Warum digitale Dokumentationssoftware wichtig ist
Dokumentation kann einem Kopfzerbrechen bereiten… Aber mit einer digitalen Dokumentations-App wie Lumiform kannst du den Papierkram hinter dir lassen und effizienter arbeiten.
Die Pflege und Aktualisierung von Dokumenten ist eine Herausforderung für jedes Unternehmen: Informationen sammeln, einen sicheren Aufbewahrungsort finden und regelmäßige Aktualisierungen sind alles andere als einfach. Mit Lumiform sparst du Zeit und erzielst bessere Ergebnisse.
Unsere digitale Dokumentationssoftware bietet entscheidende Vorteile gegenüber Papier und selbst anderen digitalen Lösungen wie Excel. Verwalte deine Daten einfacher und effektiver mit einer Dokumentations-App, die:
- deutlich schneller ist,
- dir mehr Sicherheit bietet,
- deine Transparenz erhöht,
- und das Aktualisieren deiner Dokumente vereinfacht.
Inhalt
1. Mit einer digitalen Dokumentations-App schneller Informationen sammeln
2. Sicher bleiben mit digitaler Dokumentation
3. Benutze eine digitale Dokumentations-App, um transparenter zu arbeiten
4. Pflege und überarbeite Datensätze nahtlos mit digitaler Dokumentation
Mit einer digitalen Dokumentations-App schneller Informationen sammeln
Lumiform ermöglicht es dir, deine Datenerfassung zu automatisieren, indem du bei Kontrollen entweder vorgefertigte Vorlagen oder eigene Formulare verwendest. So hast du einen Leitfaden, der dich durch deine Arbeit führt und weißt genau, was du erfassen musst. Wenn du die wichtigsten Felder vor Augen hast, sparst du Zeit und kannst die relevanten Informationen effizient dokumentieren.
Durch digitale Dokumentation kann dein Unternehmen bis zu 20 % der Zeit einsparen, die für das Sammeln und Aufzeichnen von Daten benötigt wird. Lumiform zeichnet Inspektionsergebnisse automatisch auf. Und da alle in deinem Unternehmen mit Lumiform die gleichen Checklisten als Grundlage verwenden, sind die Dokumentationsformate einheitlich. Das macht die spätere Analyse einfacher.
Sicher bleiben mit digitaler Dokumentation
Alle Daten, die über deine Dokumentations-App gesammelt werden, werden verschlüsselt und in der Cloud gespeichert. Auf diese Weise sind sie sicherer als physisches Papier und du musst dir keine Sorgen machen, dass sie verloren gehen oder gestohlen werden. Die gespeicherten Dokumente werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, so dass du bei Bedarf immer darauf zugreifen kannst.
Du hast auch die Möglichkeit, deine digitalen Dokumente im PDF-Format auszudrucken. Das ist nützlich, um bei Bedarf die Einhaltung von Vorschriften zu demonstrieren, ohne dass du dir Sorgen machen musst, dass deine Daten in der Zwischenzeit verloren gehen.
Benutze eine digitale Dokumentations-App, um transparenter zu arbeiten
Dokumentationssoftware wie Lumiform hilft Teams, enger zusammenzuarbeiten. Die gesammelten Daten stehen allen zur Verfügung, die die Erlaubnis haben, sie einzusehen, und die Teammitglieder können mit einem Klick auf die Berichtsergebnisse zugreifen.
Sofortiger Datenaustausch hilft den Mitarbeitern, effektiv zusammenzuarbeiten und Probleme schneller zu lösen. Es ermöglicht Echtzeit-Problemlösungen, indem du den Status der gemeldeten Probleme verfolgen kannst. Und genau wie deine Originaldaten wird auch der Fehlerbehebungsprozess automatisch dokumentiert.
Pflege und überarbeite Datensätze nahtlos mit digitaler Dokumentation
Bei einem papierbasierten Kontrollsystem musst du jedes Mal neue Checklisten erstellen, wenn du Daten erfassen willst, selbst wenn es sich um denselben Prozess handelt, den du schon tausendmal gemacht hast. Cloud-basierte Checklisten hingegen können kopiert und unbegrenzt wiederverwendet werden, was die Vorbereitung von Folgeinspektionen erleichtert.
Jede Vorlage, die du zur Erstellung der Dokumentation verwendest, kann nach Bedarf bearbeitet werden. Das heißt, wenn neue Kriterien auftauchen oder sich Vorschriften ändern, kannst du mit diesen Anforderungen Schritt halten. Wenn du deine Checklisten regelmäßig aktualisierst, ist deine Dokumentation nie veraltet.