Mit einem Prüfplan dein Qualitätsmanagement kontrollieren

Was ist eine Checkliste für einen Prüfplan?

Für jede ausgeführte Aufgabe, jedes hergestellte Produkt und alle Mitarbeiter*innen, die dein Unternehmen repräsentieren, muss stets der höchste Qualitätsstandard eingehalten werden. Das ist jedoch kein leichtes Unterfangen, denn auf dem Weg dorthin kann es zu Fehltritten kommen. Die Erstellung eines Prüfplans bietet eine systematische Methode zur Durchführung von Qualitätsprüfungen in jeder Phase deines Projekts. Mit einem solchen Plan kann dein Team eine Reihe von Schritten befolgen, so dass du sicher sein kannst, dass das Ergebnis immer den geforderten Qualitätsstandards entspricht.

Da sich ein solcher Prüfplan an die ISO-Norm 9001 für Produktkontrolle und -wartung hält, ist er ein hervorragendes Instrument, um sicherzustellen, dass dein Produkt oder Projekt die Qualitätsanforderungen erfüllt. In der Regel bereiten Qualitätsingenieure Prüfpläne vor und kontrollieren, überprüfen und testen die erforderlichen Materialien und Prozesse in jeder Phase. Auf diese Weise können sie kritische Kontrollpunkte und Abweichungen frühzeitig erkennen und haben so Zeit, sich neu zu orientieren. So können sie die notwendigen Änderungen vornehmen, damit das Projekt nicht nur pünktlich fertig wird, sondern auch die Qualitätserwartungen erfüllt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Prüfplan und einer Prüfplan-Checkliste?

Obwohl sie sich ähneln und häufig austauschbar sind, sind Prüfpläne und eine Pürfplan-Checkliste nicht dasselbe. Der Prüfplan ist ein Dokument, in dem das Was, Wann und Wie des Plans für die von dir durchzuführenden Inspektionen detailliert beschrieben wird, während eine Prüfplan-Checkliste im Wesentlichen die Details der Inspektion bzw. die Anweisungen enthält, die während dieser Punkte verwendet werden sollen. Deshalb kann ein Prüfplan verschiedene Checklisten und Arbeitsanweisungen für jeden Prüfpunkt erfordern.

Dieser Artikel behandelt die folgenden Themen:

1. Der Nutzen eines Prüfplans

2. Wie man einen effektiven Prüfplan schreibt

3. Die digitale Lösung für Prüfpläne von Lumiform

5 Gründe warum ein Prüfplan deinem Unternehmen nützt

Abgesehen von der Tatsache, dass ein Prüfplan dazu beiträgt, dass du das Produkt oder Projekt mit einem besseren Ergebnis abschließt, bietet er deinem Unternehmen noch zahlreiche weitere Vorteile.

1. IDENTIFIZIERE PROBLEME FRÜHZEITIG

Projekte haben oft anspruchsvolle Komponenten und Prozesse, besonders in der Baubranche. Deshalb ist es wichtig, Probleme und Risiken im Voraus zu erkennen, damit Sicherheit und Qualität nicht beeinträchtigt werden. Noch wichtiger ist es allerdings zu erwähnen, dass eine frühzeitige Erkennung von Problemen verhindert, dass kleine Probleme zu Unfällen eskalieren, die für dein Unternehmen, deine Arbeiter und deine Kunden schädlich sein können.

2. BESSERES ZEITMANAGEMENT

Eine erhebliche Verzögerung im Zeitplan kann kostspielig sein. Ein Prüfplan stellt sicher, dass alle Vorgänge rechtzeitig erledigt werden. Von der Einlieferung von Waren über die Koordinierung mit Subunternehmern bis hin zur Erteilung von Genehmigungen und der Durchführung von Inspektionen werden die Abläufe in einem Prüfplan am Besten geplant.

3. BLEIBE IM BUDGET

Projekte können aus vielen Gründen das Budget überschreiten, aber die drei häufigsten sind:

• Es gibt keine Person, die den Fluss der Projektausgaben und des Budgets überwacht
• Die Projekte oder die Produktion gehen über den Termin hinaus
• Das Projekt oder die Produktion geht über seinen/ihren ursprünglichen Umfang hinaus

Routinemäßige Inspektionen mit einem Prüfplan helfen sicherzustellen, dass alle vorhersehbaren Probleme oder Verzögerungen sofort angegangen werden, um Kosten, die das Projektbudget überschreiten, zu minimieren.

