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5-Why-Methode

Optimiere mit digitalen Checklisten und der 5-Why-Methode die Teamarbeit.

Verzichte auf Stift & Papier, führe Prüfungen kinderleicht per App durch und löse Probleme im Team bis zu 4 mal schneller.

Bewertet mit 4.8/5 Sternen auf Capterra
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5W's - Vorlage

Verwende diese Vorlage mit den 5 Whys, um die Ursache eines Problems zu beheben, damit deine Geschäftsteams nicht erneut mit diesem Problem konfrontiert werden.

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5-Why-Formularvorlage

Eine 5-Why-Formularvorlage wird von Geschäftsteams verwendet, um mit Hilfe der 5W-Technik die Ursache eines Problems zu ergründen.

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Was ist eine 5-Why-Vorlage?


Die 5-Why-Methode mit Vorlage durchzuführen, erleichtert die Schritte der Ursachenanalyse durchzuführen und zu dokumentieren. Das Checklisten-Format erleichtert die Grundursache eines bestimmten Problems zu identifizieren und geeignete Lösungen zu finden. Die Vorlage dient zugeleich der Maßnahmenverfolgung und der Wirksamkeitsbetrachtung.


Mit einer 5-Why-Vorlage werden die folgenden Daten dokumentiert:


  1. Unternehmen/Organisationen
  2. Zeitpunkt der Durchführung
  3. Problembeschreibung
  4. Durchlaufen der 5 Warum-Fragen
  5. Maßnahmen und Erledigungstermine
  6. Wirksamkeitsbetrachtung

Das Ziel der 5-Why-Vorlage ist es, durch immer tiefergehendes Nachfragen an die Ursache des Problems zu gelangen. Ist die Ursache erkannt, sind entsprechende Gegenmaßnahmen zu definieren und in der Vorlage zu notieren, damit sie umgehende eingeleitet werden können.



Dieser Artikel beschäftigt sich mit:


1. Warum sich eine Checkliste für die 5-W-Analyse lohnt


2. Die 5 Schritte der 5-Why-Methode


2. Die digitale 5-Why-Vorlage



Die Vorteile einer Checkliste bei der 5-Why-Analyse


Empfehlenswert für die Anwendung und Dokumentation der 5-Why-Methode ist eine entsprechende Checkliste. Mit ihr kann die Problemlösung einfach und strukturiert ermittelt sowie Gegenmaßnahmen eingeleitet und verfolgt werden.


Eine Checkliste für die 5-Why-Methode muss alle Fragen beinhalten und Freiraum für die Verfolgung von Gegenmaßnahmen beiten. Sie muss auch berücksichtigen, dass eine gründliche 5-Why-Analyse Zeit, Mühe und Nachbearbeitung erfordert. Jedoch lohnt sich der Aufwand: Checklisten helfen dabei, effizient und zielführend Probleme zu identifizieren und Maßnahmen zu definieren und umzusetzen.



Die 5 Schritte der 5-Why-Methode


Die Verwendung der 5-Why-Methode mag einfach sein, wenn sie einzeln durchgeführt wird, aber sie ist viel effektiver, wenn sie im Team durchgeführt wird. Um eine Grundursache gemeinsam effektiv zu identifizieren, ist es notwendig, klar, logisch und diplomatisch zu kommunizieren.


Die folgenden fünf Schritte sollten dabei von jedem Team bei der 5-Why-Analyse befolgt werden:


1. Ein Team zusammenstellen


Für die 5-Why-Methode sollte immer ein Team von Leuten aus verschiedenen Abteilungen zusammengestellt. Alle Beteiligten müssen mit dem Prozess vertraut sein, der untersucht werden soll. Ein funktionsübergreifendes Team ermöglicht es, unterschiedliche Perspektiven zu erhalten.


Dies hilft, genügend Informationen für eine fundierte Entscheidung zu sammeln. Dies ist keine Einzelaufgabe und sollte immer vom Team ausgeführt werden.


2. Das Problem definieren


Je mehr Informationen gesammelt werden, umso schneller wird der Ursache auf den Grund gegangen. Dafür können die folgenden Fragen eine Grundlage bilden:


  1. Um welche Schwierigkeit handelt es sich?
  2. Wann ist sie das erste Mal aufgetreten?
  3. Wie häufig?
  4. Von wem wurde sie entdeckt?
  5. Welche Folgen sind daraus entstanden?

