Unternehmensrichtlinien sind von Anfang an essenziell für jedes Unternehmen. Du kannst sie als Leitdokumente betrachten, die die Best Practices, Werte und betrieblichen Standards deines Unternehmens klar beschreiben. Durch eine klare Definition dieser Richtlinien reduzierst du viele Unklarheiten und hältst dein Unternehmen professionell und gut strukturiert.
Im Folgenden erklären wir dir genau, wie Unternehmensrichtlinien funktionieren, einschließlich ihrer verschiedenen Arten, und führen dich Schritt für Schritt durch den Prozess ihrer Erstellung, komplett mit nützlichen Hilfsmitteln.
Was sind Unternehmensrichtlinien?
Unternehmensrichtlinien beschreiben, wie ein Unternehmen geführt werden sollte.
Richtlinien sind übergeordnete Aussagen, die das „Was“ und „Warum“ des Unternehmens lenken und werden in der Regel vom CEO, Präsidenten oder Vorstand verfasst. Sie legen Regeln und Standards basierend auf der Mission und den Werten des Unternehmens fest und geben die Richtung des Unternehmens vor.
Verfahren hingegen beschreiben, wie genau die Richtlinien umgesetzt werden sollen, in Form von detaillierten, schrittweisen Anweisungen. Sie beinhalten standardisierte Arbeitsabläufe, in denen klar ist, wer für welche Schritte verantwortlich ist.
Hier ein Beispiel:
- Richtlinie: Das Unternehmen verpflichtet sich, allen Mitarbeitern ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu bieten.
- Verfahren: Mitarbeiter sollten Gefahren oder Verletzungen am Arbeitsplatz sofort ihrem Vorgesetzten melden. Erste-Hilfe-Sets befinden sich im Pausenraum, Kopierraum und auf jeder Etage, und es sollten spezifische Pläne für Notfallsituationen, wie Brände, vorhanden sein.
Zusammen arbeiten Unternehmensrichtlinien Hand in Hand, damit Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Es ist gängige Praxis, sie schriftlich festzuhalten.
Vorteile von Unternehmensrichtlinien
Ein Bericht der Harvard Business Review zeigt, dass die Effizienz in einem Unternehmen verbessert werden kann, indem alle Mitarbeitenden genau wissen, was sie bei ihrer täglichen Arbeit zu tun haben. Unternehmensrichtlinien und -verfahren zielen genau darauf ab, indem sie für Einheitlichkeit in allen Abteilungen und Standorten sorgen. Das hilft, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern!
Zudem dienen sie als Entscheidungs- und strategische Leitfäden für dein Unternehmen. Mitarbeitende können sich in neuen Situationen immer darauf beziehen. Dies ist besonders wichtig, wenn das Unternehmen wachsen oder in neue Märkte expandieren muss, da klare Richtlinien widersprüchliche Entscheidungen verhindern können.
Typische Arten von Unternehmensrichtlinien
Bevor wir darauf eingehen, wie du deine eigenen Richtlinien und Verfahren schreiben kannst, werfen wir einen kurzen Blick auf die gängigen Richtlinien, die Unternehmen normalerweise haben. Hier sind einige Beispiele:
- Verhaltenskodex – Definiert das erwartete Verhalten und die ethischen Standards für alle Mitarbeitenden, einschließlich professioneller Verhaltensweisen und Interessenkonflikten.
- Personalwesen – Behandelt Bereiche wie Einstellung und Einarbeitung, Vergütung und Leistungen, Leistungsmanagement, Mitarbeiterurlaub und Kündigungsverfahren.
- Informationssicherheit – Gibt Richtlinien zum Schutz sensibler Unternehmensdaten vor, einschließlich Datenzugriff, -speicherung und -verarbeitung.
- Gesundheit und Sicherheit – Sorgt für eine sichere Arbeitsumgebung, indem Sicherheitsmaßnahmen, Unfallverhütung und Notfallmaßnahmen behandelt werden.
