Umfassende Checkliste für die Beschaffung

Checkliste für die Beschaffung (Einkauf der Kommunalverwaltung)

AUTORITÄT UND VERANTWORTUNG

Gibt es eine gesetzliche oder verordnungsrechtliche Befugnis, die Einkaufsbehörde an einen Beamten oder eine Abteilung zu vergeben?

Erstreckt sich die Ermächtigung auf vom Bund finanzierte Programme?

Verbietet die Genehmigung die Delegation von Teilen der Autorität an andere Einheiten der Regierung?

Gibt es ein schriftliches Gesetz, eine Verordnung oder eine Grundsatzerklärung...

- die einen Kodex oder einen Verhaltenskodex für die Leistung von Einkaufsbeamten und -personal sowie von Auftragnehmern oder ihren Vertretern umfassen?

- für die Verortung der Einkaufsverantwortlichen in einer besonderen Position innerhalb der Regierung, unabhängig von größeren Nutzungsaktivitäten?

- das die allgemeinen Ziele und Zielsetzungen beschreibt?

- das Befugnisse der Einkaufsabteilung in allen Aspekten der Beschaffung, der Vertragsverwaltung, der Qualitätssicherung und der Übertragung und Entsorgung von überschüssigem Eigentum festlegt?

- speziell alle Aspekte des Einkaufs, die an andere Abteilungen delegiert werden, und die Art und Weise, wie solche Aktivitäten vom Einkauf überwacht und kontrolliert werden sollen?

- mit der Maßgabe, dass der Einkauf Durchführungsbestimmungen verkünden kann?

Schreibt die Satzung, die Verordnungen oder die Regelungen Dollar-Grenzwerte für jeden der verschiedenen Grade der Formalität vor, die bei der Angebotseinholung verwendet werden?

Wenn ja, nennen Sie Quelle, Grenzen und Grad der Formalität

Verfügt der Einkauf über schriftliche Richtlinien und Vorgaben, die festlegen, welche Faktoren bei der Bestimmung der Reaktionsfähigkeit eines Angebots sowie der Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers zu berücksichtigen sind?

Sind diese Faktoren in der Ausschreibung enthalten, so dass der potenzielle Bieter weiß, was erforderlich ist?

Verfügt der Einkauf über schriftliche Richtlinien und Vorgaben, die die Verwendung von Klauseln in der Angebotsspezifikation regeln, wie...

- Alternative Preise, mit und ohne Inzahlungnahme?

- Option für zusätzliche Einheiten über die spezifische Menge hinaus?

- Bedingungen, unter denen alle Gebote ganz oder teilweise abgelehnt werden können?

PLANUNG UND TERMINIERUNG VON ANSCHAFFUNGEN

Ist die Einkaufsabteilung in alle Planungen auf höchster Ebene einbezogen, die sich auf die zukünftigen Beschaffungspraktiken oder -bedürfnisse auswirken?

Hat der Einkauf schriftliche Anweisungen, die die Abteilung selbst oder die Nutzung von Abteilungen und Agenturen regeln...

- um Daten über die Nutzung in der Vergangenheit bereitzustellen?

- um den zukünftigen Bedarf an Gegenständen zu prognostizieren?

Ist das Finanzmanagement-Informationssystem der Regierung so strukturiert, dass Daten wie Kaufmengen, Bestellhäufigkeit, Lieferantenleistung und Stückpreise pro Transaktion gesammelt werden können?

Verwendet die Einkaufsabteilung Marktforschung, um wirtschaftliche Informationen zu sichern, die den Einkauf beeinflussen können, wie z.B.....

- die aktuellen Marktbedingungen von Artikeln, die mit langfristigen Verträgen gekauft wurden?

- der technische Fortschritt, der sich auf die Versorgung oder die Produktion von Geräten auswirkt?

- Transportkosten?

- Änderungen im lokalen Programmbedarf?

- saisonale Anforderungen oder schwankende Märkte?

Werden jährlich Wertanalyse-Bewertungen für einen festgelegten Prozentsatz der zu beschaffenden Gegenstände vorgenommen?

Überprüft der Einkauf mindestens einmal jährlich die bisherigen Nutzungs- und Bedarfsprognosen, um das Potenzial zur Konsolidierung und/oder Reduzierung des Einkaufsbedarfs zu bewerten?

Verfügt der Einkauf über ein laufendes Programm zur Beurteilung der Angemessenheit der Art und Weise, in der die Anforderungen erfüllt werden?

Umfasst das Programm die Verwendung von Fragebögen oder Diskussionen mit anderen Regierungseinheiten sowie mit potenziellen Lieferanten?

Verwendet der Einkauf für die Erfüllung von Anforderungen Vertragsmethoden wie...

- geschätzte (unbestimmte) Menge, unbestimmte Zeit (bis zur Kündigung durch eine der beiden Parteien)?

- Mindest-(Garantie-)Menge, bestimmte Periode?

- bestimmte Menge, bestimmte Periode?

- geschätzte (unbestimmte) Menge, bestimmte Periode?

