Gastgewerbe Software für HACCP und Hygiene

Ja. In Lumiform definierst du Temperaturgrenzwerte, Pflicht-Fotofelder und Regeln für Folgeaktionen direkt in jeder HACCP-Checkliste. Wenn jemand einen Wert außerhalb des Grenzbereichs einträgt, kann das Formular ein Foto und einen Kommentar erzwingen und automatisch eine Korrekturmaßnahme anlegen. Du weist Verantwortliche und Fälligkeit zu, und sie dokumentieren die Behebung in der App. Jeder Schritt – vom ursprünglichen Messwert bis zur erledigten Maßnahme – wird mit Zeitstempeln und Nutzerdaten gespeichert, sodass du bei Audits genau zeigen kannst, was passiert ist.

Mit Lumiform pflegst du eine gemeinsame Checklistenstruktur und kannst sie in verschiedenen Sprachen für Mitarbeitende anzeigen lassen. Ein Formular lässt sich übersetzen, sodass Fragen in der Sprache erscheinen, die Teams am besten verstehen, während alle Ergebnisse in einem Datensatz für die Auswertung zusammenlaufen. Auf gemeinsam genutzten Geräten können sich mehrere Personen mit ihren Nutzer- oder Gruppenaccounts anmelden. Der genaue Übersetzungsprozess und die Benutzerstruktur hängen von deinem Plan und deinem Rollout ab – das Lumiform-Team richtet das mit dir passend zu euren Sprach- und IT-Anforderungen ein.

Du kannst eine bestimmte Checkliste mit einem QR-Code verknüpfen und diesen im entsprechenden Bereich anbringen. Wenn ein Mitarbeiter den Code mit der Lumiform-App scannt, öffnet sich direkt der passende Reinigungsplan mit allen Schritten und Anforderungen für diese Zone. So entfällt die Suche nach Formularen und das Risiko sinkt, dass versehentlich die falsche Checkliste verwendet wird. Abgeschlossene Ergebnisse werden zentral gespeichert und dem Bereich und der Zeit zugeordnet, sodass du bei Audits oder Kundenanfragen nachweisen kannst, dass der Plan eingehalten wurde.

Ja. Die mobile Lumiform-App ist so ausgelegt, dass sie auch ohne stabile Netzwerkverbindung funktioniert. Teams können HACCP-, Hygiene- und Reinigungschecks in Produktionshallen, Tunneln und Kühlräumen durchführen, während das Gerät offline ist. Alle Antworten, Fotos und Unterschriften werden sicher auf dem Gerät gespeichert und automatisch hochgeladen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Nichts muss doppelt erfasst werden, und deine Prüfungshistorie bleibt vollständig – entscheidend, wenn WLAN schwach ist oder aus technischen oder Hygienegründen eingeschränkt wird.

Während jeder Inspektion kannst du einen Befund direkt in der App in eine Korrekturmaßnahme umwandeln. Wenn eine Frage negativ beantwortet wird oder eine Abweichung entsteht, legst du eine Aufgabe an, weist sie der verantwortlichen Person zu, setzt ein Fälligkeitsdatum und ergänzt Notizen oder Fotos. Die zuständige Person sieht die Aufgabe in ihrer Liste und erhält je nach Konfiguration Benachrichtigungen. Manager:innen überwachen offene, überfällige und erledigte Maßnahmen zentral und Abweichungen bleiben seltener liegen.

Vorhandene Checklisten und Kataloge kannst du als Basis für digitale Formulare nutzen. Du lädst Word-, Excel- oder PDF-Dokumente hoch, und Lumiform unterstützt dich dabei, sie in strukturierte Checklisten mit passenden Fragetypen zu überführen, die du anschließend verfeinerst. So reduzierst du den Einrichtungsaufwand, weil bestehende HACCP-Pläne und IFS-Kataloge nicht komplett neu aufgebaut werden müssen. Bei komplexen Dokumenten kann das Lumiform-Team die Zuordnung unterstützen, damit das endgültige Formular deine Prozesse abbildet und Logik, Fotos und Unterschriften sauber unterstützt.

Lumiform legt den Fokus auf auditfähige Dokumentation. Jede abgeschlossene Inspektion wird mit Zeitstempeln, Nutzernamen, Antworten und Anhängen gespeichert, sodass ein nachvollziehbarer Audit-Trail entsteht. Formulare besitzen Versionskontrolle, damit du weißt, welches Layout zu welchem Zeitpunkt aktiv war. Wenn ein Auditor einen Zeitraum oder Standort abfragt, filterst du nach Standort, Formular und Datum und exportierst Berichte schnell. Die Plattform ersetzt keine IFS- oder BRC-Regelwerke, hilft dir aber nachzuweisen, wie Checks durchgeführt wurden und wie mit Abweichungen umgegangen wurde.

Geteilte Tablets und Smartphones sind in Food-Produktion und Hospitality üblich. In Lumiform kannst du den Zugriff so konfigurieren, dass Gruppen oder Rollen über Accounts auf einem geteilten Gerät arbeiten, statt dass jede Person eine eigene E-Mail-Adresse benötigt. Mitarbeitende sehen die für ihren Bereich relevanten Checklisten, füllen sie aus und zeichnen in der App ab. Manager:innen und Admins nutzen weiterhin namentliche Accounts für Konfiguration und Auswertung. Das genaue Accountmodell legst du mit Lumiform so fest, dass es zu euren Identifikations- und IT-Richtlinien passt.

Lumiform bietet Integrationsmöglichkeiten über APIs und Konnektoren, aber die konkrete Umsetzung hängt von deiner ERP- oder MES-Landschaft ab. Wenn eine Integration besteht, können Chargennummern, Auftragsdaten oder Produkt-IDs automatisch in Prüfformulare fließen, damit Teams keine Daten doppelt eingeben müssen. Ohne Integration tragen Mitarbeitende diese Werte direkt in der App ein. Um zu klären, was mit deinen Systemen möglich ist, stimmst du Anforderungen gemeinsam mit dem technischen Team und deinem Lumiform-Ansprechpartner ab.

Benachrichtigungsregeln in Lumiform lassen sich so konfigurieren, dass Manager nur für bestimmte Ereignisse informiert werden. Du kannst Regeln definieren, bei denen fehlgeschlagene Antworten, neu erstellte Maßnahmen oder überfällige Aufgaben Benachrichtigungen auslösen, während routinemäßige, fristgerechte Abschlüsse nur in den Reports sichtbar sind. Die genaue Konfiguration hängt von deinen Workspace-Einstellungen ab und wird beim Rollout so angepasst, dass die richtigen Personen die richtigen Abweichungen in der passenden Geschwindigkeit sehen.