Das Kaizen-Prinzip als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Was ist das Kaizen-Prinzip?

Wenn du Prozesse in deiner Organisation kontinuierlich verbessern möchtest, dann bist du womöglich schon auf die sogenannte Kaizen-Methode gestoßen, eine Management-Philosophie, die eher eine Denkweise oder ein Prinzip als eine Methode beschreibt. Das Wort Kaizen kommt aus dem Japanischen und setzt sich aus Kai = Veränderung und Zen = zum Besseren zusammen und steht für einen fortlaufenden Verbesserungsprozess. Deshalb wird Kaizen im westlichen Raum auch häufig als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) oder Continual/Continuous Process (CIP) bezeichnet.

Obwohl Kaizen häufig als Werkzeug oder Methode beschrieben wird, steckt hinter dem Prinzip eine tiefgründige Intention, die in ihrer wahrhaftigen Ausführung eher das Ideal einer grundsätzlichen Haltung von Mitarbeiter*innen definieren soll, als als reines Mittel zum Zweck gesehen zu werden.

In seiner Essenz verlangt das Kaizen-Prinzip, dass jeden Tag kleine aufeinander aufbauende Veränderungen erfolgen sollen, welche auf lange Sicht ganzheitliche Verbesserung erzeugen. So können Schritt für Schritt Lücken identifiziert und geschlossen werden. Dabei geht es um einen fortlaufenden Prozess statt einmaligen Korrekturmaßnahmen. Nach dem Kaizen-Prinzip gehen Mitarbeiter*innen stets davon aus, dass etwas vereinfacht, verbessert oder optimiert werden kann und bleiben somit offen für Veränderungen und Verbesserung.

Welchen Prinzipien folgt die Kaizen-Methode?

Kaizen stammt ursprünglich aus der japanischen Fertigungstechnik und wurde nach dem zweiten Weltkrieg zuerst bei Toyota als Verfahren implementiert. Masaaki Imai führte Kaizen dann in den 80er Jahren weltweit als Methode für Führungskräfte in Unternehmen ein. Heute wird die Methode in einer Vielfalt an Branchen praktiziert und ist fest in den Unternehmenskonzepten verankert.

Die Kaizen Bedeutung verstehen und umsetzen will gelernt sein, denn diese Methode kann vor allem für ergebnisorientierte Unternehmen zur Herausforderung werden, da Erfolge sich nicht auf Anhieb, sondern nur prozessual erzielen lassen.

Da Kaizen „Veränderung zum Besseren“ bedeutet, führt der Einsatz von Kaizen-Werkzeugen zu effizienteren Aufgaben und einer effektiveren Kommunikation zwischen Arbeitsbereichen, Organisationsebenen und Teams. Die Verwendung von mobil einsetzbaren Kaizen-Tools hilft funktionsübergreifenden Teams, Verschwendungen leichter zu erkennen, Aktionspläne sowie Aktualisierungen sofort in die Wege zu leiten.

Grundsätzlich findet sich immer noch ungenutztes Verbesserungspotential, das durch den Einsatz geeigneter Kaizen-Werkzeuge gezielt aktiviert werden kann. Kaizen-Tools arbeiten unter anderem mit der PDCA-Methode. Im Vordergrund dieser, und auch anderen Kaizen-Methoden steht stets ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Kaizen wird von folgenden Prinzipien geleitet, die Mitarbeiter*innen, aber auch Führungskräfte, dazu anleiten sollen, nach kontinuierlicher Verbesserung und Optimierung zu streben:

• Alles kann verbessert werden.
• Verbesserungen sind immer möglich, sie enden nicht.
• Vermeide die Verschwendung von Materialien, Zeit und Geld
• Nimm die Kundenperspektive ein, um deine Leistungen und Prozesse kundenorientiert zu verbessern
• Sei geduldig: Verbesserungen erfolgen in kleinen Schritten und sind nicht imminent.
• Du kannst täglich etwas verbessern, egal wie klein es scheinen mag.
• Analysiere Arbeitsplätze und Bereiche zur Verbesserung (Gemba-Kaizen)
• Kaizen kann auf verschiedenste Art und mit unterschiedlichen Werkzeugenrealisiert werden

Welche Ziele können mit dem Kaizen-Prinzip erreicht werden?

Das Kaizen-Prinzip ist sehr flexibel und lässt sich in den unterschiedlichsten Branchen einsetzen, um Ziele umzusetzen. Als eine eher kundenorientierte Philosophie bestimmen die Kund*innen die Anforderungen an deine Produkte oder Dienstleistungen.

Kaizen geht aber noch weiter und nutzt das Kunden-Prinzip auch innerhalb des Unternehmens. So solltest du grundsätzlich davon ausgehen, dass Mitarbeiter*innen, denen du zuarbeitest und die Teil des Arbeitsprozesses sind, auch wie Kund*innen sind und demnach zu jedem Zeitpunkt qualitative Höchstleistungen erwarten.

