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Leitfaden
Qualitätsaudit: Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung

Qualitätsaudit: Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung

Author NameVon Milena Schenk
•
Februar 13., 2025
• 9 Minuten Lesezeit
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Inhalt

  • Was ist ein Qualitätsaudit?
  • Warum ist es wichtig, Qualitätsaudits durchzuführen?
  • Welche Kategorien von Qualitätsaudits gibt es?
  • Wer führt Qualitätsaudits durch?
  • Was sind die Schritte zur Durchführung eines Qualitätsaudits?
  • Was sind häufige Fehler bei Qualitätsaudits?
  • Führe mit Lumiform Qualitätsaudits ganz einfach auf jedem Gerät durch
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Zusammenfassung

Lerne, wie du ein erfolgreiches Qualitätsaudit durchführst, indem du den richtigen Umfang auswählst und wirksame Korrekturmaßnahmen umsetzt.

Die Aufrechterhaltung einheitlicher Qualität ist in allen Branchen wichtig, sei es in der Fertigung, im Bauwesen, im Gesundheitswesen oder in der Technologie. Qualitätsaudits helfen dir, Ineffizienzen zu erkennen und hohe Standards zu wahren. Wenn sie richtig durchgeführt werden, können diese Audits Probleme frühzeitig erkennen, Ressourcen sparen und die Leistung verbessern.

Qualitätsaudits bieten dir eine systematische Methode zur Bewertung von Systemen und Prozessen, sodass du versteckte Probleme aufdecken und die Produktivität insgesamt steigern kannst. Lies weiter, um herauszufinden, wie du Qualitätsaudits effektiv durchführst, welche häufigen Fallstricke du vermeiden solltest und welche digitalen Hilfsmittel verfügbar sind.

Was ist ein Qualitätsaudit?

Ein Qualitätsaudit ist eine umfassende Überprüfung der Qualitätskontrollpraktiken deines Unternehmens, wie sie in der Produktentwicklung oder den Geschäftsprozessen umgesetzt werden. Das Ziel ist, dass alle Prozesse den Industriestandards entsprechen und für Effizienz und Compliance optimiert sind.

Hier sind Beispiele, wie es in verschiedenen Sektoren funktioniert:

  1. Automobilindustrie: Du würdest die Prozesse der Montagelinie überprüfen, um sicherzustellen, dass die Fahrzeuge Sicherheits- und Leistungsstandards erfüllen.
  2. Gastgewerbe: Hier bewerten Qualitätsaudits die Gästeserviceprotokolle, Sauberkeit und Sicherheitsmaßnahmen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.
  3. Einzelhandel: Deine Audits würden sich darauf konzentrieren, Qualitätsstandards in der Produktpräsentation und im Kundenkontakt aufrechtzuerhalten.

Qualitätsaudits sind eine wichtige Praxis, besonders für Branchen mit strengen Vorschriften. Sie werden auch durch internationale Standards wie ISO 9001, das sich auf Qualitätsmanagementsysteme (QMS) konzentriert, und ISO 19011 unterstützt.

Warum ist es wichtig, Qualitätsaudits durchzuführen?

Durch Qualitätsaudits wird die Leistung bestehender Prozesse systematisch von einem Team interner oder externer Auditoren bewertet. Dies geschieht in der Regel, um den Anforderungen der Industriequalität zu entsprechen und sich für ISO 9001 zu registrieren.

Allerdings ist die Erfüllung von Compliance-Anforderungen nicht die einzige Rolle von Qualitätsaudits. Sie sind auch entscheidend für die Bewertung der Tragfähigkeit bestehender und neuer Geschäftsprozesse und -systeme. Denn durch Qualitätsaudits werden umfassende Details der aktuellen Prozesse objektiv dokumentiert. So liefern sie den Nachweis für die Umsetzung umsetzbarer Pläne zur Bewältigung festgestellter Herausforderungen.

Um einem Unternehmen optimal zu nutzen, sollten Qualitätsaudits sich nicht nur auf die Identifizierung von Problemen und Korrekturmaßnahmen konzentrieren, sondern auch Beispiele für Best Practices enthalten. Auf diese Weise können Abteilungen umfassende Informationen erhalten, die sie nutzen können, um eine ausgewogene Strategie zu entwickeln. Außerdem können sie effektiv erkennen, welche Praktiken wiederholt und verbessert werden sollten. Dies kann insgesamt eine nachhaltigere Verbesserung ermöglichen.

