Effizientes Wartungsmanagement: Nutzen unsere Wartungsprotokoll Vorlage PDF

Was versteht man unter dem Begriff Wartung?

Eine Wartung lässt sich, neben Inspektionen oder Prüfungen, grundsätzlich als wichtige Komponente der Instandhaltung verstehen und kann Qualitätsmanager*innen bei der Qualitätssicherung unterstützen.

Eine Gerätewartung ist ein kontinuierlicher Prozess, der die Überprüfung, Reparatur und Wartung von Geräteteilen oder Systemen (z.B. von Pumpen oder Rohrleitungen) umfasst. Dadurch werden Ausfälle vermieden und Maschinen funktionstüchtig gehalten. Störungen werden umgehend beseitigt. Eine Wartung ist eine vorbeugende Maßnahme, deren Aufgaben sich am besten mit einer Checkliste, wie unserer Wartungsprotokoll Vorlage PDF abbilden lassen.

Wer die Wartung seiner Geräte vernachlässigt, geht ein unnötiges Risiko ein – und profitiert nicht von den Vorteilen, die regelmäßige Wartungen mit Checklisten mit sich bringen. Eine Wartungscheckliste oder ein Wartungsbuch wird z.B. von Techniker*innen eingesetzt, um eine Wartung fehlerfrei durchzuführen und ihre Arbeiten zu dokumentieren. Die Aufzeichnungen über die aus Sicherheits- und Qualitätsgründen durchgeführten Maßnahmen können so besser verfolgt werden. Außerdem dient das gesammelte Wissen als Grundlage für die nächste Wartung. Ein Wartungsbuch kann und wird in fast allen Branchen eingesetzt – vom Flugverkehr und der Flugzeugkontrolle, über Sicherheitschecks von Wasserfahrzeugen und der klassischen Inspektion von Kraftfahrzeugen.

Dieser Artikel informiert über folgende Themen:

1. Die Vorteile einer regelmäßigen Wartung

2. 4 Tipps für die Ertstellung einer Wartungscheckliste

3. Einer mobilen Anwendung für die Wartung

Vorlage verwenden

Die Vorteile einer regelmäßigen Wartung mit Wartungsbuch

Die regelmäßige Wartung der Betriebsmittel eines Unternehmens bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken. Wenn du hierfür auch noch ein Wartungsprotokoll oder ein Wartungsbuch nach Muster verwendest, damit immer demselben Schema gefolgt wird, sicherst du außerdem die Einheitlichkeit der Dokumentation und erleichterst zukünftige Wartungsarbeiten, sodass deine Wartung ein voller Erfolg wird. Weitere Vorteile von regelmäßigen Wartungen sind:

• Gelassenheit
  Wer seine Maschinen nach den empfohlenen Wartungsintervallen überprüfen lässt, der bedindet sich auf der sicheren Seite und muss keine regelmäßigen Ausfälle befürchten. Diese können nämlich einerseits hohe Kosten und Zeitverluste mit sich bringen, im schlimmsten Fall jedoch sogar fatale Folgen haben (z.B. bei Flugmaschinen).
• Zuverlässigkeit
  Regelmäßige Wartungen mit Checkliste stellen sicher, dass die Betriebsausrüstung immer verfügbar und in gutem Betriebszustand ist.
• Mehr Sicherheit
  Durch die Wartung von Betriebsmitteln wird die Gefahr für Mitarbeiter im Umgang mit den Geräten reduziert. Eine regelmäßige Wartung stellt einen gefahrlosen Betrieb und die Einhaltung örtlich geltender Gesetze und Bestimmungen sicher.
• Höhere Effizienz der Systeme
  Routinemäßige Wartungsarbeiten wie Inspektionen, Ölwechsel, Austausch von Verschleißteilen und kleinere Reparaturen tragen dazu bei, dass Systeme deutlich effizienter arbeiten. Durch den optimalen Betrieb der Anlage werden Betriebskosten eingespart.
• Kosteneinsparung
  Auf lange Sicht zahlen sich regelmäßige Wartungen aus, da sie kostenkünstiger als Notfalleinsätze bei Störungen sind. Die Kosten und Einsatz für eine vorbeugende Wartung können im Voraus budgiert und geplant werden. Es können Berichte erstellt werden, die Auskunft über zukünftige Anforderungen geben. Über einen längeren Zeitraum rechnen sich routinemäßige Wartungen immer, das sie die Gesamtkosten und die damit verbundenen Betriebskosten senken.
• Systemausfälle vermeiden
  Wartungsfenster lassen sich gut planen und stellen keine Überraschung dar. Bei einem gepflegten Anlagensystem oder Gerät sinkt die Wahrscheinlichkeit für einen Ausfall. Wenn die Wartungstermine eingehalten werden, sinkt die Sorge vor Störungen und Ausfällen.
• Gepflegte Dokumentation
  Durch die konsistente Dokumentation von Reparaturen und Diagnosen werden Trends frühzeitig erkannt, Stör- und Ausfälle vermieden und die Datengrundlage für zukünftige Wartungen gelegt.

4 Tipps zur Entwicklung einer Wartungscheckliste

Mithilfe von Checklisten für die Instandhaltung arbeitet das Wartungsteam effizienter. Sie dienen sowohl als Leitfaden für die Techniker, die die Arbeiten durchführen, als auch als Mittel, um nützliche Informationen für Analysen und Betrieb zu sammeln. Regelmäßige Wartungen in Verbindung mit einer effektiven Checkliste tragen dazu bei, Ausfälle und Störungen zu vermeiden und die Lebensdauer der Geräten und Anlagen zu verlängern.

