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So nutzt der Gastronomiegigant Areas Lumiforms Software

Als international agierendes Unternehmen in der Reisegastronomie muss Areas zahllose Prozesse und Standorte im Auge behalten. Manuell und schriftlich ist das kaum möglich: Hier kommt Lumiform ins Spiel. Daniela Peters erzählt uns hier genau, wie sie die Software an Areas' Bedürfnisse angepasst hat und für effizientere Dokumentation und selbstständigere Teams gesorgt hat.
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Warum Lumiform?

Zentral aus Köln gesteuert, aber weltweit in Südamerika, Europa und in den USA vertreten, ist Areas einer der Marktführer in der Verkehrs-, Freizeit- und Reisegastronomie.

Mit Flughäfen, Bahnhöfen, Autobahnraststätten und Freizeiteinrichtungen im Repertoire, versorgt Areas Reisende gastronomisch an den wichtigsten internationalen Verkehrsknotenpunkten und in zahlreichen Center Parcs Parks in Europa.

Mit so vielen Standorten und vielfältigen Arbeitsbereichen war es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten. “Es gab kein bestehendes einheitliches System,” erklärt uns Daniela Peters, die damals für das Qualitätsmanagement bei Areas zuständig war und heute Sustainability & Environmental Officer ist. “Alle Dokumentationen, von Temperaturlisten bis hin zu Hygieneaudits, lagen nur in Papierform vor.”

Peters entschied, dass es Zeit war, auf ein einheitliches und digitales System umzusteigen und forschte auf dem Markt nach einer flexiblen Software für die Gastronomie, testete Apps, probierte sich durch; bei Lumiform ist sie geblieben. Aber warum?

Das Beste an Lumiform ist, dass die Software unheimlich flexibel ist. Wir können unsere eigenen Abfragen für verschiedene Standorte erstellen, Formulare genau anpassen und die Fragen stellen, die für den jeweiligen Betrieb wichtig sind.

- Daniela Peters, Areas

Die Entscheidung fiel nicht schwer: Andere Programme und Software, die Peters testete, ließen nicht viel Spielraum, waren starr und unflexibel. Fragen waren im Vorhinein festgelegt, besonders im gastronomischen Bereich. Mit Lumiform hingegen konnte Areas problemlos ein vollkommen einzigartiges System aufbauen und die Software auf ihre eigenen und speziellen Bedürfnisse ausrichten.

Mit mehr als 1.900 Filialen weltweit reicht es Areas nicht, vorinstallierte HACCP Checklisten zu nutzen, denn die einzelnen Betriebe sind so vielfältig wie der Markt selbst. Natürlich müssen trotzdem HACCP Auflagen erfüllt und Temperatur- und MHD-Listen geführt werden, aber mit Lumiform hat Areas ein weit umfassenderes Kontrollsystem auf die Beine stellen können, das über verpflichtende Audits hinausgeht.

Dank der Flexibilität der Software hat Areas sein ganz eigenes System geschaffen, das nach Bedarf modifiziert werden kann. Besonders die Center Parcs Parks, die Areas betreut, ähneln sich zwar, sind aber je nach Standort vollkommen anders aufgebaut, haben eine unterschiedliche Anzahl an Mitarbeiter*innen und unterschiedlich große Küchen. Mit Lumiform können die Parks denselben Listen und Bestimmungen nachkommen, die aber in individuellen Rundgängen angeordnet sind.

”Das ist sehr praktisch für unsere Teams vor Ort,” erklärt Peters: Mitarbeiter*innen müssen nämlich nur dem Rundgang folgen, den die App vorgibt. Das macht die Teams besonders selbstständig.

Speisesaal mit mehreren Tischen

So nutzt Areas Lumiform

”Wir haben zunächst unsere Hygieneaudits mit Lumiform durchgeführt,” berichtet Peters. Das hat sich besonders zu Zeiten der COVID-19 Pandemie gelohnt, denn dank der flexiblen Möglichkeiten Formulare zu erstellen und zu verändern konnte Peters spielend leicht alle neuen Maßnahmen in das System einpflegen, um diese zuverlässig zu kontrollieren.

”Die Software war uns eine riesige Hilfe bei unseren Kontrollen und nicht nur unsere Betriebe, sondern auch die Gesundheitsämter waren begeistert von unserer Dokumentation mit Lumiform.”

Nachdem Areas Lumiform erfolgreich als Software für die Gastronomie im Bereich Hygieneaudits und für spezielle Auflagen während der Pandemie genutzt hat, kamen auch die Temperaturlisten in den Betrieben hinzu.

Vor Lumiform hingen die Temperaturlisten ausgedruckt vor den einzelnen Kühlhäusern, mussten beschrieben, weggeheftet und ausgetauscht werden. Alle diese Schritte fallen dank der Software weg, “eine große Zeitersparnis,” wie Peters betont.

Peters’ Lieblingsfeature in der Software? Lumiforms Maßnahmenfunktion. “Dass man sofort, wenn man ein Problem findet, die zuständigen Mitarbeiter mit Bild und Beschreibung per E-Mail informieren kann, ist für mich die Funktion schlechthin,” teilt Peters mit uns. So muss die Meldung nicht mehrere Stellen durchlaufen, sondern erreicht direkt die Mitarbeiterin, die z.B. für die Reparatur zuständig ist.

Die Software macht unsere Mitarbeitenden sehr eigenständig. So sparen wir mit Lumiform unheimlich viele Arbeitsschritte, vor allem auf der Skala, auf der wir operieren.

- Daniela Peters, Areas

Wie geht es weiter? Bald möchte Areas Lumiform auch für Reinigungsformulare und MHD-Kontrolllisten nutzen. Dafür ist das Qualitätsmanagement Team mit Nachfolgerin Ching-Chun Chen als Specialist Quality Management in der Zentrale in Köln in konstantem Austausch mit den Parks.

”Wir haben sogar einen Assistenten in einem der Parcs, der in der Vergangenheit die Lumiform Software sogar schon genutzt hat und die Möglichkeiten kennt, die die App bietet,” berichtet Peters.

Flughafencafé und Bar

Die Bedeutung von Digitalisierung für Areas

Neben Zeiteinsparungen und der Autonomie, die Lumiform den internationalen Teams bietet, hilft besonders die Analysefunktion Areas dabei alle Betriebe gleichzeitig zu überblicken. Es müssen keine Dokumente gescannt und verschickt werden. Die Dokumentation findet vollständig digital und softwareintern statt.

Dank Lumiform sind wir flexibler und transparenter unterwegs, können einfacher und schneller in Abläufe eingreifen und diese gezielt optimieren.

- Daniela Peters, Areas

Lumiform kann komplex aufgebaut werden, aber bleibt intuitiv und flexibel. Alle Teams, die mit Lumiform arbeiten, wurden geschult und langsam an das System herangeführt. So wurde den Mitarbeiter*innen auch die Angst vor der Digitalisierung genommen.

Auch das Anlernen ihrer Nachfolgerin war laut Peters ein Kinderspiel. ”Digitalisierung hat in jedem Fall häufig gute Seiten. Im Fall von Lumiform ist sie sogar ziemlich perfekt.”

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