Bewertet der Einkauf, ob es wirtschaftlicher ist, den Artikel herzustellen oder die Dienstleistung im eigenen Haus oder im Auftrag zu erbringen?

Wurde die Entscheidung, eine bestimmte Form der Auftragsvergabe im letzten Jahr neu bewertet?

Werden beim Erwerb Vergleiche zwischen Leasing und Kauf bei der Anschaffung von Geräten, wie z.B. Fahrzeugen, gezogen?

Der Einkauf...

- hat ein schriftliche Verfahren, um zu regeln, wie ein solches Potenzial zu identifizieren ist.

- verlangt, dass Bestellanforderungen oder Kaufanträge von den zuständigen Beamten der Abteilung unterzeichnet werden.

- überwacht die Einkaufsanfragen verschiedener Abteilungen für gleiche oder ähnliche Artikel, um zu sehen, ob durch die Konsolidierung Einsparungen erzielt werden können.

- überwacht die Häufigkeit und das Volumen der Käufe gleicher oder ähnlicher Artikel, um zu sehen, ob ein Laufzeitvertrag günstiger sein könnte.

WETTBEWERB

Schreibt ein Gesetz, eine Verordnung oder eine Regelung vor, dass der Einkauf wettbewerbsorientierte Verfahren anwenden muss für den Erwerb von Lieferungen, Materialien, Ausrüstungen und Dienstleistungen, die nicht professionell sind?

Der Einkauf...

- nimmt an der Vergabe von Aufträgen für professionelle Dienstleistungen teil.

- überprüft die getätigten Beschaffungen auf die Einhaltung solcher Verfahren?

- schreibt Verfahren vor, die bei einem solchen Vertrag befolgt werden?

Bei der Sicherstellung von formellen Angeboten für Vertragskäufe, macht der Einkauf...

- Vorbereitung oder Befugnis zur Überprüfung und Genehmigung von Ausschreibungen?

- eine Aufzeichnung (z.B. eine Aufzeichnung der Gebotshistorie) führen, um den Einkäufern zu helfen, kollusive Bietpraktiken zu erkennen?

- eine Liste potenzieller Bieter führen und aktualisieren?

- schriftliche Kriterien für das Hinzufügen, Löschen und Wiedereinsetzen von Bietern und Verkäufern sowie Kriterien für das Potenzial der Bieter, unter den Bedingungen der vorgeschlagenen Beschaffung zu arbeiten?

- der Einkauf hat die Befugnis, zu bestimmen, welche Angebote die Bedingungen der Ausschreibung haben?

- schriftliche Verfahren, die den Eingang, die Kontrolle, die Eröffnung und die Bewertung von Angeboten regeln?

Gibt es eine Bestimmung, die die Beschaffung regelt, wenn kein formelles Bieten erforderlich ist?

Gibt es eine Richtlinie, die die Bedingungen festlegt, unter denen Rahmenbestellungen verwendet werden dürfen?

Sind für alle informellen Verhandlungen, außer für den Kauf von Geldmitteln aus dem Staatshaushalt, schriftliche Aufzeichnungen erforderlich?

Ist die Anzahl der Anbieter, die unter verschiedenen Bedingungen kontaktiert werden müssen, festgelegt?

Gibt es eine Bestimmung, die die besonderen Verfahren definiert, die zu befolgen sind, wenn in folgenden Fällen keine Wettbewerbsverfahren angewendet werden...

- in Notfällen?

- wenn Gegenstände ausschließlich zu Testzwecken erworben werden sollen?

- wo es keinen verantwortlichen Wettbewerb; wo Patente oder Eigentumsrechte existieren; oder wo Standardisierung/Austauschbarkeit vorteilhaft ist?

Ist es erforderlich, die Ergebnisse des Programms periodisch zu dokumentieren?

Gibt es Satzungen, Vorschriften oder Richtlinien, die den offenen Wettbewerb beeinflussen, wie z.B. "lokale Kaufanforderungen"?

Gibt es ein formelles Programm zur Identifizierung von Lieferanten, die nicht zuvor angefragt wurden?

NORMUNG UND SPEZIFIKATIONEN

Gibt es einen Katalog von Artikeln, die im Lager verfügbar sind?

Verwendet der Einkauf qualifizierte Produktlisten oder Listen von akzeptablen Marken als Alternative zur Entwicklung eigener Spezifikationen?

Erfordert der Kauf eine schriftliche Begründung für den Erwerb von Artikeln außerhalb des Lagerraumstandards?

Werden Markennamen vermieden oder ausdrücklich erklärt, dass sie nur beschreibend (Identifizierung der hervorstechenden Merkmale) und nicht einschränkend sind?

Gibt es ein zentrales Lager, aus dem alle Abteilungen und Agenturen Material und Ausrüstung beziehen müssen?

Wenn Spezifikationen für spezielle Artikel oder Dienstleistungen von Abteilungen und Behörden erstellt werden, hat der Einkauf die Möglichkeit, diese zu überprüfen, zu ändern und zu genehmigen?

Wird durch den Einkauf eine Standardisierung von Artikeln vorgenommen, die von zwei oder mehr Abteilungen oder Agenturen häufig verwendet werden?