Daher ist es wichtig, Qualiäts-Checklisten zu erstellen, welche die nötige Sorgfalt beim Schreiben erhalten haben. Die folgenden vier Tipps sollten sich in jeder Checkliste für die Wartung wiederspiegeln:

1. Einfach, prägnant und effektiv

Eine Checkliste wird nur zu einem wirksamen Referenzdokument für den Benutzer, wenn sie klar formuliert und frei von unnötigen Inhalten ist. Es sollten nur die Anweisungen aufgeführt sein, die für das Erfüllen der Wartungsaufgaben notwendig sind. So werden sie besser verstanden und Fehlinterpretationen und Manipulationen werden vermieden. Prägnante Sätze und relevante Inhalte führen den Mitarbeiter am besten durch die Liste.

2. Kriterien vorab festlegen

Wer eine Checkliste für die Wartung erstellt, muss das Unternehmen, das betreffende Gerät sowie die Bedürfnisse des Wartungspersonals kennen. Letzte sind die Nutzer der Checkliste, deshalb muss diese ihren inhaltlichen und formalen Ansprüchen entsprechen. Indem du dich an ein Muster hältst, nach dem du dein Wartungsbuch erstellst, sorgst du für Einheitlichkeit und Übertragbarkeit, falls sich Elemente im Wartungsprozess ändern sollten.

Als erstes müssen die abzudeckenden Elemente oder Bereiche bestimmt werden. Wenn die Einzelheiten des Wartungsplans festgelegt sind, werden die Punkte oder Bereiche identifiziert, die dazu betragen den Wartungsplan zu erfüllen. Begonnen werden sollte mit der Bewertung der Umgebung, hier biete sich die SWOT-Analyse als Bewertungskriterium an. Ein umfassendes Verständnis der Umgebung hilft, eine auf die Wartungsarbeiten zugeschnittene Checkliste zu erstellen.

3. Wartungscheckliste entwerfen

Wenn alle oben genannten Informationen vollständig vorliegen, kann die Checkliste bzw. das Wartungsbuch erstellt werden. Diese sollte für den späteren Abschluss der Wartung die folgenden Fragen beantworten können:

• Wie ist der visuelle und physische Zustand der Geäte, Maschinen oder Anlagen?
• Welche physischen Mängel sind vorhanden?
• Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden?
• Gab es weitere Auffälligkeiten bei der Wartung?
• Welche Gesamtbewertung erhält die Wartung?
• Wann muss die nächste Wartung durchgeführt werden?
• Wer hat die Wartung, wann durchgeführt?

4. Daten für kommende Wartungen nutzen

Es muss möglich sein, mit der Checkliste die Messwerte verschiedener Sensoren, Indikatoren und angezeigter Elemente aufzuzeichnen, die vor einen zukünftigen Ausfall warnen: Geräusche, Temperaturschwankungen, Druckpegel, Vibrationen usw. Wer die gesammelten Daten eines Wartungsprotokolls richtig nutzt, kann frühzeitig eingreifen, bevor Probleme entstehen.

Ein Wartungsbuch liefert dir viele wichtige Informationen über die Geräte und kann andere Unternehmensprozesse vorteilhaft unterstützen, denn nur wenn alle Maschinen einwandfrei funktionieren können Produkte oder Dienstleistungen erbracht werden. So erleichtert eine regelmäßige Wartung dir beispielsweise die Werksabnahme bzw. den Factory Acceptance Test (FAT) oder die Sichtprüfung, da du bereits Daten über Maschinen und deren eventuelle Mängel gesammelt hast.

Eine mobile Anwendungen für das Wartungsbuch

Papierbasierte Checklisten für Wartungen sind für die Datenerfassung mühsam. Die Erstellung von Wartungsberichten auf Papier ist für jeden Prüfer eine Herausforderung, weil es nicht möglich ist, problemlos Fotobelege beizufügen oder Änderungen spontan vorzunehmen. Hinzu kommt, dass der Verlust von Papierdokumenten zu ungelösten Problemfällen führen kann, die möglicherweise nicht rechtzeitig gelöst werden.

Lumiform ist eine leistungsstarke Auditanwendung, die alle papierbasierten Wartungsbücher und -protokolle durch Digitale ersetzt. Da die Checklisten sofort mit Fotos und Anmerkungen versehen werden können, um die wichtigsten Ergebnisse zu verdeutlichen, sind die abgeschlossenen digitalen Wartungsbücher leistungsfähiger und detaillierter. Mit Lumiform kannst du:

• Echtzeit-Daten über interne Prozesse generieren. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und Prozesse können laufend optimiert werden.
• Einen Überblick über alles was vor Ort geschieht bekommen.
• Berichte und Analysen automatisch von der App erstellen lassen- das spart die komplette Nachbereitung.
• Zeit sparen, denn durch die einfache Analyse aller Daten identifizierst du Bereiche, die deine Aufmerksamkeit benötigen viel schneller als auf dem herkömmlichen analogen Weg.
• Die Qualität und Sicherheit in deinem Unternehmen steigern: Durch den flexiblen Checklisten-Baukasten werden Wartungen stetig optimiert. Da Lumiform den Prüfer durch die Prüfung führt, muss außerdem keine Schulung stattfinden.
• Fehler vermeiden, denn die App ist intuitiv und einfach zu bedienen, denn sie bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten und Wartungsbüchern als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.
• Wartungen werden insgesamt je nach Anwendungsfall circa 30%-50% schneller durchgeführt.