Egal, wie gut ein Projekt auch ausgeführt wird, können dennoch Probleme und Engpässe auftreten. Aber wie findest du am besten die Ursache des Problems und entwickelst eine Lösung? Mithilfe der 5-Why Methode kannst du die zugrunde liegenden Probleme erkennen und eine zufriedenstellende sowie effektive Lösung finden.
Lies weiter, um zu erfahren, wie du die 5-Why Methode anwendest, inklusive praktischer Tipps und Beispiele. Wir zeigen dir auch Vorlagen, die du leicht für dein Team anpassen kannst, um den Prozess zu beschleunigen.
Was ist die 5-Why Methode?
Die 5-Why Methode bietet einen wissenschaftlichen Ansatz, um Probleme sowohl großer als auch kleiner Art schnell und kosteneffizient zu lösen. Einfach ausgedrückt, handelt es sich um einen teamorientierten Problemlösungsprozess, bei dem fünfmal die Frage „Warum?“ gestellt wird. Dies ermöglicht es dem Fragenden, herauszufinden, warum das Problem ursprünglich auftrat, wie es am besten gelöst werden kann und dann Änderungen umzusetzen, um es zukünftig zu verhindern.
Ursprünglich führte die Toyota Motor Corporation die 5-Why Methode als Schulungsübung ein, um ihren Mitarbeitern kritische Problemlösungsfähigkeiten beizubringen. Toyotas Technik war so erfolgreich, dass diese Methode mittlerweile von vielen Unternehmen übernommen wurde, die ihren Mitarbeitern einen schrittweisen Problemlösungsleitfaden für schnellere, einfachere und effizientere Lösungen bieten möchten.
Die Idee ist, dass diese Methode eine Denkweise inspiriert, bei der eine Frage letztendlich in die nächste übergeht. Dadurch können Problemlösungen in einer strukturierten Weise isoliert werden, die Schnelligkeit und Genauigkeit fördert. Durch das wiederholte Stellen der Frage „Warum?“ können nicht nur der Ursprung des Problems und seine Lösung aufgedeckt werden, sondern auch potenzielle, zukünftige Probleme identifiziert werden, bevor sie den Arbeitsablauf stören.
Die 5 Schritte der 5-Why Methode
Probleme zu lösen ist leichter gesagt als getan, besonders wenn selbst die klügsten Köpfe im Unternehmen ratlos sind. Die 5-Why Ursachenanalyse beschreibt fünf einfache Schritte, die du befolgen solltest, wenn die Lösung nicht in Sicht ist.
1. Stelle ein Team zusammen
Zwei Köpfe sind immer besser als einer. In diesem Fall sollte ein Team aus Personen verschiedener Abteilungen bestehen, denn ein funktionsübergreifendes Team bietet eine Außenperspektive, die entscheidend ist, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
2. Definiere das Problem
Je mehr Informationen gesammelt werden, desto schneller wird die Ursache des Problems ermittelt. Die folgenden Fragen bieten einen guten Ausgangspunkt:
- Was ist die Schwierigkeit?
- Wann trat sie zum ersten Mal auf?
- Wie oft?
- Von wem wurde sie entdeckt?
- Welche Konsequenzen hatte sie?
Es ist wichtig, sich ein Bild vor Ort zu machen und mit allen beteiligten Parteien zu sprechen. Dies sollte nicht aus der Ferne oder vom Schreibtisch aus geschehen. In dieser Phase ist es wichtig, keine Annahmen zu treffen, die später zu falschen Schlussfolgerungen führen könnten. Besonders in großen Unternehmen kann es hilfreich sein, ein detailliertes Bild zu erstellen.
3. Frage „Warum“
Ein Mitarbeiter sollte für die gesamte Dauer des Prozesses als Teamleiter zugewiesen werden. Er oder sie wird Fragen stellen und darauf achten, dass das Team auf Kurs bleibt. Denke daran, dass die Antworten auf Daten und Fakten basieren sollten, nicht auf Meinungen.
