Sicherheitsunterweisung

Wie sieht eine Sicherheitsunterweisung mit Vorlage aus?

Für die Sicherheitsunterweisung wird in der Regel eine Vorlage verwendet, die als Orientierung für die persönlich Belehrung dient. Sie deckt Themen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz ab. Durch regelmäßige Sicherheitsunterweisungen werden Vorfälle am Arbeitsplatz reduziert, indem das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter erhöht wird. Eine Dokumentenvorlage bietet zudem den Vorteil, dass sich Arbeitgeber die Durchführung der Unterweisung auf einfache Weise bestätigen lassen können.

Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter*innen es zur Gewohnheit machen, Sicherheitsprotokolle auf regelmäßiger Basis auszufüllen. Dies gilt besonders für Maßnahmen zur Absturzsicherung oder Sicherheitsüberprüfungen vor dem Beginn von Schweißarbeiten. In solchen Fällen können regelmäßige Checks nämlich Leben retten.

Inhalt einer Vorlage für die Sicherheitsunterweisung

Um Arbeitsunfälle entgegenzuwirken, sollen Mitarbeiter mithilfe der vorgeschriebenen Unterweisungen lernen, Arbeitssicherheit in den Arbeitsalltag zu integrieren, z.B. durch eine ergonomische Arbeitsumgebung. Durch eine Gefährdungsbeurteilung werden Gefährdungen für die Gesundheit und die Sicherheit erkannt und entsprechende Schutzmaßnahmen durchgeführt.

Eine regelmäßige Sicherheitsunterweisung ist in folgenden Fällen notwendig:

• Vor der Aufnahme einer Tätigkeit durch das Unternehmen bzw. einer beauftragten Person als Erstunterweisung
• Einmal jährlich als Auffrischung und Aktualisierung der vorhandenen Kenntnisse
• In kürzeren Intervallen, wenn die betrieblichen Erfordernisse und die Gefährdungsentwicklung dies verlangt

Im besten Fall wird bei der Unterweisung zum Arbeitsschutz eine Vorlage eingesetzt. Diese bietet eine hilfreiche Orientierung und Sicherheit, dass bei der Belehrung nichts vergessen wurde. Wichtig ist es, die die Dokumentenvorlage immer aktuell zu halten. Je nach Betrieb und Arbeitsbereich sind unterschiedliche Sachverhalte für die Arbeitsschutzunterweisung wichtig. Eine Vorlage gibt deshalb nur eine Struktur vor, die an die jeweiligen Bedingungen angepasst werden muss:

1. Dokumententitel: Hier wird festgehalten, um welche Art von Sicherheitsunterweisung es sich handelt, z.B. eine Erstunterweisung oder eine jährliche Unterweisung.
2. Persönliche Angaben: Name und Position der zu unterweisenden und der belehrenden Person.
3. Grundsätzliches zum Arbeitsschutz: In diesem Abschnitt wird der Zweck der Unterweisung beschrieben (z.B. verhaltensorientierte Arbeitssicherheit).
4. Kurze Zusammenfassung des Inhalts der Arbeitsschutzunterweisung: Es werden die Aufgaben des Unterwiesene sowie die erteilten Erläuterungen im Rahmen des Arbeitsschutzes festgehalten.
5. Bestätigung: Beide Parteien beglaubigen mit Datum und Unterschrift, dass die Sicherheitsunterweisung mit Vorlage stattgefunden hat.

Die Dokumentationsunterlagen der Arbeitsschutzbelehrung sollten mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Neben der Nachweisbarkeit wird so auch für Unternehmer ein umfassender Überblick zu Schulungen und Unterweisungen geschaffen.

