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Optimiere dein QMS mit einer ISO 9001 Checkliste

Bewerte die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems (QMS) deines Unternehmens mit einer digitalen Checkliste und erfülle die ISO 9001 Anforderungen. Erfahre, was du wissen und tun musst, um nach ISO 9001 zertifiziert zu werden.

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Was ist eine ISO 9001 Checkliste?


Ein ISO-Audit ist eine offizielle Bewertung, die von der International Organization for Standardization (ISO) genehmigt wurde, um festzustellen, ob ein Unternehmen bestimmte Kriterien erfüllt. Dabei handelt es sich in der Regel, um die Entwicklung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung.


Die ISO 9001 spricht als international anerkannte Norm, Empfehlungen für Best Practices für QMS in Unternehmen, aus. Die globale Industrienorm ist auf das Qualitätsmanagementsystem spezialisiert und verhilft Unternehmen zu effizienter Qualitätssteigerung für optimale Kundenzufriedenheit.


Mit Hilfe der Zertifizierung nach ISO 9001 beweist dein Unternehmen sein Qualitätsbewusstsein, seine Zuverlässigkeit in der Produktion und Dienstleistung sowie der allgemeinen Wettbewerbsfähigkeit. Die Norm wird regelmäßig aktualisiert und ist derzeit auf dem Stand von 2015 (ISO 9001:2015). Die Norm wird außerdem häufig als Basis für andere Normen und Qualitätsmanagementsysteme verwendet. So basiert beispielsweise die 16949 Norm der Automotive Task Force größtenteils auf der ISO 9001, ebenso wie die Anforderungen an das Management für die Laborakkreditierung.


Für ein ISO 9001 Audit eine digitale Checkliste zu verwenden, hilft dir die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems (QMS) deines Unternehmens und die Erfüllung der ISO 9001 Anforderungen für die Zertifizierung zu beurteilen. Die Vorlagen sind großartige Instrumente, um die Implementierung eines QMS zu unterstützen und sich auf ein Zertifizierungsaudit nach ISO 9001:2015 vorzubereiten.



Dieser Artikel befasst sich mit folgenden Themen:


1. Die Bedeutung der ISO 9001


2. Die 7 Prinzipien der ISO


3. Wie man die ISO 9001 Zertifizierung bekommt


4. Vorteile digitaler Checklisten für ISO 9001 Audits


Mann mit Tablet

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Wie wichtig ist die ISO 9001?


Das QMS dient als Basis für die Einteilung und Strukturierung von Prozessen sowie Verantwortlichkeiten, welche das Erreichen von Qualitätszielen fördern. Die ISO 9001 bietet eine nützliche Hilfestellung für die kontinuierliche Optimierung des QMS.


Die ISO 9001 gehört zu den erfolgreichsten und am meisten zertifizierten ISO-Normen der Welt. Über eine Millionen Unternehmen nutzen die Norm für ihr QMS - ca. 50.000 Unternehmen allein in Deutschland. Mit der ISO 9001 können Manager*innen sowie dafür eingesetzte Verantwortliche die Unternehmensführung hinsichtlich der Qualitätsstandards sowie ihrer Nachhaltigkeit kontinuierlich überwachen und sich durch Selbstkontrolle intern verbessern. Dadurch werden Verantwortlichkeiten aller Stakeholder strukturiert und auf lange Sicht entwickelt und optimiert.


Die ISO 9001 ist keine zwingende Pflicht für Unternehmen. Jedoch ist die Dokumentierung des QMS sowie das Abstimmen auf die DIN ISO 9001 Zertifizierung eine bewährte und renommierte Lösung für Managementteams. Trotzdem sollte jedes Unternehmen individuell die Vor- und Nachteile einer Zertifizierung nach ISO 9001 abwägen.


Um der ISO 9001 und ihren Anforderungen gerecht zu werden, solltest du regelmäßige ISO-Audits durchführen, um die Qualität und Sicherheit deiner Produkte und Dienstleistungen auf internationaler Ebene zu gewährleisten. Beginn mit der ISO 9001:2015 Fehleranalyse und der Checkliste für interne Audits, die mit der Lumiform App erstellt wurden. Verwende das digitale Tool, um das QMS in deinem Unternehmen zu bewerten, Lücken und Verbesserungsbereiche zu erkennen und Maßnahmen den entsprechenden Abteilungen zuzuordnen.



