Die Aufrechterhaltung einheitlicher Qualität ist in allen Branchen wichtig, sei es in der Fertigung, im Bauwesen, im Gesundheitswesen oder in der Technologie. Qualitätsaudits helfen dir, Ineffizienzen zu erkennen und hohe Standards zu wahren. Wenn sie richtig durchgeführt werden, können diese Audits Probleme frühzeitig erkennen, Ressourcen sparen und die Leistung verbessern.
Qualitätsaudits bieten dir eine systematische Methode zur Bewertung von Systemen und Prozessen, sodass du versteckte Probleme aufdecken und die Produktivität insgesamt steigern kannst. Lies weiter, um herauszufinden, wie du Qualitätsaudits effektiv durchführst, welche häufigen Fallstricke du vermeiden solltest und welche digitalen Hilfsmittel verfügbar sind.
Was ist ein Qualitätsaudit?
Ein Qualitätsaudit ist eine umfassende Überprüfung der Qualitätskontrollpraktiken deines Unternehmens, wie sie in der Produktentwicklung oder den Geschäftsprozessen umgesetzt werden. Das Ziel ist, dass alle Prozesse den Industriestandards entsprechen und für Effizienz und Compliance optimiert sind.
Hier sind Beispiele, wie es in verschiedenen Sektoren funktioniert:
- Automobilindustrie: Du würdest die Prozesse der Montagelinie überprüfen, um sicherzustellen, dass die Fahrzeuge Sicherheits- und Leistungsstandards erfüllen.
- Gastgewerbe: Hier bewerten Qualitätsaudits die Gästeserviceprotokolle, Sauberkeit und Sicherheitsmaßnahmen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.
- Einzelhandel: Deine Audits würden sich darauf konzentrieren, Qualitätsstandards in der Produktpräsentation und im Kundenkontakt aufrechtzuerhalten.
Qualitätsaudits sind eine wichtige Praxis, besonders für Branchen mit strengen Vorschriften. Sie werden auch durch internationale Standards wie ISO 9001, das sich auf Qualitätsmanagementsysteme (QMS) konzentriert, und ISO 19011 unterstützt.
Warum ist es wichtig, Qualitätsaudits durchzuführen?
Durch Qualitätsaudits wird die Leistung bestehender Prozesse systematisch von einem Team interner oder externer Auditoren bewertet. Dies geschieht in der Regel, um den Anforderungen der Industriequalität zu entsprechen und sich für ISO 9001 zu registrieren.
Allerdings ist die Erfüllung von Compliance-Anforderungen nicht die einzige Rolle von Qualitätsaudits. Sie sind auch entscheidend für die Bewertung der Tragfähigkeit bestehender und neuer Geschäftsprozesse und -systeme. Denn durch Qualitätsaudits werden umfassende Details der aktuellen Prozesse objektiv dokumentiert. So liefern sie den Nachweis für die Umsetzung umsetzbarer Pläne zur Bewältigung festgestellter Herausforderungen.
Um einem Unternehmen optimal zu nutzen, sollten Qualitätsaudits sich nicht nur auf die Identifizierung von Problemen und Korrekturmaßnahmen konzentrieren, sondern auch Beispiele für Best Practices enthalten. Auf diese Weise können Abteilungen umfassende Informationen erhalten, die sie nutzen können, um eine ausgewogene Strategie zu entwickeln. Außerdem können sie effektiv erkennen, welche Praktiken wiederholt und verbessert werden sollten. Dies kann insgesamt eine nachhaltigere Verbesserung ermöglichen.
Welche Kategorien von Qualitätsaudits gibt es?
Die American Society for Quality nennt drei Arten von Qualitätsaudits:
Prozessaudit
Der Hauptzweck von Prozessqualitätsaudits besteht darin, die Einhaltung von Industriestandards durch Unternehmen zu bewerten. Insbesondere wird überprüft, ob Prozesse innerhalb festgelegter Grenzen durchgeführt werden. Ein Prozessaudit kann die Einhaltung erforderlicher Spezifikationen hinsichtlich Temperatur, Druck, Gewicht und anderer Messungen überprüfen. Darüber hinaus bewertet es die Wirksamkeit von Prozesskontrollen, indem es die Mitarbeiterschulung und Arbeitsverfahren überprüft.