4. ERHALTE GENEHMIGUNGEN

Genehmigungen dienen dazu, die Einhaltung von Sicherheitsstandards für die Gesundheit und das Wohlergehen von Arbeitern, Kunden und Gebäudenutzern zu gewährleisten. Außerdem helfen sie dabei, den Versicherungsschutz zu gewährleisten, falls es zu einem Zwischenfall kommt.

Aber auch wenn Genehmigungen eine wichtige Notwendigkeit sind, kann es ein langwieriger Prozess sein, sie zu erhalten, der viele behördlich vorgeschriebene Schritte beinhaltet, die zu Verzögerungen führen können. Mit einem Prüfplan können die wichtigen Genehmigungen aufgelistet und im Voraus beantragt werden, so dass Unterbrechungen des Projektzeitplans vermieden werden können.

5. ÜBERWACHE DIE AUSFÜHRUNG

Da die Arbeit in einem Projekt so komplex ist, kommt es nicht selten vor, dass wichtige Schritte übersehen werden. Das kann zu mangelhaften Produkten und minderwertigen Ergebnissen, ebenso wie zu potenziellen Gesundheits- und Sicherheitsrisiken für die Arbeiter und die Kunden führen.

Die häufigen Inspektionen und Tests in einem Prüfplan sorgen für die nötige Überwachung und Qualitätssicherung, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Außerdem dient die Checkliste des Inspektions- und Prüfplans nicht nur als Nachweis dafür, dass Inspektionen stattgefunden haben, sondern sie kann auch dabei helfen, die Durchführung von Verbesserungen zu überwachen und den Überblick über Folgeinspektionen zu behalten. Ein Prüfplan hilft dir dabei, ein rationalisiertes Qualitätsmanagementsystem zu etablieren, das vermeidbare Probleme effektiv vermeidet und einen klaren Plan für die Einhaltung der Qualitätsstandards liefert.

In 6 Schritten einen effektiven Inspektions- und Prüfplan erstellen

Ein Prüfplan ist eines der wichtigsten Instrumente des Qualitätsmanagements, mit dem du die Qualität deiner Projekte verbessern kannst. Projekte nach den höchsten Qualitätsstandards abzuschließen, geschieht nicht durch Intuition oder Vermutungen, sondern erfordert einen systematischen Ansatz, der in jeder Phase sorgfältig dokumentiert wird.

Hier sind sechs “Best Practices”, die du bei der Erstellung deines Prüfplans beachten solltest:

1. NUTZE EINE DIGITALE PRÜFPLAN-VORLAGE ODER EIN FORMULAR

Die Verwendung einer digitalen Vorlage kann dir Zeit und Energie sparen, die du besser für andere wichtige Aufgaben verwenden kannst. Diese Vorlagen bieten einen Leitfaden für die Erstellung eines Püfplans und sind gleichzeitig so flexibel, dass du sie stets an deine Projekte anpassen kannst.

Der Vorteil der Digitalisierung ist, dass du alle deine Beobachtungen, Ergebnisse und Berichte an einem Ort speichern kannst. Da ein Prüfplan im Wesentlichen der Nachweis für die Einhaltung von Qualitätsanforderungen ist, ist es unerlässlich, dass die Aufzeichnungen nicht nur übersichtlich sind, sondern auch an einem sicheren Ort gespeichert und leicht zugänglich sind.

Es gibt unzählige Vorlagen und Formulare zur Erstellung von QM-Prüfplänen. Welche du verwendest, hängt von der Branche ab, in der du tätig bist. Zu den gebräuchlichsten gehören Vorlagen für das Baugewerbe und die Fertigung, aber es gibt auch speziellere Vorlagen, wie z.B. eine Vorlage für die Prüfung von Software-Testplänen.

2. ZÄHLE ALLE NOTWENDIGEN PRÜFPUNKTE AUF

Wenn es darum geht, deine Aufgaben für jede Inspektion aufzulisten, ist es am besten, wenn du dich darauf konzentrierst auf die typischen Was, Wie, und Wann-Fragen jeder Inspektion zu antworten. Außerdem sollte sie der Reihenfolge folgen, die in der Arbeitsanweisung, die für risikoreiche Arbeiten erforderlich ist, angegeben ist. So wird sichergestellt, dass die Prüfer sichergehen können, ob die Aufgaben korrekt ausgeführt werden.

