kaisin. ist ein dynamisches Gastronomieunternehmen, das sich auf gesunde Bowls spezialisiert hat. Der Qualitäts- und Prozessmanager Manuel Suppiger berichtet, wie Lumiform ihnen geholfen hat, die Effizienz zu steigern, den Papierverbrauch zu reduzieren und die Qualitätssicherung zu verbessern. Erfahre, wie Lumiform den Abrietsalltag bei kaisin. erleichtert.
Das ist kaisin.
Als dynamisches und innovatives Gastronomieunternehmen hat sich kaisin. auf die Kreation und den Verkauf von frischen, gesunden Bowls spezialisiert. Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 2017 (zunächst als Pop-up Store) hat kaisin. elf Standorte in Zürich, Basel und Zug eröffnet (Stand: Juli 2024) und bietet sowohl In-Store- als auch Delivery-Services an. Das Konzept von kaisin. umfasst den Verkauf von gesunden Bowls mit Fokus auf In-Store Geschäft und Delivery Service.
Manuel Suppiger, der seit fünf Jahren bei kaisin. ist, ist heute verantwortlich für das Qualitäts- und Prozessmanagement. Als treibende Kraft hinter der Implementierung von Lumiform hat Manuel das Tool entdeckt und eingeführt, um die Effizienz und Qualitätssicherung bei kaisin. auf ein neues Level zu heben.
Die Herausforderung
Mit dem Wachstum von kaisin. auf elf Standorte stieß das Unternehmen unweigerlich auf einige Herausforderungen: Die Einhaltung gesetzlicher Hygienerichtlinien und deren Dokumentation wurden zunehmend komplizierter. Papierlisten für Reinigungs- und Temperaturlisten waren nicht nur unübersichtlich, sondern auch extrem zeitaufwendig.
Es war schwer, den Überblick zu behalten und schnell auf Probleme zu reagieren: “Es war sehr mühsam, mit dem Papierkram zu hantieren,” berichtet Manuel. “Immer wenn etwas aktualisiert wurde, dann mussten alle Listen in allen Standorten geändert werden. Das war kaum nachzuverfolgen.”
Die manuelle Verwaltung führte oft zu Verzögerungen und war mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. kaisin. beschloss daher, sich nach einer effizienteren Methode umzusehen, um die Qualitätssicherung zu verbessern, Papierverbrauch zu reduzieren und Abläufe zu optimieren.
Die Lösung
Mit Lumiform habe ich absolute Kontrolle in Echtzeit.
Auf der Suche nach einer effizienten digitalen Lösung stieß kaisin. auf Lumiform. Manuel und sein Team prüften zwar mehrere Tools, doch Lumiform überzeugte besonders durch seine Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität.
Die Möglichkeit, Formulare individuell anzupassen und die intuitive Bedienung machten Lumiform zur idealen Wahl für kaisin. Neue Mitarbeiter*innen können schnell und ohne umfangreiche Schulungen mit dem Tool arbeiten. Ein weiterer entscheidender Faktor war der hervorragende Support von Lumiform: „Der Support war wirklich gut. Innerhalb weniger Stunden bekamen wir immer eine Antwort,“ betont Manuel.
Die Implementierung
Der erste Use Case für Lumiform bei kaisin. war die Digitalisierung der Reinigungs- und Temperaturlisten. Diese wurden zuvor manuell auf Papier geführt, was zeitaufwendig und fehleranfällig war. Die Implementierung von Lumiform begann mit einem umfassenden Management-Training, bei dem die Verantwortlichen vor Ort geschult wurden. „Wir haben uns wirklich Zeit genommen, um mit jedem Standortverantwortlichen zusammenzusetzen und die spezifischen Anforderungen zu besprechen,“ erklärt Manuel.
Die Einführung des Tools erfolgte auf mehreren Ebenen: Zunächst wurden die Checklisten digitalisiert und in die Lumiform Software hochgeladen. Dann wurden die Mitarbeiter*innen in den einzelnen Standorten geschult. Besonders die jungen Mitarbeiter*innen fanden sich schnell mit der neuen Technologie zurecht: “Lumiform ist sehr einfach zu bedienen, und wir haben sehr viel gutes Feedback von neuen Mitarbeiter*innen bekommen,“ berichtet Manuel.
„Mittlerweile läuft alles reibungslos,“ fügt Manuel hinzu. “Als Management können wir in kürzester Zeit reagieren, Maßnahmen definieren, umsetzen und dokumentieren und so absolut sicherstellen, dass Qualitätssicherheit stets gewährleistet ist.“
Ergebnisse
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Die zentrale Verwaltung und Echtzeit-Überwachung von Aufgaben und Maßnahmen ermöglichten es dem Team, schneller auf Probleme zu reagieren und notwendige Maßnahmen sofort umzusetzen. So wurden Abläufe verbessert und kaisin. konnte seinen Verwaltungsaufwand reduzieren. “Dank Lumiform sparen wir massiv Zeit und können ein höheres Level an Qualität erreichen,“ betont Manuel.
