Das ist das Garden Boutique Hotel

Das Garden Boutique Hotel, Teil von The Gate, bietet eine ruhige Oase im Herzen von Berlin Mitte. Mit 32 liebevoll gestalteten Zimmern, darunter Apartments und Studios, verbindet das Hotel Komfort mit der Natur und bietet Gästen eine einzigartige Mischung aus Ruhe und urbanem Leben. 

The Gate ist ein Private Work Club und ein dynamisches Netzwerk aus mehreren Standorten in Berlin. Es bietet flexible und maßgeschneiderte Arbeitsräume, die den Bedürfnissen von Start-ups und etablierten Unternehmen gerecht werden. The Gate schafft Arbeitsumgebungen, die bei Unternehmern und Firmen gleichermaßen gefragt sind.

Kristin Rieve und Noah Lotz leiten das Garden Boutique Hotel mit einem besonderen Fokus auf exzellenten Gästeservice und effiziente Abläufe. Sie sorgen dafür, dass jeder Gast sich willkommen und gut betreut fühlt und legen besonderen Wert darauf, individuelle Kundenwünsche zu erfüllen und den Aufenthalt der Gäste so angenehm wie möglich zu gestalten.

Die Herausforderung

Vor der Einführung von Lumiform stand das Garden Boutique Hotel vor der Herausforderung, seine Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. „Wir hatten ein Sammelsurium an Methoden, von Google Drive über Zettel und Stift bis hin zu Excel-Tabellen“, erinnern sich Noah und Kristin. 

Diese uneinheitlichen Prozesse führten zu Verwirrung und Ineffizienz, was auch daran lag, dass alle Mitarbeiter*innen ihren eigenen Workflow hatten. „Es war wichtig, einen roten Faden in unseren Arbeitsalltag zu bringen“, erklärt Noah weiter. Die Notwendigkeit, intuitive und einheitliche Workflows zu schaffen, war offensichtlich, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben zuverlässig und effizient erledigt werden konnten.

Die Lösung

Mit der Einführung von Lumiform fand das Garden Boutique Hotel eine effiziente Lösung, um seine Arbeitsabläufe zu optimieren. „Mit Lumiform haben wir eine Plattform gefunden, die es uns ermöglicht, Checklisten zu erstellen, die einfach zu verstehen und zu bearbeiten sind“, erklärt Noah. Diese digitale Lösung ermöglichte es dem Team, Aufgaben klar zu verteilen und deren Erledigung zu kontrollieren. 

Die intuitive Bedienung und Flexibilität von Lumiform helfen dabei, alle täglich anfallenden Aufgaben effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen stets auf dem gleichen Stand sind. So haben Noah und Kristin mit Lumiform reibungslose und strukturierte Arbeitsabläufe geschaffen.

Die Implementierung

Die Implementierung von Lumiform im Garden Boutique Hotel verlief reibungslos und dauerte nicht länger als zwei Wochen. „Das Aufsetzen der Checklisten war super einfach und intuitiv“, berichtet Noah. 

Das Team begann mit der Erstellung von Checklisten für die A.M. und P.M. Shifts, um diese wichtigen täglichen Abläufe zu standardisieren. Diese Listen halfen, den Arbeitsalltag zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben, von der Schlüsselkontrolle bis zur Frühstücksvorbereitung, effizient erledigt wurden. 

Die Plattform wird aber auch genutzt, um Reinigungsprozesse zu digitalisieren und Lebensmittelbestellungen zu verwalten. Durch die einfache Bedienung konnten die Mitarbeiter*innen schnell mit dem neuen System arbeiten und die Effizienz im Hotel weiter steigern.

Vorteile und Verbesserungen

Lumiform hilft Noah und Kristin dabei, die Verlässlichkeit ihrer Arbeitsabläufe zu steigern und erinnert das Team an wichtige Aufgaben. Dadurch können alltägliche Prozesse effizienter gestaltet werden, was für höhere Zufriedenheit bei Gästen und Mitarbeiter*innen sorgt. Besonders die Fähigkeit, individuelle Kundenwünsche zu erfüllen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu stärken, hat den Gästeservice erheblich verbessert.