Denke daran, wichtige Inspektionspunkte oder Meilensteine aufzunehmen. Diese können zum Beispiel nach der Fertigstellung eines Stockwerks in einem Hochhaus oder nach dem Gießen des Fundaments durchgeführt werden.

3. STELLE SICHER, DASS ALLE REFERENZDOKUMENTE LEICHT ZUGÄNGLICH SIND

Bei Inspektionen müssen häufig mehrere Sicherheits- oder Qualitätsstandards oder Anforderungen gleichzeitig erfüllt werden. Wenn du die notwendigen Referenzdokumente bereithältst, kannst du die Effizienz deines Prüfplans und die Genauigkeit deiner Qualitätskontrollen verbessern.

4. LEGE ALLE BEZEICHNUNGEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN FEST

Das Letzte, was du möchtest, ist, dass dein Betrieb bei der Durchführung deiner Inspektionen gestört wird. Bevor du also mit deinem Projekt beginnst, solltest du Rollen in deinem Prüfplan festlegen und festhalten. So kannst du Verwirrung vermeiden und dein Team kann Prüfungen stets effizient durchführen.

5. BEZIEHE DEINE KUNDEN MIT EIN

Wenn du dir die Zeit nimmst, deinen Plan zu erklären, und deine Kunden bittest der Planung beizuwohnen, stärkt das ihr Vertrauen in dein Unternehmen. Wenn du mit dem Briefing fertig bist, bitte sie, es zu unterschreiben. Das zeigt nicht nur, dass dein Qualitätsmanagementsystem den Standards entspricht, sondern auch, dass dein Unternehmen sehr glaubwürdig und professionell ist.

6. ZEIGE DIE ZEITEN UND DATEN ALLER DURCHGEFÜHRTEN KONTROLLEN AN

Um die Richtigkeit deiner Aufzeichnungen zu gewährleisten, sollten alle Daten und Zeiten auf dem Prüfplan zusammen mit allen verwendeten Checklisten aufgeführt werden. Unterschreibe sie dann und lass sie von einem Zeugen abzeichnen. So hast du die nötigen Unterlagen, um den Projektverlauf stets im Blick zu behalten, und kannst sie im Falle eines Gerichtsverfahrens als Beweismittel verwenden.

So sparst du mit einem digitalen Prüfplan Geld

Ein Unternehmen zu führen, erfordert eine Menge Vorplanung und Organisation. Wenn du dann noch ein großes Projekt von Anfang bis Ende managst, musst du einen Weg finden, die Fristen einzuhalten, Verzögerungen zu vermeiden und gleichzeitig eine gleichbleibende Qualität der Ergebnisse zu gewährleisten. Jede Abweichung davon kann unangenehme Folgen für dein Unternehmen haben.

Lumiform weiß, dass die Führung eines Unternehmens dir manchmal selbst an den besten Tagen Kopfschmerzen bereiten kann. Deshalb haben wir eine intuitive und einfach zu bedienende App entwickelt, mit der du alle deine Qualitätskontrollen verwalten kannst. Verpasse nie wieder einen Termin mit der Hilfe von Lumiform:

• Die App erstellt automatisch Berichte auf der Grundlage der Daten, die du vor Ort gesammelt hast, damit du den Überblick über die Häufigkeit und Leistung der Inspektionen behältst.
• Erstelle deine eigenen Checklisten für den Inspektionsplan mit dem flexiblen Formularersteller oder passe vorhandene Vorlagen einfach per Drag & Drop an deine Vorgaben an.
• Fotos anhängen und mit Anmerkungen versehen, Kommentare hinzufügen und Aktionen erstellen, um einen umfassenderen Bericht zu erstellen.
• Alle Inspektionsberichte werden automatisch in die Cloud hochgeladen, sodass du dir nie wieder Sorgen machen musst, ein wichtiges Dokument zu verlieren. Und nicht nur das: Du kannst die Ergebnisse auch mit anderen Kollegen, Dritten oder Interessengruppen teilen.