Vereinfache mit einer Checkliste den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter*innen, indem du alle wichtigen Punkte in einem Dokument festhälst. Erfahre hier worauf du beim Onboarding achten solltest und was alles in deine Checkliste fürs Onboarding gehört.
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Eine Checkliste für den Ein Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter*innen wird von der Personalabteilung eines Unternehmens erstellt, um diese optimal auf ihre Arbeit vorzubereiten. Ziel ist es, die Kultur, Geschichte und Mission des Unternehmens zu vermitteln sowie die Erwartungen an die jeweilige Arbeitsstelle zu erklären und eine Grundausbildung anzubieten.
Eine Onboarding-Checkliste wird auch dafür verwendet, um alle erforderlichen Dokumente der neuen Mitarbeiter*in zu erfassen und zu überprüfen sowie den vollständigen Ablauf des Onboarding-Prozesses bestätigen zu lassen.
Ähnlich wie der Offboarding-Prozess, der austretende Mitarbeiter*innen beim Verlassen der Firma begleitet, ist das Onboarding essentiell dafür neue Kolleg*innen in der Firma zu begrüßen und willkommen zu heißen.
1. Was in eine Checkliste fürs Onboarding gehört
2. Eine mobile App fürs Onboarding
Ein effektives Onboarding mit Checkliste muss sicherstellen, dass neue Mitarbeiter*innen alle Informationen und Arbeitsmittel erhalten, die sie für einen gelungenen Start in ihre tägliche Arbeit benötigen. Ein erfolgreich geplanter Onboarding-Prozess besteht aus 3 Phasen: (I.) Die Vorbereitung, (II.) der erste Arbeitstag und (III.) die weitere Einarbeitung. Mit einer Checkliste kannst du die Phasen perfekt abdecken, und weißt immer was zu tun ist.
Das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen beginnt lange vor dem ersten Arbeitstag. In der Vorbereitungsphase (Preboarding) kümmerst du dich um alles, was erledigt sein sollte, bevor der/die Neue bei dir zu Arbeiten anfängt. Es geht vor allem darum, Formalitäten zu regeln, den Arbeitsplatz vorzubereiten und den Einarbeitungsplan auszuarbeiten. In diesem Teil deiner Onboarding-Checkliste sollten sich folgende Punkte wiederfinden:
Von Beginn an soll das Unternehmen einen guten Eindruck machen. Der/Die neue Mitarbeiter*in soll sich wohlfühlen an ihrem neuen Arbeitsplatz. Deshalb sollten die folgenden sechs Punkte auf jeden Fall beachtet werden:
Das Onboarding sollte am ersten Tag pünktlich beginnen. Wichtig ist, dass die zuständige Mitarbeiter*in auch Zeit hat und die Begrüßung nicht im Arbeitsstress unter den Tisch fällt. Es sollte auf jeden Fall festgelegt sein, wer die/ den Neuen am Empfang abholt und die erste Begrüßung übernimmt.
Die offizielle Begrüßung sollte vom Vorgesetzten erfolgen, so fühlt sich der/die Neue gleich wertgeschätzt. In einem ersten Gespräch kann Folgendes besprochen werden:
Zumindesten die direkten Kolleg*innen sollten am ersten Arbeitstag vorgestellt werden. Anschließend kann ein Rundgang durchs Unternehmen erfolgen, damit er/sie weiß, wo sich alles befindet und sich besser orientieren kann.
Am meisten gespannt sind neue Mitarbeiter*innen auf ihren Arbeitsplatz. Hierbei sollten folgende Dinge erledigt werden:
Am ersten Tag und in der gesamten ersten Woche, sollten neue Mitarbeiter*innen aktiv in den Kollegenkreis integriert werden. Gemeinsame Mittagessen und Pausen sind ideal für das gegenseitige Kennenlernen.
Am Ende des ersten Arbeitstags sollte der/die Vorgesetzte noch einmal das Gespräch mit dem/der Neuen suchen. Dabei können die folgenden Fragen geklärt werden:
Jetzt kann auch der weitere Einarbeitungsplan für die nächsten Tage und Wochen besprochen werden, wenn dies noch nicht geschehen ist.
Mit dem ersten Arbeitstag ist das Onboarding nicht vorbei. Die Einarbeitungsphase erstreckt sich über die gesamte Probezeit. Deshalb gehört ein ausgearbeiteter Einarbeitungsplan mit Zeitplan zum Onboarding-Prozess dazu und in die Checkliste. Diese Punkte sollten hier nicht fehlen:
Schritt für Schritt übernimmt der/die neue Mitarbeiter*in alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten für ihre Stelle.
In größeren Unternehmen lohnt es sich Einführungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter*innen zu veranstalten, damit sie die unterschiedlichen Abteilungen und teams besser kennenleren.
Ein Neuzugang verändert meistens die Dynamik im team. Damit das Team gestärkt aus der Phase der Veränderung hervorgeht, können verschiedene Teambuilding-Maßnahmen (Team Coaching, Indoor- oder Outdoor-Aktivitäten) ergriffen werden.
Arbeitsziele zu vereinbaren hilft beiden Seiten, die Erwartungshaltung an die Arbeit des/der Neuen abzustecken.
Damit es am Ende der Probezeit nicht zu unangenehmen Überraschungen für beide Seiten kommt, sollten regelmäßig Feedbackgespräche stattfinden.
Ein guter Onboarding-Prozess fördert das Engagement, die Zusammenarbeit und die Bindung der Mitarbeiter*innen. Mit dem Wachsen des Unternehmens wird es immer schwieriger, einen Onboarding-Prozess auf hohem Niveau aufrechtzuerhalten. Die Verwendung einer digitalen Onboarding-Checkliste von Lumiform hilft in dieser Situation.
Mit der mobile App von Lumiform führst du Onboarding-Prozesse einfach per Tablet oder Smartphone durch - online oder offline. Mit der Desktop-Software erstellst du eine Onboarding-Checkliste und wertest später die gesammelten Daten aus. Dadurch kannst du den Orientierungsprozess optimieren und ein einheitliches, hochwertiges Onboarding-Erlebnis schaffen. Digitalisiere deinen internen Onboarding-Prozess Checklisten mit Lumiform:
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