Welche Kategorien von Qualitätsaudits gibt es?

Die American Society for Quality nennt drei Arten von Qualitätsaudits:

Prozessaudit

Der Hauptzweck von Prozessqualitätsaudits besteht darin, die Einhaltung von Industriestandards durch Unternehmen zu bewerten. Insbesondere wird überprüft, ob Prozesse innerhalb festgelegter Grenzen durchgeführt werden. Ein Prozessaudit kann die Einhaltung erforderlicher Spezifikationen hinsichtlich Temperatur, Druck, Gewicht und anderer Messungen überprüfen. Darüber hinaus bewertet es die Wirksamkeit von Prozesskontrollen, indem es die Mitarbeiterschulung und Arbeitsverfahren überprüft.

Produktaudit

Ein Produktaudit zielt darauf ab, zu prüfen, ob Ergebnisse wie Produkte den Kundenspezifikationen entsprechen und die Qualitätsstandards erfüllen. Dies beinhaltet eine detaillierte Überprüfung der Merkmale, Funktionalität und Leistung des Produkts. Du überprüfst, ob die Produktion einheitlich ist und ob Mängel erkannt und behoben werden.

Systemaudit

Systemaudits nehmen eine umfassendere Perspektive ein, indem sie das gesamte Managementsystem bewerten. Es soll sicherstellen, dass die verschiedenen Managementsysteme eines Unternehmens gemäß den Unternehmensvorschriften arbeiten und die Erwartungen erfüllen. Zudem sollen systemische Probleme identifiziert werden, die die Gesamtleistung beeinträchtigen könnten.

Wer führt Qualitätsaudits durch?

Das Team, das das Audit durchführt, variiert je nach Absicht oder Zweck, für den das Audit durchgeführt wird.

  1. Drittparteien-Audit: Wenn ein Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem schaffen möchte, das den festgelegten Industriestandards wie ISO 9001 entspricht, wird ein Audit von einer unabhängigen Auditorganisation durchgeführt, die keinen Interessenkonflikt hat. Erfolgreiche Audits können zur Registrierung, Anerkennung, Lizenzgenehmigung und Zertifizierung führen, während erfolglose Audits zu einer Geldstrafe oder Sanktion führen können.
  2. Zweitparteien-Audit: Wenn ein Kunde (typischerweise ein Unternehmen) sicherstellen möchte, dass der Lieferant die Anforderungen des Vertrags erfüllt, führt er ein Audit durch oder beauftragt ein externes Team von Auditoren, das im Auftrag des Kunden bewertet. Der Kunde kann den gesamten Vertrag oder Teile davon bewerten, je nachdem, was er für prüfenswert hält. Dies ist formeller als Erstparteien-Audits, da die Ergebnisse die Kaufentscheidungen der Kunden beeinflussen können.
  3. Erstparteien-Audit: Wenn ein Unternehmen sich selbst auditieren möchte, um seine Leistung im Vergleich zu den eigenen Verfahren und Industriestandards zu bewerten, führt es ein internes Audit durch. In der Regel wird die Bewertung von Mitarbeitern durchgeführt, die im Unternehmen angestellt sind und kein Interesse an den Auditergebnissen des geprüften Bereichs haben.

Was sind die Schritte zur Durchführung eines Qualitätsaudits?

Um ein Qualitätsaudit durchzuführen, musst du normalerweise viel Zeit in die Vorbereitung investieren und während des Prozesses mit mehreren Abteilungen und Mitarbeiterebenen kommunizieren. Hier sind die Hauptschritte:

1. Bestimme den Fokus deines Audits

Bevor du einen Auditor engagierst, solltest du zunächst den Umfang und die Kriterien des Audits festlegen. Meistens konzentriert sich dies auf die kritischen Bereiche des Geschäfts oder Prozesses. Analysiere deine Unternehmensziele und Problemstellen. Welche wichtigen Ziele versuchst du zu erreichen? Welche zentralen Herausforderungen oder Ineffizienzen musst du angehen? Wenn du in einer stark regulierten Branche tätig bist, sollte das Audit alle verpflichtenden Compliance-Bereiche abdecken.