Der schwierigste Aspekt dieses Schrittes ist es, das richtige Gleichgewicht zwischen zu wenig und zu viel Nachfragen zu finden. Zu viele Fragen können zu unangemessenen Vorschlägen und Beschwerden führen. Daher sollte der Fokus immer auf der Ursache liegen.
Manchmal gibt es mehr als eine Ursache für ein Problem. In solchen Fällen sieht die Analyse wie eine Matrix mit verschiedenen Verzweigungen aus. Dies kann auch organisatorische Probleme aufdecken, die die Gesamtleistung negativ beeinflussen.
Ein Tipp, der beim Brainstorming von Fragen helfen kann, ist das Schreiben im Bewusstseinsstrom. Die Idee dahinter ist, den Kopf von der Schuldzuweisung zu befreien, die einer lösungsorientierten Denkweise im Weg stehen könnte. Lass die Ursache des Problems sich durch diese fünf Fragen offenbaren.
- Warum ist die Gewinnmarge des Unternehmens niedriger als im letzten Monat?
- Die Gewinnmarge ist niedriger, weil nicht alle Aufträge rechtzeitig erfüllt wurden.
- Warum wurden die Aufträge nicht rechtzeitig erfüllt?
- Die Aufträge wurden nicht rechtzeitig erfüllt, weil das Unternehmen keine Vorräte mehr hatte.
- Warum hatte das Unternehmen keine Vorräte mehr?
- Das Unternehmen hatte keine Vorräte mehr, weil die Lieferung nicht erfolgte.
- Warum erhielt das Unternehmen seine monatliche Lieferung nicht?
- Das Unternehmen erhielt seine Lieferung nicht, weil die Bestellung nicht aufgegeben wurde.
- Warum wurde die Bestellung nicht aufgegeben?
- Die Bestellung wurde nicht aufgegeben, weil es eine Unterbrechung in der Kommunikationskette gab.
Das Grundproblem dieser Analyse war eine Störung im internen Kommunikationsprozess des Unternehmens. Die Lösung wäre dann, wiederkehrende Bestellungen einzurichten, die automatisch aufgegeben werden, sodass es keine Unterbrechungen in der Lieferkette und folglich keine Beeinträchtigungen des Ergebnisses mehr gibt.
Es ist wichtig zu beachten, dass dieser Prozess nicht auf nur fünf Fragen beschränkt ist und es mehr als eine Ursache für das Grundproblem geben kann. Die Frage „Warum“ sollte so oft wie nötig gestellt werden, bis du und dein Team die Ursache des ursprünglichen Problems identifizierst.
Starte und setze Korrekturmaßnahmen um
Sobald die Ursache des Problems identifiziert ist, solltest du Gegenmaßnahmen ergreifen, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden. Alle Teammitglieder sollten in die Diskussion einbezogen werden, um die beste Lösung zu finden und umzusetzen. Sobald das Team sich auf eine Lösung geeinigt hat, erstelle einen Aktionsplan, der die Aufgaben umreißt, Verantwortlichkeiten zuweist und einen Zeitplan festlegt.
Nach einer gewissen Zeit sollte das Team sich erneut treffen, um zu überprüfen, ob die Maßnahmen einen positiven Effekt hatten. Falls nicht, muss der Prozess wiederholt werden.
Probiere Alternativen aus
Wenn mehr als eine Ursache für das Grundproblem verantwortlich ist, kann es hilfreich sein, das Ishikawa-Diagramm zu verwenden, das einen visuellen Rahmen für Ursachen und deren Auswirkungen bietet.
Falls die anfängliche Lösung nicht funktioniert, scheue dich nicht, zurück zur Planung zu gehen oder ein größeres Team zusammenzustellen. Je mehr Köpfe gemeinsam an einem Problem arbeiten, desto besser.
