Was ist wichtig bei der Wareneingangskontrolle mit Checkliste?
Die Wareneingangskontrolle ist eine Qualitätskontrolle, die im Rahmen der Warenbeschaffung stattfinden soll. Durch die Kontrolle der Anlieferung soll sichergestellt werden, dass die empfangenen Waren mit der Bestellung übereinstimmen, keine Schäden aufweisen und den Qualitätsansprüchen des Unternehmens entsprechen. Wenn möglich, sollte die Wareneingangskontrolle immer in Anwesenheit des Lieferanten erfolgen.
Deine eingehende Ware zu prüfen ist nicht nur wichtig, um einen gewissen Qualitätsanspruch zu wahren, als Unternehmer*in bist du laut dem Handelsgesetzbuch grundsätzlich dazu verpflichtet eine Wareneingangskontrolle durchzuführen bevor die Warenannahme stattfindet.
Wareneingangskontrollen werden hauptsächlich in folgenden Branchen durchgeführt:
- Gastronomie, Einzelhandel und andere Lebensmittelbetriebe
- Betriebe, die Waren weiterverarbeiten (Produktionsbetriebe)
- Logistikdienstleister
- Speditionen
Qualitätsmanager*in in diesen oder ähnlichen Bereichen setzen Checklisten bei der Wareneingangskontrolle ein, um sich den Abgleich zwischen ihrer Bestellung und der gelieferten Ware zu erleichtern. Außerdem stellen diese sicher, dass bei der Kontrolle nichts vergessen wird. So werden fehlerhafte Waren leichter entdeckt und können schneller reklamiert werden. Durch Warenprüfung kannst du verhindern, dass Qualitätsprobleme beim Endprodukt auftreten oder Kund*innen unzufrieden sind.
Gesetzliche Vorgaben für die Wareneingangskontrolle
In seiner Essenz schreibt der §377 HGB des Handelsgesetzbuches der Käufer*in vor, dass gelieferte Ware unverzüglich zu untersuchen ist, damit Mängel festgestellt und angezeigt werden können. Versäumt die Käufer*in eine solche Mängelrüge, gilt die Ware als genehmigt, woraufhin die Käufer*in seine Gewährleistungsrechte verliert.
Grundsätzlich schützt §377 HGB sowohl die Käufer*in als auch die Verkäufer*in in einer Handelsbeziehung und kann beiden als eine Absicherung dienen. Erhältst du als Käufer*in beschädigte Ware und reklamierst sie unverzüglich, dann kannst du die Warenannahme verweigern und deinen Anspruch auf eine einwandfreie Lieferung geltend machen. Solltest du Verkäufer*in sein, so schützt dich das Gesetz vor einer Inanspruchnahme wegen Mängel nach längerer Zeit.
Aber Wareneingangskontrollen schützen nicht nur Käufer*in und Verkäufer*in, sie können auch Kosten senken, Qualiätstandards steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern, indem man einen Überblick über die Wareneingänge behält.
Wie verläuft eine Wareneingangskontrolle?
Viele Unternehmen nutzen für die Wareneingangskontrolle ein eigenes Kennzeichnungssystem, welches ihnen Aufschluss darüber gibt, welche Maßnahmen nach der Wareneingangskontrolle notwendig sind. Die Qualität der gelieferten Waren wird dabei nach festgelegten Kriterien geprüft.
Eine Wareneingansgkontrolle stellt nicht nur die Qualitätsansprüche eines Unternehmens sicher, sondern dient auch der wirtschaftlichen Absicherung. Wenn Waren beschädigt sind, kann die Annahme verweigert und eine einwandfreie Lieferung eingefordert werden.
Damit solche Ansprüche geltend gemacht werden können, muss die Ware umgehend auf eventuelle Mängel untersucht werden. Es gehört aber auch dazu, wie bei der Erstellung einer Inventarliste die korrekte Anzahl bzw. Menge der Ware zu überprüfen.
Der Ablauf der Wareneingangsprüfung sollte strukturiert und vor allem einheitlich erfolgen. Zunächst ist zu Überprüfen, ob es sich bei der Lieferung tatsächlich um die bestellten Waren und Mengen handelt. Der Lieferschein und Bestellschein sind hierbei die Grundlage zur Überprüfung auf Vollständigkeit. Sofern die gelieferte Waren mängelfrei ist und in der gewünschte Menge vorliegt, erfolgt die Quittierung der Ware, wobei der Name des Prüfers sowie Datum und Uhrzeit angegeben wird.
