Was sind Korrekturmaßnahmen?
Korrekturmaßnahmen sind ein Aspekt des Qualitätsmanagements und dienen dazu, eine Aufgabe, einen Prozess, ein Produkt oder sogar das Verhalten einer Person zu korrigieren, wenn einer dieser Faktoren Fehler produziert oder vom ursprünglichen Plan abweicht.
Eine Anfrage auf Korrekturmaßnahmen kann demnach als Verbesserung der Beziehungen zu einem Lieferanten angesehen werden, um unerwünschte Effekte zu beseitigen. Korrekturmaßnahmen können sich auf einen gesamten Auftrag beziehen, wenn die Ergebnisse aus Sach- und Dienstleistungen vom gewünschten Ertrag abweichen.
Es gibt unterschiedliche Strategien, um Prozesse fortlaufend zu verbessern, aber grundsätzlich folgen Korrekturmaßnahmen auf eine bestimmten Reihe von Schritten, die dazu dienen, das allgemeine Qualitätsmanagement zu verbessern. Hierbei werden Prozessabweichungen beseitigt und das Wiederauftreten von Ursachen verhindert. Sie werden implementiert, um Probleme bei Qualitätsabweichungen zu identifizieren, zu lösen und zu verhindern.
Korrektur, Korrekturmaßnahme oder Vorbeugemaßnahme?
Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA) und ISO 9001 waren früher separate Aktionspläne, die jeweils eigene Anforderungen hatten. Zusammengefasst in einem CAPA-Bericht skizzieren sie die Pläne, wie das bestehende Problem sofort behoben und wie es in Zukunft vermieden werden kann. Die neuesten ISO 9001 Normen machen jedoch vordefinierte Verfahren für vorbeugende Maßnahmen überflüssig. Stattdessen wird die Bedeutung eines risikobasierten Ansatzes während des gesamten Prozesses betont, anstatt dass „präventive Maßnahmen“ separat durchgeführt und dokumentiert werden.
Zunächst einmal ist es wichtig, dass du dir darüber klar wirst, ob du eine Korrektur oder eine Korrekturmaßnahme ausführen möchtest, denn diese beiden Begriffe bezeichnen unterschiedliche Prozesse in einem Unternehmen.
Eine Korrektur ist eine Art von Maßnahme, die sich mit der Beseitigung einer erkannten Nichtkonformität beschäftigt. Reicht so beispielsweise ein Kunde Beschwerde über eine Falschlieferung ein, so wirst du dich darum kümmern, dem Kunden das korrekte Produkt zukommen zu lassen. Der spezifische Sachverhalt wurde also korrigiert, nachdem er aktiv ein Problem hervorgerufen hatte. Mit einer einfachen Korrektur werden also zukünftige Fehler nicht vermieden, sondern es handelt sich um eine imminent reaktionäre Maßnahme.
Möchtest du aber entsprechend verhindern, dass ein spezifischer Fehler weiterhin auftritt, dann musst du eine Korrekturmaßnahme umsetzen, deren Ziel es ist die Ursache einer Nichtkonformität zu beseitigen, damit künftige Fehler umgangen werden können. Korrekturmaßnahmen sind also präventiver Natur und beleuchten Gründe und Ursachen für auftretende Probleme, um diese zu lösen, bevor sie entstehen.
Doch wie unterscheidet sich eine Korrekturmaßnahme dann von einer Präventionsmaßnahme? Beide sind Verfahren, deren Ziel es ist zukünftige Fehler zu vermeiden. Während eine Korrekturmaßnahme erst initiiert wird, wenn eine Fehlerquelle bereits zum Problem geworden ist, so wird eine Präventionsmaßnahme eingeleitet bevor Abweichungen aufgetreten sind, aber eine potentielle Fehlerquelle trotzdem bereits identifiziert werden konnte.
Gründe für Korrekturmaßnahmen
Der Prozess der Korrekturmaßnahmen umfasst eine klare Identifizierung eines Problems und eine gründliche Dokumentation der Ressourcen und Schritte, die die Symptome lindern sollen. Das Hauptziel ist aber, die Grundursache des Problems zu finden und zu lösen.
Idealerweise werden Korrekturmaßnahmen nur bei kritischen und wiederkehrenden Problemen gestellt, aber alle Fehler oder Abweichungen, die in Prozessen, an Produkten oder Qualitätsmanagementsystemen vorkommen werden für eine Bewertung in Betracht gezogen.
Neben Mängeln am Produkt oder an erbrachten Leistungen, vertraglichen Nichtkonformitäten oder Gefährdungsanalysen können folgende Faktoren oder Abläufe möglicherweise Anstoß für eine Korrekturmaßnahme sein:
- Reklamationsauswertungen
- Betriebsbegehungen
- Behördenbeanstandungen
- Managementreview
- Interne oder externe Audits
- HACCP-Monitorings
Vorteile von Korrekturmaßnahmen
Als Teil des Qualitätsmanagementsystems haben Korrekturmaßnahmen positiven Einfluss auf die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche. So können sie die Beibehaltung oder sogar Steigerung von Produktqualität begünstigen oder interne und externe Prozesse stabilisieren und verbessern.
