Welche Möglichkeiten bieten Checklisten in der Produktion?

Die Verwendung von Checklisten, Protokollen und ähnlichen Formularen in der Produktion bietet Unterstützung im laufenden Betrieb und bei der Umstrukturierung bestimmter Produktionsbereiche. Manager*innen nutzen diese Vorlagen, zum Beispiel die 5s Audit Checkliste für die Produktion, um die genaue Erfassung und Dokumentation von Daten zu erleichtern. Die anschließende Auswertung der gesammelten Informationen ermöglicht es ihnen, Maßnahmen einzuleiten, die eine möglichst effiziente Produktion gewährleisten.

Der Fokus bei solchen Prüfungen liegt meist auf Kosten-, Kapazitäts-, Logistik- und Qualitätszielen. Eine erfolgreiche Überwachung aller Fertigungs- und Montageprozesse senkt die Logistikkosten und erhöht die Leistung, insbesondere bei Prozessen wie dem Durchführen einer Werksabnahme für neu hergestellte Materialien. Wenn es Schwierigkeiten im Fertigungsprozess gibt, kann mit Hilfe einer Vorlage für die Ursachenanalyse eine Fehler-Ursachen-Analyse durchgeführt werden, um Prozessfehler zu identifizieren und schnell eine Lösung zu finden.

In der Herstellung ist es wichtig, dass Prozesse wie in der Planung vorgesehen umgesetzt werden, damit die vorgegebenen Zielgrößen erreicht werden. Dafür ist es notwendig, die Einzelprozesse der Fertigung und Montage in Bezug auf Termine, Kapazitäten und Mengen durch regelmäßige Prüfungen zu kontrollieren. Dadurch werden Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Zustand festgestellt.

Für diese Prüfungen Vorlagen einzusetzen, spart den verantwortlichen Mitarbeiter*innen Zeit, fördert effizienteres Arbeiten und erleichtert die korrekte Datenerhebung und -dokumentation. Eine erfolgreiche Überwachung aller Fertigungs- und Montageprozesse senkt die Logistikkosten und erhöht die logistische Leistungsfähigkeit.

Welche Rolle spielen Checklisten in der Qualitätskontrolle?

Unternehmen in der verarbeitenden Industrie verwenden regelmäßig Checklisten in der Qualitätskontrolle. Hierbei geht es vor allem darum die gesetzlichen Vorschriften und ihre Anforderungen bei der Herstellung von Produkten zu erfüllen. Vorlagen für Audits, Prüfungen und Zertifizierungen nach ISO-Norm beispielsweise erleichtern den Arbeitsprozess und gewähren Sicherheit im Produktionsprozess allen Ansprüchen gerecht zu werden.

Vielfach werden Checklisten auch beim Arbeitsschutz eingesetzt. Angefangen von der Gefährdungsbeurteilung in der Herstellung über die Risikobewertung am Arbeitsplatz bis hin zur Sicherheitsunterweisung der Belegschaft. Sich in diesem Bereich abzusicheren, gehört ebenso zu einen funktionierenden Qualitästmanagement. Die Vorlagen unterstützen Hersteller dabei, gesetzliche Vorgaben und eigene Ansprüche einzuhalten, um ihren Mitarbeiter*innen und Kunden*inne die höchsten Standards zu bieten.

Grundsätzlich sind Vorlagen in allen Bereichen für Herstellungsbetriebe eine wertvolle Unterstützung – auch außerhalb der Werkshallen. So lassen sich viele Aufgaben im Personalwesen durch Vorlagen zeitsparender und effizienter erledigen. Aber auch der Buchhaltung, der IT und dem Gebäudemanagement helfen Vorlagen in ihrer täglichen Arbeit.

Mit Vorlagen lassen sich nahezu alle Arbeitsaufgaben abdecken: Einstellungsgespräche und Wartungsarbeiten genauso gut wie Kostenanalyse und Projektfahrplan. Gerade Berufseinsteiger profitieren von Vorlagen im Checklisten-Format. Dadurch erschließen sich für sie neue Arbeitsbereiche einfacher. Aber auch erfahrene Mitarbeiter*innen profitieren von ihren Vorzügen: übersichtlich, leicht verständlich und zeitsparend.

Wie wird eine Vorlage für die Produktion erstellt?

