Was ist Beschaffung?
Der Beschaffungsprozess organisiert und unterstützt den gesamten Einkauf. Im Handel umfasst der Beschaffungsprozess den Einkauf bis zum Wareneingang. Der Prozess beginnt mit einer Feststellung des Bedarfs mit einer anschließenden Budgetierung, Lieferantenauswahl bis hin zum Wareneingang und der finalen Zahlungsabwicklung. Das Ziel ist es, den idealen Lieferanten in Bezug auf Qualität, Ruf, Dauer und Preis zu finden.
Eine Checkliste für die Beschaffung erleichtert die Umsetzung des Prozesses und die Überwachung der Umsetzung. Außerdem können Checklisten dazu eingesetzt werden, um der Beschaffung im Unternehmen ein Audit zu unterziehen.
In diesem Artikel werden wir dies kurz diskutieren:
1. Was ein Beschaffungs-Audit mit sich bringt
2. Phasen einer Beschaffung in 4 Schritten
3. Deine Anwendung & Software für die Beschaffungsprüfung
Was eine Beschaffungsprüfung beinhaltet
Die Beschaffungsprozesse können je nach den Präferenzen und Bedürfnissen des Unternehmens variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie diese 5 Schritte:
- Erwartungen definieren – Versuche zu spezifizieren, welche Anforderungen und Erwartungen dein Unternehmen hat.
- Vorbereitung der notwendigen Dokumente – Bevor ein Lieferant kontaktiert wird, sollten Dokumente über relevante Daten wie Material-, Zeit- und Kostenschätzungen etc. vorbereitet werden.
- Auswahl des richtigen Lieferanten – Je nach den spezifischen Bedürfnissen deines Unternehmens, der Preisgestaltung und anderen Anforderungen kann dieser Prozess langwierig sein, ist aber für den Erfolg deines Unternehmens unerlässlich.
- Vertrag & Bedingungen – Sobald ein geeigneter Lieferant gefunden ist, vereinbare einen Vertrag mit allen notwendigen Bedingungen.
- Dokumentation – Behalte alle Aufzeichnungen des Beschaffungs- & Arbeitsprozesses im Auge.
Phasen einer Beschaffung in 4 Schritten
1. Bedarfsermittlung
Zu Beginn jeder Beschaffung steht die Bestimmung der benötigten Güter, Materialien oder Dienstleistungen. Dazu wird eine Bestandsanalyse vorgenommen und diese mit den aktuellen Aufträgen verglichen.
Dabei wird in drei gängige Bedarfsgruppen unterschieden:
- Der Primärbedarf steht für verkäufliche Waren
- Der Sekundärbedarf umfasst Rohstoffe
- Der Tertiärbedarf beinhaltet Hilf- und Betriebsstoffe
Zur genauen Ermittlung der optimalen Bestellmenge stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Es kann entweder nach Rezeptur pro Stückzahl oder mithilfe der stochastischen Methode auf der Basis von Erfahrungswerten bestellt werden. Welche Methode angewandt wird, hängt von der verantwortlichen Person und der Art der Beschaffung ab.
2. Beschaffungsantrag
Der Antrag für den Einkauf umfasst die benötigten Waren, die in der Bedarfsanalyse definiert wurden.
3. Sachliche Prüfung
Der Antrag muss unbedingt auf seine Korrektheit geprüft werden. Es sollen keine minderwertigen Produkte bestellt werden. Wenn der Antrag fehlerfrei ist, erfolgt die Freigabe der Bestellung. Meistens prüfen unterschiedliche Personen die Freigabe.
4. Bestellung
War die Freigabe erfolgreich, kann die Bestellung abgeschlossen werden.
Eine digitale App & Software für die elektronische Beschaffung
Eine Checkliste für die Beschaffung ist ein hilfreiches Instrument, um einen reibungslosen Beschaffungsprozess zu gewährleisten, der alle relevanten Schritte umfasst. Unerwartete Probleme aufgrund vernachlässigter Aspekte während des Prozesses können zu umfangreichen Kosten, rechtlichen Problemen, Verzögerungen usw. führen.
Alle Verantwortlichen jederzeit und ortsunabhängig auf die jeweiligen Checklisten zugreifen. Wenn Probleme oder zeitliche Verzögerungen auftreten und Korrekturmaßnahmen notwendig werden, kann darüber sofort aus der App informiert werden.
Weitere Vorteile einer digitalen Lösung für den Beschaffungsprozess:
- Generiere Echtzeit-Daten über interne Prozesse. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und du kannst anhand von Daten stetig Prozesse optimieren.
- Über die super intuitive mobile Applikation kannst du mit deinen Teamkollegen die Beschaffung vor Ort kinderleicht, zeitsparend durchführen.
- Behalte jederzeit den Überblick über deinen Beschaffungsprozess.
- Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler für Mitarbeiter vor Ort. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.
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