2. Bereite deine Qualitätsaudit-Checkliste vor

Der nächste Schritt besteht darin, eine Qualitätsaudit-Checkliste zu erstellen. Der Hauptzweck einer solchen Checkliste ist es, den Auditprozess zu vereinfachen und seine Wirksamkeit zu erhöhen, indem alle wichtigen Beobachtungen sowie die während des Audits ausgetauschten Fragen und Antworten festgehalten werden. Deine Checkliste wird dein Auditplan sein, daher ist es wichtig, dass du die aktuellen Verfahren, Anforderungen und Arbeitsanweisungen überprüfst. Sobald du eine klare Vorstellung von dem Standard hast, mit dem du die Bewertungen vergleichen sollst, kannst du die Qualitätsaudit-Checkliste und die Fragen erstellen.

3. Führe das Audit durch

Um das Audit auszuführen, beginne mit der Befragung von Mitarbeitern, um Einblicke in die täglichen Abläufe zu gewinnen und eventuelle Unstimmigkeiten in den Verfahren zu erkennen. Dies ermöglicht dir zu verstehen, wie Prozesse tatsächlich vor Ort ablaufen. Überprüfe dann, ob die Systemkontrollen korrekt funktionieren und den festgelegten Standards entsprechen. Achte auf Arbeitsabläufe und vergleiche sie mit dokumentierten Verfahren, um Ineffizienzen oder Abweichungen zu erkennen. Während des gesamten Audits halte den Kontakt zu den relevanten Abteilungen aufrecht, um den Informationsfluss zu erleichtern und sofortige Probleme zu lösen. Es ist wichtig, dass du unparteiisch, genau, objektiv und gut informiert über die Standardverfahren bleibst.

4. Berichte über deine Ergebnisse

Dokumentiere alle positiven und negativen Beobachtungen, die du gemacht hast, zusammen mit einer detaillierten Darstellung der Fakten. Vergiss nicht, Beweise wie Datenproben, Fotos oder Dokumente beizufügen, um deine Ergebnisse zu untermauern.
Füge die Namen der Personen hinzu, die an den Prozessen oder Interviews beteiligt waren, um Glaubwürdigkeit und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Du kannst die Qualitätsaudit-Checkliste als Grundlage deines Berichts nutzen.

5. Entwickle Korrekturmaßnahmen und überwache die Umsetzung

Sobald dein erster Bericht fertig ist, sollte eine Kopie an das Korrekturmaßnahmenteam oder die zuständigen Abteilungsleiter gesendet werden, und ein Treffen zur Besprechung der Empfehlungen sollte angesetzt werden.

Erstelle einen Aktionsplan, der jede Korrekturmaßnahme umreißt, einschließlich der genauen Schritte und benötigten Ressourcen. Zuständigkeiten und Fälligkeitsdaten müssen entsprechend zugewiesen werden.

Wenn Korrekturmaßnahmen abgeschlossen sind, dokumentiere sie im Ergebnisbericht. Überwache den Fortschritt regelmäßig, um sicherzustellen, dass alles im Plan bleibt, und notiere alle vorgenommenen Anpassungen.

Was sind häufige Fehler bei Qualitätsaudits?

Qualitätsaudits erfordern Gründlichkeit und akribische Aufmerksamkeit für Details. Damit sie wirksam sind, ist es wichtig, häufige Fallstricke zu vermeiden.

Ein häufiger Fehler ist eine unzureichende Vorbereitung. Ohne klaren Umfang und gut vorbereitete Checkliste können Audits zerstreut werden und wichtige Bereiche übersehen, die Aufmerksamkeit benötigen. Dies führt oft zu unvollständigen Bewertungen und übersehenen Compliance-Problemen.

Ein weiterer Fehler ist der Einsatz von Auditoren, die nicht ausreichend geschult sind. Sie müssen sowohl mit den Industriestandards als auch mit den spezifischen Prozessen, die sie überprüfen, vertraut sein. Wenn Auditoren nicht richtig geschult sind, könnten sie wichtige Details übersehen oder Verstöße nicht erkennen. Qualitätsaudits verlieren auch ihre Wirksamkeit, wenn es an Objektivität mangelt. Wenn Auditoren den Prozessen zu nahe stehen oder von internen Politiken beeinflusst werden, könnten ihre Ergebnisse voreingenommen sein.