Gibt es schriftliche Kriterien, die die Verfahren für die Platzierung und Entfernung von Produkten und Marken aus diesen Listen abdecken?

Werden eher Leistungsspezifikationen als präskriptive Spezifikationen verwendet?

Zieht der Einkauf die Verwendung kommerzieller Standards oder von Spezifikationen in Betracht, die von der Bundes- oder Landesregierung oder anderen lokalen Regierungseinheiten entwickelt und für akzeptabel befunden wurden, anstatt eigene Spezifikationen zu entwickeln?

INSPEKTION & PRÜFUNG

Überwacht der Einkauf routinemäßig das Inspektionsprogramm?

Gibt es schriftliche Verfahren für die Behandlung von Benutzer- und/oder Auftragnehmerbeschwerden?

Hat der Einkauf die Befugnis, ein Programm zur Überprüfung der Lieferungen aufzustellen und zu überwachen, um sicherzustellen, dass die gelieferten Artikel den Spezifikationen entsprechen?

Gibt es schriftliche Anweisungen für den Empfang und die Prüfung von Lieferungen?

Gab es eine Entschiedenheit,...

- Welche Punkte getestet werden müssen, um die Übereinstimmung mit den Spezifikationen festzustellen?

- über die Häufigkeit der Tests?

- Wer die Tests durchführen soll?

ORDNUNGSGEMÄßES MANAGEMENT

Beteiligt sich der Einkauf an den Inventurverfahren der Regierung, um sicherzustellen, dass...

- das Verbrauchsmaterial ordnungsgemäß kontrolliert wird?

- periodische Inventarisierungen von verbrauchbarem und nicht verbrauchbarem Eigentum vorgenommen werden?

- nicht verkäufliches Eigentum ist: - identifiziert? - den bestimmten Regierungseinheiten zur Rechenschaftspflicht zugewiesen werden?

Werden Stichprobenkontrollen durchgeführt und Aufzeichnungen über die Nutzung der Ausrüstung geführt?

Sichert der Kauf eine Kopie der Bestandsunterlagen für alle Regierungseinheiten, so dass sie die Ausrüstung identifizieren können, die möglicherweise verfügbar ist, um den Kauf zusätzlicher Gegenstände zu reduzieren oder zu vermeiden?

Wird dem Einkauf die Befugnis zur Überwachung der Überschuss- und Verschrottungsprogramme übertragen?

Gibt es beim Einkauf schriftliche Verfahren für...

- für die Entsorgung von nicht benötigte oder unbrauchbare Gegenstände?

- die rechtzeitige Identifizierung und Meldung von überschüssigen und verschrotteten Artikeln an den Einkauf?

- die Benachrichtigung anderer Abteilungen und Agenturen über verfügbare nutzbare Überschüsse?

BERUFLICHE ENTWICKLUNG

Ermutigt die lokale Regierung die Einkaufsbeamten und das technische Personal...

a) formale Ausbildung und Schulung als Ergänzung zu ihrem beruflich erworbenen Wissen zu sichern?

b) mit den Beschaffungstrends auf dem Laufenden zu bleiben (z. B. Zugehörigkeit zu professionellen Einkaufsverbänden)?

Unterstützt die Kommunalverwaltung a) und b) durch die Bereitstellung von Mitteln?

KOOPERATIVER EINKAUF

Wenn es keine gesetzlichen Verbote gibt, tut die Einkaufsabteilung folgendes...

- Kauf aus staatlichen Verträgen?

- gemeinsame oder kooperative Einkaufsvereinbarungen mit anderen Kommunalverwaltungen abschließen?

- ein Programm für die ständige Suche nach Möglichkeiten zur Erhöhung des Einsparungspotenzials durch den verstärkten Einsatz von kooperativen Einkaufsvereinbarungen haben?

Gibt es beim genossenschaftlichen Einkauf ein Programm zur Bewertung etwaiger zusätzlicher Kosten, um festzustellen, ob die Gesamtkosten höher sein könnten als die Kosten für den separaten Einkauf?

PRÜFUNG & BEWERTUNG

Gibt es ein internes oder externes Audit des Beschaffungssystems, um die Effektivität oder Wirtschaftlichkeit zu bewerten, mit der es Einkäufe tätigt?

Werden jährliche Leistungsziele (sowohl quantitative als auch qualitative) für die Einkaufseinheit festgelegt?

Berichtet der Einkauf periodisch über seine Leistung?

Muss das Management die Leistung der Einkaufsorganisation messen?

Welche der folgenden Indizes werden gepflegt oder stehen anderweitig zur Überwachung der Einkaufsaktivitäten zur Verfügung:

- Einkaufskosten (einschließlich der Kosten für den Betrieb des Zentrallagers) pro 1.000,- Beschaffung?

- vergriffener Zustand?

- Beschwerden der Benutzer?

- Notfallkäufe?

- Einkaufskosten pro erteilter Bestellung?

- Kosten der Zentralläden pro 1.000 Dollar für die Beschaffung der Läden?

- Euro-Wert des Inventars?

andere? Nenne diese:

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