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Effektive Ursachenanalyse mit der 5-Why Methode

Löse Probleme effizient und ganzheitlich mit der 5-Why Methode und stärke gleichzeitig Teamfähigkeit und Kommunikation in deinem Unternehmen. Mit einer digitalen Checkliste von Lumiform gelingt dir die Abarbeitung deiner 5-Why Fragen noch viel schneller und übersichtlicher und du bleibst flexibel bis zur Problemlösung.

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Was ist die 5-Why Methode?


Die 5-Why Methode ist ein Verfahren der sogenannten Ursachenanalyse (Root-Cause-Analysis), der die Ursprünge eines Sachverhalts durch 5 Warum-Fragen aufdecken soll.


Ein immer tiefergehendes Nachfragen hilft nämlich dabei, an die Ursachen eines Problems zu gelangen und mögliche Lücken in Prozessen aufzudecken. Ist die Ursache erkannt, sind entsprechende Gegenmaßnahmen zu definieren und zu notieren, damit sie umgehend eingeleitet werden können.


Die 5-Why Methode (oder auch 5w Methode) ist in erster Linie ein Instrument aus Qualitätssicherung und kommt aus dem Bereich der Produktionssteuerung. Als Begründer gilt Toyoda Sakichi, der geistige Vater der industriellen Revolution in Japan und gehört zur japanischen Lean-Philosophie, ähnlich wie 8D, eine andere beliebte Methode der Usachenanalyse.


Die 5-Why-Methode mit Vorlage durchzuführen, erleichtert die Schritte der Ursachenanalyse durchzuführen und zu dokumentieren. Das Checklisten-Format erleichtert die Grundursache eines bestimmten Problems zu identifizieren und geeignete Lösungen zu finden. Die Vorlage dient zugleich der Maßnahmenverfolgung und der Wirksamkeitsbetrachtung.


Mit einer 5-Why-Vorlage werden die folgenden Daten dokumentiert:


  1. Unternehmen/Organisationen
  2. Zeitpunkt der Durchführung
  3. Problembeschreibung
  4. Durchlaufen der 5 Warum-Fragen
  5. Maßnahmen und Erledigungstermine
  6. Wirksamkeitsbetrachtung


Dieser Artikel beschäftigt sich mit den folgenden Fragen:


1. Aus welchen 5 Schritte setzt sich die 5-Why Methode zusammen?


2. Was ist ein Anwendungsbeispiel für die 5-Why Methode?


3. Wo stößt die 5-Why Methode an ihre Grenzen?


4. Warum lohnt sich eine Checkliste für die 5-W Analyse?


5. Wie kann eine digitale Vorlage den 5-Why Prozess unterstützen?


5 Why Teamwork im Büro

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Die 5 Schritte der 5-Why Methode


Die 5-Why-Methode ist am effektivsten, wenn man sie gemeinsam in einem Team durchführt, denn um eine Grundursache gemeinsam effektiv zu identifizieren, ist es notwendig, klar, logisch und diplomatisch miteinander zu kommunizieren. Nur so kann ein Problem angegangen und gelöst werden.


Die folgenden fünf Schritte sollten dabei für die Aufstellung eines Teams und bei der Ausführung einer 5-Why-Analyse befolgt werden:


1. Ein Team zusammenstellen


Für die 5-Why-Methode solltest du immer ein Team von Leuten aus verschiedenen Abteilungen zusammenstellen. Alle Mitarbeiter*innen müssen hierbei mit dem Prozess vertraut sein, der untersucht werden soll. Ein fachübergreifendes Team ermöglicht es, unterschiedliche Perspektiven zu erhalten und somit Probleme und deren Ursachen besser bearbeiten zu können. So können genügend Informationen für eine fundierte Entscheidung gesammelt werden.


2. Das Problem definieren


Je mehr Informationen gesammelt werden, desto schneller wird der Ursache auf den Grund gegangen. Dafür können die folgenden Fragen eine Grundlage bilden:


  1. Um welche Schwierigkeit handelt es sich?
  2. Wann ist das Problem das erste Mal aufgetreten?
  3. Wie häufig tritt das Problem auf?
  4. Wer hat das Problem entdeckt?
  5. Welche Folgen sind aus dem Problem heraus entstanden?

Es ist besonders wichtig, dass sich das Team vor Ort ein Bild von dem Problem macht und dass mit allen betroffenen Beteiligten gesprochen wird. Es sollten also nicht aus der Ferne, vom Schreibtisch aus, Bewertungen durchgeführt werden, denn es ist unerlässlich, dass in dieser frühen Phase keine Annahmen getroffen, die später falsche Schlüsse zulassen.


Gerade in großen Unternehmen kann es hilfreich sein ein digitale Anwendung einzusetzen, um alle relevante Informationen in einer Wissensdatenbank zu sammeln, auf die sowohl die Teammitglieder, als auch die Vorgesetzten und die Qualitätsmanager*innen uneingeschränkt zugreifen können


3. Nach dem “Warum” fragen


Der Kern der 5-Why Methode, der ihr seinen Namen verleiht, ist die Warum-Frage. Ein Mitarbeiter sollte als Teamleiter den gesamten Prozess leiten und er ist derjenige, der Fragen stellt und schaut, dass das Team auf Kurs bleibt. Alle Antworten sollten hierbei selbstverständlich auf Daten und Fakten und nicht auf Meinungen beruhen.