Was sind die 7 Prinzipien der ISO 9001?


Die Internationale Normungsorganisation hat 7 Prinzipien für das Qualitätsmanagement entwickelt, um dir zu helfen, ihre Anforderungen zu erfüllen und ihre Zertifizierung zu erhalten. Dein Hauptziel sollte jedoch nicht nur diese Zertifizierung sein, sondern auch die eigene Produktqualität. Worauf solltest du dich also konzentrieren, um das zu erreichen?


Prinzip 1: Konzentriere dich auf deine Kunden


Die Kunden sollten der wichtigste Fokus sein. Sie sind die Menschen, die euer Produkt kaufen, das Produkt benutzen und es weiterempfehlen. Deshalb sind sie es auch, die mit euren Produkten zufrieden sein müssen. Nur dann werden sie es wieder kaufen, nur dann werden sie es an ihre Freunde und Familien weiterempfehlen. Aber die Kunden werden nur dann zufrieden sein, wenn das Produkt oder die Dienstleistung eine ausgezeichnete Qualität hat.


Prinzip 2: Die Führung


Als Leiter der Organisation ist es die Aufgabe der Führung, die Ziele der Organisation sorgfältig festzulegen, um die Abteilungen und Teams zu führen und erfolgreich zu sein. Aus diesem Grund ist es ihre Aufgabe, ein Qualitätsmanagement-System zu entwickeln und eine qualifizierte Person zu wählen, die für das QMS und seine Anwendung verantwortlich ist.


Prinzip 3: Einbeziehung der Mitarbeiter


Da die Mitarbeiter hauptsächlich die Personen sind, die das Produkt tatsächlich herstellen oder die Dienstleistung erbringen, sollten sie genau über ihre Aufgabe informiert sein und darüber hinaus, wann immer nötig, geschult werden. Es ist die Pflicht der Führung, für die Schulung zu sorgen und zu entscheiden, ob ein Arbeitnehmer*in geschult werden muss oder nicht.


Prinzip 4: Prozessansatz


Mit Hilfe etablierter Prozesse können die effizientesten Ergebnisse erzielt werden. Sich von einem Prozess leiten zu lassen, kann hilfreich sein, um einen besseren Überblick über das Geschehen zu haben und auch um die Abläufe innerhalb des gesamten Unternehmens zu planen. Die Leitung sollte eine verantwortliche Person oder ein verantwortliches Team für die Organisation der Prozesse benennen.


Prinzip 5: Verbesserung


Die Welt verändert sich ständig, das sollte das Unternehmen auch tun! Verbesserungen sind für Unternehmen sehr wichtig. Die Kunden werden immer nach etwas Besserem suchen, und wenn du ihnen nicht etwas Besseres bietest, wird es ein anderes Unternehmen tun.


Prinzip 6: Faktenbasierte Entscheidungsfindung


Entscheidungen zu treffen, kann sehr riskant sein. Falsche Entscheidungen können zu immensen Konsequenzen führen, sie können dein Unternehmen zerstören. Auf der anderen Seite kann die richtige Wahl den Ruf deines Unternehmens verbessern, eure Produkte und deren Qualität verbessern und das Unternehmen erfolgreicher machen. Deshalb solltest du dein Produkt analysieren, schauen, wie es den Kunden/Klienten gefällt und wo diese Verbesserungsbedarf sehen. Dementsprechend könntest du deine Zahlen analysieren, das Kaufverhalten deiner Kunden analysieren oder Kundenbefragungen durchführen.


Prinzip 7: Beziehungsmanagement


Eine Organisation und ihr Management wird nicht nur von ihren Kunden und ihrer Führung beeinflusst, sondern auch von ihren Interessenten, wie z.B. Investoren oder Lieferanten. Die Organisation sollte mit interessierten Parteien zusammenarbeiten und ein gemeinsames Ziel haben. Sie sollte so kommunizieren, dass beide Parteien wissen, was vor sich geht. Im Falle des Lieferanten zum Beispiel sollte der Lieferant über die Qualitätsstandards des Unternehmens Bescheid wissen, und auch die Produkte des Lieferanten sollten diese Standards erfüllen.