Verbesserte Qualitätssicherung
Ein weiterer großer Vorteil war die Verbesserung der Qualitätssicherung. Mit Lumiform kann kaisin. die Einhaltung der Hygienerichtlinien und die Dokumentation wesentlich effizienter gestalten. „Mit Lumiform habe ich absolute Kontrolle in Echtzeit,” erklärt Manuel. “Wir überwachen kritische Kontrollpunkte (CCPs), wie die Einhaltung der Kühlkette beim Lachs. Bei Überschreitung dieser CCPs wird automatisch eine E-Mail an mich gesendet, sodass ich sofort reagieren kann. Das ist mein Lieblingsfeature aus Sicht des Qualitätsmanagements.”
Die Implementierung von Lumiform in vielen weiteren Bereichen unterstützt kaisin. bei ihren Geschäftsabläufen und hat ihre Qualitätssicherung erheblich verbessert. Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle, in denen Lumiform eine zentrale Rolle spielt:
- Echtzeit-Überwachung: Kritische Kontrollpunkte (CCPs) werden in Echtzeit überwacht, und bei Abweichungen werden sofort Maßnahmen ergriffen.
- Mitarbeiterschulung: Neue Mitarbeiter*innen können schnell und ohne umfangreiche Schulungen mit dem Tool arbeiten.
- Warenannahme und -ausgabe: Temperaturen und Zustände von Waren werden bei Ankunft und Abgang dokumentiert, um die Qualität zu sichern.
- Foodwaste-Tracking: Über Lumiform wird der Lebensmittelabfall dokumentiert und analysiert, um Optimierungspotenziale zu identifizieren.
- Reinigungsprozesse: Reinigungslisten werden digital verwaltet und nachverfolgt, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden.
Lumiform ist sehr einfach zu bedienen, und wir haben sehr viel gutes Feedback von neuen Mitarbeiter*innen bekommen.
Der Blick nach vorn
Doch bei diesen Anwendungsfällen soll es nicht bleiben. Ein weiteres spannendes Projekt ist die Integration eines digitalen Pre-Onboarding- und Schulungstools. „Wir wollen das Wissen für die Mitarbeiter jederzeit abrufbar machen, was uns die Arbeit erleichtern soll,“ erklärt Manuel. Die Idee ist, Checklisten mit Schulungsvideos zu verknüpfen, sodass Mitarbeiter*innen direkt auf relevante Inhalte zugreifen können, wenn sie eine Aufgabe erledigen.
Ein einfaches Beispiel: Wenn in der Abendcheckliste die Reinigung der Kaffeemaschine aufgeführt ist, soll ein Link zu einem Schulungsvideo führen, das den Reinigungsprozess detailliert erklärt. Diese Vernetzung von Checklisten und Schulungsinhalten soll die Effizienz und Qualität der Mitarbeiterschulung weiter verbessern.
kaisin. ist auch gespannt auf die zukünftigen Funktionen und Verbesserungen, die Lumiform bieten wird. „Ich bin gespannt, was Lumiform noch alles bietet und ich glaube, dass wir das Tool noch vielfältiger einsetzen können,“ sagt Manuel. Als junges und innovatives Unternehmen ist kaisin. stets bereit, neue Wege zu gehen, seine Prozesse weiter zu optimieren und neue Funktionen zu nutzen.
Manuels Tipps: So gelingt die Digitalisierung
Manuel hat klare Empfehlungen für andere Unternehmen, die die Digitalisierung ihrer Prozesse in Erwägung ziehen: „Ich denke, das Wichtigste ist, zu konsolidieren und zu schauen, was man wirklich braucht und was einen effizienter macht,“ betont er. Es geht darum, sich auf wenige, aber effektive Tools zu konzentrieren und diese gründlich zu implementieren.
Lumiform hat sich für kaisin. als ein solches Tool erwiesen. „Lumiform ist sehr effizient und nimmt uns viel Arbeit ab. Ich habe bisher nichts Vergleichbares auf dem Markt gesehen und würde es sehr empfehlen,“ sagt Manuel.
Die Benutzerfreundlichkeit und der hervorragende Support machen Lumiform zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und die Qualitätssicherung verbessern möchten.
Für Unternehmen in der Gastronomiebranche, die mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sind, ist Lumiform eine ausgezeichnete Wahl. Die Möglichkeit, Prozesse zu digitalisieren und in Echtzeit zu überwachen, kann einen erheblichen Unterschied in der Qualitätssicherung machen und führt zu systematischen Prozessabwicklungen und zuverlässiger Dokumentation.
Wir bedanken uns herzlich bei Manuel Suppiger für das nette Gespräch und bei kaisin. für das Vertrauen und sind stolz darauf, ein solch innovatives und wachsendes Unternehmen mit unserer Lösung unterstützen zu können.