Es sollte so oft nach dem “Warum” gefragt werden, bis das Team die Ursache für das anfängliche Problem ermittelt hat. Schwierig ist es, die Balance zu behalten. Zu viele Fragen können zu unpassenden Vorschlägen und Beschwerden führen. Deshalb sollte sich immer auf die Grundursache fokussiert werden. Hierbei spielt der Teamleiter eine wichtige Rolle, da er sein Team wieder in die richtige Bahn lenkt und Ablenkungen vermeidet.


Manchmal gibt es allerdings auch mehr als eine Ursache für ein Problem. In diesen Fällen sieht die 5-W-Analyse wie eine Matrix mit verschiedenen Zweigen aus. Dadurch können auch organisatorische Probleme identifiziert werden, die sich negativ auf die Gesamtleistung auswirken.


4. Korrekturmaßnahmen einleiten und umsetzen


Wurde die Ursache des Problems erkannt, ist es Zeit für Gegenmaßnahmen. Alle Teammitglieder sollten in das Gespräch einbezogen werden, um die beste Lösung zu finden und umzusetzen. Dadurch sollen Prozesse auch in Zukunft vor wiederkehrenden Problemen geschützt werden. Wichtig ist für alle Maßnahmen Zeitvorgaben und Verantwortlichkeiten festzulegen, damit aktiv und effektiv an der Problemlösung gearbeitet wird.


Nach einer gewissen Zeit sollte das Team erneut zusammenkommen und prüfen, ob sich die Maßnahmen positiv ausgewirkt haben. Wenn das nicht der Fall ist, muss der Vorgang wiederholt werden. So schafft man einen kontinuierlichen Rekalibrierungs-Prozess, der Ergebnisse garantiert.


5. Alternativen ausprobieren


Wenn es mehr als eine Ursache für eine Problemstellung gibt, wird häufig das Ishikawa-Diagramm angewendet. Dieses ermöglicht die Darstellung mehrerer Haupt- und Nebenursachen, die zur Lösung beitragen. Aufgrund seines Aussehens wird es auch Fischgräten- bzw. Fishbone-Diagramm genannt. Es ist wichtig sich nicht auf einen Lösungsweg zu versteifen, sondern unterschiedliche Routen auszuprobieren und auf Vorschläge aus unterschiedlichen Abteilungen zu hören. So kann ein Problem ganzheitlich angegangen und schlussendlich erfolgreich gelöst werden.



Beispiele für die Anwendung der 5-W Methode


Ein simples Beispiel für einen Anwendungsfall der 5-W Methode ist der folgende Fall: Du möchtest etwas ausdrucken, aber der Drucker scheint nicht zu funktionieren oder druckt dein Dokument nicht. Dein Problem lässt sich also auf folgende Beobachtung reduzieren: Ich kann nichts ausdrucken. Eine Problembeobachtung kann und sollte simpel formuliert sein und keine Annahmen tätigen. Würdest du nämlich behaupten dein Drucker sei kaputt, nur weil du etwas nicht ausdrucken kannst, gehst du dein Problem anders an, als bei unserer allgemeinen Aussage.

Nachdem du deine Beobachtung aufgestellt hast, kannst du nun die 5-W Fragen stellen, um dem Problem auf den Grund zu gehen und eine Lösung zu finden:


  1. Warum kann ich nicht drucken?
    Die Druckerpatronen sind leer.
  2. Warum wurden die Patronen noch nicht ersetzt?
    Weil es keine vollen Patronen mehr im Lagerraum gibt.
  3. Warum sind keine neuen Patronen vorhanden?
    Niemand hat Patronen nachbestellt.
  4. Warum hat niemand Patronen nachbestellt?
    Es ist nicht definiert worden, wer für eine Nachbestellung zuständig ist.
  5. Warum ist das unklar?
    Es ist noch kein Officemanager eingesetzt worden.

Nachdem du die Ursache des Problems erkannt hast, ist es Zeit sich Lösungsansätze zu überlegen, die dann implementiert werden können. Im Rahmen dieses Falls kannst du zum Beispiel einen Officemanager bestimmen, der über das Material im Büro verfügen soll und Befugnis hat nötiges Arbeitsmaterial nachzubestellen.

Mit ein wenig Übung geht dir die 5-W Methode schnell ins Blut über und du findest immer effizientere Fragenformulierungen, die dich schneller ans Ziel führen. Natürlich musst du nicht zwingend 5 Fragen formulieren. Erreichst du die Ursache des Problems nach 3 Fragen, ist dies vollkommen in Ordnung. In Einzelfällen brauchst du im Umkehrschluss vielleicht auch mehr als 5 Fragen, um einem Problem auf den Grund zu kommen.
Merke: Je konkreter du ein Problem definierst, desto einfacher ist dessen Lösung, denn es heißt nicht umsonst Gefahr erkannt, Gefahr gebannt.