Was ist die Beziehung zwischen Ursachenanalyse und der 5-Why Methode?
Zuerst ist es wichtig, zu definieren, was Ursachenanalyse bedeutet, bevor wir die Beziehung zwischen dieser Methode und den 5 Whys besprechen. Ursachenanalyse bedeutet, das zugrunde liegende Problem zu entdecken, um eine passende Lösung zu finden. Anstatt ständig Probleme zu bekämpfen, sobald sie auftreten, kann ein Team dem Problem zuvorkommen und weitere Probleme verhindern, indem es die Ursache anstatt der Symptome anspricht. Das Ziel der Ursachenanalyse besteht darin, das Problem zu isolieren, die Ursache herauszufinden und dann eine Lösung zu entwickeln. Das ist oft leichter gesagt als getan.
Die Rolle der 5-Why Methode
Hier kommt die 5-Why Methode ins Spiel. Sie zielt darauf ab, das zugrunde liegende Problem zu ermitteln, indem eine Reihe von Fragen gestellt wird, um letztendlich das Hindernis zu enthüllen, das den Betriebsablauf stört. Die 5 Whys sollen diesen Prozess durch einen einfachen Frage-Antwort-Ansatz erleichtern. Indem du fragst, warum etwas so ist, wie es ist, legst du Parameter für das Gesamtkonzept fest. Zum Beispiel verstehst du das Problem eines Kopfschmerzes besser, indem du zuerst fragst: „Warum tut mein Kopf weh?“ Es reicht nicht aus, den Kopfschmerz nur anzuerkennen und ein Eispack darauf zu legen. Das ist eine kurzfristige Lösung, die den Kopf kurzfristig besser fühlen lässt, aber nicht effektiv verhindert, dass der Kopfschmerz zurückkehrt.
Anwendung der Fragetechnik
Im Folgenden findest du eine Reihe von Fragen, um besser zu verstehen, wie diese Art der Fragestellung funktioniert:
- Die Frage „Warum tut mein Kopf weh?“ legt den Grundstein, um das Problem des Kopfschmerzes zu lösen.
- Vielleicht lautet die Antwort: „Ich habe einen Tag lang nichts gegessen und mein Blutzucker ist niedrig.“
- Die natürliche nächste Frage wäre: „Warum habe ich einen Tag lang nichts gegessen?“
Vielleicht hast du einen neuen Fernseher gekauft und hattest kein Geld mehr im Budget, um einkaufen zu gehen. Das Verständnis der Ursache ermöglicht es, Vorschläge zu machen und Lösungen zu finden. In diesem Beispiel wäre die offensichtliche kurzfristige Lösung, das Problem des niedrigen Blutzuckers zu lösen, indem du etwas isst. Aber die langfristige Lektion wäre, die Notwendigkeit vor das Verlangen zu stellen, um zu verhindern, dass dieses spezielle Dilemma in Zukunft erneut auftritt.
Dies ist jedoch nur ein einfaches Beispiel, um zu verdeutlichen, wie dieser Ansatz dazu beitragen soll, die Unterscheidung zwischen der Ursache und der Wirkung eines Problems einfacher, schneller und intuitiver zu gestalten.
Die Verwendung einer Checkliste für die 5-Why Methode
Um die Problemlösung mit der 5-Why Methode reibungsloser zu gestalten, führt dich eine vorgefertigte Checkliste durch die Schritte in einem professionellen Format, das du ganz einfach teilen und ausdrucken kannst. Checklisten für die 5-Why Methode können genutzt werden, um die folgenden Daten zu dokumentieren:
- Unternehmen
- Zeitpunkt der Umsetzung
- Problembeschreibung
- Durchgehen der Warum-Fragenliste
- Maßnahmen und Fertigstellungstermine
- Überlegungen zur Wirksamkeit
Das Checklistenformat macht es einfacher, die Ursache eines bestimmten Problems zu identifizieren und die passende Lösung zu finden, während gleichzeitig die Vorlage als Hilfsmittel für die Nachverfolgung und Überwachung von Maßnahmen dient. Sobald die Ursache identifiziert wurde, können passende Gegenmaßnahmen in der Vorlage festgehalten und sofort umgesetzt werden.