Ablauf einer Sicherheitsunterweisung mit Vorlage

Bei der Sicherheitsunterweisung ist eine Vorlage eine hilfreiche Unterstützung. Grundsätzlich gilt, dass die beschlossene Schutzmaß­nahmen, die beim Belehrungsgespräch kommuni­ziert werden, nie die Sicherheits­vorgaben ersetzen. Sie besitzen viel mehr eine Ergänzungsfunktion. Dabei ist es sinnvoll, im Sinne des „TOP-Prinzips“ vorzugehen.

Organisatorische Maßnahmen erfolgen demnach erst, wenn technische Hand­lungen eine Gefahr nicht gebannt haben. Und erst am Schluss erfolgen personenbezogene Schritte. Die vorgeschriebene Struktur wird anhand praktischer Beispielen, im Folgenden veranschaulicht:

1. (T) Technische Maßnahmen: Die Verwendung von Schutzvorrichtungen wie Absperrungen oder Trennwänden gehört zu den technischen Maßnahmen.
2. (O) Organisatorische Maßnahmen: Monotone Arbeitsabläufe durch Pausen sowie abwechslungsreiche Aufgaben zu verhindern, sind Beispiele für organisatorische Maßnahmen.
3. (P) Personenbezogenen Maßnahmen: Die Nutzung von persönlicher Schutzausrüstung und die Anweisung zu ärztlichen Untersuchungen gehören in diese Kategorie.

Die Arbeitsschutzbelehrung mit Vorlage zählt ebenfalls zu den personenbezogenen Maßnahme. Diese erfolgt, wenn die anderen Schutzmaßnahmen nicht ausreichen, um Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu gewährleisten.

Aus diesem Grund fordert der Gesetzgeber die Belehrung unter anderem bei Ersteinstellungen, Arbeitsplatzwechseln und bei der Einführung von neuen Arbeitsmitteln. Die Belehrung zum Arbeitsschutz kann auch online durchgeführt werden. Das spart Zeit und Personal.

Digitale Technologie für die Sicherheitsunterweisung mit Vorlage

Lumiform ist spezialisiert auf Inspektions- und Qualitätsanwendungen. Die mobile App ermöglicht die papierlose Dokumentation über Smartphone oder Tablet – online und offline. Dadurch kann die Arbeitsschutzbelehrung durch eine Vorlage leicht rationalisiert und automatisiert werden.

Mit Lumiform werden die sich verändernden, gesetzliche Anforderungen an die Arbeitsunterweisungen leichter umgesetzt, indem mit der Desktop-Software Unterweisungen umgehend aktualisiert werden. Der Verantwortliche wird vom System durch alle Dokumentationsprozesse geführt. Eine saubere, transparente Dokumentation hilft dabei, hohe Bußgelder zu umgehen.

Die Lumiform-App bietet noch weitere Vorteile, die die Sicherheitsunterweisung mit Vorlage effizienter und sicherer macht:

• Der flexible Formularbaukasten hilft jede individuelle Arbeitsunterweisung innerhalb weniger Minuten in ein digitales Formular umzuwandeln.
• Einen Überblick bekommen über alle durchgeführten Sicherheitsunterweisungen und ihre zeitlichen Intervalle.
• Zeit sparen, durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die besondere Aufmerksamkeit benötigen.
• Referenzinformationen nachschlagen: Die Lumiform-App kann als visuelle Hilfe oder als Schulungshilfe eingesetzt werden, indem während der Inspektion relevante Informationen hinzugefügt werden. Über Text-, Bild- oder externe Link-Formate können Informationen nachgeschlagen werden.
• Digitale Unterschriften erfassen: Das eine Sicherheitsunterweisung mit Vorlage stattgefunden hat, kann durch die digitalen Unterschriften aller Beteiligten bestätigt werden. Dazu gehören auch Zeit- und Datumsstempel, um die aufgezeichneten Informationen zu belegen und zu bestätigen.

Um den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern, haben wir für die Sicherheitsunterweisung einsatzbereite Vorlagen zusammengestellt, die kostenlos heruntergeladen und angepasst werden können – ganz ohne Programmierkenntnisse.