- Diversität und Inklusion – Kann Themen wie Chancengleichheit, Nichtdiskriminierung und Mitarbeiterressourcengruppen umfassen.
- Finanzen – Legt Richtlinien für das Finanzmanagement fest, einschließlich Budgetierung, Ausgabengenehmigungen, Spesenerstattung und Finanzberichterstattung.
- Kundenservice – Definiert den Ansatz des Unternehmens für den Kundenkontakt, wie Servicestandards, Beschwerdebehandlung und Kundenprivatsphäre.
- Umwelt – Zeigt das Engagement des Unternehmens für ökologische Nachhaltigkeit und beschreibt, wie der Umwelteinfluss durch Maßnahmen wie Abfallreduzierung und Energieeffizienz gemanagt wird.
Wie schreibst du effektive Unternehmensrichtlinien?
Das Erstellen von Richtlinien- und Verfahrenshandbüchern kann viel Zeit in Anspruch nehmen, aber du kannst den Prozess beschleunigen, indem du einige Entwicklungs- und Strukturierungsschritte befolgst.
Hier sind die wichtigsten Schritte, um effektive Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu schreiben:
Schritt 1: Vorbereitung
Behandle das Erstellen deines Handbuchs wie ein Projekt und sorge dafür, dass du Unterstützung vom Management erhältst. So stehen dir die nötigen Zeit und Ressourcen zur Verfügung. Da Richtlinien und Verfahren oft rechtliche und regulatorische Konsequenzen haben, solltest du die Dokumente von einem Rechtsberater prüfen lassen.
Schritt 2: Klare Unternehmensvision
Eine klare Vision für dein Unternehmen ist entscheidend, um das Projekt fokussiert zu halten. Diese Vision hilft dir, eine passende Vorlage für dein Fachgebiet oder deine Branche zu erstellen, die dir ein besseres Verständnis darüber gibt, welche Inhalte du hinzufügen musst.
Schritt 3: Dokumente verfassen
Beginne mit dem Lesen bestehender Richtlinien und Verfahren, falls vorhanden, und überprüfe alle Compliance- oder regulatorischen Richtlinien, die gelten. Es ist wichtig, die Personen zu konsultieren, die die Verfahren nutzen und die Arbeit ausführen, damit sie die Schritte im Arbeitsablauf verstehen, besonders beim Erstellen von Verfahren.
Ebenso ist die Einbeziehung der Mitarbeitenden in die Dokumentationserstellung eine der besten Methoden, um ihr Interesse und ihre Nutzung der Verfahren sicherzustellen.
Schritt 4: Umsetzung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren
Damit ein Dokument erfolgreich wird, plane die Umsetzung sorgfältig. Veröffentliche es an einem zentralen Ort, zum Beispiel auf der Unternehmenswebsite. Mitarbeitende sollten bestätigen, dass sie das Dokument gelesen haben, indem sie eine Bestätigung senden. So stellst du sicher, dass die Informationen auch wirklich verstanden werden.
Schritt 5: Schulungsplan zur Unterstützung der neuen Richtlinien und Verfahren
Erstelle einen Schulungsplan, der die neuen Richtlinien und Verfahren unterstützt. Richte außerdem einen Überprüfungszyklus ein, damit neue Regelungen und Praktiken in die Dokumente integriert werden können und sie so aktuell bleiben.
Praktische Tipps für umsetzbare Unternehmensrichtlinien
Beim Schreiben einer Vorlage für Richtlinien oder Verfahren ist es wichtig, dass sie leicht zu lesen, zu verstehen und zu befolgen ist. Hier sind einige Tipps, um deine Vorlage so klar und hilfreich wie möglich zu gestalten:
1. Die richtige Vorlage wählen
Wähle eine Vorlage, die spezifisch für dein Fachgebiet ist. Wenn dein Unternehmen beispielsweise in der Finanzbranche tätig ist und du eine Richtlinie erstellen musst, die alle Ausgaben der Mitarbeitenden nachverfolgt, wähle eine geeignete Vorlage für diesen Bereich. Dasselbe gilt für Qualitäts- und Sicherheitsmanagement. In diesem Fall ist es wichtig, eine Vorlage zu wählen, die am besten zu deinem Unternehmen passt.