Das Versäumen der Nachverfolgung von Auditergebnissen kann ebenfalls vorkommen. Selbst wenn Audits Verbesserungsbereiche aufdecken, können Empfehlungen ohne methodische Nachverfolgung ignoriert werden. Dies bedeutet, dass notwendige Änderungen nicht vorgenommen werden, sodass keine kontinuierliche Verbesserung stattfindet. Damit Audits wirksam sind, müssen Korrekturmaßnahmen auch verfolgt und umgesetzt werden.

Führe mit Lumiform Qualitätsaudits ganz einfach auf jedem Gerät durch

Die mobile App von Lumiform erleichtert es Qualitätsauditoren, Inspektionen über Tablet oder Smartphone durchzuführen und Daten für die Analyse einfach zu konsolidieren. Mit der App kannst du Korrekturmaßnahmen schneller zuweisen und ihren Fortschritt leichter verfolgen. Das Beste daran ist, dass du sofort Einblicke gewinnen kannst, sodass du dir keine Sorgen machen musst, Zeit mit der manuellen Erstellung von Berichten zu verbringen, nur um relevante Teammitglieder und Stakeholder ständig auf dem Laufenden zu halten. Mit nur wenigen Klicks bist du startklar.

Mit Lumiform kannst du deinen Auditprozess auf die nächste Stufe heben durch:

  • Einen flexiblen Formular-Baukasten, der es dir ermöglicht, vollständig anpassbare und flexible Checklisten zu erstellen, die du während des Fortschritts leicht aktualisieren kannst.
  • Zugriff auf über 12.000 vorgefertigte Vorlagen, die du nutzen kannst, um Audit-Checklisten in nur wenigen Minuten zu erstellen.
  • Echtzeitdaten generieren und Korrekturmaßnahmen rechtzeitig umsetzen, sodass Prozesse den Industriestandards entsprechen.
  • Alle Auditergebnisse bequem in einem einzigen Bericht bündeln und einfach mit Stakeholdern teilen.

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Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile bietet die Verwendung der Lumiform-App gegenüber herkömmlichen Audit-Methoden?

Die Lumiform-App bietet zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden. Sie ermöglicht es dir, Audits mobil durchzuführen, was Flexibilität und Effizienz steigert. Du kannst Daten in Echtzeit erfassen und analysieren, was den Entscheidungsprozess beschleunigt. Zudem erleichtert die App die Zuweisung und Verfolgung von Korrekturmaßnahmen, sodass du schneller auf Probleme reagieren kannst. Die Möglichkeit, Berichte automatisch zu generieren, spart Zeit und hält alle Beteiligten stets informiert.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Audit-Checklisten stets aktuell und relevant sind?

Mit Lumiform kannst du Checklisten einfach anpassen und aktualisieren. Der flexible Formularersteller ermöglicht es dir, Checklisten nach Bedarf zu ändern, um neue Anforderungen oder Prozesse zu berücksichtigen. Zudem stehen dir über 12.000 vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung, die du als Grundlage verwenden kannst. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen deiner Checklisten stellen sicher, dass sie immer den aktuellen Standards und Anforderungen entsprechen.

Wie unterstützt Lumiform bei der Einhaltung von Industriestandards und der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen?

Lumiform hilft dir, Industriestandards einzuhalten, indem es Echtzeitdaten bereitstellt, die es dir ermöglichen, Prozesse kontinuierlich zu überwachen und anzupassen. Die App erleichtert die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen, indem sie dir ermöglicht, diese schnell zuzuweisen und ihren Fortschritt zu verfolgen. Durch die Automatisierung von Berichten und die Bündelung von Ergebnissen in einem einzigen Dokument kannst du sicherstellen, dass alle Stakeholder über notwendige Änderungen informiert sind und die Compliance gewahrt bleibt.

Author
Milena Schenk
Milena ist als Content-Writerin und Übersetzerin tätig. Mit ihrer Leidenschaft für Sprache und Kommunikation erstellt sie hochwertige Inhalte, die sowohl kreativ als auch kulturell sensibel sind. Ihre Schwerpunkte liegen in der präzisen Übersetzung, der Anpassung von Texten an unterschiedliche Zielgruppen und der klaren Vermittlung komplexer Ideen.
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