QM Software für Audits und CAPA Prozesse

Du kannst Audits und Checklisten in Lumiform selbst erstellen. Der Form Builder unterstützt Abschnitte, Fragetypen, Pflichtfelder, Bewertungen und Logik ohne Code. Du kannst mit einer Vorlage starten oder eure bestehenden Formulare als Struktur übernehmen und dann anpassen. Lumiform muss die Inhalte nicht für euch bauen, kann euch aber im Onboarding unterstützen, wenn ihr vorhandene Dokumente schnell in digitale Workflows überführen wollt.

Lumiform hilft dir, ISO 9001 konform zu dokumentieren, weil Checks strukturiert ablaufen, Findings sauber erfasst werden und Reports exportierbar sind. Ob ein Auditor etwas akzeptiert, hängt immer auch von Zertifizierer und Auditprogramm ab, aber Lumiform ist darauf ausgelegt, Nachweise, Zuständigkeiten und CAPAs nachvollziehbar zu machen. Viele Teams nutzen die Reports als zentrale Doku für interne und externe Audits und drucken bei Bedarf zusätzlich PDF Reports aus.

Du kannst Lumiform so konfigurieren, dass aus Abweichungen automatisch Maßnahmen entstehen. Ein Finding aus einem Audit oder einer Kontrolle wird dabei direkt mit Kontext wie Fotos, Kommentaren oder Chargendaten verknüpft und erscheint in einer Maßnahmenliste. So wird Follow up nicht in E Mail Threads verteilt, sondern bleibt an der Abweichung hängen. Du siehst jederzeit, welche CAPAs offen sind, wer verantwortlich ist und was bereits nachgewiesen wurde.

CAPAs können in Lumiform eigene Fristen haben, nicht nur ein Datum für das Audit insgesamt. Jede Maßnahme hat Owner, Fälligkeitsdatum und Status, sodass du sie einzeln steuern und nachverfolgen kannst. Das ist wichtig, weil Findings oft unterschiedliche Dringlichkeit haben und verschiedene Teams betreffen. Du kannst weiterhin die Auditplanung als Rahmen behalten, aber die Umsetzung läuft granular pro Abweichung statt in einer Sammelerinnerung.

Ja, die mobile App ist für Offline Nutzung ausgelegt, zum Beispiel in Produktion, Lager oder beim Lieferanten ohne zuverlässige Verbindung. Auditoren können Checklisten ausfüllen und Fotos erfassen, auch wenn sie gerade offline sind. Sobald das Gerät wieder Empfang hat, werden die Daten synchronisiert, sodass Ergebnisse, Scores und Maßnahmen zentral aktualisiert werden. Wenn Offline Stabilität bei euch kritisch ist, testet es kurz mit euren Geräten an typischen Standorten.

Ja, ihr könnt zentrale Vorlagen als Standard definieren und über Standorte ausrollen, damit Audits vergleichbar bleiben. Standorte können je nach Governance so arbeiten, dass sie nur innerhalb festgelegter Grenzen anpassen, etwa irrelevante Punkte ausblenden oder lokale Details ergänzen, ohne den Kern des Audits zu verändern. So bleibt Reporting konsistent, während ihr trotzdem lokale Besonderheiten abbilden könnt. Die genauen Rechte und Spielräume legt ihr über Rollen und Berechtigungen fest.

In vielen Setups kannst du Gewichtungen und Knock out Logik abbilden, um kritische Punkte stärker zu bewerten oder ein Audit bei bestimmten Findings automatisch als nicht bestanden zu markieren. Das hilft, wenn einzelne Anforderungen zwingend sind, zum Beispiel bei Produktsicherheit oder Hygienestandards. Welche Optionen genau verfügbar sind, hängt davon ab, wie eure Formulare aufgebaut sind und welche Bewertungslogik ihr nutzt. Bei komplexen Scoring Regeln lohnt sich ein kurzer Pilot, damit die Ergebnisse exakt so ausfallen, wie ihr es erwartet.

Lumiform bietet Integrationen und eine API, um Audit, Prüf und CAPA Daten in andere Systeme zu übertragen und doppelte Datenerfassung zu reduzieren. SAP Anbindungen werden häufig über diese Schnittstellen umgesetzt, abhängig von eurer Systemlandschaft. Wie weit die Automatisierung geht, hängt von eurem Setup und Plan ab, deshalb solltet ihr die Integration vor dem Rollout konkret mit Lumiform abstimmen. Ziel ist, dass Datenflüsse zuverlässig laufen und nicht wieder manuell in ERP oder Ticketsysteme übertragen werden müssen.

Du kannst Reports und Daten aus Lumiform exportieren und für Audits oder Kundenanforderungen zusammenstellen. Viele Teams benötigen Bulk Exports, um mehrere abgeschlossene Audits in PDF oder Excel auszuleiten, oft inklusive Bilder als Nachweis. Welche Exportformate, Mengen und Bilddarstellungen genau möglich sind, hängt vom Plan und vom Exporttyp ab. Wenn ihr regelmäßig Dutzende Reports auf einmal braucht, solltet ihr das im Pilot testen, damit Fotos und Anhänge wie erwartet mitkommen.

Externe Parteien können in vielen Fällen eingebunden werden, ohne dass sie denselben Accounttyp wie interne Nutzer brauchen. Je nach Zugriffsmodell nutzt ihr dafür eingeschränkte Benutzer, Einladungen oder andere Freigaben, sodass Lieferanten oder externe Auditoren nur das sehen, was sie ausfüllen sollen. Welche Option für euch passt, hängt von Datenschutz, Auditprogramm und eurem Plan ab. Wichtig ist, dass ihr externe Zugriffe klar begrenzt und intern trotzdem nachvollziehbar bleibt, wer welche Angaben geliefert hat.