisten und wertest die vor Ort gesammelten Daten aus. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.

• Generiere Echtzeit-Daten über interne Prozesse. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und du kannst anhand von Daten stetig Prozesse optimieren.
• Bekomme einen Überblick über alles was vor Ort geschieht.
• Berichte werden automatisch erstellt – das spart die komplette Nachbereitung.
• Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen löst du auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor.
• Spare Zeit durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die deine Aufmerksamkeit benötigen.
• Kontinuierliche Steigerung der Qualität und Sicherheit: Durch den flexiblen Checklisten-Baukasten kannst du interne Prüfungen und Prozesse stetig optimieren. Das Lumiform den Prüfer durch die Prüfung führt, muss keine Schulung stattfinden.
• Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler für Prüfer vor Ort. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.
• Prüfungen werden insgesamt je nach Anwendungsfall circa 30%-50% schneller durchgeführt.