Mit der Implementierung von Lumiform hat das renommierte Logistikunternehmen Rigterink seine papierbasierten Prozesse digitalisiert und seine Effizienz im Qualitätsmanagement erheblich gesteigert. Dennis Brepohl, Geschäftsleiter bei Rigterink, berichtet, wie die digitale Lösung ihnen geholfen hat, Audits und Schadensmeldungen zu optimieren und die Transparenz zu erhöhen. Erfahre, wie Lumiform den Arbeitsalltag bei Rigterink revolutioniert hat und welche weiteren Pläne das Unternehmen für die Zukunft hat.

Das ist Rigterink

Als renommiertes Familienunternehmen mit Hauptsitz in Nordhorn hat sich Rigterink auf Logistikdienstleistungen für Kundenmarkenartikelhersteller aus der Lebensmittelindustrie spezialisiert. Mit verschiedenen Standorten in Deutschland und einem umfangreichen Fuhrpark bietet Rigterink maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Lagerung und Distribution. 

Dennis Brepohl ist Geschäftsleiter bei Rigterink und seit vielen Jahren im Unternehmen tätig. Zu seinen Aufgaben gehören die Optimierung interner Prozesse und die Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards. Im Zuge der digitalen Transformation hat Dennis maßgeblich zur Implementierung von Lumiform beigetragen, um papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und die Effizienz im Qualitätsmanagement zu steigern.

Lumiform hat uns mit seinem flexiblen Baukastenprinzip und der Benutzerfreundlichkeit überzeugt.

– Dennis Brepohl

Die Herausforderung

Vor der Implementierung von Lumiform stand Rigterink vor mehreren Herausforderungen: Viele Audits und Checklisten wurden papierbasiert durchgeführt, was zu einem hohen Verwaltungsaufwand und einer Vielzahl von physischen Ordnern führte, die gepflegt und gelagert werden mussten. Dennis erinnert sich: „Wir hatten irgendwann so viele Ordner, dass es schwierig wurde, den Überblick zu behalten. Die Vorbereitung und Durchführung der Audits war extrem zeitaufwendig und ineffizient.“

Ein weiteres Problem war die Dezentralisierung der gesammelten Daten. Informationen waren standortgebunden und schwer zugänglich, insbesondere für die Geschäftsführung, die nicht immer vor Ort sein konnte. „Es war eine Herausforderung, alle relevanten Informationen zusammenzutragen, besonders wenn man nicht am Standort war“, erklärt Dennis.

Die Corona-Pandemie verschärfte diese Herausforderungen zusätzlich. Die Notwendigkeit, viele Prozesse online abzuwickeln, wurde dringlicher, da physische Besuche und Vor-Ort-Prüfungen eingeschränkt waren. Diese Situation machte deutlich, dass eine digitale Lösung erforderlich war, um Effizienz zu steigern und die Geschäftsabläufe zu optimieren.

Lumiform als Lösung 

Auf der Suche nach einer Lösung stieß Rigterink auf Lumiform. Dennis erklärt: „Wir haben verschiedene digitale Lösungen geprüft, aber Lumiform hat uns mit seinem flexiblen Baukastenprinzip und der Benutzerfreundlichkeit überzeugt.“ Die Möglichkeit, Checklisten und Audits individuell anzupassen und zu digitalisieren, war ein entscheidender Faktor.

Besonders beeindruckt war und ist das Team von der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Plattform und dem hervorragenden Support. „Es ist beruhigend zu wissen, dass Lumiform ständig neue Funktionen und Verbesserungen einführt, die uns weiterhelfen“, fügt Dennis hinzu.

Implementierung 

Die Implementierung von Lumiform bei Rigterink begann schrittweise und zielgerichtet. Dennis und sein Team starteten mit internen Audits, um die Plattform zu testen und anzupassen. Die Flexibilität von Lumiform ermöglichte es dem Team, Checklisten genau auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden.

Zunächst wurden zwei bis drei Mitarbeiter*innen pro Standort geschult, die dann als Multiplikatoren fungierten. Die Schulungen für die Nutzung der Plattform wurden vor Ort durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen die Anwendung und alle Funktionen verstehen und nutzen können.

Die ersten Anwendungsfälle umfassten wöchentliche Audits und Schadensmeldungen. „Wir haben schnell gemerkt, dass die App sehr intuitiv ist“, erklärt Dennis. Mitarbeiter*innen konnten problemlos Fotos von Schäden machen und diese direkt an die Haustechnik senden. „Das hat unseren Prozess enorm beschleunigt“, fügt er hinzu.

Die Implementierung verlief reibungslos und stieß auf positive Resonanz. Das Rigterink Team erkannte schnell den Mehrwert einer digitalen Lösung: Die Möglichkeit, Daten zentral zu speichern und jederzeit auf diese zugreifen zu können, war ein großer Vorteil. „Es ist einfach praktisch“, sagt Dennis. Alles ist an einem Ort und jederzeit verfügbar, was die Effizienz und Transparenz im Qualitätsmanagement deutlich verbesserte.