Die Vorteile einer Checkliste für die 5-Why Analyse
Es gibt nichts Besseres als das Gefühl, einen Punkt von der To-Do-Liste streichen zu können. Für viele ist der damit verbundene Adrenalinschub sowohl süchtig machend als auch motivierend. Es ist das Zeichen wahrer Produktivität. Dasselbe gilt für eine Checkliste. Du kannst sie ganz einfach auf das 5-Why Modell anwenden, um Probleme menschlicher und technischer Fehler zu isolieren und die Gesamtproduktivität von Unternehmen zu verbessern.
Es gibt zahlreiche Vorteile bei der Verwendung dieses Modells zur Problemlösung, aber dieser Abschnitt wird nur die vier wichtigsten Vorteile abdecken:
- Entdeckt menschliche Fehler: Die Verwendung einer Checkliste macht es einfach, problematische Bereiche zu identifizieren.
- Verbessert Effizienz und Produktivität: Wenn du schnell lösen kannst, was den Arbeitsfluss unterbrochen hat, verbessert sich die Effizienz und Produktivität. Das führt letztendlich dazu, dass du mehr Punkte auf der To-Do-Liste an einem einzigen Tag abhaken kannst.
- Spart Zeit und Energie: Eine Checkliste macht den Kopf frei, um die wirklich wichtigen Probleme zu lösen. Sie bietet einen klaren, leicht nachvollziehbaren Leitfaden für die nächsten Schritte.
- Erleichtert das Delegieren: Sobald das Problem identifiziert wurde, geht es nur noch darum, die richtigen Personen zu finden, die am besten geeignet sind, den Betrieb wieder in Gang zu bringen.
Diese Analyse erfordert Zeit, Mühe und Nachverfolgung. Doch mit der Hilfe einer Checkliste kannst du menschliche Fehler schnell anvisieren und letztendlich deinem Unternehmen Zeit, Geld und sicherlich einige Kopfschmerzen ersparen.
Digital werden mit 5-Why Vorlagen
Lumiforms mobile App für Checklisten und andere Vorlagen bietet alles, was du brauchst, um eine 5-Why Analyse erfolgreich abzuschließen. Qualitäts– und Sicherheitsprüfungen lassen sich einfach durchführen und sofort mit dem gesamten Team teilen. Korrekturmaßnahmen werden automatisch den verantwortlichen Kollegen zugewiesen und viermal schneller umgesetzt als mit herkömmlichen Papier-Checklisten.
Individuelle digitale Formulare
Der flexible Formular-Baukasten ermöglicht es, jederzeit neue individuelle Checklisten für die 5-Why Methode zu erstellen und sie immer wieder anzupassen.
Planung und Benachrichtigungen
Die Lumiform App stellt sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird. Alle Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über den Ablauf und die Fälligkeitstermine.
Zeitgesteuerte Arbeitsschritte
Jeder im Team behält den Zeitplan im Blick und nutzt alle verfügbaren Informationen, um die Ursache des Problems zu identifizieren.
Schnelle Analyse von Problemen
Die während der Umfrage gesammelten Daten und Fakten findest du unter dem Analyse-Tab. Hier kann jeder auf die Informationen zugreifen. Das hilft, die Ursachen eines Problems schneller zu identifizieren.
Maßnahmen im Laufe der Zeit verfolgen
Lumiform erleichtert das Nachverfolgen der Umsetzung und des Erfolgs von Maßnahmen. Dadurch ist ein frühzeitiges Eingreifen möglich, falls Korrekturmaßnahmen nicht wirken.
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