Verantwortliche Mitarbeiter*innen gehen bei der Wareneingangskontrolle am besten wie folgt vor:
- Lieferschein kontrollieren
- Lieferschein entsprechender Bestellung zuordnen
- Typ- bzw. Mengenkontrolle durchführen
- Qualitätsprüfung durchführen
- Prüfen, ob Mängel vorliegen
- Sämtliche Positionen quittieren
- Wareneingangsanzeige (Lieferanzeige) erstellen
Die geforderte Prüfungsintensität unterscheidet sich von Branche zu Branche und von Produkt zu Produkt. Massenware, wie Nägel, Schrauben oder ähnliches, dürfen per Stichprobe kontrolliert werden. Sensible Ware aus dem medizinischen oder chemischen Bereich hingegen, muss sogar auf ihr Material im Labor überprüft werden, bevor sie im Rahmen einer Wareneingangskontrolle angenommen werden kann.
Aufbau einer Checkliste für die Wareneingangskontrolle
In einer Checkliste für die Wareneingangskontrolle ist genau festgelegt, welche Punkte bei einer Qualitätskontrolle auf welche Merkmale hin zu prüfen sind, zum Beispiel auf Größe, Farbe, Beschaffenheit oder Verpackung. Damit ein Prüfergebnis nach der Kontrolle eine bestimmte Aktion auslöst, setzen viele Unternehmen ein Kennzeichnungssystem für die Warenabnahme ein.
In der Regel werden drei Stadien für die Abnahmekriterien festgelegt, wobei die Bezeichnungen je nach Unternehmen variieren, aber grundsätzlich teilt man die Ware in folgende Kategorien ein:
- Angenommen
Die gelieferte Ware ist mängelfrei. Sie kann entweder im Lager verstaut oder in den nächsten Vorgang überführt werden. - Bedingt angenommen
Die gelieferte Ware weist Transportschäden, Funktions- und Maßabweichungen oder unsachgemäße Markierungen auf. Die Annahme wird zunächst verweigert und Nachbesserung oder Ersatz durch den Lieferanten verlangt. - Abgelehnt
Die gelieferte Ware weist erhebliche Mängel auf. In diesen Fällen, wird die Lierung häufig zurückgeschickt bzw. die Annahme verweigert. Je nach Art der Ware und Lieferungsvereinbarungen kann es aber sein, dass Unternehmen die zurückgewiesenen Waren entsorgen oder nach anderen Kriterien einstufen müssen. Im Einzelhandel beispielsweise werden mangelhafte Waren als Zweite-Wahl-Artikel zu einem niedrigeren Preis.
Konsequenzen einer nicht rechtskonformen Wareneingangskontrolle
Wenn du als Kund*in beim Erhalt deiner Ware keine Kontrolle der Lieferung durchführst und doch beschädigte Ware erhalten hast, so verlierst du deine Gewährleistungsrechte. Das bedeutet, dass du bereits angenommene und nicht überprüfte Ware trotz Mängel vollständig bezahlen musst.
Selbstverständlich gibt es auch hier einige Ausnahmen: Ist der Mangel verdeckt und zum Beispiel erst im weiteren Verlauf der Verarbeitung erkennbar, dann gilt es schnell zu reagieren und den Schaden dem Hersteller unverzüglich zu melden. Denn eine verspätete Meldung führt auch hier wieder zum Verlust deiner Rechte auf Gewährleistung.
Wer auf die Wareneingangsprüfung verzichtet oder Mängel in Kauf nimmt, der muss mit rechtlichen Konsequenzen rechnen und kann sich im Falle des Weiterverkaufs Kund*innen gegenüber schadenersatzpflichtig machen.
Es ist also ratsam, eine Wareneingangsprüfung so gewissenhaft wie möglich zu vollziehen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, dem Qualitätsanspruch zu genügen und Kundenzufriedenheit zu fördern.
Eine mobile Checkliste für die Wareneingangsprüfung
Lumiform ist eine leistungsstarke, mobile Anwendung für Checklisten, die dazu beiträgt, dass deine Wareneingangskontrolle korrekt abläuft. So vermeidest du Qualitätsprobleme und rechtliche Konsequenzen von Vornherein, sparst Geld und behältst stets den Überblick.
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- Spare Zeit durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die besondere Aufmerksamkeit benötigen.
- Alle Prüfungsergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können sowohl intern als auch extern versendet werden.
- Die Lumiform App stellt sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird, damit du im Notfall rechtskonform agieren kannst und Mängel anzeigen kannst. Alle Mitarbeiter *innen erhalten Benachrichtigungen über das Verfahren und die Fälligkeitstermine. Manager*innen erhalten automatisch Benachrichtigungen, wenn Einsätze überfällig sind und Probleme aufgetreten sind.