Folge diesen oben genannten Prinzipien und behalten diese im Hinterkopf, wenn du eine Inspektion des Qualitätsmanagements mit einer der Vorlagen von Lumiform durchführst.



Teambesprechung

Wie bekommt man die ISO 9001 Zertifizierung?


Die folgenden fünf Schritte erleichtern dir den Einstieg in die Entwicklung eines QMS und die Zertifizierung nach ISO 9001. Mache dich am Besten außerdem mit dem SIPOC Prozess vertraut, denn dieser unterstützt die ISO 9001 Implementierung.


1. Lege eine QB fest


Lege einen Verantwortlichen für das QMS, die sog. Qualitätsbeauftragte fest, dieser kann Teil der Geschäftsführung, des Managements oder auch regulärer Mitarbeiter*innen sein. Wichtig ist seine Eignung, d.h. sie sollte durchsetzungsfähig sein, den Betrieb sowie die Anforderungen an das QMS gut kennen. Die QB kann außerdem auch die interne Auditor*in des QMS sein.


2. Erstelle einen Projektplan


Ein Projektplan hilft vor allem bei der zeitlichen Umsetzung des Projekts. Dafür ist vor allem relevant, wie die Dokumentation abläuft und wie viel Zeit diese in Anspruch nimmt. Welche internen Maßnahmen ergriffen werden und wie lange die Implementierung dauert sowie wann die tatsächliche Zertifizierungsaudit stattfindet.


3. Finde eine Zertifizierungsbeauftragte


Als nächstes sollte ein externer Auditor gefunden werden, dabei sollte vor allem der Preis sowie Ortsnähe wichtig sein.


4. Führe ein First Stage Audit durch


Nach der internen Konformitätsprüfung sollte so schnell wie möglich die erste Dokumentationsprüfung durch die externen Zertifizierer*in durchgeführt werden.


5. Führe ein Audit vor Ort durch


Schließlich erfolgt die tatsächliche Zertifizierung nach ISO 9001 vor Ort. Diese besteht darin, die Dokumentation mit der tatsächlichen Vorgehensweise vor Ort abzustimmen. Im besten Fall erlangst du auf diesem Weg dein ISO 9001 Norm Zertifikat.



Vorteile digitaler Checklisten für ISO 9001 Audits


Eine digitale Checkliste gibt dir die Möglichkeit, deine ISO-Audits überall und jederzeit durchzuführen. Du benötigst nur ein mobiles Endgerät und die passende Softwarelösung. Mit Lumiform kannst du deine Qualitätsprüfungen mit einer ISO 9001 Checkliste optimieren und digitalisieren. Außerdem hast du einen hervorragenden Überblick über deine Berichte und die Checks, die nicht bestanden wurden. Lade eine unserer Vorlagen für dein ISO 9001 Audit herunter und beginne sofort mit deiner Prüfung.


Du hast einen Mangel festgestellt? Schicke ihn mit nur einen Klick direkt an eine Vorgesetzte oder eine verantwortliche Mitarbeiter*in, die sich darum kümmert. Spare Zeit mit unserer mobilen App. Kein Papierkram mehr, aber auch kein aufwendiges Durchsuchen deiner gesamten Daten mehr, da die Lumiform App und Desktopsoftware übersichtlich gestaltet ist. Erkenne Nichtkonformitäten sowie deren Ursachen leichter, plane und setze Korrekturmaßnahmen besser um. Unsere ISO 9001 Auditchecklisten unterstützen dich bei der internen Konformitätsprüfung und bereiten dich effektiv auf die ISO 9001 Zertifizierung vor.


Weitere Vorteile von Lumiform für deine ISO 9001 Audits und Zertifizierung sind:


  • Umfangreiche Analysen helfen dir dabei ineffiziente Bereiche in deinem Unternehmen schneller aufzudecken und somit Prüfprozesse kontinuierlich zu verbessern.
  • Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen löst du auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor.
  • Kontinuierliche Steigerung der Qualität und Sicherheit: Durch den flexiblen Formularbaukasten optmierst du interne Prüfungen und Prozesse stetig. Da Lumiform die Prüfer*n durch die Prüfung führt, muss keine Schulung stattfinden.


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