Eine Vorlage ist wie eine Art “Gerüst”, die den Inhalt und die Gestaltung einer Checkliste oder eines anderen Formulars vorgibt. Wer eine Vorlage in der Produktion einsetzt, stellt sicher, die Informationen zu erhalten, die er für einen bestimmten Anwendungsfall benötigt.

Eine Vorlage für die Produktion oder für andere Bereiche eines Herstellungsbetriebs zu erstellen, erscheint im ersten Moment nicht immer einfach. Je nach Einsatzgebiet können die Ansprüche an eine Vorlage sehr unterschiedlich sein. Deshalb gibt es grundsätzlich kein Grundgerüst, welches zu alle Vorlagen passt. Vielmehr gibt es viele Möglichkeiten in der Gestaltung, die genutzt werden können.

Das Beachten folgendenen Aspekte hilft verantwortlichen Mitarbeiter*innen eine Vorlage ohne großen Aufwand von Grundauf neu zu erstellen:

1. Das Thema eingrenzen
Bevor eine Vorlage erstellt wird, sollte Thema und Inhalt sowie Anwendung und Ziel genau geklärt sein. Es bietet sich an, alle Informationen, die in die Vorlage sollen, vorab stichpunktartig festzuhalten und einen groben Aufbau zu skizzieren.

2. Es einfach halten
Auch wenn eine Vorlage eine Reihe von Daten abfragen muss, sollte sie einfach gehalten werden. Fragen und Informationen sollten verständlich formuliert werden und sich auf die wirklich wichtigen Aspekte beschränken.

3. Abschnitte für mehr Ordnung
Eine unendliche Liste von Fragen überfordert das menschliche Auge und demotiviert, denn das Gehirn mag keine kognitive Belastung. Mit Abschnitten können verwandte Fragen und Informationen kategorisiert und Ordnung in der Vorlage geschafft werden.

4. Multiple-Choice-Antworten verwenden
Vielen Mitarbeiter*innen fällt es leichter, auf vorgegebene Antworten zu antworten. Deshalb sollten, so weit es möglich ist, Multiple-Choice-Antworten anstelle von leeren Antwortfeldern, gewählt werden.

5. Einen Testlauf durchführen
Ist die Vorlage erstellt, sollte als letzter Schritt ein Testlauf durchgeführt werden. Nur so besteht die Möglichkeit, mögliche Fehler zu verbessern und Inhaltspunkte zu präzisieren. Auf Grundlage des Feedbacks von verschiedenen Mitarbeiter*innen lässt sich die Vorlage anpassen.

Ist die Vorlage erst einmal fertig, heißt das nicht, dass nie wieder etwas an ihr getan werden muss. In vielen Bereichen der Herstellung ist es wichtig, Vorlagen immer wieder auf ihre Aktualität zu prüfen. Veränderungen im Produktions- und Betriebsablauf sowie gesetzliche Änderungen und Neuerungen machen dies notwendig.

FAQ: Häufige Fragen von Herstellern zu Vorlagen

1. Wie setze ich Vorlagen in der Produktionsplanung und -steuerung am besten ein?

Vorlagen im Checklisten-Format setzt du am besten für Vorabprüfungen von Material, Prozessen und Gerätschaften ein. Außerdem kannst du regelmäßige Prüfungen durchführen, um den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand zu vergleichen.

2. Wie aktualsiere ich die Vorlagen für meinen Herstellungsbetrieb?

Von Zeit zu Zeit kann es notwendig sein, Vorlagen für die Produktion zu aktualisieren. Digital ist das am einfachsten. Logge dich in der Desktop-Software von Lumiform ein. Rufe den Formularbaukasten auf. Suche die Vorlage heraus, die du bearbeiten möchtest. Ändere die gewünschten Bereiche und speicher alles ab. Umgehend haben alle Mitarbeiter*innen Zugriff auf die neue Version.

3. Kann ich mit Vorlagen meine Prozesse in der Herstellung verbessern?

Vorlagen erleichtern durch ihren strukturierten Aufbau die Auswertung der Daten. Mit einer digitalen Anwendung wie Lumiform ist die Analyse ein Kinderspiel. Du entdeckst Probleme und Fehler im Produktionsprozess frühzeitig und schneller, dadurch verbesserst du deine Prozesse kontinuierlich.