Die Vor- und Nachteile der 5-Why Methode


An und für sich ist die 5-Why Methode ein flexibles Analysesystem, um Problemen jeglicher Art auf den Grund zu kommen. Ihren Ursprung hat sie zwar in der technischen Produktion, jedoch kann sie heute auf viele weitere Bereiche angewendet werden.


Positiv ist, dass die 5-Why Methode Teamarbeit und Kommunikation zwischen Abteilungen fördert und einen Überblick über das große Ganze schafft und zusammenhängendes Denken schult.


Trotzdem performt die 5-W Methode immer noch am Besten, wenn sie zur Aufdeckung von Problemen innerhalb linearer und kausaler Systeme angewandt wird. Ist die Umgebung nämlich sehr komplex und haben Probleme ihren Ursprung in einer wechselseitigen Kausalität, so kann es schwer sein Ursachen auf diese Art und Weise auf den Grund zu kommen. Zwar können solche Sachverhalte vereinfacht werden, um sie leichter zu ergründen, dennoch ist es auch wichtig zu erkennen, dass nicht alles vereinfacht werden kann und darf. Wenn du dir jedoch bewusst bist, dass es womöglich nicht nur eine Ursache für ein Problem gibt, so kannst du die 5-Why Methode selbstverständlich trotzdem in einem solchen Umfeld anwenden. Menschliches Verhalten oder jedwede andere Art sozialer Interaktion ist somit beispielsweise eher nicht durch W-Fragen zu erschließen.



Team nutzt 5 Why Methode

Die Vorteile einer Checkliste bei der 5-Why Analyse


Empfehlenswert für die Anwendung und Dokumentation der 5-Why-Methode ist eine entsprechende Checkliste. Mit ihr kannst du die Problemlösung einfach und strukturiert ermitteln sowie Gegenmaßnahmen einleiten und verfolgen.


Eine Checkliste für die 5-Why-Methode muss alle Fragen beinhalten und Freiraum für die Verfolgung von Gegenmaßnahmen bieten. Sie muss allerdings auch berücksichtigen, dass eine gründliche 5-Why-Analyse Zeit, Mühe und Nachbearbeitung erfordert. Jedoch lohnt sich der Aufwand: Checklisten helfen dabei, effizient und zielführend Probleme zu identifizieren und Maßnahmen zu definieren und umzusetzen.


Besonders digitale Checklisten sind für die 5-W Analyse von großem Vorteil, da sie unglaublich flexibel sind und es dir ermöglichen deine Erkenntnisse und die Ergebnisse der Fragestellungen mit deinem Team zu teilen - auch über Distanz. So bleiben alle auf dem neuesten Stand und können brainstormen und versuchen als Team eine Lösung zu finden.



Mit einer digitalen 5-Why Vorlage effizient Probleme lösen


Die mobile App von Lumiform für Checklisten und andere Vorlagen bringt alles mit, was für eine 5-Why Vorlage benötigt wird. Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen können so effizient und einfach durchgeführt werden. Analysierte Probleme können über die App sofort mit dem gesamten Team geteilt werden - so verlierst du keine Zeit und behältst den Überblick.


So können Korrekturmaßnahmen schneller von verantwortlichen Kollegen umgesetzt werden. Die einfache Kommunikation mit allen im Teammitgliedern ermöglicht es, interne Prozesse besser abzusprechen und Probleme bis zu viermal schneller zu lösen.


  • Der flexible Formularbaukasten ermöglicht es dir, jederzeit neue individuelle Checklisten für die 5-Why Methode zu erstellen und diese immer wieder neu anzupassen. So bleibst du so flexibel wie die Problemlösung es von dir verlangt.
  • Die Lumiform App stellt außerdem sicher, dass du deinen Zeitplan einhalten kannst: Alle Mitglieder deines Teams erhalten Benachrichtigungen über das Verfahren und die jeweiligen Fälligkeitstermine, so kannst du sichergehen, dass jeder weiß was er wann und wie zu tun hat.
  • Alle im Team behalten über die App den Zeitplan im Auge und nutzen alle zur Verfügung stehenden Informationen, um die Ursache des Problems zu identifizieren und Gegenmaßnahmen zu finden, ganz egal wo sie gerade sind, denn die Lumiform App macht Problemlösung mobil
  • Die Daten und Fakten, die bei der Abarbeitung der 5-W Fragen gesammelten werden, finden sich unter der Registerkarte Analyse wieder. Hier können alle auf diejenigen Informationen zugreifen, die du als Administrator oder Team-Leader deiner Organisation für sie teilen willst.
  • Lumiform erleichtert dir die Umsetzung von Maßnahmen und deren Erfolg zu verfolgen. So kann frühzeitig eingeschritten werden, wenn Korrekturmaßnahmen einmal nicht wirken. Flexibilität und Rekalibrierung stehen bei Lumiform ganz vorne.


Problemlösung mit der 5 Why Methode

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