Ergebnisse

Die Einführung von Lumiform bei Rigterink hat zu erheblichen Verbesserungen in der Effizienz und Transparenz der Arbeitsprozesse geführt. Durch die Digitalisierung und Zentralisierung von Daten konnte Rigterink vor allen Dingen Zeit und Ressourcen sparen, während die Genauigkeit und Nachverfolgbarkeit von Meldungen und Kontrollen erhöht wurden. „Es ist beruhigend zu wissen, dass wir jederzeit einen Überblick über alle offenen Punkte haben“, fügt Dennis hinzu.

Das Team von Rigterink profitiert mit Lumiform von einer benutzerfreundlichen App, die die Kommunikation und Bearbeitung von Aufgaben vereinfacht. Im Folgenden werden wir uns zwei besonders interessante Anwendungsfälle – Schadensmeldungen und Qualitätskontrollen – sowie weitere wichtige Use Cases näher ansehen.

Beispiel: Schadensmeldungen

Ein besonders interessanter Anwendungsfall sind die Schadensmeldungen, die Rigterink bearbeitet. Vor der Implementierung von Lumiform war die Meldung und Bearbeitung von Schäden ein langwieriger Prozess, der mehrere Schritte und Kommunikationswege erforderte. Die Mitarbeiter*innen mussten Schäden zunächst manuell dokumentieren, dann telefonisch oder per E-Mail melden und schließlich die relevanten Informationen an die Haustechnik weiterleiten. Dies führte häufig zu Verzögerungen und Missverständnissen.

Im Gegensatz dazu ermöglicht die Lumiform App es, genaue Beschreibungen und Standortinformationen hinzuzufügen, was die Bearbeitung erheblich vereinfacht. „Die Möglichkeit, Fotos von Schäden zu machen und diese direkt an die Haustechnik zu senden, hat unsere Prozesse enorm beschleunigt“, erklärt Dennis. So konnte Rigterink nicht nur Reaktionszeiten verkürzen, sondern auch die Genauigkeit und Nachverfolgbarkeit der Meldungen verbessern. Die zentrale Datenverwaltung ermöglicht es, alle Schadensmeldungen an einem Ort zu speichern und jederzeit darauf zuzugreifen.

Beispiel: Qualitätskontrolle

Rigterink führt außerdem regelmäßige Überprüfungen mit Lumiform durch, um die Einhaltung von Qualitätsstandards sicherzustellen. Vor der Nutzung von Lumiform wurden diese Kontrollen oft manuell durchgeführt und die Ergebnisse in physischen Ordnern abgelegt, was die Nachverfolgung und Analyse erschwerte.

Mit Lumiform können diese Kontrollen nun digital durchgeführt werden. Die Plattform ermöglicht es, standardisierte Checklisten zu erstellen und die Ergebnisse zentral zu speichern. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Analyse der Daten erheblich. „Die Möglichkeit, Daten zu analysieren und Berichte zu erstellen, hat unser Qualitätsmanagement revolutioniert“, sagt Dennis. 

Die zentrale Datenverwaltung ermöglicht es der Geschäftsführung, jederzeit auf alle relevanten Informationen zuzugreifen und einen Gesamtüberblick über alle Standorte zu behalten. Dies hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen.

Neben Schadensmeldungen und Qualitätskontrollen nutzt Rigterink Lumiform auch für andere wichtige Anwendungsfälle: 

• Reinigungspläne: Sicherstellung der Sauberkeit und Hygiene im Lager.
• Lieferungen: Überwachung und Dokumentation von Wareneingängen und -ausgängen.
• Interne Audits: Durchführung interner Audits zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse.
• Fuhrparkmanagement: Abfahrtskontrollen und Protokolle zur Sicherstellung der Fahrzeugqualität.
• Qualitätsmanagement: Einheitliche und regelmäßige Durchführung von Qualitätschecks und Audits, um die Einhaltung von Standards zu gewährleisten.

Ausblick und Empfehlung

Rigterink plant, die Nutzung von Lumiform weiter auszubauen und auf zusätzliche Standorte zu erweitern. „Wir haben bereits festgestellt, dass Lumiform uns in vielen Bereichen unterstützt, und sehen großes Potenzial für weitere Anwendungen“, sagt Dennis. Das Unternehmen beabsichtigt, die Plattform für noch mehr Prozesse zu nutzen und die Lösung im Unternehmen weiter zu fördern.

Dennis empfiehlt anderen Unternehmen in der Logistikbranche, die Digitalisierung voranzutreiben und auf benutzerfreundliche Lösungen wie Lumiform zu setzen. „Die Möglichkeit, Prozesse zu digitalisieren und zentral zu verwalten, hat unsere Arbeitsweise revolutioniert“, erklärt er. „Ich kann nur jedem raten, den Schritt zur Digitalisierung zu wagen.“

Lumiform bedankt sich herzlich bei Dennis Brepohl für das Gespräch. Wir sind stolz darauf, Teil der digitalen Transformation bei Rigterink zu sein und freuen uns darauf, auch zukünftige Projekte weiterhin zu unterstützen.