Strukturierte Abläufe

Das Team, bestehend aus sieben Mitarbeiter*innen, profitiert erheblich von den strukturierten Abläufen, die Lumiform ermöglicht. „Es geraten weniger Dinge in Vergessenheit“, erklärt Noah. Selbst kleine Details, wie das Hochdimmen der Lichter oder das Vorbereiten der Arbeitsmaterialien am Ende der Schicht, werden jetzt zuverlässig erledigt. 

Kristin betont, dass dank Lumiform auch die Musik  zum Beispiel nicht mehr vergessen wird: „In der Hektik des Alltags können solche Kleinigkeiten leicht untergehen, besonders wenn Gäste bereits auf den Check-in warten oder das Frühstück vorbereitet werden muss. Doch diese Details, wie die passende Hintergrundmusik, sind entscheidend für die Atmosphäre. Sie werden oft unterschätzt, aber sie machen einen großen Unterschied im Gesamterlebnis unserer Gäste.“

Die Checklisten stellen so also sicher, dass alle Aufgaben klar definiert sind und nichts übersehen wird. Diese Struktur ist besonders in einem kleinen Team von großer Bedeutung, da sie die Zusammenarbeit erleichtert und sicherstellt, dass alle Mitglieder auf dem gleichen Stand sind. 

Intuitives Onboarding

Kristin und Noah sprechen außerdem begeistert über die Intuitivität der Software, vor allem im Bezug auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen.  „Die Effizienz beim Onboarding hat sich deutlich gesteigert“, sagt Noah. “Neue Teammitglieder können eigenständig die Checklisten durchgehen und bei Fragen auf uns zukommen. Das macht den Einarbeitungsprozess viel schneller und effizienter.” Die klare Struktur der Aufgaben hilft außerdem, Unsicherheiten zu vermeiden und die Eingewöhnungszeit zu verkürzen.

Ausblick

Das Garden Boutique Hotel plant, Lumiform in allen Abteilungen weiter auszubauen. Besonders im Housekeeping und bei der Verwaltung der Candy Corner sieht das Team großes Potenzial. Noah hat bereits das KI-Tool von Lumiform genutzt und bezeichnet es als sein Lieblingsfeature. „Es ist spannend, mit der KI zu arbeiten, da sie kreative Lösungen bietet und Vorschläge liefert, die ich in meine Ideen einbauen kann“, erklärt Noah begeistert. 

Diese Technologie wird zukünftig helfen, Prozesse noch effizienter zu gestalten und die Qualität des Gästeservices weiter zu verbessern. Die Integration mit neuen Hotelsoftwarelösungen wird ebenfalls in Betracht gezogen, um die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Abteilungen nahtlos zu verbinden und den Gästen ein noch besseres Erlebnis zu bieten.

Empfehlung

Noah und Kristin empfehlen Lumiform jedem, der seine Arbeitsabläufe effizienter gestalten möchte. „Es ist super anwenderfreundlich und ermöglicht es, den Arbeitsalltag deutlich zu vereinfachen“, betont Noah. Besonders in einem dynamischen Team ist die Flexibilität der Plattform ein großer Vorteil.

Noah hebt hervor, dass Lumiform auch unterwegs genutzt werden kann: „Man kann sich mit dem eigenen Mobilgerät einloggen und Aufgaben unabhängig erledigen.“ Dies steigert die Effizienz und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen. Für Hotels und ähnliche Unternehmen bietet Lumiform eine ideale Lösung, um Prozesse zu optimieren und die Qualitätssicherung zu verbessern.

Wir bedanken uns herzlich bei Kristin Rieve, Noah Lotz und dem gesamten Team des Garden Boutique Hotels sowie The Gate für die Zusammenarbeit. Wir freuen uns darauf, sie auch in Zukunft bei ihren innovativen Projekten zu unterstützen und Teil ihrer Erfolgsgeschichte zu sein.