2. Halte dich kurz
Versuche, alle Informationen auf einer Seite unterzubringen. Das schont die Augen der Leser und ermöglicht deinem Team, schneller das Gesuchte zu finden. Wenn du mehr Platz benötigst, nutze Aufzählungspunkte, um lange Absätze zu gliedern. So bleibt das Dokument übersichtlich und weniger einschüchternd, was neuen Mitarbeitenden einen schnellen Einstieg erleichtert.
Überschriften sind ideal, um den Lesern vorab zu zeigen, welche Inhalte sie erwarten, damit sie sofort entscheiden können, ob das Dokument für sie relevant ist. So müssen sie nicht alles durchscrollen, um die wichtigen Aufgaben zu finden.
3. Verfolge ein System
Wenn du im Qualitätsmanagement und in der Sicherheit arbeitest, stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung. Wähle eine, die speziell für deine Branche angepasst wurde. So stellst du sicher, dass alle notwendigen Informationen für deine Richtlinien und Verfahren enthalten sind.
4. Vermeide Fachjargon
Verwende eine Sprache und einen Ton, die zu deinem Unternehmen passen. Die Sprache in Richtliniendokumenten für ein Produktionsunternehmen unterscheidet sich von der für ein Einzelhandelsunternehmen oder eine Bildungseinrichtung. Nutze Begriffe und Definitionen konsequent im gesamten Dokument. Das hilft den Lesern, die Bedeutung der Begriffe zu verstehen, wenn sie ihnen mehrfach begegnen. Definiere spezielle Begriffe deiner Branche oder deines Unternehmens am Anfang des Dokuments, damit niemand später im Text nachschlagen muss. Erkläre Abkürzungen, wo es sinnvoll ist, damit Leser nicht rätseln müssen, was Begriffe wie „ISO 9001“ bedeuten, wenn sie später in einem anderen Abschnitt auftauchen.
5. Passe deinen Ton an
Achte darauf, dass der Ton zum Zweck deiner Richtlinie oder deines Verfahrens passt. Wenn du zum Beispiel über Brandschutz schreibst, musst du keine übermäßig formale Sprache verwenden. Beachte auch, wer das Dokument liest. Wenn es sich um jemanden handelt, der noch nie für dein Unternehmen gearbeitet hat, hilft einfache Sprache, zu verstehen, was zu tun ist und warum es wichtig ist.
Warum Unternehmensrichtlinien mit Vorlagen erstellen?
Beim Erstellen von Richtlinien und Verfahren ist es üblich, eine Vorlage oder ein vorgegebenes Layout zu verwenden, um effizient zu arbeiten. So kannst du einfach alles ausfüllen und erhältst ein gut strukturiertes Dokument. Hier sind die Vorteile:
- Sie helfen, dringende Geschäftsprobleme schneller und fehlerfrei zu lösen.
- Sie reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand, der sonst für das Erstellen eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs erforderlich wäre.
- Sie halten alle Richtlinien und Verfahren an einem Ort, was die Auffindbarkeit erleichtert.
- Sie steigern die Arbeitseffizienz der Mitarbeitenden.
- Sie helfen bei der Planung, Organisation und Schaffung einer formalen Struktur für jedes Projekt.
- Sie verfolgen Aufgaben und Meilensteine, weisen Ressourcen zu, setzen Fristen und erstellen Berichte für jede Aufgabe oder jedes Projekt innerhalb von Minuten mithilfe von Earned Value Analysis Reports.
- Sie erfassen und speichern alle wichtigen Informationen zu einer Aufgabe oder einem Projekt mit einem integrierten CRM, das es dir ermöglicht, deinen Fortschritt leicht nachzuverfolgen.
- Sie zeigen, wie viel Arbeit an jeder Aufgabe im Vergleich zu den budgetierten Kosten bei Fertigstellung (BAC) bereits abgeschlossen wurde.
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