Einige mögliche Ziele des Kaizen-Prinzips sind:

• Verbesserung der Produkt-, Service-, oder Prozessqualität
• Vermeidung von Fehlern
• Senkung von Kosten
• Einhaltung von Lieferterminen
• Produktivität steigern und Zeit einsparen
• Arbeitssicherheit gewährleisten und verbessern

Kaizen: Werkzeuge und Methoden

Da das Hauptziel des Kaizen-Prinzips Verbesserung ist, sind Kaizen-Methoden und -Werkzeuge darauf ausgelegt aktuelle Zustände zu analysieren, um sie daraufhin verbessern zu können. Aus diesem Grund lassen sich bekannte Produktivitäts- und Sicherheitsmethoden, wie das A3-Modell, ideal mit der Kaizen-Philosophie verbinden, denn sie schaffen Transparenz und erlauben detaillierte Analysen von Prozessen und deren möglichen Fehlern.

Folgende Unternehmenspraktiken profitieren von Kaizen:

• Gemba Walk
  Ein Gemba Walk wird von Managern durchgeführt, um genau zu lernen oder zu überprüfen, wie ein bestimmter Prozess vor Ort funktioniert, und um von MitarbeiterInnen Input zu Verbesserungsvorschlägen zu erhalten. So helfen Gemba-Walk-Checklisten bei der Ermittlung von Grundursachen damit problembasierte Zielsetzung stattfinden kann.
• 5S (6s Lean)
  5S dient der effizienten Ausgestaltung des Arbeitsplatzes. Dabei wird ein minimalistischer, ressourcenschonender Arbeitsablauf angestrebt. Die Erweiterung dieser Praktik ist 6s Lean. Dabei wird neben einem effizienzbestimmten Arbeitsprozess auch die Sicherheit am Arbeitsplatz kontrolliert und optimiert.
• Six Sigma
  Auch Six Sigma lehnt an das Kaizen-Prinzip an und setzt sich ebenfalls die Optimierung zum Ziel. Dabei wird idealerweise das höchste Maß an qualitativer Arbeitsweise angestrebt. Die 6 Schritte, auch DMAIC-Zyklus genannt, sind “Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Prüfen”.

Das Kaizen-Prinzip und der PDCA-Zyklus

Die Kaizen-Methode arbeitet außerdem auf der Grundlage des PDCA-Zyklus. Mit dem Modell lassen sich Lösungen für Tests, Ergebnisanalysen und Prozessverbesserung entwickeln, denn der Plan-Do-Check-Act-Zyklus (kurz: PDCA-Zyklus) ist ein Modell zur Umsetzung von Veränderungen. Er ist ein integraler Bestandteil des Lean-Managements in der Herstellung und eine wichtige Voraussetzung für die kontinuierliche Verbesserung von Mitarbeiter*innen und Prozessen. Der PDCA-Zyklus ist eine einfache vierstufige Methode, mit der dein Team wiederkehrende Fehler vermeiden und Prozesse verbessern kann.

1. Plan (Planen)

Bei der Planung steht im Vordergrund, eine Lösung zu erarbeiten. Als erstes muss ein Problem erkannt werden. Anschließend werden mögliche Ursachen definiert, bewertet und eine Lösung ausgearbeitet. In der Planungsphase ist höchste Sorgfalt gefragt.

2. Do (Ausführen)

In der zweiten Phase geht es darum, die im ersten Schritt erarbeitete Lösung ausgiebig zu testen. Durch das Testen kannst du das Auftreten unerwünschter Nebenwirkungen ausschließen.

3. Check (Prüfen)

Hier geht es um die Evaluierung der Kaizen-Methode. Sind die Lösungen der Probleme sinnvoll und effizient? Werden die definierten Lösungen und Ziele erreicht, kannst du die Methode gezielt und konsequent auf weitere Bereiche ausdehnen.

4. Act (Handeln)

Soweit sich die erarbeitete Kaizen-Methode und Lösung als positiv herausstellt, wird ein Standard zur Qualitätssicherung formuliert und in die jeweiligen Prozesse implementiert.

Was sind die Vorteile der Kaizen-Methode?

Die Kaizen-Methode gilt als zum Teil schwer implementierbar, denn es muss sich vor allem die Unternehmensführung der schrittweisen, nachhaltigen Praktik fügen, statt kurzfristige Sofortmaßnahmen für sofortige Ergebnisse einzuleiten. Jedoch gibt es einschlägige Gründe, die für den Einsatz von Kaizen sprechen. Im folgenden findest du 3 wichtige Vorteile für die Kaizen-Mentalität:

1. Kosteneinsparung
   Die Praktik des konstanten Überdenkens und Prüfens auf Effektivität von festgefahrenen Automatismen hat zur Folge, dass Praktiken nicht aus Gewohnheit beibehalten werden, sondern stets die kosteneffizienteste Lösung angestrebt wird. Durch die proaktive Methode werden außerdem größere, kostenintensive Probleme vorausschauend umgangen.
2. Verbesserter Workflow
   Das gemeinsame Verbessern durch den Input auf unternehmensweiter Ebene vermittelt nicht nur das Gefühl eines internen Zusammenhalts und gemeinsamer Ziele, sondern fördert eine Kommunikation auf Augenhöhe. Das Delegieren von Aufgaben und gemeinsame Umsetzen und Überdenken von Schritten fördert eine strukturierte, transparente und somit motivierte Unternehmenskultur.
3. Verbesserte Führungskompetenz & Ruf des Unternehmens
   Die Bewilligung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses beweist vor allem die Kompetenz der Führungskräfte. Statt einer chaotischen, unübersichtlichen bedarfsorientierten Führung wird langfristig geplant und Ziele nicht nach einer subjektiven Perspektive gesetzt, sondern auf Basis von Fakten, welche hauptsächlich die Mitarbeiter*innen liefern. Auf diese Weise wird ein respektvoller und vertrauensvoller Umgang befürwortet. Auf dieser Basis wird der Ruf des Unternehmens von Mitarbeiter*innen, wie von Kund*innen auf lange Sicht positiv konnotiert.

4 Tipps für das Implementieren von Kaizen

Ein langfristiges Engagement für kontinuierliche Verbesserung ist das oberste Ziel von Kaizen. Dafür wird vor allem die Initiative der Führungskräfte, des Managements und schließlich der Mitarbeiter*innen gefordert. Die Kaizen-Initiative sollte also von oben beginnen und sich durch alle Unternehmensbereiche ziehen, um die sogenannte Kaizen-Mentalität zu erzielen.

Tipp 1: Transparenz durch Kommunikation schaffen

Die Verbesserung der Arbeit sollte dort eingeschätzt werden, wo sie stattfindet. Dafür sollten Führungskräfte ein offenes Umfeld schaffen und Mitarbeiter*innen dazu ermutigen Beiträge und Vorschläge einzubringen, um diese anschließend in den Verbesserungsprozess zu integrieren. Diese Ermutigung der Beschäftigten steigert die Motivation der Einzelnen und fördert eine selbständige effizienzorientierte Arbeitsweise. Denn wenn die Unternehmensführung und -planung konstant überdacht und infrage gestellt wird, ist auch die Belegschaft gewillt, diese Haltung zu spiegeln.

Tipp 2: Genaue Analysen durchführen

Das Feststellen eines Problems ist meist nur die halbe Miete, denn es gilt hierbei die grundsätzliche Ursache dieses festzustellen, statt weitere Nebenerscheinungen des ursprünglichen Fehlers zu beseitigen. Dabei ist eine umfassende Analyse vorhandener Daten sowie Erfahrungen von Mitarbeiter*innen besonders wirkungsvoll.

Tipp 3: Realistische und verständliche Schritte

Die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen sollte koordiniert erfolgen, dafür müssen die zuständigen Mitarbeiter*innen über die Ziele und Relevanz dieser Maßnahmen für die gesamtheitliche Unternehmensplanung im Bilde sein. Transparenz macht den Aufgabenprozess ersichtlicher. Die Korrekturmaßnahmen sollten kleine, realistische Aufgaben sein, anstatt komplexe Projekte. Wenn die Belegschaft bestens über ihre Arbeitsprozesse Bescheid weiß und Zugang zu genügend Informationsmaterial bzw. Zuständigen haben, wird ein motivierter, teamorientierter und gleichzeitig durchweg selbständiger Workflow ermöglicht.

Tipp 4: Erfolge und Chancen sichtbar machen

Sobald Erfolge eintreten, sollten diese vermittelt sowie herausragende Leistungen honoriert werden. Außerdem sollten Rückschläge als Chancen und Learnings betrachtet und auf diese Weise unternehmensweit sichtbar gemacht werden. Dies schafft ein rundum vertrauensvolles leistungsstarkes Team.

Die ultimative, digitale Technologie für Kaizen-Werkzeuge

Digitale Checklisten erlauben eine einfache Implementierung und Überwachung der kontinuierlichen Verbesserungsbemühungen nach dem Kaizen-Prinzip. Mit der Lumiform-App und Software kannst du jederzeit und überall die Arbeitsschritte deines Teams dokumentieren, analysieren und prüfen. So findest du leicht heraus, wo du Prozesse verbessern kannst. Spare Zeit und Papier und setze auf moderne Technologien beim Umsetzen deiner Unternehmensziele.

Mit Audits und Inspektionen nach der Kaizen-Methode bleibst du stets auf dem neuesten Stand der Entwicklung im Unternehmen. Nutze die an deine Unternehmensbedürfnisse anpassbaren Checklisten von Lumiform als nützliche Kaizen-Tools, um noch heute einetransparentere und effizientere Unternehmenskommunikation zu beginnen.

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• Generiere Echtzeit-Daten über interne Prozesse. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und du kannst anhand der gesammelten Daten stetig Prozesse optimieren.
• Umfangreiche und automatisch generierte Analysen helfen dir dabei ineffiziente Bereiche in deinem Unternehmen schneller aufzudecken und somit die Kaizen-Philosophie zu verinnerlichen.
• Generiere automatisch Berichte zu deinen Prüfungen und spare dir damit die Nachbearbeitung deiner Ergebnisse. Alle deine gesammelten Daten, Berichte und Analysen werden sicher in der Cloud gespeichert.