Doch Korrekturmaßnahmen können außerdem die Problemlösung vereinfachen, da eine detaillierte Dokumentation von Fehlern oder Problemen dabei unterstützt die notwendigen Schritte einzuleiten.
Außerdem kann eine Korrekturmaßnahme und die ihr vorangegangenen Schritte Transparenz in Unternehmensaktivitäten bringen, das Team und die Handlungskompetenz stärken und als wichtige Erkenntnis für zukünftige Entwicklungen dienen.
Nutze eine Checkliste um Korrekturmaßnahmen in 5 Schritten umzusetzen
Identifiziere Probleme und verschaffe dir einen Überblick, indem du dich anhand der 5 Punkte dieses Leitfadens bei deinen Korrekturmaßnahmen orientierst:
1. Bestimme, ob die Situation Korrekturmaßnahmen erfordert
Nicht jedes Problem rechtfertigt eine Korrekturmaßnahme. Der Zweck eines Plans für Korrekturmaßnahmen besteht darin, Probleme, die das QMS eines Unternehmens gefährden, zu identifizieren und zu lösen. Qualitätsmanager und ihre Teams wählen eine geeignete Risikoanalysetechnik, um den Schweregrad einer Nichtkonformität im QM zu bestimmen und zu entscheiden, ob eine Korrekturmaßnahme erforderlich ist. Sobald Risikoniveau und Auswirkungen bestimmt sind und eine Korrekturmaßnahme als notwendig empfunden wird, können das Qualitätsteam und die Prozessverantwortlichen zusammenarbeiten und eine ISO 9001-konforme Berichtsvorlage für Korrekturmaßnahmen verwenden, um den Fortschritt ihres Plans zu dokumentieren. Die am häufigsten verwendeten Ansätze sind FMEA und HAZOP.
2. Führe eine Ursachenanalyse durch
Die Ursachenanalyse ist ein methodischer Ansatz, um die Ursache von systematischen Problemen zu ermitteln und diese zu lösen. Sie geht davon aus, dass Probleme am besten durch die Beseitigung der Grundursachen gelöst werden, anstatt nur das scheinbare Symptom zu behandeln. Die Ursachenanalyse wird am besten für Probleme verwendet, die nicht schnell gelöst werden können, sich wiederholen und systematisch sind. Die ISO 9001 empfiehlt dringend, funktionsübergreifende Teammitglieder und -leiter während der gesamten Planung von Korrekturmaßnahmen einzubeziehen. Die Ursachenanalyse nach der 5-Why-Methode und die sogenannten 8 Disciplines of Problem-Solving (8D) sind gute Techniken zur Ursachenanalyse. Diese helfen, gemeinsam eine gute Problemaussage zu erarbeiten, Ursachen zu identifizieren und ein Brainstorming über geeignete Lösungen durchzuführen.
3. Arbeite im Team an dem Plan für Corrective Action
Das Ermitteln von Ursachen und ihrer Auswirkungen trägt dazu bei, die am besten geeigneten Korrekturmaßnahmen zu formulieren. Ein Plan für Korrekturmaßnahmen umfasst immer zwei Hauptmaßnahmen: eine „Korrektur“-Empfehlung, die festgestellte Nichtkonformität und die Korrekturmaßnahme.
Abgesehen von der Nichtkonformität und der empfohlenen Korrekturmaßnahme sollten auch spezifische Einzelheiten angegeben werden, wie zum Beispiel der Zeitplan für die Umsetzung, die wichtigsten Personen, die Unterzeichner sowie die voraussichtlichen Kosten. Nachdem der Plan fertiggestellt und überprüft wurde, kann dieser an die Schlüsselpersonen weitergegeben werden, um die Informationen zu standardisieren.
4. Kommunikation und Umsetzung der Korrekturmaßnahmen
Verstärktes Engagement der Führungskräfte, hilft die Veränderung und die Gründe für die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen richtig zu kommunizieren. Benachrichtige die Schlüsselpersonen über die QMS-Software und die zugewiesenen Aufgaben. Stelle einen Kommunikationskanal zur Verfügung, über den jeder während der Umsetzung der Korrekturmaßnahme regelmäßig Feedback geben kann.
5. Führe Folgemaßnahmen durch
Nach der Installation sollten die Prozessverantwortlichen und das Qualitätsteam eine angemessene Zeitspanne abwarten und Folgeprüfungen durchführen. Zur Dokumentation der Ergebnisse können unterschiedliche Funktionen der QMS-Software genutzt werden, zum Beispiel Fotos und Notizen anhängen, um die Auswirkungen der implementierten Korrekturmaßnahmen deutlicher zu belegen.
Korrekturmaßnahmen mit einer App strukturiert durchführen
Lumiform ist eine leistungsstarke App und Desktopsoftware, die Qualitätsmanager*innen dabei hilft, sofort Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache einer Nichtkonformität zu ergreifen.
Mit der mobile App von Lumiform stellst du Anträge auf Korrekturmaßnahmen einfach per Tablet oder Smartphone durch – online oder offline. Mit der Desktop-Software verfolgst du die Fortschritte. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Arbeitsunfälle, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.
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