Es ist wichtig, sich vor Ort ein Bild zu machen und mit allen betroffenen Beteiligten zu sprechen. Es sollte nicht aus der Ferne, vom Schreibtisch aus, Bewertungen durchgeführt werden. Es ist wichtig in dieser Phase keine Annahm zu treffen, die später falsche Schlüsse zu lassen.


Gerade in großen Unternehmen kann es hilfreich sein ein digitale Anwendung einzusetzen, um alle relevante Informationen in einer Wissensdatenbank zu sammeln.


3. Nach dem “Warum” fragen


Ein Mitarbeiter sollte als Teamleiter den gesamten Prozess leiten. Er stellt die Fragen und schaut, dass das Team auf Kurs bleibt. Die Anworten sollten auf Daten und Fakten und nicht auf Meinungen beruhen.


Es sollte so oft nach dem “Warum” gefragt werden, bis das Team die Ursache für das anfängliche Problem ermittelt hat. Schwierig ist es, die Balance zu behalten. Zuviel Fragen kann zu unpassenden Vorschlägen und Bewschwerden führen. Deshalb sollte sich immer auf die Grundursache konzentriert werden.


Manchmal gibt es mehr als eine Ursache für ein Problem. In diesen Fällen sieht die 5-W-Analyse wie eine Matrix mit verschiedenen Zweige aus. Dadurch können auch organisatorische Probleme identifiziert werden, die sich negativ auf die Gesamtleistung auswirken.


4. Korrekturmaßnahmen einleiten und umsetzen


Wurde die Ursache des Problems erkannt, ist es Zeit für Gegenmaßnahmen. Alle Teammitglieder sollten in das Gespräch einbezogen werden, um die beste Lösung zu finden und umzusetzen. Dadurch sollen Prozesse auch in Zukunft vor wiederkehrenden Problemen geschützt werden. Wichtig ist für alle Maßnahmen Zeitvorgaben und Verantwortlichkeiten festzulegen.


Nach einer gewissen Zeit sollte das Team erneut zusammen kommen und prüfen, ob sich die Maßnahmen postiv ausgewirkt haben. Wenn das nicht der Fall ist, muss der Vorgang wiederholt werden.


5. Alternativen ausprobieren


Wenn es mehr als eine Ursache für eine Problemstellung gibt, wird häufig das Ishikawa-Diagramm zusätzlich eingesetzt, angewendet. Es ermöglicht die Darstellung mehrerer Haupt- und Nebenursachen, die zur Lösung beitragen. Aufgrund seines Aussehens wird es auch Fischgräten- bzw. Fishbone-Diagramm genannt.




Die digitale 5-Why-Vorlage: Ein Beispiel


Die mobile App von Lumiform für Checklisten und andere Vorlagen bringt alles mit, was für eine 5-Why-Vorlage benötigt wird. Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen können effizient und einfach durchgeführt werden. Analysierte Probleme können über die App sofort mit dem gesamten Team geteilt werden.


So können Korrekturmaßnahmen schneller von verantwortlichen Kollegen umgesetzt werden. Die einfache Kommunikation mit allen im Teammitgliedern ermöglicht es, interne Prozesse besser abzusprechen und Probleme bis zu viermal schneller zu lösen.


Einzelne digitale Formen

Der flexible Formularbaukasten ermöglicht es, jederzeit neue individuelle Checklisten für die 5-Why-Methode zu erstellen und immer wieder anzupassen.


Terminplanung und Benachrichtigungen

Die Lumiform App stellt sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird. Alle Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über das Verfahren und die Fälligkeitstermine.


Zeitlich definierte Arbeitsschritte

Alle im Team behalten über die App den Zeitplan im Auge und nutzen alle zur Verfügung stehenden Informationen, um die Ursache des Problems zu identifizieren und Gegenmaßnahmen zu finden.


Schnelle Analyse von Problemen

Die Daten und Fakten, die beim Befragen gesammelten werden, finden sich unter der Registerkarte Analyse wieder. Hier können alle auf die Informatione zugreifen. Dies hilft die Ursachen für eine Problemstellung schneller zu identifizieren.


Verfolgen von Maßnahmen im Zeitverlauf

Lumiform erleichtert die Umsetzung und den Erfolg von Maßnahmen zu verfolgen. So kann frühzeitig eingeschritten werden, wenn Korrekturmaßnahmen nicht wirken.



Dein Ansprechpartner für alle Fragen zu 5-Why-Methode

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