Mit einer Inventarliste den Überblick behalten

Was ist eine Inventarliste?

Ob zur Bestandsaufnahme beim Jahresabschluss oder einfach als Kontrollübersicht: mit einer Inventarliste erfassen Unternehmen ihre Bestände an Waren, Geräten, Gütern, Rohstoffen, Grundstücken oder Baumaterialien. So kann beispielsweise stets überprüft werden, ob die Bestandsliste von Aufträgen, Lieferungen und Einkäufen mit der tatsächlichen Anzahl der vorhandenen Produkte übereinstimmt, ob Ware unbeschädigt ist oder in welchem Zustand sich Maschinen und Gebäude befinden.

Eine solche Bestandsaufnahme nennt man Inventur durch welche das Inventar eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag ermittelt wird. Eine Checkliste hilft dir dabei die Inventarverwaltung zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten. Auf diese Weise minimierst du Fehler, bleibst im Bilde und behältst den Überblick.

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

1. Wer eine Invertarliste braucht

2. Was zum Inventar gehört

3. Was in der Invetarliste stehen sollte

4. Welche Inventurarten es gibt

5. Die Vorteile einer digitalen Inventarliste

Wer braucht eine Inventarliste?

Grundsätzlich gilt, dass bilanzierungspflichtige Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet sind Inventuren durchzuführen. Dazu zählen eingetragene Kaufleute, Personen- und Kapitalgesellschaften. Ist ein Unternehmen außerdem prüfungspflichtig muss bei einer Inventur sogar ein Wirtschaftsprüfer anwesend sein.

Unternehmen, die nur zur einfachen Buchführung verpflichtet sind, müssen hingegen keine Inventur durchführen. Darunter fallen unter anderem Freiberufler, Kleingewerbetreibende oder GbRs. Für diese Unternehmensformen kann eine Inventur aber dennoch von Vorteil sein und bei der Planung und Führung des Betriebs unterstützen und wertvolle Einblicke liefern.

Auf lange Sicht gesehen, kann eine Inventur nämlich durchaus überlebenswichtig für ein Unternehmen werden, denn sie hilft dabei Fehlbestände jeglicher Art aufzudecken, Ausrüstungsausgaben (wie z.B. für Werkzeuge) zu kontrollieren und so Probleme im Betrieb zu erkennen und zu beheben. Ob Diebstahl, schlechte Warenprozesse, beschädigte Ware, Überproduktion oder unzureichende Lieferungen, eine Inventur kann nach dem Motto “Gefahr erkannt, Gefahr gebannt” ein erster Schritt der Fehlerbehebung sein.

Hinzu kommt, dass eine Bestandsaufnahme zu Analysezwecken nützlich ist und dabei helfen kann Geschäftsziele zu erreichen. Durch die Warenzählung lässt sich zum Beispiel feststellen, welche Produkte sich gut verkaufen und welche nicht. So kannst du eine Auswertung der Inventarliste als Leitfaden nutzen, um Preise anzupassen, Sonderaktionen zu planen oder Produkte zu verbessern. Auf diese Weise kannst du unter Umständen die Produktleistung, die Kundenzufriedenheit und den Unternehmensgewinn steigern.

Kurzum: Nur wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss per Gesetz eine Inventarliste aufnehmen. Trotzdem kann jedes Unternehmen von einer Inventur und der aus ihr resultierenden Inventarliste profitieren.

Was gehört zum Inventar?

Auch wenn es bei der Inventur viel auf das Messen, Wiegen oder Zählen physischer Waren ankommt, beläuft sich die Bestandsaufnahme nicht nur auf materielle Besitztümer. Das Inventar wird grundsätzlich in drei Teile gegliedert: das Anlagevermögen, das Umlaufvermögen und die Schulden.

So zählen alle Sachanlagen, die nicht für den Verkauf bestimmt sind, aber auch alle immateriellen Vermögensgegenstände und Finanzanlagen zum Anlagevermögen. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Grundstücke und Maschinen, aber auch um Lizenzpapiere, Patente oder Aktien.

Während das Anlagevermögen dem dauernden Unternehmensgebrauch dient, ist das Umlaufvermögen von kurzfristiger Natur und zirkuliert. Es beinhaltet alles was zur Beschaffung oder zur Produktion notwendig ist und für den Umsatz bestimmt ist. So gelten fertige Waren oder andere Erzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe als Umlaufvermögen, ebenso wie Schecks oder Guthaben.

Die Schulden eines Unternehmens werden ebenso wie dessen Vermögen in zwei Kategorien unterteilt. Als langfristige Schulden werden so beispielsweise Darlehen oder Hypothekenschulden gewertet. Als kurzfristig gelten Schulden gegenüber Lieferanten oder anderen Stellen.

Das Reinvermögen oder Eigenkapital eines Unternehmens lässt sich schließlich rechnerisch anhand einer Subtraktion der Schulden vom Vermögen erschließen:

Anlagevermögen + Umlaufvermögen – Schulden = Eigenkapital

Was muss in der Inventarliste stehen?