Produktaudit
Ein Produktaudit zielt darauf ab, zu prüfen, ob Ergebnisse wie Produkte den Kundenspezifikationen entsprechen und die Qualitätsstandards erfüllen. Dies beinhaltet eine detaillierte Überprüfung der Merkmale, Funktionalität und Leistung des Produkts. Du überprüfst, ob die Produktion einheitlich ist und ob Mängel erkannt und behoben werden.
Systemaudit
Systemaudits nehmen eine umfassendere Perspektive ein, indem sie das gesamte Managementsystem bewerten. Es soll sicherstellen, dass die verschiedenen Managementsysteme eines Unternehmens gemäß den Unternehmensvorschriften arbeiten und die Erwartungen erfüllen. Zudem sollen systemische Probleme identifiziert werden, die die Gesamtleistung beeinträchtigen könnten.
Wer führt Qualitätsaudits durch?
Das Team, das das Audit durchführt, variiert je nach Absicht oder Zweck, für den das Audit durchgeführt wird.
- Drittparteien-Audit: Wenn ein Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem schaffen möchte, das den festgelegten Industriestandards wie ISO 9001 entspricht, wird ein Audit von einer unabhängigen Auditorganisation durchgeführt, die keinen Interessenkonflikt hat. Erfolgreiche Audits können zur Registrierung, Anerkennung, Lizenzgenehmigung und Zertifizierung führen, während erfolglose Audits zu einer Geldstrafe oder Sanktion führen können.
- Zweitparteien-Audit: Wenn ein Kunde (typischerweise ein Unternehmen) sicherstellen möchte, dass der Lieferant die Anforderungen des Vertrags erfüllt, führt er ein Audit durch oder beauftragt ein externes Team von Auditoren, das im Auftrag des Kunden bewertet. Der Kunde kann den gesamten Vertrag oder Teile davon bewerten, je nachdem, was er für prüfenswert hält. Dies ist formeller als Erstparteien-Audits, da die Ergebnisse die Kaufentscheidungen der Kunden beeinflussen können.
- Erstparteien-Audit: Wenn ein Unternehmen sich selbst auditieren möchte, um seine Leistung im Vergleich zu den eigenen Verfahren und Industriestandards zu bewerten, führt es ein internes Audit durch. In der Regel wird die Bewertung von Mitarbeitern durchgeführt, die im Unternehmen angestellt sind und kein Interesse an den Auditergebnissen des geprüften Bereichs haben.
Was sind die Schritte zur Durchführung eines Qualitätsaudits?
Um ein Qualitätsaudit durchzuführen, musst du normalerweise viel Zeit in die Vorbereitung investieren und während des Prozesses mit mehreren Abteilungen und Mitarbeiterebenen kommunizieren. Hier sind die Hauptschritte:
1. Bestimme den Fokus deines Audits
Bevor du einen Auditor engagierst, solltest du zunächst den Umfang und die Kriterien des Audits festlegen. Meistens konzentriert sich dies auf die kritischen Bereiche des Geschäfts oder Prozesses. Analysiere deine Unternehmensziele und Problemstellen. Welche wichtigen Ziele versuchst du zu erreichen? Welche zentralen Herausforderungen oder Ineffizienzen musst du angehen? Wenn du in einer stark regulierten Branche tätig bist, sollte das Audit alle verpflichtenden Compliance-Bereiche abdecken.
2. Bereite deine Qualitätsaudit-Checkliste vor
Der nächste Schritt besteht darin, eine Qualitätsaudit-Checkliste zu erstellen. Der Hauptzweck einer solchen Checkliste ist es, den Auditprozess zu vereinfachen und seine Wirksamkeit zu erhöhen, indem alle wichtigen Beobachtungen sowie die während des Audits ausgetauschten Fragen und Antworten festgehalten werden. Deine Checkliste wird dein Auditplan sein, daher ist es wichtig, dass du die aktuellen Verfahren, Anforderungen und Arbeitsanweisungen überprüfst. Sobald du eine klare Vorstellung von dem Standard hast, mit dem du die Bewertungen vergleichen sollst, kannst du die Qualitätsaudit-Checkliste und die Fragen erstellen.
