Was ist eine GAP-Analyse?
Die Nutzung einer GAP-Analyse, ähnlich wie die Durchführung einer Ursachenanalyse , dient zur Früherkennung von Schwachstellen. Oftmals werden geplante Soll-Ziele aufgrund unterschiedlicher operative Umstände und Entwicklungen verfehlt. Es entsteht eine Lücke zwischen dem geplanten Zielwert und dem tatsächlich erreichten Zielwert. Eine Lückenanalyse identifiziert diese Lücke und steuert gezielt dagegen.
Für diese Fälle gibt es Lückenanalyse Vorgaben, die von den Führungskräften eines Unternehmen verwendet wird, um Lücken oder Mängel zwischen dem Ist- und dem Soll-Zustand zu identifizieren und die zur Zielerreichung notwendigen Handlungsschritte zu dokumentieren.
Dieser Artikel beschäftigt sich mit den folgenden Themen:
1. Die 4 Schritte der GAP-Analyse
2. Wie führt man eine Lückenanalyse durch?
3. Den 5 Vorteilen der GAP-Analyse
4. Einer digitalen Lösung für die GAP-Analyse
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Die 4 Schritte der GAP-Analyse
Durch das Ausfüllen der Vorlage, werden die folgenden Fragen beantwortet: "Was wollen wir erreichen?", "Wo sind wir jetzt?", "Warum sind wir noch nicht am gewünschten Punkt?", und "Wie werden wir die bestehenden Lücken beseitigen?
So führst du eine Lückenanalyse mit Vorlage durch:
1. Analysiere den Ist-Zustand
Beschreibe den aktuellen Status:
1. Wie ist die Leistung des Mitarbeiters heute?
2. Werden die Bedürfnisse des Mitarbeiters erfüllt?
2. Beschreibe den Soll-Zustand
Denke über das zukünftige Ziel nach und stelle dar, wie es aussehen soll.
3. Identifiziere die Lücken und Risiken
Lücken zeigen den Unterschied zwischen dem, wo du bist und wo du sein willst, auf. Analysiere die Ursache der aktuellen Herausforderung (z.B. mithilfe der 5-Fragen Strategie) und beschreibe die Bedingungen, unter denen das gewünschte Ergebnis erreicht werden kann. Hier wird zwischen operativer und strategischer Lücke differenziert.
- Identifizierung der strategischen Lücke
Die strategische Lücke lässt sich durch verschiedene strategische Maßnahmen schließen. Beispielsweise indem der Marktanteil bereits bestehender Produkte erhöht wird.
- Identifizierung der operativen Lücke
Die operative Lücke wird durch die Ausschöpfung aller Ressourcen geschlossen. Bei der Schließung der Lücke müssen die Aspekte der Leistungslücke und der Wettbewerbslücke berücksichtigt werden.
4. Erarbeitung von strategischen Maßnahmen
Lege die genauen Schritte in der Reihenfolge ihrer Priorität fest, um die Lücken zu schließen. Diese Maßnahmen sollten die Lösungen, die Gründe, warum sie angemessen sind, und die notwendigen Zieldaten für die Fertigstellung enthalten. Eine kontinuierliche Überprüfung und Bearbeitung der Lücken ist für einen langfristigen Erfolg Deines Unternehmens sehr wichtig.
Wie führt man eine Lückenanalyse durch?
Eine Gap-Analyse hilft dir dabei, deine Unternehmensentwicklung zu überwachen. Dabei untersuchst du die Lücken zwischen dem Ist- und dem Soll-Zustand. Damit die ermittelten Lücken geschlossen werden können, müssen Lösungswege entwickelt werden. So kann beispielsweise eine SWOT-Analyse dabei helfen, die Stärken, Schwächen, Chancen und die Risiken eines Unternehmens zu untersuchen. Verschaffe dir einen guten Überblick über dein lückenstrategisches Handeln.
Beispiel für die GAP-Analyse
Ein Unternehmen möchte den jährlichen Umsatz um 1 Millionen Euro steigern. Durch operative Maßnahmen oder eine Kosten- und Leistungsberechnung soll dieses Ziel erreicht werden. Nach einer umfangreichen Datenerfassung kann die Lückenanalyse zwischen dem Ist-Zustand und dem angestrebten Ziel genauer untersucht werden.
Für die Analyse eignet sich besonders das Verwenden eines Koordinatensystems. Dort werden die verschiedenen Entwicklungslinien, die dann eine operative und eine strategische Lücke aufzeigen, gezeichnet. Diese Daten können mithilfe von einer Checkliste ausgewertet werden, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Die operativen und die strategischen Lücken können so schnellstmöglich geschlossen werden.
Nutze unsere Vorlagen für die Lückenanalyse als Inspiration oder als passendes Formular für verschiedenste Anwendungsfälle.
Die 5 Vorteile der GAP-Analyse
Die GAP-Analyse ist ein guter Ansatzpunkt zur Identifikation von unternehmerischen Zielen, die in der Vergangenheit nicht erreicht wurden. bzw. welche Maßnahmen man ergreifen muss, um die geplanten Zielwerte zu erreichen. Gerade für wachstumsorientierte Unternehmen ist dieses Verfahren sehr gut geeignet.
- Wichtiger Ausgangspunkt der strategischen Planung
- Anschauliche Darstellung des Zielwertes und Lücken
- Fundierung von Maßnahmen auf Abweichung von Soll/Plan
- Zielorientierung durch Überprüfung der Alternativen
- Weltweit verbreitetes Instrument
Eine papierbasierte Vorlage für einen Lückenanalyse-Fragebogen ist ineffizient und zeitaufwendig, da sie Doppelarbeit erfordert und die Gefahr von Datenverlust besteht. Verlorene GAP-Analyse-Berichte können Mitarbeiter und Manager daran hindern, Lücken termingerecht zu beheben.
Mit Lumiform, einem cloud-basierten Vorlagen-Baukasten, digitalisierst und rationalisierst du deine Arbeitsabläufe bei GAP-Analysen:
- Spare Zeit, indem du papierlose Auswertungen online mit deinem mobilen Gerät durchführst.
- Definiere einen Arbeitsablauf, der automatisch Lückenalayse-Berichte generiert, die an wichtige Empfänger (z. B. Manager und externe Gutachter) gesendet werden.
- Plane periodische GAP-Analysen, um die Kontinuität der Pläne zu gewährleisten.
- Erleichtere das digitale Abzeichnen, um Vereinbarungen zwischen Mitarbeiter*innen und Bewerter*innen zu überprüfen.