Um die Inventur so effizient wie möglich zu gestalten, ist es unerlässlich eine Inventarliste zur Dokumentation aller Vermögensgegenstände zu erstellen. Möchtest du die Inventarliste nur zu deinen eigenen Zwecken verwenden, reicht es theoretisch aus alle vorhandenen Gegenstände zu bezeichnen und diese mit einer Mengenangabe zu ergänzen. Wie detailliert deine Liste ist, bleibt dir überlassen.

Bist du jedoch zu einer Inventur verpflichtet, solltest du deine Aufstellung ausführlich anfertigen, damit sie für Dritte von Wert ist und überprüft werden kann. In beiden Fällen bietet es sich aber an für die Inventarliste eine Vorlage einzusetzen.

Folgende Elemente sind in der Regel Bestandteil einer Inventarliste:

• Bezeichnung: Jeder gezählte Gegenstand sollte bei der Inventur genau benannt und bezeichnet werden.
• Identifikation: Falls gegeben, kann es sinnvoll sein Gegenstände mit Artikelnummern oder anderen kennzeichnenden Merkmalen näher zu beschreiben, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Standort: Es ist förderlich den Standort des Gegenstandes zu notieren, ob er sich im Verkaufsraum, im Büro oder in der Lagerhalle befindet. Der Standort kann zudem mit einer Regalnummer oder einem Fach präzisiert werden, ebenfalls um die Identifikation zu erleichtern. Alternativ kann der Standort auch als übergeordnete Spalte bei der Organisation der Inventur funktionieren, indem diese von Standort zu Standort abgearbeitet wird.
• Menge und Einheit: Bei der Bestandsmeldung ist es besonders wichtig, die Menge der gezählten, gemessenen oder gewogenen Gegenstände einzutragen und diese mit der entsprechenden Maßeinheit zu ergänzen. Sollte eine exakte Messung nicht möglich sein, so ist eine Schätzung erlaubt.
• Wert: Um den Gesamtwert jeden Postens feststellen und dokumentieren zu können, muss zunächst der Einzelwert jeden Gegenstandes oder Rohstoffes notiert werden.
• Summe: Schlussendlich werden die Gesamtwerte am Ende jeden Blattes zusammengezählt.

Welche Inventurarten gibt es?

Man unterscheidet zwischen unterschiedlichen Inventurverfahren. So erfasst die körperliche Inventur physische Waren durch Zählen, Wiegen, Messen oder Schätzen der Güter. Alle nicht zählbaren Bestände hingegen, alles was beispielsweise Vermögenswerte und Schulden angeht, werden anhand der Buchinventur erfasst, die Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge und andere Belege dokumentiert. Die Listenerfassung dieser beiden Inventurverfahren kann unterschiedlich ausfallen, wobei verschiedene Inventarlisten erforderlich sein könnten.

Generell gibt es für die verpflichtende Inventur einen Stichtag, an dem das Inventar erfasst werden muss. Falls Bestände allerdings zu groß sein sollten, um diese an einem einzigen Tag registrieren zu können kann die zeitversetzte oder verlegte Inventur beim Finanzamt beantragt werden. So kann ein Unternehmen seine Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor und zwei Monate nach dem Stichtag durchführen.

Eine weitere Inventurart ist die sogenannte permanente Inventur. Hierbei werden die Bestände während des gesamten Geschäftsjahres in einem Lagerbuch notiert und zum Stichtag ins Inventar überführt. Allerdings muss der Sollbestand aus der Buchhaltung einmal im Jahr mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen werden. Anhand von Stichproben kann, in vom Finanzamt genehmigten Fällen, auch eine Stichprobeninventur durchgeführt werden, bei der Hochrechnungen vorgenommen werden, um tatsächliche Bestände zu ermitteln.

Die Inventur mit einer digitalen Inventarliste erleichtern

Ganz gleich, ob du gesetzlich dazu verpflichtet bist eine Inventur durchzuführen oder ob du einfach nur den Überblick über die Bestände in deinem Unternehmen gewinnen möchtest, Lumiform erlaubt es dir die Vorlage für deine Inventarliste einfach und übersichtlich digital zu erstellen. So können dir folgende Funktionen die Inventur erleichtern:

• Mit dem flexiblen Formularbaukasten designst du deine eigene Inventarcheckliste – ganz auf deine Bedürfnisse abgestimmt. Oder du nutzt einfach eine fertige Inventarlistenvorlage und passt sie deinen Vorstellungen an.
• Du vermeidest Berge an Papier und Formularen und behältst in Echtzeit den Überblick über jede Bestandsaufnahme.
• Steigere deine Effizienz, denn Probleme kannst du problemlos direkt über die Lumiform App melden oder dokumentieren lassen. Über den Chat behältst du alles im Griff.
• Deine Daten werden für dich am Ende der Bestandsaufnahme zeitsparend in einem Bericht automatisch zusammengefasst, so kannst du dich auf Problemlösung statt auf Datensammlung konzentrieren.