3. Führe das Audit durch
Um das Audit auszuführen, beginne mit der Befragung von Mitarbeitern, um Einblicke in die täglichen Abläufe zu gewinnen und eventuelle Unstimmigkeiten in den Verfahren zu erkennen. Dies ermöglicht dir zu verstehen, wie Prozesse tatsächlich vor Ort ablaufen. Überprüfe dann, ob die Systemkontrollen korrekt funktionieren und den festgelegten Standards entsprechen. Achte auf Arbeitsabläufe und vergleiche sie mit dokumentierten Verfahren, um Ineffizienzen oder Abweichungen zu erkennen. Während des gesamten Audits halte den Kontakt zu den relevanten Abteilungen aufrecht, um den Informationsfluss zu erleichtern und sofortige Probleme zu lösen. Es ist wichtig, dass du unparteiisch, genau, objektiv und gut informiert über die Standardverfahren bleibst.
4. Berichte über deine Ergebnisse
Dokumentiere alle positiven und negativen Beobachtungen, die du gemacht hast, zusammen mit einer detaillierten Darstellung der Fakten. Vergiss nicht, Beweise wie Datenproben, Fotos oder Dokumente beizufügen, um deine Ergebnisse zu untermauern.
Füge die Namen der Personen hinzu, die an den Prozessen oder Interviews beteiligt waren, um Glaubwürdigkeit und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Du kannst die Qualitätsaudit-Checkliste als Grundlage deines Berichts nutzen.
5. Entwickle Korrekturmaßnahmen und überwache die Umsetzung
Sobald dein erster Bericht fertig ist, sollte eine Kopie an das Korrekturmaßnahmenteam oder die zuständigen Abteilungsleiter gesendet werden, und ein Treffen zur Besprechung der Empfehlungen sollte angesetzt werden.
Erstelle einen Aktionsplan, der jede Korrekturmaßnahme umreißt, einschließlich der genauen Schritte und benötigten Ressourcen. Zuständigkeiten und Fälligkeitsdaten müssen entsprechend zugewiesen werden.
Wenn Korrekturmaßnahmen abgeschlossen sind, dokumentiere sie im Ergebnisbericht. Überwache den Fortschritt regelmäßig, um sicherzustellen, dass alles im Plan bleibt, und notiere alle vorgenommenen Anpassungen.
Was sind häufige Fehler bei Qualitätsaudits?
Qualitätsaudits erfordern Gründlichkeit und akribische Aufmerksamkeit für Details. Damit sie wirksam sind, ist es wichtig, häufige Fallstricke zu vermeiden.
Ein häufiger Fehler ist eine unzureichende Vorbereitung. Ohne klaren Umfang und gut vorbereitete Checkliste können Audits zerstreut werden und wichtige Bereiche übersehen, die Aufmerksamkeit benötigen. Dies führt oft zu unvollständigen Bewertungen und übersehenen Compliance-Problemen.
Ein weiterer Fehler ist der Einsatz von Auditoren, die nicht ausreichend geschult sind. Sie müssen sowohl mit den Industriestandards als auch mit den spezifischen Prozessen, die sie überprüfen, vertraut sein. Wenn Auditoren nicht richtig geschult sind, könnten sie wichtige Details übersehen oder Verstöße nicht erkennen. Qualitätsaudits verlieren auch ihre Wirksamkeit, wenn es an Objektivität mangelt. Wenn Auditoren den Prozessen zu nahe stehen oder von internen Politiken beeinflusst werden, könnten ihre Ergebnisse voreingenommen sein.
Das Versäumen der Nachverfolgung von Auditergebnissen kann ebenfalls vorkommen. Selbst wenn Audits Verbesserungsbereiche aufdecken, können Empfehlungen ohne methodische Nachverfolgung ignoriert werden. Dies bedeutet, dass notwendige Änderungen nicht vorgenommen werden, sodass keine kontinuierliche Verbesserung stattfindet. Damit Audits wirksam sind, müssen Korrekturmaßnahmen auch verfolgt und umgesetzt werden.
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